การจัดเก็บเอกสารที่ดีนั้น ประเด็นที่สำคัญอันดับต้นๆ คือ หากเมื่อไหร่ก็ตามที่ต้องการค้นหาข้อมูลจะต้องได้ข้อมูลที่ครบถ้วน ถูกต้อง ทันเวลา หลังสิ้นปีงบประมาณผลงานในรอบปีที่ผ่านมานั้น ควรต้องจัดเก็บอย่างดี(อย่าดีเกินไปจนหาไม่เจอ) ข้อแนะนำคือ ควร write CD เก็บไว้อย่างน้อย 2 copy เพื่อสะดวกสำหรับการค้นหาและเป็นการสำรอง file ส่วนการจัดเก็บเอกสารควรจัดเป็นหมวดหมู่ แบ่งกลุ่มตามคำสำคัญที่ตั้ง เช่น ชื่อโครงการ กำหนดการ ประวัติวิทยากร จดหมายเชิญวิทยากร ฯลฯ ควรสร้างแยก folder เป็นการจัดกลุ่มเอกสาร สร้างแยกแต่ละ folder ได้เลยตามความเหมาะสม ทีนี้วกมาเรื่องการค้นหาเอกสารเมื่อมีคณะเยี่ยมตรวจจากภายนอกคณะฯ และมีการขอดูเอกสารต่างๆ การเตรียมเอกสารเกิดขึ้นก่อนที่คณะเยี่ยมตรวจจะมา การค้นหาเอกสารก็ชุลมุนพอสมควร การค้นหา file เอกสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลด้วยความเรียบร้อย(ไม่ล้มเหลวเหมือนครั้งก่อนๆ) น้องๆ ที่ office ก็ร่วมมือกันด้วยดี
ขอปรบมือให้กับความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ เยี่ยงนี้
สุเทพ ธุระพันธ์
12 พ.ย. 50
