บทบาทคุณอำนวย (Facilitator) ประจำกลุ่ม    

         ตลาดนัดความรู้   ( KM Workshop )  เป็นเวทีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในบรรยากาศชื่นชมยินดี  มีความสุขจากการได้นำเรื่องความสำเร็จซึ่งเป็นความรู้ปฏิบัติจากหน้างานมาเล่าให้เพื่อนฟัง โดยคุณอำนวยจะเป็นผู้อำนวยให้กระบวนการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ดำเนินไปอย่างมีชีวิตชีวา   คอยกระตุ้นให้คนฟังสนใจ   ฟังด้วยความชื่นชมยินดี  กระตุ้นคนเล่าให้เล่าได้ลึกขึ้นปล่อยความรู้ฝังลึก(Tacit  Knowledge)ออกมาได้เต็มที่   บทบาทคุณอำนวยมีดังนี้ 

1.  เริ่มต้นด้วยการสร้างบรรยากาศ ความคุ้นเคย โดยผลัดกันแนะนำตัว  ชวนคุยเรื่องทั่วๆไป ถามความเป็นอยู่ เพื่อให้เกิด ความอบอุ่น  สบายใจ  เป็นกันเอง  และเกิดความไว้วางใจต่อกัน ไม่ควรใช้เวลาเกิน 15 นาที

2.  คัดเลือก “คุณลิขิต” เพื่อทำหน้าที่บันทึกเรื่องเล่า ควรสอบถามความถนัดก่อนถ้าเรื่องใดไม่ถนัดหรือเมื่อผู้เล่าเล่าจบแต่ “คุณลิขิต”ไม่สามารถจับประเด็นเพื่อจดบันทึกได้  ให้เปลี่ยนตัว “คุณลิขิต”

3.     จัดที่นั่งสำหรับผู้เล่าให้มีแสงเพียงพอในการบันทึก Clip VDO โดยที่นั่งต้องใกล้ Flip Chart และ คุณอำนวย เพื่อสดวกต่อการบันทึก VDO ซึ่งต้องจับภาพ ผู้เล่า , Flip Chart , คุณอำนวย สลับไปมา

4.     เลือกให้คนที่พร้อมเป็นผู้เล่าก่อนโดยก่อนเล่าต้องแนะนำ ชื่อ เลขประจำตัว สังกัด เบอร์โทร  ชื่อเรื่องเล่า  

5.   ความยาวเรื่องเล่าไม่ควรเกิน 10 นาที   การสอบถามต้องรอให้เพื่อนเล่าจบก่อน โดยมีเวลาซักถามและ สรุปประเด็น 10นาที  รวม 20 นาที กรณีเป็นเรื่องที่มีประเด็นน่าสนใจ อาจใช้เวลาเกินได้บ้างตามสมควร

6.  ระหว่างการเล่า คุณอำนวยอาจสรุปประเด็นเพื่อให้ทุกคนเห็นภาพตรงกันเป็นระยะ ๆ ในกรณีที่เห็นว่าถ้าไม่ช่วยสรุปอาจเกิดความเข้าใจไม่ตรงกัน หรือเพื่อทำให้ความเข้าใจคมชัดขึ้น ลึกขึ้น

7.  คุณอำนวยต้องช่วยสร้างบรรยากาศของความเป็นกันเอง  เพื่อให้การเล่าเรื่องเป็นแบบสบายๆอย่างเป็นธรรมชาติ ไม่เป็นทางการเกินไป และคอยช่วยกระตุ้นเสริมให้การเล่ามีชีวิตชีวา สนุกสนาน ไม่เครียด

8.  เมื่อเล่าจบ คุณอำนวยเปิดโอกาสให้มีการซักถามด้วยความชื่นชม ไม่ถามแบบซักค้าน  ใช้วิธีเปิดใจเพื่อให้ยอมรับฟังความคิดเห็นที่แตกต่างหลากหลายและต้องคอยป้องกันไม่ให้หลงเข้าสู่การอภิปรายโต้แย้ง  

9.  ใช้คำถามปลายเปิด เช่น อย่างไร ทำไม เพราะอะไร? มีแรงบันดาลใจอย่างไร ?  ได้แนวคิดมาอย่างไร?  หรือ คิดได้ไง?  เพื่อกระตุ้นผู้เล่า ให้ตอบได้ลึกถึงเหตุปัจจัย      เงื่อนไขของความสำเร็จ  

10.กรณีมีผู้ถามไม่เกี่ยวกับประเด็นหลักของเรื่อง คุณอำนวยต้องตัดบทอย่างสุภาพและดึงกลับเข้ามาสู่ประเด็น

11.          เมื่อจบการซักถาม คุณอำนวยนำให้ทุกคนช่วยกันสรุปประเด็นสำคัญของเรื่องเล่าเช่น Key Success Factor

12.          สอบถาม ว่ามีใครเป็นผู้ร่วมคิด  และมีใครเป็นผู้รู้ในเรื่องที่นำมาเล่า เพื่อจดบันทึกไว้เป็นบุคคลอ้างอิง

13.ส่งเสริมผู้เข้าร่วมให้ใช้ศักยภาพและความรู้อย่างเต็มที่ โดยคุณอำนวยต้องคอยช่วยกระตุ้นให้ทุกคนแสดงบทบาท แลกเปลี่ยนเรียนรู้ อย่างทั่วถึง โดยต้องพยายามให้ผู้เข้าร่วมมีบทบาทมากกว่าคุณอำนวย

14.เมื่อจบการซักถามและสรุปประเด็น คุณอำนวยต้องนำทุกคนปรบมือให้เกียรติกับผู้เล่าเพื่อแสดงความชื่นชม

15.เมื่อคนหนึ่งเล่าเรื่องและจบประเด็นการถามตอบแล้ว คุณอำนวยอาจสร้างให้บรรยากาศการเล่าเรื่องเป็นไปอย่างต่อเนื่องโดยการให้คนที่มีเรื่องทำนองเดียวกันได้เล่าเป็นลำดับต่อไป

16. เมื่อทุกคนได้เล่าเรื่องจนครบแล้ว ให้แต่ละคนตอบคำถามในแบบฟอร์ม AAR และให้แต่ละคนได้พูด ซึ่งคุณอำนวยต้องช่วยสัมภาษณ์เพื่อให้แต่ละคนบรรยายความรู้สึกออกมาได้ดีขึ้น คุณอำนวยนำพูดคุยถึง เมื่อทุกคนกลับไปยังหน่วยงานของตนแล้วจะใช้เครื่องมือ Dialogue, AAR  ช่วยในการเรียนรู้จากการทำงานกันอย่างไร เพื่อนำความรู้กลับมา ลปรร. กันอีก

คิดว่ายังมีเทคนิคและเคล็ดลับของคุณอำนวยกลุ่มอีกเยอะ ท่านใดมีประสบการณ์คุณอำนวยกลุ่ม มีข้อแนะนำบทบาทคุณอำนวยเพิ่มเติม ขอเชิญร่วมแบ่งปันกันครับ