คณะพยาบาลฯ เป็นคณะอยู่ติดกับคณะสหเวชศาสตร์ ก่อตั้งมาพร้อมกัน บุคลากรส่วนใหญ่มักจะคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี ก่อนที่จะมาศึกษาดูงาน QA สหเวช ทางคณะพยาบาลฯ ได้เชิญรศ.มาลินี (คณบดี) ไปบรรยายเรื่องตัวชี้วัดของกพร. แล้ว 1 รอบ เมื่อเดือนธันวาคมที่ผ่านมา วันนี้ทางคณะพยาบาลฯ นำทีมโดยผศ.ดร.นงนุช โอบะ รองคณบดีฝ่ายวิจัยและกิจการพิเศษ คณาจารย์และเจ้าหน้าที่สายสนับสนุน มาเข้าร่วมศึกษาดูงาน  ทางคณะสหเวชศาสตร์ ท่านคณบดี รองคณบดี ผู้ช่วยคณบดี และหัวหน้าภาควิชา มีภารกิจไปนอกสถานที่ มีดร.ศิริลักษณ์ ธีระภูธร และผมทำหน้าที่ต้อนรับ ผู้บริหารและบุคลากรจากคณะพยาบาลฯ

   กำหนดการเริ่มเวลา 9.00 น. ทางผู้บริหารและบุคลากรมาอย่างตรงเวลา และเป็นเวลาเดียวกับที่ผู้บริหารของคณะสหเวชฯ ออกไปนอกสถานที่พอดี มองซ้ายขวาไม่มีใคร ผมรับหน้าที่เป็นพิธีกรแบบไม่ต้องรับเชิญตามระเบียบ ด้วยความมักคุ้นกันเป็นอย่างดี บรรยากาศจึงไม่ได้มีพิธีรีตองอะไรมาก ผมทักทายบุคลากรที่มา โดยเฉพาะสายสนับสนุนปีนี้ผมผิดนัดกับทางสำนักงานเลขานุการคณะพยาบาลฯ ที่จะจัดกิจกรรมออฟฟิศสัมพันธ์ ได้แก้ตัวไปตามระเบียบว่าไม่มีเวลา ... แต่ความรู้สึกดี ๆ อย่างให้มีโดยตลอดครับ

    พอได้ทักทายบุคลากรที่มาจากคณะพยาบาลฯ แล้ว จึงได้เรียนเชิญดร.ศิริลักษณ์ ธีระภูธร รองคณบดีฝ่ายวิจัยและประกันคุณภาพ บรรยายเกี่ยวกับการดำเนินงานประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ เริ่มตั้งแต่วิสัยทัศน์ จนถึงแนวทาง QA ของคณะสหเวชศาสตร์ และแนะนำผู้บริหารของคณะด้วย แถมได้บอกว่าเลขานุการคณะฯ ยังเป็นคนเดิมแบบไม่เปลี่ยนตั้งแต่ก่อตั้งคณะฯ  ความจริงอาจารย์คุยกับผมว่าใช้เวลาไม่มากเพียงครึ่งชั่วโมง ก็น่าจะเรียบร้อย เพื่อเปิดโอกาสให้บุคลากรที่มาได้ซักถามและแบ่งกลุ่มศึกษาดูงาน QA ของคณะสหเวชศาสตร์ แต่พอบรรยายไปก็เป็นธรรมดา เริ่มออกรสชาด ความจริงหลังจากที่ดร.ศิริลักษณ์บรรยายจบ ผมตั้งใจจะให้บุคลากรที่มาจากคณะพยาบาลฯ รับประทานอาหารว่าง ปรากฎว่าทางคณะพยาบาลฯ อยากฟังการบรรยายการทำประกันคุณภาพของภาควิชาด้วย

     อาจารย์ภัสสุรีย์ อดีตหัวหน้าภาควิชารังสีเทคนิค เนื่องจากหัวหน้าภาควิชาทุกภาคไม่อยู่ แต่อาจารย์ภัสสุรีย์ ได้เตรียมข้อมูลบรรยายไว้เรียบร้อย คุณสริตา บอกผมว่า ได้แจ้งให้อาจารย์ภัสสุรีย์ทราบแล้ว ในส่วนการประกันคุณภาพของภาควิชา อาจารย์ภัสสุรีย์ได้บรรยายถึงแนวทางทำประกันคุณภาพของภาควิชารังสีเทคนิค และเนื่องจากบุคลากรในภาควิชามีน้อย การทำประกันคุณภาพของภาควิชาจึงมักไม่มีปัญหาในการดำเนินงาน หลังจากบรรยายจบมีคณาจารย์จากคณะพยาบาลฯ สนใจและซักถามเกี่ยวกับการทำประกันคุณภาพของภาควิชาด้วย เป็นอันจบการบรรยายของภาควิชา แต่อาจารย์นงนุช  สนใจการทำประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการด้วย เนื่องจากมีบุคลากรสายสนับสนุนมาค่อนข้างเยอะ หันมามองทางผม ขอเชิญคุณบอยช่วยสรุปการทำประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการด้วย และให้แถม KM หน่อย ๆ

      ผมเองคงไม่ได้มีความเชี่ยวชาญเรื่อง QA หรือ KM ก็ออกตัวไปว่าถือเป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสำนักงานเลขานุการคณะพยาบาลฯ กับสำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ เป็นการเล่าสู่กันฟังมากกว่า ผมเองไม่ได้เตรียมข้อมูลมาบรรยาย ตอนแรกก็นึกถึง Blog เพราะมีเนื้อหาที่เขียนเกี่ยวกับ QA ไว้ แต่ปรากฎว่า Internet ใช้ไม่ได้ โดยเริ่มจากที่มาที่ไปของการทำประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ

  • ตอนแรกติดขัดในเรื่องของรอบเวลาในการประเมิน โดยไม่รู้ว่าจะใช้ในรอบเวลาใด จะใช้รอบปีการศึกษา หรือรอบปีงบประมาณดี สุดท้ายต้องเลือกรอบปีการศึกษา เพราะสำนักงานเลขานุการเป็นหน่วยงานย่อยในคณะ  ควรใช้รอบเวลาในการประเมินเหมือนกับคณะคือ รอบปีการศึกษา สำหรับหน่วยงานสายสนับสนุนของสำนักงานอธิการบดี ใช้รอบเวลาในปีงบประมาณ
  • เริ่มจากองค์ประกอบที่ 1 วิสัยทัศน์ พันธกิจ เป้าประสงค์และแผนดำเนินงาน ขณะนี้ทางสำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ ได้เริ่มดำเนินการเสร็จแล้ว สำนักงานเลขานุการหลายแห่งดำเนินการเรื่องนี้เสร็จไปแล้ว แต่ที่นี้เพิ่งจะเริ่มดำเนินการ เนื่องจากทราบว่าการประเมินสำหรับหน่วยงานย่อย สามารถใช้เกณฑ์เดิมไปก่อนได้คือ ปรัชญา ปณิธาน วัตถุประสงค์ แต่การประเมินรอบนี้จะต้องปรับใหม่ ประกอบทางคณะฯ ได้มีปรับเปลี่ยนผู้บริหารและมีการกำหนดวิสัยทัศน์ใหม่ สำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ ซึ่งเป็นหน่วยงานย่อยในคณะฯ จึงได้โอกาสปรับเกณฑ์ดังกล่าวให้สอดคล้องกับคณะ ขณะนี้อยู่ระหว่างการประชาสัมพันธ์ และประเมินการรับทราบ
  • องค์ประกอบที่ 4 วิจัย ได้รับคำแนะนำผ่าน Blog จากอาจารย์หมอจิตเจริญ (อาจารย์ JJ) ที่มหาวิทยาลัยขอนแก่น ให้จัดทำองค์ประกอบที่ 4 ด้วย ได้รับเรื่องไปหารือกันในที่ประชุมคณะกรรมการประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการแล้วรับปากว่าจะทำด้วย
  • สิ่งที่ผมอดพูดไม่ได้คือ องค์ประกอบที่ 10 ของสำนักงานเลขานุการ ในการทำกิจกรรม Office KM ตอนนี้บุคลากรในสำนักงานเลขานุการส่วนใหญ่ผมเชื่อว่าน่าจะพอทราบถึงเกณฑ์ดังกล่าวแล้ว แต่อาจจะยังมั่นใจหรือไม่มั่นใจในเกณฑ์ดังกล่าว สรุปว่าวันที่ 6 กุมภาพันธ์ คงได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเรื่องภารกิจหลักของสำนักงานเลขานุการ
  • แถมด้วย KM ที่พยายามพูดให้กลมกลืนไปกับ QA พูดยาวมาตั้งแต่ ห้วปลาของกลุ่ม Office KM (KV) "เพื่อพัฒนาสำนักงานเลขานุการคณะ ให้มีคุณภาพพร้อมรับการประเมินจากภายนอก) เรียงร้อยมาจนถึงตัวปลาและหางปลา ที่ได้ออกมาในเกณฑ์การประเมินในองค์ประอบที่ 10 ของสำนักงานเลขานุการ
  • บทสรุปส่งท้ายที่ผมอ้างอิงถึงกรณี ตัวอย่างความสำเร็จของโรงพยาบาลบ้านตาก (นพ.พิเชฐ ผู้อำนวยการโรงพยาบาลบ้านตาก) ในการเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ โดยมีรากฐานมาจากกิจกรรม 5 ส. และสิ่งที่ผมได้หยิบยกมาพูดคือ เรื่อง 3 ธาร คือ ธารน้ำใจ ธารน้ำคำ และธารปัญญา ที่จะส่งผลถึงความสำเร็จในกิจกรรม KM ของแท้ จะต้องเริ่มจากการได้ใจคนของหน่วยงานก่อน สิ่งที่เป็น Tacit Knowledge จึงจะถูกเปิดเผยออกมาด้วยบรรยายกาศที่เป็นแบบกันเอง 

     ประเด็นซักถามการบริหารงานของสำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์

  • อาจารย์นงนุช สนใจการบริหารงานของสำนักงานเลขานุการคณะสหเวชศาสตร์ ที่ไม่มีหัวหน้างาน
  • ผมเรียนให้อาจารย์นงนุชทราบว่า สืบเนื่องจากการประชุมสำนักงานเลขานุการ ซึ่งมีท่านคณบดีเป็นประธานได้มีการสอบถามเรื่อง การมีหัวหน้างานในสำนักงานเลขานุการ ส่วนใหญ่บุคลากรในสำนักงานเลขานุการเห็นด้วยกับการไม่มีหัวหน้างาน แต่ขณะนี้ทางสำนักงานเลขานุการมีเพียงเลขานุการคณะกับหัวหน้าหน่วยวิชาการ เหตุที่ตั้งหัวหน้าหน่วยวิชาการเนื่องจากมาจากมีนักวิชาการศึกษา 4 คนที่รับผิดชอบดูแลแต่ละสาขาวิชา จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีผู้ประสานงานในหน่วยวิชาการ 1 คน จึงได้มีการแต่งตั้งหัวหน้าหน่วยวิชาการขึ้น สำหรับงานประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการ จะมีคณะกรรมการประกันคุณภาพของสำนักงานเลขานุการรับผิดชอบ โดยมีผมเป็นประธาน และกรรมการที่เหลือเป็นตัวแทนงานของแต่ละงานที่ได้รับการเสนอชื่อจากคนในงาน สำหรับการบริหารงานในสำนักงานเลขานุการ เวลามีการประชุมสำนักงานเลขานุการใช้วิธีเรียกประชุมทุกคนทั้งหมดเวลาพักเที่ยงถึงบ่ายโมง (อนุญาตให้ทุกคนไปทานข้าวได้ก่อนในเวลา 11.30 น.ถึง 12.00 น.) ของทุกวันศุกร์สิ้นเดือน หลังวันประชุมคณะกรรมการประจำคณะ (คณะกรรมการประจำคณะมีกำหนดประชุมทุกวันพฤหัสสิ้นเดือน) เพื่อแจ้งเรื่องจากที่ประชุมคณะกรรมการประจำคณะให้ทุกคนทราบ และเรื่องที่จะต้องพิจารณาในที่ประชุมสำนักงานเลขานุการ แต่พยายามกรองมาก่อนเข้าประชุม เพราะถ้าพิจารณาในที่ประชุมโดยไม่มีการกลั่นกรองมาก่อนจะเสียเวลามาก
  • นอกจากเรื่องการบริหารงานของสำนักงานเลขานุการแล้วสนใจเรื่องการจัดทำฐานข้อมูล
  • ผมเรียนให้ทราบว่าทางคณะฯ อยู่ในระหว่างการดำเนินการเรื่องนี้อยู่ โดยมีการแต่งตั้งคณะกรรมการฯ ขึ้นมารับผิดชอบเรื่องดังกล่าว ผู้ที่รับบทหนักเรื่องนี้คือ นักวิชาการคอมพิวเตอร์ (คุณธราดล ) ซึ่งรับปากว่าต้นเดือนมีนาคมนี้จะเสร็จเรียบร้อยบางส่วน

        อาจารย์นงนุช ได้มอบของที่ระลึกให้กับอาจารย์ศิริลักษณ์ และถ่ายรูปหมู่ร่วมกัน หลังจากนั้นเชิญบุคลากรจากคณะพยาบาลรับประทานอาหารว่าง และแยกย้ายกันไปศึกษาดูงานการทำประกันคุณภาพของภาควิชา และสำนักงานเลขานุการ

         ความจริงบรรยากาศที่ได้เป็นการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันอย่างแท้จริง เกิดขึ้นตอนที่มีการพูดคุยกันในช่วงของการศึกษาดูงาน และพบกันแบบตัวต่อตัวครับ ....

บอย

ชุมชนสำนักงานเลขานุการ