กับดักในการบริหารเวลา
เหมือนว่าคำบ่นที่จะได้ยินกันบ่อยมากในปัจจุบันคือเรื่องของ “เวลาไม่พอ”คำบ่นนี้จะได้ยินทั้งจากผู้บริหารทุกระดับ นิสิตนักศึกษา แม่บ้านหรือแม้กระทั่งนักเรียนตัวเล็กๆแต่ในขณะเดียวกันเราก็เห็นคนหลายคนที่ดูเหมือนว่าชีวิตจะวุ่นวายแต่ก็มีความสามารถในการทำงานให้สำเร็จในหลายๆ อย่างได้ภายในช่วงเวลาที่เท่ากันได้ดังนั้นก็นำไปสู่คำถามสำคัญครับว่าทำอย่างไรถึงจะบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล? แต่ก่อนที่เราจะมาพิจารณาว่าทำอย่างไรถึงจะสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลเรามาดูกันก่อนไหมครับว่า อะไรคือปัญหาสำคัญที่ทำให้หลายๆคนมีความรู้สึกว่าเวลาในวันๆ หนึ่ง ไม่เคยพอและทำงานไม่เสร็จซักกะที Donald E. Wetmore ซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการบริหารเวลานั้นระบุไว้เลยครับว่าการบริหารเวลาที่ดีนั้นไม่ใช่การทำงานหนักหรือมากขึ้นนะครับแต่เป็นการทำงานอย่างฉลาดขึ้นต่างหาก ดังนั้น ด้วยเวลาที่มีอยู่เท่าๆ กันการที่เราจะทำงานได้มากนั้นไม่ใช่การทำงานให้หนักขึ้นนะครับเพียงแต่ทำงานให้ฉลาดขึ้นมากกว่า และสิ่งที่สำคัญคือการบริหารเวลาที่ดีนั้นอยู่ที่การเลือกที่จะไม่ทำในสิ่งใดมากกว่าการเลือกที่จะทำสิ่งใด Dr. Wetmore เขาได้ให้คำแนะนำไว้ว่าข้อผิดพลาดในการทำงานหรือดำเนินชีวิตของเราที่จะนำไปสู่การบริหารเวลาที่ไม่ดีนั้นมีด้วยกันห้าประการด้วยกันครับ<p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal"></p> ประการแรกคือการเริ่มต้นวันโดยไม่มีการวางแผนไว้ล่วงหน้าท่านผู้อ่านลองสำรวจตัวเองดูนะครับว่าในทุกๆ วันที่ท่านไปทำงานนั้นมีการวางแผนไว้ล่วงหรือไม่ว่าในแต่ละวันเราจะทำอะไรบ้างหรือเรื่องใดเป็นประเด็นสำคัญที่จะทำให้เสร็จในวันนั้นบ้าง? เนื่องจากถ้าเราเริ่มต้นวัน ด้วยการไม่วางแผนไว้ล่วงหน้าให้ชัดเจนเมื่อไปถึงที่ทำงานเรามักจะตอบสนองต่อสิ่งที่ผู้อื่นเรียกร้องจากเรามากกว่าสิ่งที่เราอยากจะทำเหมือนกับว่าการไปถึงที่ทำงาน โดยขาดแผนการทำงานที่ชัดเจนจะทำให้โหมดการทำงานของเราเป็นเชิงรับและถ้าเราไม่รู้จักที่จะเป็นผู้นำในการบริหารเวลาของตนเองก็ย่อมมีคนอื่นเขามาช่วยบริหารหรือใช้เวลาของเรา ดังนั้น สิ่งที่ท่านจะประสบคือท่านจะทำงานหนักแต่สิ่งที่ท่านทำนั้นไม่ได้เป็นสิ่งที่ท่านควรทำ ดังนั้นในช่วงเช้าของทุกวันลองวางแผนหรือนึกไว้ล่วงหน้านิดหนึ่งนะครับว่าในวันนั้นเราจะทำอะไรอย่างไรบ้าง อย่าไปถึงที่ทำงานและปล่อยให้ผู้อื่นบริหารเวลาของเราครับ<p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal"></p> ประการที่สองคือการสร้างความสมดุลให้กับชีวิตมีการแบ่งว่าเวลาในชีวิตของเรานั้นประกอบด้วยเจ็ดด้านที่สำคัญครับ นั้นคือ สุขภาพครอบครัว การเงิน สติปัญญา สังคม วิชาชีพ และจิตใจ (Spiritual) ท่านผู้อ่านลองสำรวจตัวเองดูนะครับว่าท่านผู้อ่านได้แบ่งเวลาในชีวิตของท่านตามเจ็ดด้านข้างต้นหรือไม่? แต่ก็ไม่ได้หมายความใน 24 ชั่วโมงของวัน เราจะต้องแบ่งเวลาให้ครบทั้งเจ็ดด้านนะครับแต่ในระยะยาวแล้วการแบ่งเวลาให้เกิดความสมดุลระหว่างทั้งเจ็ดด้านนั้นเป็นสิ่งที่สำคัญครับและที่สำคัญคือทั้งเจ็ดด้านนั้นมีความสัมพันธ์กันครับนั้นคือถ้าเราไม่แบ่งเวลาให้กับสุขภาพ ก็จะนำไปสู่ครอบครัวและสังคมที่แย่ไปด้วยครับ<p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal"></p> ประการที่สามคือต้องไม่ทำงานบนโต๊ะหรือบริเวณที่รกครับประเด็นนี้น่าสนใจครับเนื่องจากมีผลวิจัยชี้ให้เห็นว่าการที่เราทำงานบนโต๊ะที่รกนั้นเราจะต้องใช้เวลาประมาณหนึ่งชั่วโมงครึ่งต่อวันในการค้นหาของต่างๆหรือถูกรบกวนสมาธิในการทำงานและถ้าวันละชั่วโมงครึ่งพอรวมเป็นหนึ่งสัปดาห์ก็เป็นเจ็ดชั่วโมงครึ่งต่อสัปดาห์เชียวครับแต่ก็ไม่ได้หมายความว่าเราจะใช้เวลาหาของอยู่ชั่วโมงครึ่งต่อวันนะครับแต่เป็นการเก็บเล็กผสมน้อยครับ ครั้งละนาที สองนาที ซึ่งก็ดูเหมือนไม่เยอะ แต่จริงๆแล้วเป็นเหมือนน้ำรั่วครับ ค่อยๆ หยดไปเรื่อยๆแต่พอรวมกันแล้วก็เป็นชั่วโมงครึ่งต่อวันเลยครับ ประการที่สี่คือการนอนไม่พอครับ จริงๆ แล้ว คนส่วนใหญ่นอนกันพอนะครับ แต่เป็นการนอนพอในเชิงปริมาณแต่ไม่พอในเชิงคุณภาพครับท่านผู้อ่านสังเกตตัวท่านเองก็ได้ครับเวลาท่านหลับในแต่ละคืนนั้นจริงๆแล้วหลับสนิทอย่างมีคุณภาพเพียงใดปัญหาของการนอนอย่างไม่มีคุณภาพนั้นส่วนใหญ่เกิดจากทำงานแล้วเครียดพอเครียดแล้วก็ทำให้นอนหลับไม่สนิทจริงๆ แต่ถ้าท่านวางแผนการทำงานในแต่ละวันได้ดีและทำงานเสร็จตามแผนที่วางไว้ พอถึงตอนเย็นเราจะมีความรู้สึกปลอดโปร่งทำงานที่ตั้งใจไว้สำเร็จ หลับได้อย่างมีคุณภาพมากขึ้น<p style="margin: 0cm 0cm 0pt" class="MsoNormal"></p> ประการสุดท้าย คือการทานข้าวไปพร้อมกับการทำงาน ซึ่งเป็นทางออกของคนที่เวลาน้อยหลายๆท่านที่จะนั่งทำงานไปด้วยทานข้าวเที่ยงไปด้วย ซึ่งผลวิจัยต่างๆพบว่าการทำแบบนั้นให้ผลในทางลบด้วยซ้ำไปครับ ทั้งนี้เรามักจะนั่งทำงานกันตั้งแต่เช้า พอถึงตอนเที่ยงเราควรจะมีเวลาอย่างน้อย 15 นาทีในการเปลี่ยนอิริยาบถ การได้ลุกออกไปทานข้าวข้างนอกการได้เปลี่ยนอิริยาบถหรือบรรยากาศบ้างเพียงแค่ 15 นาทีก็เหมือนกับการได้ชาร์จแบตเตอรี่ใหม่อีกครั้งเพื่อให้เราพร้อมจะทำงานต่อไปตอนบ่ายได้อย่างเต็มที่<p> เป็นอย่างไรครับกับดักในการบริหารเวลาทั้งห้าประการ หลายๆเรื่องเป็นสิ่งที่เราอาจจะนึกไม่ถึงนะครับ แต่เป็นประเด็นเล็กๆ น้อยๆที่ถ้าเราทำได้ดีก็จะช่วยให้เราบริหารเวลาได้ดีขึ้นสัปดาห์นี้ขอเพียงแค่เกริ่นเรื่องของการบริหารเวลาก่อนนะครับสัปดาห์หน้าเรามาดูในรายละเอียดของการบริหารเวลาต่อนะครับ</p>
เป็นความร้ที่ดีมาก ๆ ครับ