เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการจัดการอีเมล์ (1)

ในสหัสวรรษนี้เห็นทีจะหลีกเลี่ยงการติดต่อสื่อสารโดยใช้เจ้าจดหมายอิเล็กทรอนิกส์หรืออีเมล์ (e-mail) กันไปไม่พ้น คงไม่มีใครปฏิเสธนะครับว่าข้อดีของมันมีมากมาย โดยเฉพาะในเรื่องของความสะดวกและรวดเร็ว ซึ่งแม้ว่าจะอยู่ห่างกันคนละซีกโลกก็สามารถสื่อสาร ส่งข้อความ รูปภาพ หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ให้กันได้ภายเวลาไม่กี่นาที จนกล่าวได้ว่าปัจจุบันนี้อีเมล์ได้เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งในชีวิตการทำงานของคนสมัยนี้ไปซะแล้ว แต่ด้วยความเคยชินบางครั้งเราก็นึกไม่ถึงว่าอีเมล์ก็มีส่วนทำให้ประสิทธิภาพการทำงานของเราเสียไปได้เช่นกัน หลายท่านคงนึกสงสัยว่ามันจะเป็นไปได้อย่างไร ถ้าท่านอยากรู้ก็ติดตามอ่านต่อไปนะครับ

ก่อนอื่นท่านลองสำรวจพฤติกรรมการใช้อีเมล์ของท่านสิครับว่าเป็นดังนี้หรือเปล่า ตอนเช้าก่อนเริ่มต้นทำงาน หลังจากเปิดคอมพิวเตอร์ขึ้นมา สิ่งแรกที่ท่านทำคือเช็คอีเมล์ดูว่ามีใครส่งเมล์มาหาท่านบ้างหรือเปล่า หลังจากนั้นท่านอาจเปิดเว็บไซต์อ่านข่าวหรือดูเรื่องราวที่น่าสนใจ จากนั้นท่านก็เช็คอีเมล์อีกรอบนึง กว่าจะได้เริ่มทำงานจริงๆ จังๆ ก็ปาเข้าไปร่วมครึ่งชั่วโมงหรือมากกว่านั้น ในบางหน่วยงานท่านอาจจะใช้ MS Outlook และท่านได้เปิดระบบ pop-up เอาไว้ ซึ่งจะมีสัญญาณเตือนทุกครั้งที่มีอีเมล์ใหม่เข้ามา พอท่านกำลังทำงานอยู่เมื่อท่านเห็น pop-up ขึ้นมาท่านก็รีบเข้าไปเปิดดูว่าใครส่งเมล์มาหาท่าน ซึ่งส่วนใหญ่แล้วจะเป็นอีเมล์จากฝ่ายบุคคลมีเรื่องประกาศหรือแจ้งให้ทราบ ท่านอาจจะใช้เวลาอยู่กับอีเมล์อีกพักใหญ่ๆ ถ้ามีจดหมายสำคัญที่ท่านจะต้องตอบ จากนั้นก็มาทำงานต่อ และเมื่อมีอีเมล์ใหม่เข้ามาท่านก็ผละจากงานที่ท่านทำอยู่แล้วไปเปิดอ่านอีเมล์ พอถึงช่วงพักสิ่งแรกที่ท่านจะทำก็คือเช็คอีเมล์ พักเสร็จก่อนทำงานท่านก็จะเช็คอีเมล์อีกครั้ง ตลอดทั้งวันท่านจะถูกรบกวนด้วยอีเมล์ที่คอยเรียกร้องความสนใจของท่านไปจากงานที่ท่านกำลังทำอยู่ 

พฤติกรรมที่ผมยกตัวอย่างมานี้ ฟังดูอาจจะเกินไปสักหน่อย แต่บางท่านก็คงไม่ปฏิเสธใช่มั้ยละครับว่ามันอาจจะเกิดขึ้นจริง ท่านอาจจะประพฤติอยู่อย่างนี้จนเคยชินและไม่คิดว่ามันเสียหาย แต่ถ้าพูดในด้านของประสิทธิภาพในการทำงาน แน่นอนว่าท่านคงทราบดีว่าการสามารถทำงานอย่างต่อเนี่องโดยไม่มีสิ่งรบกวนกับการที่ท่านถูกรบกวนด้วยอีเมล์ทุกสิบหรือสิบห้านาที อย่างไหนจะทำให้การทำงานของท่านมีประสิทธิภาพมากกว่ากัน นี่พูดกันแค่เรื่องของอีเมล์เพียงอย่างเดียวนะครับ แต่ในความเป็นจริงแล้วสิ่งที่สามารถเรืยกร้องความสนใจจากท่านได้นั้นมีอีกหลายอย่าง ทั้งโทรศัพท์ เพื่อนร่วมงาน หรือแม้กระทั่งเจ้านายเอง

ถ้าท่านอยากปรับปรุงประสิทธภาพการทำงานด้วยการจัดการกับอีเมล์ ก็มีวิธีการง่ายๆ ครับ ก่อนอี่นท่านจะต้องวางแผนก่อนว่าท่านจะมีเวลาที่แน่นอนในแต่ละวันสำหรับจัดการกับอีเมล์โดยเฉพาะ โดยท่านอาจจะแบ่งเวลาไว้สำหรับอ่านและตอบอีเมล์วันละสองครั้งในช่วงเช้าก่อนพักเที่ยงและช่วงเย็นก่อนเลิกงาน หรืออาจจะเพิ่มอีกหนึ่งรอบคือก่อนที่จะเริ่มงานในตอนเช้า แต่จริงๆ แล้วเวลาเช้าจะเป็นเวลาที่ท่านสดชื่นมีพลังในการทำงานมากที่สุดท่านควรเอางานที่สำคัญๆ มาทำในช่วงนี้มากกว่าที่จะใช้เวลาไปในการโต้ตอบอีเมล์ นอกจากว่าเจ้านายท่านอาจจะชอบสั่งงานทางอีเมล์ซึ่งก็ถือเป็นกรณีพิเศษที่ท่านอาจจะต้องเพิ่มรอบในการเช็คอีเมล์ขึ้นมา ถ้าท่านได้ลองนำวิธีนี้ไปใช้ อย่างน้อยท่านก็อาจจะมีสมาธิในการทำงานเพิ่มขึ้นไม่ต้องคอยกังวลอยูกับอีเมล์ที่เข้ามา เมื่อถึงเวลาที่ท่านกำหนดไว้สำหรับอีเมล์ท่านก็จะได้มีสมาธิเต็มที่ในการโต้ตอบอีเมล์ ไม่ต้องคอยกังวลกับงานที่ท่านกำลังทำอยู่ 

เป็นยังไงครับฟังดูเข้าท่าดีใช่มั้ยครับ อ้อ ลืมไปอีกอย่างสำหรับท่านที่ใช้ระบบ pop-up ที่คอยเตือนทุกครั้งเมื่อมีเมล์ใหม่เข้ามา ถ้าท่านคิดว่ามันรบกวนสมาธิของท่าน ผมแนะนำให้ปิดระบบนี้ครับ แล้วท่านจะได้ไม่ต้องคอยกังวลกับมัน ยังไงก็ลองนำไปใช้กันดูนะครับ ใครมีคำแนะนำดีๆ ก็เล่าสู่กันฟังบ้างนะครับ ไว้คราวหน้าผมจะมาเล่าให้ฟังต่อเกี่ยวกับเรื่องการจัดการกับ Inbox ครับ สำหรับคราวนี้ ขอลาไปก่อนครับ