พร้อมประชุมเป็นเนืองนิตย์ พร้อมเลิกประชุมเป็นเนืองนิตย์

พร้อมประชุมเพื่อพูด-คิด-สื่อสาร พร้อมเลิกประชุมเพื่อทำตามที่ตกลง

วันที่ ๑๒ และ ๑๓ กรกฎาคม ๒๕๕๐ โรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร ต้อนรับการเยี่ยมให้คำปรึกษาเข้มกระบวนการคุณภาพโรงพยาบาล ศุกร์สนทนาวันศุกร์แปดโมงเช้าที่ห้องทองจันทร์ หงศ์รลารมภ์ จึงงด ผมขอใช้บันทึกนี้เพื่อเตรียมเอกสารสำหรับ ศุกร์ ๑๓ กรกฎาคม นี้

ดังที่เคยกล่าวในปฐมบทของศุกร์สนทนา ประเด็นที่เน้นคือ องค์ความรู้การบริหารจัดการ ครั้งนี้เป็นการประยุกต์หลัก อปริหานิยธรรม กับการบริหารองค์กร คณะแพทยศาสตร์และโรงพยาบาลมหาวิทยาลัยนเรศวร

ภารกิจการขับเคลื่อนองค์กรขนาดใหญ่และมีพลวัตสูง จำเป็นต้องมีผู้เข้าใจนโยบายและวิธีปฏิบัติจำนวนมวลวิกฤต (critical mass) หรือจำนวนมากพอ สื่อสารจนเข้าใจกันและช่วยกัน"พายเรือ"ไปทางเดียวกัน การพร้อมประชุมเพื่อคิด-สื่อสาร และพร้อมเลิกประชุมเพื่อไปทำงาน จึงเป็นยุทธวิธีทำงานที่สำคัญ 

คณะแพทยศาสตร์เมื่อรวมกับโรงพยาบาลที่มีเป้าหมายลดการซ้ำซ้อน เกิดประสิทธิภาพ มีบุคคลสำคัญหลายกลุ่มที่ต้องสื่อสารให้ช่วยกันบูรณาการงาน รองคณบดี ผู้ช่วยคณบดี หัวหน้าภาควิชา เลขานุการ และคณะกรรมการชุดต่างๆ เป็นบุคคลเป้าหมายที่ต้องร่วมกระบวนการ พร้อมประชุม-พร้อมเลิกประชุมเป็นเนืองนิตย์

สัปดาห์แรกของการออกแบบระบบการประชุมอยู่ในภาวะ "เละ-เลอะ-สับสน" ปัจจุบันราวสัปดาห์ที่ ๑๖ (ถ้าเป็นทารกในครรภ์เริ่มเป็นตัว แสดงฤทธิ์ดิ้นจนแม่รู้สึก เด็กดิ้น) ระบบพร้อมประชุม-เลิกประชุม เริ่มอยู่ตัว ระบบที่ออกแบบอาศัยคำสำคัญ กระชับ (ใช้เวลาไม่เกินหนึ่งชั่วโมงกับกลุ่มย่อย) เชื่อมโยง (มีความต่อเนื่องระหว่างการประชุมแต่ละครั้ง)

จันทร์ แปดโมงเข้า เรียก Week Plan เพื่อสรุปว่า สัปดาห์ที่ผ่านมาพัฒนาถึงจุดไหน สัปดาห์นี้ หรือเดือนนี้ ต้องการบรรลุผลกระทบอะไร รูปธรรม ต้องทำอะไรบ้าง

พุธ แปดโมงเช้า เรืยก Midweek strategic Planning เพื่อเตรียมวาระการประชุมที่ต้องอาศัยมติ หรือการคิดเข้าใจปัญหาและทางออกของปัญหาอย่างเป็นระบบ

พุธ บ่ายสี่โมง เรียก Walkround เพื่อให้ผู้บริหารเดินพบปะผู้ทำงานที่"หน้างาน" (ให้สอดคล้องกับนโยบายมหาวิทยาลัย และคำประกาศสร้างเสริมสุขภาพ คณะแพทยศาสตร์ ที่ให้บ่ายวันพุธ เป็นวันออกกำลังกาย)

ศุกร์ แปดโมงเช้า เรืยก Admin Journal Club เพื่อนำองค์ความรู้ทางการบริหารจัดการมาพูดคุยกัน และอภิปรายถึงความเหมาะสมกับการปรับใช้กับองค์กร 

นอกจากภารกิจประชุมประจำสัปดาห์ ยังต้องประชุมกลุ่มทำงานย่อยเชื่อมโยงกับองค์กรต่างๆ ตามความจำเป็น ส่วนที่วางเป็นระบบประจำ มีอีกดังนี้

จันทร์ บ่าย สัปดาห์ที่สี่ ประชุมคณะกรรมการบริหารโรงพยาบาล  

พุธ ก่อนเที่ยง สัปดาห์ที่สาม ประชุมคณะกรรมการประจำคณะ เป็นองค์กรทางการที่ต้องอาศัยมติ เพื่อผ่านประเด็นสู่ สภามหาวิทยาลัย

พฤหัสบดี บ่าย สัปดาห์ที่สี่ ประชุมผู้บริหารพบบุคลากร

ศุกร์ บ่าย สัปดาห์ที่สองและสี่ ประชุมหัวหน้าภาควิชา เพื่อสื่อสาร ผลักดันกิจกรรม ที่หัวหน้าภาควิชาสิบเอ็ดภาคต้องมีส่วนร่วมทั้งการเรียนการสอนและการบริการ

ทุกสามเดือน มีการประชุมคณะกรรมการยา

ทุกหกเดือน มีการประชุมคณะกรรมการอำนวยการโรงพยาบาล (ผู้ทรงคุณวุฒิภายนอกที่ให้ความเมตตา ได้แก่ ศ.น.พ.วิจารณ์ พานิช ศ.ดร.อัมมาร สยามวาลา และ น.พ.ปัญญา สอนคม)

การพร้อมประชุม เพื่อบังคับให้พูด-สื่อสาร-คิด-สรุป การพร้อมเลิกประชุม ทำตามที่ตกลง 

ทั้งหมดนี้คือ การทำให้แต่ละประชุม กระชับ-เชื่อมโยง และเกิดฉันทามติ