การประชุม : เครื่องมือของนักบริหาร (1)

การประชุม : เครื่องมือของนักบริหาร (1)

                 ในโลกยุคปัจจุบันที่ต้องมีฐานความรู้เป็นตัวขับเคลื่อนที่สำคัญ  ความเจริญก้าวหน้าทางเทคโนโลยีและการสื่อสารเกิดการเปลี่ยนแปลงในทุกด้าน การติดต่อสื่อสารถึงกันทั่วโลกในเวลาที่รวดเร็ว  ทำให้สังคมมีความสลับซับซ้อนมากขึ้น    จนบางครั้งก็ยากเกินกว่าที่มนุษย์หรือคนบางกลุ่ม  จะเข้าใจและสามารถตามได้ทัน    การดำเนินงานหรือกิจกรรมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการบริหารงานภาครัฐ   ภาคเอกชน   หรือองค์กรต่างๆ   การกระทำโดยแต่เพียงลำพังของตนเอง   และหวังว่าจะได้ตามเป้าหมายที่ตั้งไว้นั้น ย่อมเป็นไปได้ยากและมักพบกับอุปสรรคปัญหามากมาย   

       

              ในระดับนานาประเทศแนวคิดเรื่องการส่งเสริมความร่วมมือระหว่างประเทศ      การเสริมสร้างมิตรภาพและความเจริญรุ่งเรืองร่วมกัน ไม่ว่าจะเป็นด้านเศรษฐกิจ  การเมือง สังคม และความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ  รวมทั้งการเพิ่มพูนศักยภาพและโอกาส  สร้างอำนาจในการต่อรอง เป็นกระบวนการที่จำเป็นในการรวมกลุ่ม  และเป็นวิถีทางที่นานาชาติ หันมาร่วมโต๊ะเจรจากันมากขึ้น โดยผ่านช่องทางของการประชุม

        การประชุมจึงเข้ามามีบทบาทสำคัญของการบริหาร งานทุกรูปแบบในทุกองค์กรหรือหน่วยงาน เป็นวิธีการที่เป็นที่ยอมรับ   และนำมาใช้กันอย่างแพร่หลาย    การบริหารงานที่ใช้กระบวนการของที่ประชุม   ด้วยการระดมสมองจากหลายฝ่าย  หลายๆคน   และมีข้อสรุปหรือมติที่เห็นฟ้องต้องกัน  ย่อมเกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงานขององค์กรนั้นๆ   ในปัจจุบันวิธีการจัดประชุมได้พัฒนาวิธีการใหม่ๆอีกมากมาย  เพื่อเป็นการหาเวทีปรึกษาหารือร่วมกัน   เช่น การประชุมระดับนานาชาติ   อันได้แก่ การประชุมผู้นำระดับโลก (APAC)  ซึ่งประเทศไทยเป็นเจ้าภาพในการจัดไปเมื่อ เดือน ตุลาคม พ.ศ.2546    การประชุม  East  Asia    ซึ่งเป็นการรวมกลุ่มทางเศรษฐกิจของกลุ่มประเทศในแถบเอเชียตะวันออก    หรือแม้กระทั่ง   การประชุมคณะรัฐมนตรีของประเทศไทย ก็ยังคิดหาวิธีใหม่ๆ ที่แตกต่างไปจากเดิม   โดยการจัดประชุมสัญจรไปยังภูมิภาคต่างๆ   เป็นต้น      ในการจัดประชุมแต่ละเวทีนั้น   อาจมีวัตถุประสงค์   วิธีการ  และลักษณะที่แตกต่างกันไป  แต่หลักที่สำคัญ คือ เปิดโอกาสให้  สมาชิก ของที่ประชุมแสดงความคิดเห็น ได้อย่างเสรี   สามารถให้ข้อเสนอแนะ  วิพากย์ วิจารณ์   จากความรู้ ประสบการณ์ ความถูกต้อง  และความเป็นไปได้   การแลกเปลี่ยนข้อมูล  ข่าวสาร  การกำหนดนโยบาย  เพื่อนำไปสู่ มติ  หรือข้อสรุปร่วมกัน  จนเป็นที่ยอมรับของสมาชิกในกลุ่ม

                                 

ความสำคัญของการประชุม

1.        เป็นเครื่องมือของการบริหารงานในทุกองค์กร

2.        เป็นเวทีแห่งการเสนอความคิดเห็น  ข้อเสนอแนะ ปรึกษาหารือและข้อสรุปร่วมกัน3.        เป็นช่องทางช่วยลดความขัดแย้งในองค์กร

4.        เป็นพื้นฐานของการบริหารงานในระบบประชาธิปไตย

5.        เป็นการถ่วงดุลอำนาจของการบริหารงานของผู้นำองค์กรหรือหน่วยงานนั้นๆ

6.        เป็นกระบวนการในการหาแนวทางร่วมกัน  การตัดสินใจ และการสั่งการ

 การประชุมกับการบริหาร                           

               การประชุมเป็นสิ่งที่ผู้บริหารต้องปฏิบัติโดยตรง ยิ่งตำแหน่งงานบริหารของตนยิ่งสูงขึ้นเท่าใด  กิจกรรมในชีวิตการทำงาน ก็ยิ่งต้องเกี่ยวข้องกับการประชุมมากขึ้นเท่านั้น   และเป็นภารกิจที่สำคัญ  ทั้งโดยฐานะที่เป็นผู้นำการประชุม  หรือประธานการประชุม  และเป็นผู้ร่วมเข้าประชุมในโอกาสต่างๆ   และเป็นกระบวนการที่ผู้บริหารจะใช้เป็นที่ติดตามงาน   ตรวจสอบ ควบคุม และสั่งการ กำกับดูแลงานในหน้าที่รับผิดชอบได้เป็นอย่างดี   และในที่ประชุม ก็จะเป็นที่ที่แสดงถึงศักยภาพ  ความสามารถของตัวผู้บริหาร  ในการดำเนินการประชุมในแต่ละครั้งจะประสบความสำเร็จของงานมากน้อยเพียงใด ขึ้นอยู่กับผู้นำการประชุมจะต้องเป็นแกนหลักในการดำเนินการประชุม รวมถึงความร่วมมือของสมาชิกในกลุ่มเป็นสำคัญ ในขณะเดียวกัน ผู้นำการประชุมจะต้องพัฒนาทักษะ   ไหวพริบ  เทคนิคการใช้ภาษาสื่อสาร   การประสานความคิด และการสร้างบรรยากาศ  เป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้การประชุมนั้นๆ สำเร็จลุล่างไปได้ด้วยดี