ข้อมูลป้อนเข้าและวิธีการ:เตรียมรับนักศึกษาใหม่

ตามที่ได้เขียน ในเรื่อง เตรียมรับนักศึกษาใหม่ 1 ไปแล้ว กระบวนการหลักๆในการเตรียมการทั่วไปคือ

1 นัดประชุม ผู้เกี่ยวข้อง

หน่วยงานอื่น ปกติเป็นงานทะเบียนกลางที่ต้องเกี่ยวกับศูนย์คอมพิวเตอร์ ช่วงลงทะเบียนใหม่

ผู้เกี่ยวข้องเรื่องระบบลงทะเบียนของนักศึกษา ก็คือกลุ่ม พัฒนาระบบงาน ทีมงานทะเบียน

กลุ่ม support ที่จะแก้ปัญหาและอำนวยความสะดวกกับนักศึกษา

งานห้องปฏิบัติการคอมพิวเตอร์

ประชาสัมพันธ์ เรื่องเอกสารแนะนำ ป้าย กิจกรรมที่จะเกิดในช่วงแรกเปิดเรียน 

สิ่งป้อนเข้าในการประชุม

• ต้องทราบจากงานทะเบียน เรื่อง ขั้นตอนในการลงทะเบียนของนักศึกษา กำหนดการ การจัดคิวนักศึกษาที่จะลงทะเบียนในแต่ละช่วง  เพราะจำนวนมีผลกับการจัดการมากทั้งระบบคอมพิวเตอร์ที่รองรับการเข้าใช้งาน และกำลังคนที่ต้องจัดการ
• ปัญหาที่เคยเกิดคราวที่แล้ว  ครั้งนี้เราคุย
• เรื่องข้อมูลที่จะให้นักศึกษา เดิมแจกเป็นใบบอกว่าต้องทำ กี่เรื่องจึงแล้วเสร็จ ครั้งนี้ปรับเปลี่ยน เนื่องจากเด็กส่วนมากไม่อ่าน
• เรื่องทุนกู้ยืม เนื่องจากปีก่อน มีทุนกู้ยืม 2 แบบ เด็กมาสอบถามที่ศูนย์ฯเนื่องจากต้องใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ในการกรอกรายละเอียด เจ้าหน้าที่เลยต้องศึกษาเรื่องนี้ไปด้วยเพราต้องอธิบายความกับเด็ก ซึ่งส่วนนี้ ศูนย์ ฯมักไม่ได้รับทราบข้อมูลจากหน่วยงานหลักด้วยไม่คิดว่าเราเกี่ยวข้องอะไร แต่เราก็ต้องเกี่ยว ;)) เราเลยเริ่มรู้ว่าเมื่อไหร่ก็ตามที่หน่วยงานใด ประกาศให้นักศึกษาใหม่ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ กรอกข้อมูลผ่าน web เราก็ต้องรู้เรื่องไปนั้นด้วย

ข้อดีของการที่เป็นศูนย์คอมพิวเตอร์ ของมหาวิทยาลัย คือส่วนมากระบบที่จะให้นักศึกษาใช้งานมักจะพัฒนาโดยศูนย์ฯเอง ดังนั้นจึงมีข้อมูลเรื่องนี้อยู่ในมือ แต่บางเรื่อง หน่วยงานพัฒนาระบบเอง อันนี้ เป็นปัญหา เราจะไม่ทราบกระบวนการ รายละเอียดที่ต้องแจ้งนักศึกษา ทำให้ต้องส่งต่อไปยังหน่วยงานที่เป็นเจ้าของเรื่อง ทำให้ลูกค้าต้องไปติดต่อหลายแห่งแทนที่จะจบที่เดียว 

• จำนวนนักศึกษาที่แน่นอนทั้งหมดและระบบการสร้างรหัสนักศึกษาจะเริ่มได้เมื่อใดแล้วเสร็จเมื่อใด เพราะต้องสร้าง PSU Passport โดยใช้รหัสนักศึกษา
• สถานที่แจก PSU Passport  เดิมแจกที่ทะเบียนกลางแล้วแจ้งนักศึกษามาลงทะเบียนลายนิ้วมือที่ศูนย์ฯ
• ปัญหานักศึกษาหาศูนย์คอมพิวเตอร์ไม่เจอ
• การรองรับนักศึกษาที่มารับเอกสารและ scan ลายนิ้วมือ
• การแนะนำใช้งาน  ครั้งนี้ไม่จัดในช่วงลงทะเบียนจะติดต่อไปจัดที่คณะ เนื่องจากนักศึกษามีเวลาน้อยและมีจำนวนมากทำให้การแนะนำใช้งานต้องใช้เวลาน้อยและไม่ค่อยได้ผล

โดยสรุปเราแจก PSU Passport วันที่ 28 คืน 27 ถึงจะได้ PSU Passport ออกมาเนื่องจากความไม่นิ่งของข้อมูลนักศึกษา

ปีนี้เรา Print PSU Passport เป็นกระดาษออกมาแจกเหมือนเดิม มีการเสนอว่าไม่ต้อง  print เปลืองกระดาษ ให้มา scan ลายนิ้วมือไว้แล้วเมื่อไรต้องการใช้ค่อยมาใช้เครื่อง scan ลายนิ้วมือเพื่อรับรหัส

แต่ด้วยไม่มั่นใจว่าจะรับนักศึกษาจำนวนมากไหวหรือเปล่า เผื่อว่าไฟดับจะทำอย่างไร หากเครื่อง scan มีไม่พอคำนวนเป็นนาที ว่า 1 คนต้องใช้เวลา กี่นาที คิดไปคิดมาก็ใช้แบบเก่า แล้วหากนักศึกษาจะ scan ลายนิ้วมือเก็บไว้ในฐานข้อมูลเลยก็สามารถทำได้เลย จัดเครื่อง scan ไว้ 6-7 ตัว

เราย้ายมาแจกที่บริเวณหน้าศูนย์ฯ ผู้รอบคอบทั้งหลายก็เกรงนักศึกษาจะร้อน ก็ต้องเอาเต๊นมากาง

มีป้ายบอกทางมาที่ศูนย์ ฯเพราะเป็นน้องใหม่ กลัวน้องมาไม่ถูก

มีการเตรียมสถานที่สำหรับรับงานนี้ ที่วางเครื่องฯลฯ

สิ่งที่อาจเกิดขึ้น

ทางทะเบียนแจ้งว่ามีนักศึกษาอีกหลายรายยังไม่ได้ กรอก สน 12 ซึ่งเป็บแบบประวัตินักศึกษา ที่สามารถกรอกที่ไหนก็ได้ แต่อาจจะมาใช้เครื่องเพื่อกรอกข้อมูลและPrint เอกสารที่จะนำไปประกอบการชำระเงินค่าลงทะเบียน

ต้องจัดเครื่องให้ใช้ ปัญหาของการจัดการคือ เรื่องที่มีจะ กำหนดให้ใช้เฉพาะนักศึกษา โดยต้องมี PSU Passport จึงใช้ได้ แต่นักศึกษาที่จะใช้กรณีนี้ ยังไม่มี PSU Passport เพราะยังเป็นเพียงว่าที่นักศึกษา;)

ทางห้องปฏิบัติการก็ต้องหาทางให้เข้าใช้เครื่องให้ได้ ;)