ความรู้พื้นฐานในการเขียนโครงการ

 

โครงการ หมายถึง   การดำเนินกิจกรรม เพื่อสนองยุทธศาสตร์ ด้วยการวางแผนและกำหนดเป้าหมาย ผลสัมฤทธิ์ ไว้ล่วงหน้า  กิจกรรมดังกล่าวจัดทำขึ้นอย่างเป็นระบบมีระเบียบแบบแผน

 

 

ในโครงการประกอบด้วยกิจกรรม และเป้าหมายย่อยหลากหลาย ที่ต้องใช้ทรัพยากรทางการบริหารอย่างจำกัด   และคาดหวังที่จะได้ผลสัมฤทธิ์ ตามที่คาดหวังไว้ อย่างมีประสิทธิภาพ  โครงการจึงเป็นส่วนสำคัญส่วนหนึ่งในการขับเคลื่อนยุทธศาสตร์ขององค์การ หรือหน่วยงาน ให้ประสบความสำเร็จ ตามภารกิจ และวิสัยทัศน์ และสามารถช่วยให้แก้ไขปัญหาหรือพัฒนาองค์การได้เป็นอย่างดี

 

ลักษณะของโครงการที่ดี

• สามารถแก้ปัญหาขององค์การหรือหน่วยงานได้
• มีรายละเอียด  วัตถุประสงค์เป้าหมายต่าง ๆ ที่สอดคล้องกัน มีความชัดเจน  สามารถดำเนินงานได้  มีความเป็นไปได้
• รายละเอียดของโครงการต่อเนื่องสอดคล้องสัมพันธ์กัน
• ตอบสนองความต้องการของลูกค้า หน่วยงาน หรืออง์การ   สังคมและประเทศชาติ
• ปฏิบัติแล้วสอดคล้องกับแผนงานหลักขององค์การ
• กำหนดขึ้นอย่างมีข้อมูลความจริงและเป็นข้อมูลที่ได้รับการวิเคราะห์อย่างรอบคอบ
• ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารทุกด้าน  โดยเฉพาะด้านทรัพยากรที่จำเป็น
• มีระยะเวลาในการดำเนินงานแน่นอน  ระบุวันเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
• สามารถติดตามประเมินผลได้
• สามารถขยายผล สู่ความยั่งยืนได้

 

 

ลักษณะของโครงการที่ดี ตามความเห็นของ ผู้นำสหกรณ์ ชั้นสูง รุ่นที่ 2 ได้ระดมสมองกันสรุปได้ว่า ลักษณะของโครงการที่ดี ควรมีคุณลักษณะดังต่อไปนี้

1. ชื่อโครงการ กะทัดรัด ชัดเจน
2. มีการติดตามการประเมินผล ที่ชัดเจน
3. การมีส่วนร่วมของผู้เกี่ยวข้อง
4. เป็นโครงการที่ละเอียด เรื่องงบประมาณ
5. เป็นโครงการที่ เฉพาะ สาระสอดคล้องกับโครงการ
6. วัตถุประสงค์ของโครงการ ชัดเจน สอดคล้องกับ กิจกรรมโครงการ
7. งบประมาณ การดำเนินโครงการชัดเจน มาจากไหน เห็นชัด
8. มีผู้รับผิดชอบโครงการ
9. กำหนดแผน ระยะเวลาที่ชัดเจน  และเหมาะสม
10. กำหนดตัวชี้วัดที่ชัดเจน
11. พื้นที่ดำเนินการโครงการชัดเจน
12. เน้นความยั่งยืน
13. หน่วยงานที่รับผิดชอบ ต้องชัดเจน
14. ผลที่คาดว่าจะได้รับ ต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์
15. แหล่งที่มาเงินทุนชัดเจน
16. กิจกรรม ให้ชัดเจน
17. ส่งเสริม สภาพปัญหาของโลก ของประเทศ ของสังคม
18. ผู้เกี่ยวข้องให้ชัดเจน
19. การติดตามประเมินผล ให้ต่อเนื่อง
20. เป็นโครงการที่สามารถเป็นตัวอย่างที่ดี ให้กับหน่วยงานอื่น ๆ ได้
21. กลุ่มเป้าหมาย ให้ชัดเจน ทั้งปริมาณ และคุณภาพ
22. จัดหาแหล่งเงินทุนจากแหล่งอื่นๆ สนับสนุน
23. ติดตามประเมินผลได้
24. ผล ประโยชน์ที่สมาชิกได้รับเห็นเป็นรูปธรรม ชัดเจน วัดผลได้
25. ใช้ทรัพยากร สิ่งแวดล้อม ในพื้นที่ดำเนินโครงการ ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
26. ไม่ทำลายสิ่งแวดล้อม
27. สอดคล้องกับสถานการณ์ ปัจจุบัน

 

ขั้นตอนการเขียนโครงการ

1. วิเคราะห์วิสัยทัศน์ พันธกิจ สภาพปัญหาหรือความต้องการ  ขององค์การหรือหน่วยงาน ในกรณีการเขียนโครงการเพื่อแก้ไขปัญหา ผู้เขียนต้อง ศึกษาสภาพแวดล้อมเพื่อค้นหาปัญหา (ต้ไม้แห่งปัญหา)  แล้ว กำหนดสภาพแห่งการหมดปัญหา (ต้นไม้แห่งความสำเร็จ) จากนั้น  กำหนดแนวทางแก้ไข หลาย ๆ ทาง แล้วเลือกทางที่ดีที่สุด และดีรองลงมาไว้เป็นแผนสำรอง ในการแก้ไขปัญหา 

 

2.  เขียนโครงการ  โดยมีหลักการเขียนโดยย่อดังต่อไปนี้ 

• ก่อนลงมือ  ต้องตั้งคำถามและตอบคำถาม  5 W  1  H  (Why, What,  Who,   Where, When  and  How)
• เมื่อศึกษาวิเคราะห์ความต้องการแล้ว จะได้ข้อมูลอันเป็นประโยชน์ในการเขียนว่าทำไมต้องทำโครงการนี้ขึ้นมา (Why) และคำถามที่ตามมาคือ
• จะต้องทำอะไร (What) ก็คือชื่อของโครงการนั่นเอง
• ใครจะเป็นคนทำ (Who) คือผู้รับผิดชอบโครงการ และ
• จะทำที่ไหน (Where) เป็นสถานที่ในการดำเนินการ
• จะทำเมื่อใด (When) เป็นระยะเวลาในการดำเนินการ
• จะต้องทำอย่างไร (How) ซึ่งเป็นวิธีในการดำเนินการ  จากนั้น
• ให้ศึกษาเกณฑ์การคัดเลือกโครงการ ของหน่วยงานที่ให้ทุน หรือขององค์การ แล้ว
• ลงมือเขียนโครงการ  โดยใช้ภาษาเขียนที่กระชับ  สื่อความหมายได้ชัดเจน
• ทำการตรวจสอบ โครงการ แผนการดำเนินการเป็นระยะๆ และทำการพัฒนา ปรับปรุงโครงการอย่างต่อเนื่อง

ส่วนประกอบและขั้นตอนการเขียนโครงการ   

หลักการและเหตุผล

การดำเนินตามภารกิจใด ๆ ก็ตาม  การเขียนโครงการเพราะขออนุมัติจากผู้มีอำนาจเพื่อขออนุมัติโครงการก่อนดำเนินการเป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่ง  ดังนั้น  เจ้าหน้าที่วิเคราะห์นโยบายและแผนของ  หน่วยงานจึงมีความจำเป็นที่จะต้องมีความรู้และความเข้าใจในการเขียนโครงการเพื่อเสนอขออนุมัติ

องค์ประกอบและ แนวทางการเขียนโครงการ   การเขียนโครงการมีหลายรูปแบบ  แต่หัวข้อสำคัญจะประกอบด้วย  ดังนี้

1. ชื่อโครงการ  ชื่อโครงการ  หมายถึง  โครงการที่ดำเนินการนั้น  ให้ชื่อว่าอะไร  อาจระบุชื่อทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษโดยมีลักษณะการเขียนดดยศึกษาจากวัตถุประสงค์ หรือสภาพแห่งความสำเร็จที่เราต้องการให้เกิด โดยพิจารณาจาก สภาพปัญหา แล้วกำหนดเป็นสภาพแห่งความสำเร็จ ก็จะได้ชื่อโครงการออกมา

เช่น  สภาพปัญหา เกิดอุบัติเหตุบนท้องถนน เพราะคนดื่มสุรา  ก็นำปัญหามากำหนดเป็นสิ่งที่ต้องการให้เกิดก็คือ คนไม่ดื่ม สุรา ขณะขับรถ ก็จะได้ชื่อโครงการว่า "โครงการ รณรงค์ ลด ละ เลิก ดื่มสุรา ระหว่างขับรถ เป็นต้น 

2. หลักการและเหตุผล  ให้ระบุหลักการ  ความเป็นมา  ความสำคัญของการดำเนินการ  ตลอดจนปัญหาและความจำเป็นที่จะต้องดำเนินการ  และระบุด้วยว่าเป็นโครงการที่ได้ดำเนินการมาแล้ว  และมีแผนจะดำเนินการต่อไป  หรือเป็นโครงการที่เพิ่งริเริ่มดำเนินการและโครงการนั้นได้บรรจุไว้ในแผนพัฒนาฯ  แล้ว ลักษณะการเขียนต้องเน้นให้เห็นความสำคัญของโครงการ โดยอาจใช้คำถามนำทางเช่นทำไมถึงทำ(Why) ทำแล้วจะได้อะไร ถ้า...ไม่ทำจะส่งผลกระทบหรือเกิดผลเสียอะไรหรือเปล่า  หรือถ้าไม่ทำได้ไหม  เพื่อเป็นการเพิ่มน้ำหนักและความสำคัญของโครงการซึ่งจะมีผลต่อการอนุมัติโครงการ การเขียนหลักการและเหตุผล ควรเขียนให้สั้นกระชับ เข้าใจง่ายถึง สภาพปัญหา ผลกระทบ ที่คาดว่าจะเกิดมากขึ้น และแนวทางแก้ไข โดยใช้โครงการนี้เข้าไปช่วย

3. วัตถุประสงค์โครงการ  คือ  สิ่งที่บอกให้ทราบว่า  การดำเนินการตามโครงการนั้น  มีความต้องการทำอะไรและต้องการให้อะไรเกิดขึ้น  ควรเป็นวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนเข้าใจง่าย  สามารถปฏิบัติได้ไม่เลื่อนลอย  วัดและประเมินผลได้ มีลักษณะเฉพาะเจาะจงในเรื่องที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสิ่งที่โครงการต้องการ ซึ่งโครงการบางโครงการอาจมีมากกว่า 1 วัตถุประสงค์ แต่ไม่ควรมีมากเกินกว่า 5 วัตถุประสงค์ การเขียนวัตถุประสงค์ ต้องให้สอดคล้องกับสภาพปัญหา และผลที่คาดว่าจะได้รับด้วย 

4. เป้าหมาย

• เป้าหมายการดำเนินการ  เป็นการกำหนดขอบเขตในการดำเนินการ ประกอบด้วยเป้าหมายเชิงปริมาณ เช่น จะผลิตบุคลากรระดับใด  ปีใด  จำนวนเท่าใด และเป้าหมายเชิงคุณภาพ หรือเชิงเนื้อหา เช่นในด้านใด หรือเรื่องอะไรบ้าง อย่างไร
• เป้าหมายของโครงการ เป็นการการคาดหวังล่วงหน้าในสิ่งที่เกิดขึ้นหลังจากที่สิ้นสุดโครงการ (ผลที่คาดว่าจะได้รับ) สามารถเขียนได้ทั้งเชิงปริมาณและเชิงคุณภาพ เป้าหมายเชิงปริมาณจะระบุตัวเลขตามหน่วยที่ต้องการ เช่น ความถี่ ร้อยละ อัตราส่วน หรือเป็นจำนวนตัวเลขธรรมดาก็ได้ ส่วนเป้าหมายเชิงคุณภาพเช่นความรู้ ทักษะ ทัศคติ ความเห็น ความสามารถ ความสะอาด เรียบร้อย ความสวยงาม ความคงทนถาวร ความสมบูรณ์ ความยั่งยืน เป็นต้น

 

5. ระยะเวลาดำเนินการโครงการ  จะเริ่มดำเนินงานตามโครงการเมื่อใด  (วัน  เดือน  ปี)  และแผนการดำเนินในปีต่อ ๆ ไป  และสิ้นสุดการดำเนินการโครงการเมื่อใด

6. วิธีดำเนินการ  อธิบายให้เห็นถึงวิธีการและขั้นตอนการดำเนินการโครงการ

7.สถานที่ดำเนินการ  ระบุสถานที่ดำเนินการโครงการ

 

8. ผู้รับผิดชอบโครงการ  หมายถึง  ผู้ที่จะทำหน้าที่จัดตั้งหรือบริหารงานรับผิดชอบในโครงการนั้น  ซึ่งอาจได้แก่  บุคคล  คณะบุคคล  หรือหน่วยงาน  ซึ่งจำแนกเป็นบุคคล  คณะบุคคล  หรือหน่วยงานผู้รับผิดชอบในโครงการ

 

9. งบประมาณ  ระบุว่างบประมาณที่จะดำเนินการโครงการทั้งสิ้นจะใช้เงินเท่าใด  โดยให้ระบุรายละเอียดของค่าใช้จ่าย  และแหล่งงบประมาณที่จะใช้ดำเนินการโครงการด้วย

 

10. ผลที่คาดว่าจะได้รับ  ให้ระบุผลงานที่คาดว่าจะเกิดขึ้นเมื่อได้ดำเนินการโครงการ  ถ้าเป็นโครงการที่ขยาย/ปรับปรุง  ยกฐานะจากเดิมให้แสดงผลงานของโครงการที่ผ่านมา  เช่น  จำนวนผู้สำเร็จ  หรือผลงานอื่น ๆ ซึ่งจะต้องสอดคล้องกับวัตถุประสงค์ของการดำเนินโครงการ

 

11. การประเมินโครงการ  ให้ระบุกิจกรรมการประเมินโครงการ  เพื่อให้ทราบถึง วิธีการประเมินผลการดำเนินการโครงการ

 

12. เอกสารอ้างอิง  เป็นเอกสารที่ใช้ในการค้นคว้าเพื่อจะจัดทำโครงการมีเอกสารอะไรบ้างที่เกี่ยวข้อง และสามารถค้นคว้าเพิ่มเติมได้