วันที่ 23 มกราคม ได้มีโอกาสแลกเปลี่ยนประสบการณ์กับเพื่อน ICT ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ที่ ศนอ. ได้แนวคิดต่างๆ หลายประการ และมีแนวทางการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการด้านการติดต่อสื่อสารดังนี้
การพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการ
สภาพปัจจุบัน
ความพร้อมของระบบ ICT
เมื่อพิจารณาถึงความพร้อมในด้านต่างๆ ก่อนที่จะพัฒนาและใช้งานระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารจัดการพบว่า ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ มีความพร้อมในด้านต่างๆ ดังนี้
- หน่วยงานการศึกษานอกโรงเรียนระดับจังหวัดมีการเชื่อมต่อเครือข่าย Internet และสามารถใช้งาน Internet และการสื่อสารได้
- หน่วยงานการศึกษานอกโรงเรียนระดับอำเภอส่วนมาก สามารถเชื่อมต่อเครือข่าย Internet และสามารถใช้งาน Internet ได้
- ระบบงานสารบรรณของแต่ละหน่วยงานได้นำเอาคอมพิวเตอร์มาใช้ในการพิมพ์หนังสือราชการและบันทึกในรูปแบบ File คอมพิวเตอร์ และมีศักยภาพที่จะจัดซื้อเครื่อง Scanner ได้
- บุคลากรมีศักยภาพเพียงพอที่จะเรียนรู้และใช้งานคอมพิวเตอร์เพื่อการติดต่อสื่อสารได้
- มีระบบงาน (Application) ที่สามารถรองรับการสื่อสารผ่านเครือข่าย Internet (Website)
หลักการ
หลักการที่สำคัญคือเป็นการพัฒนา ICT เพื่อการบริหารจัดการ ผ่านทาง website ในลักษณะ web Application ตามนโยบายของกระทรวง ของสำนักบริหารงานการศึกษานอกโรงเรียน และนโยบายของภาค เพื่อให้สามารถนำเอา ICT มาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานเพื่อสนับสนุนการจัดการศึกษานอกโรงเรียน และบทบาทของศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัดในอนาคต ด้วยการพัฒนาบุคลากรเพื่อพัฒนาระบบต่างๆ ที่มีความจำเป็นดังต่อไปนี้
- ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
- ระบบการบริหารจัดการงบประมาณ
- ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS: Geometric Information System)
- ระบบห้องสมุดอิเล็กทรอนิกส์
1 ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ เป็นการนำเอา ICT มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ โดยเฉพาะเรื่อง การติดต่อสื่อสาร โดยมีหลักการที่สำคัญ 3 ประการ คือ สะดวก รวดเร็ว และประหยัด แต่ต้องไม่ละเลยสิ่งที่สำคัญคือ บรรลุตามวัตถุประสงค์ของงาน โดยกระบวนการดำเนินงานจะเป็นไปตามหลักการของการสื่อสาร คือ มีองค์ประกอบด้านต่างๆ คือ
- ผู้ส่งสาร คือเจ้าหน้าที่สารบรรณของแต่ละหน่วยงาน ที่ได้รับการแต่งตั้งอย่างเป็นทางการ
- ผู้รับสาร คือเจ้าหน้าที่สารบรรณ ที่เป็นบุคคล คนเดียวกันกับผู้ส่งสาร
- สาร คือ หนังสือราชการ
- ช่องทางการสื่อสาร คือ Internet ซึ่งมี 2 ช่องทางคือ
- Public Message
- Private Message
รายละเอียดแต่ละองค์ประกอบและแนวทางการปฏิบัติ
องค์ประกอบ กระบวนการดำเนินงาน
ผู้ส่งสารผู้รับสาร
- 1 แต่งตั้งเจ้าหน้าที่งานสารบรรณของหน่วยงาน ซึ่งตามปกติ ทุกหน่วยงาน จะต้องมีบุคลากรทำหน้าที่นี้อยู่แล้ว ดังนั้นอาจะเพิ่มบทบาทหน้าที่ ให้ชัดเจนยิ่งขึ้นตามระเบียบงานสารบรรณ คือ รับผิดชอบการรับ ส่ง หนังสือ ราชการที่ผ่านทางระบบ อิเล็กทรอนิกส์
- เรียนรู้การใช้งานระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ทั้งการรับหนังสือราชการ การส่งหนังสือราชการ ผ่านระบบ Internet
- ทดลองปฏิบัติงาน
- บันทึกการปฏิบัติงาน เช่น กระบวนการ ปัญหาอุปสรรค แนวทางการแก้ไข
- ปรับรูปแบบและวิธีการดำเนินงาน
- นำไปปฏิบัติจริง
- ติดตามประเมินผลการใช้งาน
- รายงานผล และเผยแพร่ไปยังผู้เกี่ยวข้อง
รายละเอียดการรับหนังสือราชการ
- เปิดตู้จดหมาย วันละ 2 ครั้ง คือ เป็นอย่างน้อย คือ 10.00 น. และ 14.00 น. หรือตามที่หน่วยงานนั้นคิดว่าเหมาะสม
- ลงรับในระบบ อิเล็กทรอนิกส์ ถ้าเป็น e-Mail ก็ตอบกลับทันทีว่า ได้รับแล้ว ถ้าเป็นระบบ e-Document ก็บันทึกว่า รับทราบ
- Print หนังสือราชการ
ดำเนินการตามขั้นตอนของงานสารบรรณ (ที่เป็นเอกสารตามปกติ) ของหน่วยงานนั้นๆ
รายละเอียดการส่งหนังสือราชการ
- ดำเนินการตามขั้นตอนตามปกติของหนังสือราชการ
- Scan หนังสือราชการที่พร้อมจะจัดส่ง
- ส่งหนังสือราชการผ่านช่องทาง Internet ตามที่ต้องการ (e-Mail หรือ e-Document)
- คอยตรวจสอบการตอบรับ จากปลายทาง
ติดตามผล กรณีที่ไม่มีการตอบรับจากปลายทาง หลังจากส่งไปแล้ว 1 วัน
สาร(หนังสือราชการ)
- 1 เรื่องที่ต้องการให้บุคคลทั่วไปรับทราบ ให้ส่งผ่านทาง e-Document
- เรื่องที่ต้องการส่งเป็นการเฉพาะ ไม่เปิดเผยต่อบุคคลทั่วไป ส่งผ่านทาง e-Mail จัดทำเอกสารราชการ ตามระเบียบงานสารบรรณ จนได้หนังสือราชการที่พร้อมจะจัดส่ง
- Scan หนังสือราชการเป็นภาพ แล้วดำเนินการจัดส่ง
- หรือ จัดส่ง File หนังสือราชการ
- สิ่งที่ส่งมาด้วย ถ้าไม่มากอาจจะ Scan หรือ ถ้ามีมาก จดส่งในรูปของ File เอกสาร แต่ถ้าไม่สามารถส่งผ่าน e-Mail ได้ ให้ส่งหนังสื่อราชการพร้อมที่ส่งมาด้วยไปทางไปรษณีย์ด้วย
ช่องทางการสื่อสาร
1 e-Mail (GoogleApps.)
- เปิด Account สำหรับหน่วยงาน กศน. ทุกหน่วยงาน ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ (ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนภาค ศูนย์การศึกษานอกโรงเรียนจังหวัด ศูนย์บริการการศึกษานอกโรงเรียนอำเภอ ศูนย์วิทยาศาสตร์เพื่อการศึกษา ศูนย์ฝึกอาชีพราษฎรไทยบริเวณชายแดน สถาบันการศึกษาและพัฒนาต่อเนื่องสิรินธร
- ส่งรายชื่อ Account ไปทุกหน่วยงาน และมีเผยแพร่ที่หน้า website
- ผู้ดูแลระบบ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ กำหนดแนวทาง และฝึกปฏิบัติการใช้งานระบบการรับส่งหนังสือราชการ ผ่านทาง e-Mail
- กำหนดวิธีการและขั้นตอนการปฏิบัติ เป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อให้เป็นข้อตกลงในการปฏิบัติร่วมกัน
- จัดทำคู่มือการใช้งานและทำเป็นสื่อเพื่อการเรียนรู้ในระบบ e-Training
- พัฒนาบุคลากรที่ทำหน้าที่เป็นเจ้าหน้าที่สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ร่วมกับผู้ดูแลระบบ และผู้บริหาร
- ทดลองปฏิบัติงาน
- บันทึกการปฏิบัติงาน เช่น กระบวนการ ปัญหาอุปสรรค แนวทางการแก้ไข
- ปรับรูปแบบและวิธีการดำเนินงาน
- นำไปปฏิบัติจริง
- ติดตามประเมินผลการใช้งาน
- รายงานผล และเผยแพร่ไปยังผู้เกี่ยวข้อง
2 e-Document
ดำเนินการทำนองเดียวกับการใช้ e-Mail
การใช้งาน Google Apps. และการประยุกต์ใช้เพื่อการบริหารจัดการในด้านการติดต่อสื่อสาร ในลักษณะ Private Message (บุคคลทั่วไปไม่สามารถเปิดดูข่าวสารหรือข้อมูลที่จัดส่งได้) เพื่อใช้ในการรับและส่งหนังสือราชการ ตามระเบียบงานสารบรรณ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดส่งได้ด้านความรวดเร็วและประหยัดงบประมาณในการจัดส่ง
เป้าหมาย
- ผู้บริหาร กศน. มีความรู้ความเข้าใจ และสามารถประยุกต์ใช้งาน GoogleApps. ให้กิดประโยชน์ต่อการบริหารจัดการ
- มีระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ที่นำเอา GoogleApps. เข้มาใช้เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสาร)
กลุ่มเป้าหมาย
- กลุ่มที่ 1 ผู้บริหารสถานศึกษาของ กศน. ในภาคตะวันออกเฉียงเหนือ ที่ยังไม่เคยเข้ารับการอบรมการใช้งาน GoogleApps. (ระหว่างวันที่ 22-25 พฤศจิกายน 2550 ที่โรงเรียนศรีวัฒนา) โดยมีเป้าหมาย ให้ผู้บริหาร กศน. สามารถใช้งาน Google Apps. ได้
- กลุ่มที่ 2 ผู้ดูแลระบบ สามารถไปบริหารจัดการ และพัฒนาบุคลากรของหน่วยงาน ให้สามารถใช้ Google Apps. เพื่อพัฒนา Website ของหน่วยงาน
- กลุ่มที่ 3 เจ้าหน้าที่งานสารบรรณ สามารถพัฒนาระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์โดยนำเอา GoogleApps. มาเป็นเครื่องมือ
ขั้นตอนการดำเนินงาน
- วางแผน ศึกษาวิเคราะห์ สภาพ เงื่อนไป ที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา
- ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์และกำหนดแผนปฏิบัติการ
- การพัฒนาบุคลากร
- หลักสูตรและสื่อ
- กระบวนการพัฒนา
- ทดลองปฏิบัติปรับปรุงแก้ไข
- วิเคราะห์ปัญหา
- กำหนดแนวทางแก้ไข
- จัดทำคู่มือนำไปใช้ติดตามประเมินผล
- เผยแพร่