สรุปโดยทีมงานวิชาการ Chira Academy

การบรรยายการนำเสนองานกลุ่ม : วิเคราะห์ประเด็นที่น่าสนใจและบทเรียนจากหนังสือ

เรื่อง Execution : The Discipline of Getting Things Done

วันที่ 17 กรกฎาคม 2557

เกริ่นนำโดย ดร.จีระหงส์ลดารมภ์

การจัดหลักสูตรจะพยายามจัดให้ดีที่สุด จะทำหน้าที่ให้ดีที่สุด บทความที่ให้อ่านไปคือประสบการณ์ การฝึกอ่านภาษาอังกฤษบ้างจะเป็นประโยชน์ การสร้างผู้นำในห้องให้เก่งและมีความสามารถมากกว่า ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์ อนาคตข้างหน้าคือสิ่งที่ต้องคิดคือ Get things done คือสร้างมูลค่าเพิ่ม

กลุ่มที่ 1

Chapter 1 เรื่อง Definition มากกว่า คือ How to get things done สร้างให้เป็นวินัยขององค์กร และให้เป็นหน้าที่หลักของ Leader อยากให้เป็นวัฒนธรรมของทุกองค์กร

การนำ Idea ความคิดทั้งหลายเป็น Action ให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ โดยคำนึงถึงความเป็นจริงและสภาพแวดล้อมในปัจจุบัน โดยคำนึงถึง คน ยุทธวิธี และการดำเนินงาน โดยทั้ง 3 ส่วนต้อง Link กันให้ได้

Leader ต้อง Active Involvement คือรู้เกือบทุกขั้นตอนและให้มีความรอบรู้ในความเป็นจริง และเรื่องรายละเอียด ต้องมีความสามารถในการฟัง เน้นการให้กำลังใจ ไม่เน้นการบังคับ เน้นการมีส่วนร่วม

วัฒนธรรมองค์กร

ข้อดี คือ ทำให้คุณภาพที่เป็นอยู่ดีขึ้น มีการเปลี่ยนแปลงลักษณะการทำงานของคนในองค์กรให้รู้จักการ Change เพื่อสู่สิ่งที่ดีขึ้น

อย่างไรก็ตาม การนำ Execution มาใช้ก็ไม่ราบรื่น สิ่งที่สำคัญคือตัวผู้นำเอง

เมื่อมี Goal จะทำอย่างไรให้ผู้นำในองค์กรรับทราบทิศทางว่าเป็นอย่างไร และผลลัพธ์เป็นอย่างไร ต้องเลือกคนให้ถูกต้อง ให้งาน ให้รายละเอียด มอบหมายงาน Challenge

- ต้องมีความรอบรู้

- ความสามารถในการตัดสินใจ มีการคิดที่เฉียบขาดและ Focus ได้

- มี Skill ในการพูด ตรงไปตรงมา

กรณีศึกษาของอเมริกาที่เคยประสบความสำเร็จเป็นยักษ์ใหญ่และภายหลังแล้วมีปัญหา

เช่น Lucent เป็นบริษัท IT พบว่าปัญหาคล้ายระบบราชการ การบริหารเชื่องช้า ผลประกอบการแต่ละหน่วยไม่ Active เขาแตกลูกมาจากบริษัทแม่ ไม่สนใจลูกค้าเป็นหลัก ไม่คาดการณ์ในอนาคต ไม่มีไอเดียที่มา Developed ต่าง ๆ

บริษัท EDS โดยDick Brown เป็น New CEO เข้ามา Reorganize บริษัทใหม่ ข้อดีคือมีความสามารถ และสามารถ Execute งานได้ดีจนประสบความสำเร็จ สามารถทำให้ผลประกอบการพุ่งขึ้นอย่างชัดเจน และทำกำไรได้ติดต่อกัน 11 ควอเตอร์

ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์

Execution คือ ปลูกแล้วต้องเก็บเกี่ยว และต้อง Overcome Difficulty เมื่อมีปัญหาจะต้องแก้ สิ่งที่อยากเห็นคือ 3 V ต้องหา Execution ให้ได้ ต้องเขียนแผนให้ได้

ต้องเลือกคนให้ถูกกับงานที่ทำ อย่าเลือกคนคิด Present Work ให้เลือกคนคิด Future Work

เราต้อง Execute สิ่งที่เป็น Future คือ Trend ของโลกในอนาคต

กลุ่มที่ 2

7 พฤติกรรมที่สร้างความเป็นผู้นำ

1. รู้จักพนักงานเป็นอย่างดี

2. ยึดมั่นในความเป็นจริง

3. เข้าใจทะลุปรุโปร่งในเป้าหมายและลำดับความสำคัญ

4. ทำตามที่วางแผนไว้

5. ให้รางวัลกับคนที่ทำงานสำเร็จ

6. เพิ่มพูนขีดความสามารถของพนักงาน

7. รู้จักตนเอง

การสร้างความเปลี่ยนแปลงกับวัฒนธรรมขององค์กร

ผู้นำต้องเป็นคนที่คิดถึงการเปลี่ยนแปลงเป็นเรื่องแปลกมากที่หวังพฤติกรรมแตกต่างในทิศทางเดิม ๆ

การสร้างความเปลี่ยนแปลงกับวัฒนธรรมขององค์กร

เมื่อคิดถึงเปลี่ยนแปลงจะคิดถึงกลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงหรือโครงสร้างองค์กร สิ่งที่ต้องคิดไปพร้อมกันคือ จิตวิญญาณ หรือคนมากกว่าสิ่งที่ต้องทำ

นามธรรม (Soft Stuff) เหมือนส่วนที่เป็น Soft Wareคือความเชื่อ และพฤติกรรมของคนรูปธรรม(Hard Stuff) เหมือนส่วนที่เป็น Hard Ware คือ โครงสร้างขององค์กร และกลยุทธ์องค์กร

วัฒนธรรมองค์กร

สิ่งที่คนในองค์กรมีเหมือนกันหรือร่วมกัน ในหนังสือใช้คำว่า Share คือมีพฤติกรรมคล้ายกัน ให้ความเชื่อเหมือนกัน การแสดงออกของความเชื่อเหมือนกัน ดังนั้นการเปลี่ยนแปลงองค์กร

Customer Focus ไม่ต้องเปลี่ยนเพราะมีอยู่แล้ว สิ่งที่ต้องเปลี่ยนคือพฤติกรรมคือการแสดงออกของความเชื่อ สิ่งที่ต้องเปลี่ยนคือพฤติกรรม หรือ Mindset ขององค์กรว่าน่าจะทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงองค์กรได้

การเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม

- ความโปร่งใสในการเชื่อมโยงรางวัลกับผลการปฏิบัติงาน

- ต้องสื่อสิ่งที่องค์กรมีความภาคภูมิใจ คาดหวังและให้รางวัล

- ต้องการให้ตระหนักถึงคุณค่าและสำคัญว่าทุกคนต้องเก่ง

เครื่องมือที่สำคัญคือ Robusta dialogue

- ต้องเปิดเผยตรงไปตรงมา

- สร้างความเชื่อใหม่ ช่วยในการตัดสินใจ

- ทำให้ทราบว่าใครต้องทำอะไรเมื่อไร เพื่อทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้น

กลุ่มที่ 3

กระบวนการบุคคล

• 1.มีการประเมินรายบุคคลอย่างละเอียดรอบคอบเชิงลึก
• 2.การวางกรอบการพัฒนาศักยภาพผู้นำทุกระดับ
• 3.การวางแผนการทำงานอย่างต่อเนื่อง

1. ความเชื่อมโยงบุคคลกับยุทธศาสตร์และการปฏิบัติการ

ต้องทำให้สอดคล้องกันไว้ แบ่งเป็นระยะสั้น กลาง ยาว

ดูตามยุทธศาสตร์ในแต่ละระยะ มีการพัฒนาบุคลากรให้เหมาะสมอย่างไร

2. พัฒนาการสืบทอดตำแหน่งโดยการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องและลดความเสี่ยงในการเก็บรักษาคนไว้

เครื่องมือสำหรับประเมินหัวหน้างาน มีการประเมินทั้งด้าน Performance และ Behavior ทุกคนมีจุดเด่น จุดด้อยแตกต่างกัน มีแง่ดีคือ จะหาคนที่เหมาะสมในการรอคนขึ้นตำแหน่งได้

การสรุปผลการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง

เหมือน ID ประจำตัวของบุคคลนั้น ๆ ว่าอยู่ในระดับใด ดีมาก ดี มาตรฐาน ผลงานที่โดยเด่นมีอะไรบ้างฯลฯ ที่น่าสนใจคือในระยะสั้นคนนี้จะได้รับการคัดเลือกเป็นหัวหน้าหรือไม่

3. การวางแผนดำเนินงานกับบุคลากรที่มีผลงานต่ำกว่ามาตรฐาน

“Put the right people in the right jobs”

4. การเชื่อมโยงฝ่ายทรัพยากรบุคคลกับผลงาน

Building block four: linking HR to business results

กลยุทธ์เชื่อมคนกับการปฏิบัติการ

วิธีการวางกลยุทธ์ให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด

1. ดูปัจจัยภายนอก

2. รู้จักกลุ่มลูกค้า

3. ปัจจัยใดที่มีกำไรเพิ่มขึ้น

4. รู้จักจุดอ่อน จุดแข็ง

5. นำแผนไปสู่ความสำเร็จได้หรือไม่

6. แผนที่ดีต้องมีการปรับเปลี่ยนได้

7. มีความสอดคล้องหรือไม่

8. ปัจจัยคุกคาม

9. ทำอย่างไรเติบโตอย่างยั่งยืน

กลุ่มที่ 4

การวางแผนกลยุทธ์มีอะไรที่ต้องปรับปรุงอีกหรือไม่ จะทำหรือไม่

ต้องมา Review คือมาพูดคุยกันถึงแผนที่ต้องทำไปข้างหน้า

กลยุทธ์การสร้างรายได้ของโรงพยาบาล มีกลยุทธ์อะไร

1. Private section อาจมีการนั่งคุยกันและดูความเป็นไปได้

- คนในองค์กรรู้เรื่องคู่แข่งมากแค่ไหน ใครคือคู่แข่ง คู่เทียบFacilities or Competency ของคู่แข่ง และ Brain drain? ใครคือ Target และจะเก็บ Target ได้อย่างไร

เราทำให้แผนเกิดขึ้นได้อย่างไร

• –ทรัพยากร
• –บุคลากร แพทย์
• –ความพร้อมด้านต่าง ๆ

แผนมีความชัดเจนไหม

- เปิดเป็นบางส่วนหรือเปิดทั้งตึก

- การจัดการด้านรายรับรายจ่าย

- จะแบ่งบุคลากรอย่างไร

- จะคำนึงถึงสิ่งใดมากกว่ากันระหว่างรายได้ของแพทย์และผลประโยชน์ของผู้ป่วย

เราคิดถูกหรือไม่

สร้างรายได้จริง เทคโนโลยีเราดี เป็นเรื่องที่เราถนัด

แผนการพัฒนาคน แนวทางปฏิบัติชัดเจนหรือไม่

สุดท้ายคือการ Following through

วิธีการคือ Check Email มีหลักฐานชัดเจน

ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์

เสริมว่าสิ่งที่ควรทำคือ Learning communities หรือ Learning culture

กลุ่มที่ 5

กระบวนการปฏิบัติการสร้างความเชื่อมโยงยุทธศาสตร์กับคน

1. ความสำคัญของตัวการปฏิบัติการ

2. ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการดำเนินงานเป็นตัวเชื่อมโยงแผนยุทธศาสตร์ ปฏิบัติการเข้าด้วยกัน ทราบขั้นตอนว่าอยู่ในกลไกหรือฟันเฟืองให้งานสำเร็จได้

3. สาเหตุของความผิดพลาดของ OperationProcess ต้องให้ทุกคนมีส่วนร่วม ให้ทุกคนคิดว่ามีส่วนสำคัญ

4. ความสำเร็จของการทำงบประมาณ

5. ความสัมพันธ์ต้องก้าวไปพร้อมกัน และสอดประสานกัน

6. สมมุติฐานต้องถูกต้อง

7. การสร้าง Operation Plan

8. ต้องตั้ง Short Term หรือ Long Termผลลัพธ์ของแผนต้องชัดเจน

9. การติดตามผลหลังประชุม

10. เป้าหมายเพื่อความอยู่รอด

สรุปต้องประสาน ทั้ง 3 ส่วน

การทำงานในองค์กรโดย 3 Process ได้จากการฝึกฝนเรียนรู้ คิดวิเคราะห์ วินัยการบริหารจัดการแผนให้ลุล่วง

ดร.จีระ หงส์ลดารมภ์

1. อยากเห็น Execution หนังสือเล่มนี้ไป Apply กับงานของเรา

2. มีวิธีอื่น ๆ ด้วย

3. Execution ใน context ของนักเรียนแพทย์ต้อง Challenge

ศักยภาพของคนในอนาคตซ่อนข้างใน หลักสูตรกระเด้ง มีพลังร่วมกันเพื่อแก้ปัญหาในอนาคต ต้องกระเด้งถึง Concept ของเราเอง

อ.จีระเดช ดิสกะประกาย

Bureaucrat หรือ วรรณะโมเดลคือมองคนว่าเป็นใครจากไหนมาอย่างไรเป็นตัวปิดกั้นทำให้ Robusta Dialogue ไม่เกิด

Put the right man in the right job on the right time at the right place แล้วทุกอย่างดีหมด