เนื่องจากสถานบริการทางสุขภาพในพื้นที่อาจจะอยู่ในฐานะที่ไม่พร้อมในการดูแลสุขภาพของประชาชนภายใต้สภาวะการณ์นี้ สำนักงานสาธารณสุขจังหวัด และผู้นำท้องถิ่นต้องเป็นแกนนำหลักในการประสานงานและดำเนินการประสานงานเพื่อทำให้เกิดความพร้อมของ สถานที่ตั้งโรงพยาบาลฯ และที่สำคัญได้แก่บุคลากรทางการแพทย์ และเจ้าหน้าที่สนับสนุนต่างๆ ตลอดจนสาธารณูปโภคที่จำเป็น ได้แก่น้ำสะอาด ไฟฟ้า เครื่องมือสื่อสารที่จำเป็น เป็นต้น โดยการสื่อสารผ่านทางสื่อมวลชน และองค์กรวิชาชีพต่างๆ หรือองค์กรอื่นๆที่มีการกำหนดไว้ล่วงหน้า เช่นจังหวัดคู่แฝด โรงพยาบาลคู่แฝด อำเภอคู่แฝด[1] ครุภัณฑ์ทางการแพทย์ ซึ่งได้แก่ เตียงนอนและสิ่งจำเป็นของผู้ป่วย และครุภัณฑ์ที่สำคัญที่ใช้กับโรงพยาบาลสนาม เช่น เต็นท์สนาม โต๊ะ เก้าอี้ เครื่องกำเนิดไฟฟ้า เครื่องมือสื่อสาร ครุภัณฑ์ที่ใช้ในการเก็บรักษาครุภัณฑ์และวัสดุประเภทต่างๆ เป็นต้น ที่ผู้บริหารโรงพยาบาลสนามต้องวางระบบไว้ล่วงหน้า
[1] หน่วยงาน องค์กรที่มีภารกิจเหมือนกันและมีข้อตกลงที่จะช่วยเหลือกันเมื่อพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งได้รับอุบัติภัย หรือภัยพิบัติจนไม่สามารถให้การบริการของประชาชนได้ตามปกติได้ก็จะมาชวยเหลือในระยะเวลาสั้นๆและเข้าสู่ภาวะปรกติก็ส่งมอบภารกิจคืนให้หน่วยงาน องค์กรในพื้นที่