ขอนำบรรยากาศในการทำ F2F ของชุมชนคนทำ e-Office เมื่อวันที่ 27/4/49  เวลา 13.30-16.15 น.มาเล่าสู่กันฟังครับ

ก่อนการเข้าประชุมลปรร. ผมทราบจากผู้ประสานงานชุมชนฯ ว่ามีผู้สนใจแจ้งชื่อไว้ ประมาณ 50 คน  แต่ในช่วงเวลา 13.30 น.ตามที่นัดหมายไว้  มีสมาชิกชุมชนมาประมาณ 20 คน  ผมจึงรู้สึกผิดหวังเล็กๆ (แต่เก็บไว้ในใจ   แต่ก็คิดในทางบวกเพราะว่าหลายคนคงมีภาระงาน / ต้องรับผิดชอบการจัดงานกีฬาบุคลากรของสกอ.)  แต่เมื่อเวลาประมาณ 13.45 น.ก็มีสมาชิกเข้าร่วมเพิ่มเติม  รวมแล้วเกินเป้าหมายที่แจ้งไว้  คือเกินกว่า 50 คน (ขาดไปเพียง 3-4 หน่วยงาน)  จึงรู้สึกดีใจที่ทุกคนตั้งใจเข้ามาร่วม ลปรร.

ขอเล่าตามลำดับเหตุการณ์ดังนี้

1.พี่เปี๊ยก(คุณประไพ ศรีบุญเอียด)ในฐานะผู้ประสานงานชุมชนฯ ได้ขอให้ทุกคนแนะนำตัว(ชื่อจริง  ชื่อเล่น และหน่วยงาน) เพื่อจะได้รู้จักมักคุ้นกันมากขึ้น 

2.พี่เส็ง(หัวหน้าส่วนสารบรรณฯ/คุณอำนวย) ได้กล่าวนำและแจ้งว่ากิจกรรมลปรร.ในวันนี้จะเป็นบรรยากาศแบบสบายๆ ไม่เป็นทางการ  สนุกสนาน  ไม่เครียด  แต่ได้สาระ

3.คุณประไพ  แจ้งสมาชิกว่า"คุณเอื้อ"(รองฯบริหาร) ตั้งใจจะมาร่วมลปรร.ด้วย  แต่มีภารกิจสำคัญมาไม่ได้  อย่างไรก็ตามท่านได้มีข้อความแสดงความชื่นชมและให้กำลังใจมาถึงทุกคน ผ่านบล็อกของท่านมาแล้ว  ( มีการอ่านข้อความในบล็อกของคุณเอื้อ /รายละเอียดอยู่ด้านบนสุดครับ) และได้แจ้งถึงวัตถุประสงค์ในการใช้ระบบใหม่  แนะนำขั้นตอนการรับส่งเอกสาร  แจ้งกำหนดการอบรมการใช้ระบบฯ ในวันที่15-19/5/49 ตามลำดับ

4.หัวข้อในการลปรร.ในวันนี้ มี 5 ประเด็น คือ 1).ร่วมกำหนดแนวปฏิบัติในการรับส่งเอกสาร(workflow) ในระบบ WU eOffice 2).แนวทางการปฏิบัติงานในระบบฯ ของหัวหน้าหน่วยงาน กับเลขานุการ หรือธุรการ 3).กำหนดหลักเกณฑืการจัดสรรเครื่อง scanner แก่หน่วยงานต่างๆ  4).ระดมความเห็นเรื่องการคงไว้ซึ่งแนวปฏิบัติเดิมในการใช้เอกสารต้นฉบับจริงกับเรื่องบางประเภท และ 5)เรื่องอื่นๆที่เกี่ยวข้องที่สมาชิกหยิบยกขึ้นมา

5.เนื่องจากมีเวลาค่อนข้างจำกัด แต่เนื้อหาสาระในประเด็นต่างๆ มีมากมาย  และมีความแตกต่างกันบ้างแล้วแต่ธรรมชาติ/ลักษณะงานของแต่ละหน่วยงาน  และสมาชิกแต่ละคนมีความสนใจ/ตื่นตัวในระบบฯใหม่นี้มาก (ผมประเมินฯจากเสียงดังในห้องครับ  มีการจับกลุ่มย่อยแลกเปลี่ยนพูดคุยกัน  ระหว่างที่ผู้ดำเนินการนำเสนอ  แต่ก็ยังคิดในเชิงบวกว่า ทุกคนให้ความสนใจในงานฯ ไม่ใช่พูดคุยกันเรื่องอื่นๆ)  ดังนั้นบรรยากาศการลปรร.จึงเป็นการลปรร.กันในภาพรวมในประเด็นที่ 1 ที่2 ที่4 และที่ 5 (ส่วนประเด็นที่ 3  ฝ่ายเทคนิคศูนย์คอมพิวเตอร์ /พี่เล็ก ประไพและทีมงาน จะขอไปพิจารณากำหนดเกณฑ์ที่เหมาะสมในภายหลังอีกครั้งหนึ่ง)

6.หยุดพักรับอาหารว่าง/เครื่องดื่มเวลา 14.55-15.10 น.(ขอขอบคุณศูนย์คอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนกาแฟ/โอวันติน และหน่วยพัฒนาองค์กรที่สนับสนุนขนม)

7.หลังจากนั้น ผู้ประสานงานโครงการฯกับคุณอำนวยได้ปรึกษาหารือกัน ว่าหากมีการลปรร.กันในรูปแบบเดียวกับช่วงแรกอาจจะไม่ได้รับประโยชน์มากนัก   จึงได้มีการจัดกลุ่มย่อยเป็น 5 กลุ่มตามลักษณะหน่วยงานได้แก่ กลุ่มสำนักวิชา  กลุ่มส่วนงาน/หน่วย  กลุ่มศูนย์/สถาบัน  กลุ่มโครงการ  และกลุ่มงานช่วยนักบริหาร  เพื่อจะได้ ลปรร.กัน  แล้วนำเสนอต่อที่ประชุมรวม

8.ในการลปรร.ทั้ง 2 ช่วง มีประเด็นหลักๆ ที่ผมจับได้ดังนี้

8.1.ผู้บริหารหน่วยงาน(ตั้งแต่อธิการบดี  รองฯ คณบดี ผอ.หัวหน่าส่วน /งาน) กับเลขานุการหรือฝ่ายธุรการของหน่วยงาน  ควรมีตะกร้างาน 1 ตะกร้า  หรือ 2 ตะกร้าแยกกัน  เนื่องจากมีบางหน่วยงานบางท่านเป็นห่วงว่าผู้บริหารจะไม่มีเวลาหรือไม่สะดวกที่จะเข้ามาใช้งานในระบบฯ แต่ผลจากการลปรร.ค่อนข้างชัดเจนว่าต้องแยกตะกร้างานออกจากกัน  โดยในส่วนของผู้บริหารทุกคนก็จะต้องถือปฏิบัติตามนโยบายของมวล.ต้องเรียนรู้ ปรับตัว  อย่างไรก็ตามจะมีระบบอำนวยความสะดวกรองรับการใช้งานในระบบให้กับผู้บริหารทุกท่าน  คงไม่ยากอย่างที่คิด และจะจัดอบรมให้เช่นเดียวกันในวันที่ 18/5/49 (ขอให้เลขาฯรีบ ล็อกวันไว้ก่อน  ห้ามไปใหน)

8.2.กรณีที่หัวหน้าหน่วยงานเป็นชาวต่างประเทศ  พนักงานฝ่ายธุรการที่รับผิดชอบ จะต้องเสนอเรื่อง/แปล/จัดทำความเห็นเป็นภาษาอังกฤษก่อน  และเมื่อมีการสั่งการมาแล้ง  จะต้องแปลกลับเป็นภาษาไทย ก่อนแจ้งหน่วยงานอื่นๆ ต่อไป

8.3.การรับส่งเอกสารลับ หรือเอกสารบางประเภท(เช่น การเงิน บัญชี พัสดุ เป็นต้น) จะต้องเป็นไปตามแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้

8.4.การเชื่อมโยงของระบบนี้กับระบบ MIS ของ มวล.

8.5.การนำระบบนี้ไปใช้กับการบริหารการจัดประชุมคณะกรรมการชุดต่างๆของมวล. (ทราบข้อมูลเบื้องต้น ว่าจะมีการพัฒนาระบบ e-Meeting ขึ้นมารองรับ)

8.6.การจัดระบบของแบบฟอร์มเอกสารของหน่วยงานต่างๆ (จะพยายามจัดทำให้เป็นมาตรฐานร่วมกัน   และพยายามนำเข้าระบบฯด้วย)

และยังมีอีกหลายๆประเด็นครับ ซึ่งผมและผู้ประสานงานชุมชนฯจะได้นำลงในหัวข้อลปรร.(ชุมชนคนe-Office) ในเว็บ KM ในภายหลังครับ

ก่อนเลิกประชุม  ผู้ประสานงานแจ้งว่าประมาณในช่วงวันที่ 8-10/5/49 ผู้ประสานงานชุมชนฯจะไปพูดคุยในรายละเอียดเพิ่มเติมกับแต่ละกลุ่มหน่วยงาน  และจะจัดกิจกรรมลปรร.ในวงที่แคบลงเพื่อจะได้รายละเอียดที่ชัดเจนมากขึ้น  หากเป็นไปได้จะจัดขึ้นสัปดาห์ละครั้ง (ตามที่"คุณเอื้อ "ได้แนะนำ/ให้กำลังใจเข้ามาผ่านเลขานุการฯ ระหว่างที่มีการลปรร.) และหากใครมีประเด็นใหนจะซักถาม หรือเสนอแนะสามารถเข้ามาลปรร.ในเว็บ KM ได้เช่นเดียวกัน

    อนึ่งสำหรับภาพบรรยากาศการลปรร. คงต้องขอขอบคุณพี่เล็กศูนย์คอมฯ ที่เก็บภาพไว้ให้   หวังว่าผู้ประสานงานคงจะนำมาลงให้ดูกันในเร็วๆ นี้ครับ