ชุมชนคนทำ eOffice วลัยลักษณ์เดินหน้าไม่หยุด
ความเห็น (4)
บรรจงวิทย์ ยิ่งยงค์
ผมได้รับการประสานงานให้เข้าไปร่วมการลปรร.ของชุมชนฯ ในครั้งที่ 1 ที่ผ่านมา และในครั้งที่ 2 นี้ด้วย ทั้งในฐานะที่เป็นสมาชิกคนหนึ่งของชุมชนฯ และมีประสบการณ์ระดับหนึ่งในระบบงานสารบรรณ (ร่วม ลปรร.) และในฐานะหน่วยพัฒนาองค์กร จึงได้รับการประสานงานให้เข้าไปช่วยอำนวยความสะดวกและทำหน้าที่เป็น "คุณลิขิต" การลปรร.ดังกล่าว ซึ่งจะได้นำมาเล่าสู่กันฟังในภายหลังครับ
เบื้องต้นทราบว่าผู้ประสานงานชุมชนฯและทีมงานทุกคน มีความตั้งใจ และเอาจริงเอาจังในเรื่องนี้มาอย่างต่อเนื่อง เพื่อมุ่งหาแนวทางการปฏิบัติงานที่ดีที่สุดเพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณของมวล.ให้มีมาตรฐานเป็นที่ยอมรับ ขอชื่นชมและให้กำลังใจสมาชิกชุมชนฯทุกคนครับ
บรรจงวิทย์ ยิ่งยงค์
ขอนำบรรยากาศในการทำ F2F ของชุมชนคนทำ e-Office เมื่อวันที่ 27/4/49 เวลา 13.30-16.15 น.มาเล่าสู่กันฟังครับ
ก่อนการเข้าประชุมลปรร. ผมทราบจากผู้ประสานงานชุมชนฯ ว่ามีผู้สนใจแจ้งชื่อไว้ ประมาณ 50 คน แต่ในช่วงเวลา 13.30 น.ตามที่นัดหมายไว้ มีสมาชิกชุมชนมาประมาณ 20 คน ผมจึงรู้สึกผิดหวังเล็กๆ (แต่เก็บไว้ในใจ แต่ก็คิดในทางบวกเพราะว่าหลายคนคงมีภาระงาน / ต้องรับผิดชอบการจัดงานกีฬาบุคลากรของสกอ.) แต่เมื่อเวลาประมาณ 13.45 น.ก็มีสมาชิกเข้าร่วมเพิ่มเติม รวมแล้วเกินเป้าหมายที่แจ้งไว้ คือเกินกว่า 50 คน (ขาดไปเพียง 3-4 หน่วยงาน) จึงรู้สึกดีใจที่ทุกคนตั้งใจเข้ามาร่วม ลปรร.
ขอเล่าตามลำดับเหตุการณ์ดังนี้
1.พี่เปี๊ยก(คุณประไพ ศรีบุญเอียด)ในฐานะผู้ประสานงานชุมชนฯ ได้ขอให้ทุกคนแนะนำตัว(ชื่อจริง ชื่อเล่น และหน่วยงาน) เพื่อจะได้รู้จักมักคุ้นกันมากขึ้น
2.พี่เส็ง(หัวหน้าส่วนสารบรรณฯ/คุณอำนวย) ได้กล่าวนำและแจ้งว่ากิจกรรมลปรร.ในวันนี้จะเป็นบรรยากาศแบบสบายๆ ไม่เป็นทางการ สนุกสนาน ไม่เครียด แต่ได้สาระ
3.คุณประไพ แจ้งสมาชิกว่า"คุณเอื้อ"(รองฯบริหาร) ตั้งใจจะมาร่วมลปรร.ด้วย แต่มีภารกิจสำคัญมาไม่ได้ อย่างไรก็ตามท่านได้มีข้อความแสดงความชื่นชมและให้กำลังใจมาถึงทุกคน ผ่านบล็อกของท่านมาแล้ว ( มีการอ่านข้อความในบล็อกของคุณเอื้อ /รายละเอียดอยู่ด้านบนสุดครับ) และได้แจ้งถึงวัตถุประสงค์ในการใช้ระบบใหม่ แนะนำขั้นตอนการรับส่งเอกสาร แจ้งกำหนดการอบรมการใช้ระบบฯ ในวันที่15-19/5/49 ตามลำดับ
4.หัวข้อในการลปรร.ในวันนี้ มี 5 ประเด็น คือ 1).ร่วมกำหนดแนวปฏิบัติในการรับส่งเอกสาร(workflow) ในระบบ WU eOffice 2).แนวทางการปฏิบัติงานในระบบฯ ของหัวหน้าหน่วยงาน กับเลขานุการ หรือธุรการ 3).กำหนดหลักเกณฑืการจัดสรรเครื่อง scanner แก่หน่วยงานต่างๆ 4).ระดมความเห็นเรื่องการคงไว้ซึ่งแนวปฏิบัติเดิมในการใช้เอกสารต้นฉบับจริงกับเรื่องบางประเภท และ 5)เรื่องอื่นๆที่เกี่ยวข้องที่สมาชิกหยิบยกขึ้นมา
5.เนื่องจากมีเวลาค่อนข้างจำกัด แต่เนื้อหาสาระในประเด็นต่างๆ มีมากมาย และมีความแตกต่างกันบ้างแล้วแต่ธรรมชาติ/ลักษณะงานของแต่ละหน่วยงาน และสมาชิกแต่ละคนมีความสนใจ/ตื่นตัวในระบบฯใหม่นี้มาก (ผมประเมินฯจากเสียงดังในห้องครับ มีการจับกลุ่มย่อยแลกเปลี่ยนพูดคุยกัน ระหว่างที่ผู้ดำเนินการนำเสนอ แต่ก็ยังคิดในเชิงบวกว่า ทุกคนให้ความสนใจในงานฯ ไม่ใช่พูดคุยกันเรื่องอื่นๆ) ดังนั้นบรรยากาศการลปรร.จึงเป็นการลปรร.กันในภาพรวมในประเด็นที่ 1 ที่2 ที่4 และที่ 5 (ส่วนประเด็นที่ 3 ฝ่ายเทคนิคศูนย์คอมพิวเตอร์ /พี่เล็ก ประไพและทีมงาน จะขอไปพิจารณากำหนดเกณฑ์ที่เหมาะสมในภายหลังอีกครั้งหนึ่ง)
6.หยุดพักรับอาหารว่าง/เครื่องดื่มเวลา 14.55-15.10 น.(ขอขอบคุณศูนย์คอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนกาแฟ/โอวันติน และหน่วยพัฒนาองค์กรที่สนับสนุนขนม)
7.หลังจากนั้น ผู้ประสานงานโครงการฯกับคุณอำนวยได้ปรึกษาหารือกัน ว่าหากมีการลปรร.กันในรูปแบบเดียวกับช่วงแรกอาจจะไม่ได้รับประโยชน์มากนัก จึงได้มีการจัดกลุ่มย่อยเป็น 5 กลุ่มตามลักษณะหน่วยงานได้แก่ กลุ่มสำนักวิชา กลุ่มส่วนงาน/หน่วย กลุ่มศูนย์/สถาบัน กลุ่มโครงการ และกลุ่มงานช่วยนักบริหาร เพื่อจะได้ ลปรร.กัน แล้วนำเสนอต่อที่ประชุมรวม
8.ในการลปรร.ทั้ง 2 ช่วง มีประเด็นหลักๆ ที่ผมจับได้ดังนี้
8.1.ผู้บริหารหน่วยงาน(ตั้งแต่อธิการบดี รองฯ คณบดี ผอ.หัวหน่าส่วน /งาน) กับเลขานุการหรือฝ่ายธุรการของหน่วยงาน ควรมีตะกร้างาน 1 ตะกร้า หรือ 2 ตะกร้าแยกกัน เนื่องจากมีบางหน่วยงานบางท่านเป็นห่วงว่าผู้บริหารจะไม่มีเวลาหรือไม่สะดวกที่จะเข้ามาใช้งานในระบบฯ แต่ผลจากการลปรร.ค่อนข้างชัดเจนว่าต้องแยกตะกร้างานออกจากกัน โดยในส่วนของผู้บริหารทุกคนก็จะต้องถือปฏิบัติตามนโยบายของมวล.ต้องเรียนรู้ ปรับตัว อย่างไรก็ตามจะมีระบบอำนวยความสะดวกรองรับการใช้งานในระบบให้กับผู้บริหารทุกท่าน คงไม่ยากอย่างที่คิด และจะจัดอบรมให้เช่นเดียวกันในวันที่ 18/5/49 (ขอให้เลขาฯรีบ ล็อกวันไว้ก่อน ห้ามไปใหน)
8.2.กรณีที่หัวหน้าหน่วยงานเป็นชาวต่างประเทศ พนักงานฝ่ายธุรการที่รับผิดชอบ จะต้องเสนอเรื่อง/แปล/จัดทำความเห็นเป็นภาษาอังกฤษก่อน และเมื่อมีการสั่งการมาแล้ง จะต้องแปลกลับเป็นภาษาไทย ก่อนแจ้งหน่วยงานอื่นๆ ต่อไป
8.3.การรับส่งเอกสารลับ หรือเอกสารบางประเภท(เช่น การเงิน บัญชี พัสดุ เป็นต้น) จะต้องเป็นไปตามแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้
8.4.การเชื่อมโยงของระบบนี้กับระบบ MIS ของ มวล.
8.5.การนำระบบนี้ไปใช้กับการบริหารการจัดประชุมคณะกรรมการชุดต่างๆของมวล. (ทราบข้อมูลเบื้องต้น ว่าจะมีการพัฒนาระบบ e-Meeting ขึ้นมารองรับ)
8.6.การจัดระบบของแบบฟอร์มเอกสารของหน่วยงานต่างๆ (จะพยายามจัดทำให้เป็นมาตรฐานร่วมกัน และพยายามนำเข้าระบบฯด้วย)
และยังมีอีกหลายๆประเด็นครับ ซึ่งผมและผู้ประสานงานชุมชนฯจะได้นำลงในหัวข้อลปรร.(ชุมชนคนe-Office) ในเว็บ KM ในภายหลังครับ
ก่อนเลิกประชุม ผู้ประสานงานแจ้งว่าประมาณในช่วงวันที่ 8-10/5/49 ผู้ประสานงานชุมชนฯจะไปพูดคุยในรายละเอียดเพิ่มเติมกับแต่ละกลุ่มหน่วยงาน และจะจัดกิจกรรมลปรร.ในวงที่แคบลงเพื่อจะได้รายละเอียดที่ชัดเจนมากขึ้น หากเป็นไปได้จะจัดขึ้นสัปดาห์ละครั้ง (ตามที่"คุณเอื้อ "ได้แนะนำ/ให้กำลังใจเข้ามาผ่านเลขานุการฯ ระหว่างที่มีการลปรร.) และหากใครมีประเด็นใหนจะซักถาม หรือเสนอแนะสามารถเข้ามาลปรร.ในเว็บ KM ได้เช่นเดียวกัน
อนึ่งสำหรับภาพบรรยากาศการลปรร. คงต้องขอขอบคุณพี่เล็กศูนย์คอมฯ ที่เก็บภาพไว้ให้ หวังว่าผู้ประสานงานคงจะนำมาลงให้ดูกันในเร็วๆ นี้ครับ
เปี๊ยก มวล.(ประไพ ศรีบุญเอียด)
สวัสดีค่ะอาจารย์ สวัสดีค่ะอู๊ด ต้องขอบคุณเช่นกันนะค่ะสำหรับความช่วยเหลือและการสนับสนุน ให้ชาวชุมชนคนทำ eOffice แห่ง ม.วลัยลักษณ์ ได้สร้างฝัน( เป้าหมาย) และสานฝัน(ขับเคลื่อน) กันต่อ เพื่อสร้างแนวทางการบฏิบัติงานที่ดีด้านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์ ขอบคุณจริง ๆ ค่ะสำหรับแรงใจของอาจารย์ที่เกื้อหนุนอยู่ข้างหลังพวกเราทุกคน สมาชิกชุมชนคนทำ eOffice ทุกคนซาบซึ้งใจจริง ๆ ค่ะ และในฐานะที่เป็นผู้ประสานชุมชนฯ อยากจะบอกกับเพื่อน ๆ สมาชิก อีกครั้งว่าปลื้มใจและประทับใจเพื่อน ๆ ทุกคนมากค่ะที่ทุกคนมาด้วย ใจสั่งมา จริง ๆ ค่ะ และคงหาดูได้ยากนักในองค์กรทั่วๆ ไป ที่คนทำงานในองค์กรได้รวมกลุ่ม รวมพลังเพื่อขับเคลื่อนระบบงาน และสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ ให้เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ขององค์กร เราอยากบอกเพื่อนดัง ๆ ว่าเราภูมิใจในตัวเพื่อนจริง ๆ
ขอเป็นตัวแทนสมาชิกชุมชนฯ มาเล่าบรรยากาศเมื่อวานนะค่ะ เป็นพบกันครั้งที่ 2 หลังจากครั้งที่ 1 เรา f2f เมื่อปลายเดือน พ.ย.48 ในประเด็น" การกำหนดคุณลักษณะงานของระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือ eOffice" ซึ่งในช่วงเวลาที่ผ่านมาเราก็ไม่ได้ห่างหายกันไปไหนนะค่ะเราเจอกันตลอดเวลา เป็นการเจอกันผ่านสื่อโทรศัพท์( t2t) ทาง email (m2m) และทาง webboard (b2b) เนื่องจากการพบกันผ่ายทาง 3 ช่องทางที่กล่าวมาสะดวกและเหมาะกับธรรมชาติการทำงานของพวกเรา ที่ละจาก office ไม่ค่อยได้ และต้องประสานงานกันตลอด ในการประสานงานแต่ละครั้งเรามีการแลกเปลี่ยนและเปิดใจคุยเรื่องการแก้ปัญหาการทำงานมากขึ้น เสนอความคิดในการพัฒนาระบบงานที่เราทำกันอยู่มากขึ้น เปี๊ยกเองในฐานะเป็นผู้ประสานงานชุมชนฯ และรับผิดชอบงานด้าน eOffice จะเก็บความรู้ที่ได้จากเพื่อนมาวางแนวทางการทำงานและจะเป็นสื่อกลางถ่ายทอดให้คนอื่น ๆ ได้รับทราบด้วย
เข้าเรื่องการ f2f ของชาวชุมชนคนทำ eOffice ที่จัดขึ้นเมื่อวานนี้ (27/04/49) ดีกว่าค่ะ เรานัดพบกันตอนบ่ายโมงครึ่งสมาชิกที่มาวันนี้มาด้วยใจจริง ๆ ค่ะ เนื่องจากช่วงเช้าหลายคนเข้าร่วมพิธีซ้อมใหญ่กีฬา สกอ. ซึ่งไปเจอกับอากาศที่ร้อนมาก ๆ เรียกว่ามาแบบ " ผ่าแดด " เลยทีเดียวไฟแรงกันมากค่ะ ( หน้าแดงมาเลยค่ะ) ประเด็นที่เรานำมาพูดคุยในวันนี้จะเป็นการพัฒนางานที่ต่อยอดความรู้จากการ f2f กันครั้งที่ 1 และความรู้ที่เก็บเกี่ยวระหว่างทางจากเพื่อนสมาชิก โดยทาง t2t/m2m และb2b จนถึง f2f เราตั้งประเด็น ลปรร.ครั้งนี้ในเรื่อง สร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice ซึ่งเมื่อวานนั้น ได้เปิดประเด็นกันเรามีความคิดตรงกันอยู่ว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานโดยเฉพาะงานสารบรรณต้องพัฒนาไปความคู่กับการวางแนวปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับโปรแกรมระบบงานฯ มีการกำหนดผัง flow งานให้ครบทุกประเภทเอกสารที่อยู่ในวงจรเอกสารของมวล. เราเน้นการสร้างและใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารกระดาษ เพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กร และทำให้กระบวนการทำงานในองค์กรใช้เวลาน้อยลงแต่งานดีขึ้น แต่จะเหลียวมองระเบียบงานสารบรรณที่เรายังคงต้องติดต่อกับหน่วยงานภายนอกอยู่ และเอกสารสำคัญบางประเภทที่เรายังคงต้องคงใช้กระดาษอยู่เพื่อให้เป็นไปตามที่กฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดไว้และเป็นเอกสารเชิง จม.เหตุที่เราจะมองข้ามไม่ได้ พวกเราที่มาในวันนี้มีสัญญาใจกันว่าเราจะผลักดันให้มหาวิทยาลัยของเราป็นมหาวิทยาลัยที่เป็นเลิศทางด้านระบบการบริหารงานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ด้วยพลังของพวกเราค่ะ เราจึงวางแผนการทำงานร่วมกัน ตั้งแต่การกำหนด flow งานภาพรวมหลักของ มวล./ flow งานระดับหน่วยงาน / flow งานระดับบุคคล กำหนดว่าจุดใดบ้างที่เราจะแปลงเอกสารเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าระบบฯ และสกัดกั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ให้ออกจากระบบ(ใช้เท่าที่จำเป็น)ได้อย่างไร ซึ่งเราได้แนวทางมากมายและจะมาวางเป็นมาตรฐานหรือแนวทางปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice ของเราค่ะอาจารย์ ในรายละเอียดคุณลิขิตประจำชุมชนของเรา (อู๊ด/OD) ได้แถลงไว้เยอะแล้วค่ะ แต่เปี๊ยกจะเข้าไปเขียนเล่าใน blog ระบบ WU eOffice ที่ ม.วลัยลักษณ์ ซึ่งได้แอบเปิดไว้ตอนที่อาจารย์ฉันทวรรณมาสอนแต่ยังไม่ค่อยได้เล่า ช่วงเวลาที่ผ่านมาพยายามจัดการกับเวลาและเรียงระบบความคิดของตัวเองอยู่ค่ะ ต่อไปจะพยายามเข้ามาบันทึกไว้ให้บ่อยขึ้น เชิญเพื่อน ๆ ต่อด้วยนะค่ะ ตกหล่นประเด็นหรืออารมณ์อะไรไปเพื่อนเข้ามาเสริมด้วยนะค่ะ
สักพักจะมีภาพบรรยากาศให้ดูค่ะ
เยี่ยมจริง ๆ ครับ ช่วยกันขับเคลื่อนต่อไปนะครับ และขอขอบคุณพวกเราชาวชุมชนeOffice ทุกคน ที่ให้ความร่วมมือกับคุณประไพครับ