ชุมชนคนทำ eOffice วลัยลักษณ์เดินหน้าไม่หยุด

ก่อนอื่นผมต้องขอชื่นชมและขอเป็นกำลังใจให้ชุมชนคนทำeOffice ของวลัยลักษณ์ โดยเฉพาะผู้นำและคุณอำนวยชุมชน ได้แก่ คุณประไพ และคุณสิทธิชัย หัวหน้าส่วนสารบรรณฯ ที่ได้มีการสร้างกระบวนการขับเคลื่อนชุมชนอย่างต่อเนื่อง และสร้างความตื่นตัวให้ชาววลัยลักษณ์ได้มากที่เดียวผมสังเกตุได้จากการเข้ามามีส่วนร่วมของพวกเราในกระดานข่าวใน web KMของเรา และได้ทราบว่าวันที่ ชุมชนคนทำ eOffice จะได้มีการพบปะแบบ F to F กันอีกเป็นครั้งที่ 2 ในช่วงบ่ายวันนี้ที่ศูนย์คอมฯ ทราบว่ามีประเด็นมากมายที่เดียวที่จะได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กัน ถ้ายังไงเมื่อได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันแล้ว อย่าลืมมาเล่าในฟังด้วยนะครับ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน KM ใน ม.วลัยลักษณ์

คำสำคัญ (Tags)#ชุมชุนนักปฏิบัติ

หมายเลขบันทึก: 25765, เขียน: 27 Apr 2006 @ 11:44, แก้ไข, 11 Feb 2012 @ 14:48, สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ, ความเห็น: 4, อ่าน: คลิก
บันทึกล่าสุด


ความเห็น (4)

บรรจงวิทย์ ยิ่งยงค์
IP: xxx.28.68.11
เขียนเมื่อ 27 Apr 2006 @ 13:13

ผมได้รับการประสานงานให้เข้าไปร่วมการลปรร.ของชุมชนฯ ในครั้งที่ 1 ที่ผ่านมา  และในครั้งที่ 2 นี้ด้วย   ทั้งในฐานะที่เป็นสมาชิกคนหนึ่งของชุมชนฯ และมีประสบการณ์ระดับหนึ่งในระบบงานสารบรรณ (ร่วม ลปรร.)  และในฐานะหน่วยพัฒนาองค์กร  จึงได้รับการประสานงานให้เข้าไปช่วยอำนวยความสะดวกและทำหน้าที่เป็น "คุณลิขิต" การลปรร.ดังกล่าว   ซึ่งจะได้นำมาเล่าสู่กันฟังในภายหลังครับ 

เบื้องต้นทราบว่าผู้ประสานงานชุมชนฯและทีมงานทุกคน มีความตั้งใจ  และเอาจริงเอาจังในเรื่องนี้มาอย่างต่อเนื่อง  เพื่อมุ่งหาแนวทางการปฏิบัติงานที่ดีที่สุดเพื่อพัฒนาระบบงานสารบรรณของมวล.ให้มีมาตรฐานเป็นที่ยอมรับ   ขอชื่นชมและให้กำลังใจสมาชิกชุมชนฯทุกคนครับ

บรรจงวิทย์ ยิ่งยงค์
IP: xxx.28.68.11
เขียนเมื่อ 28 Apr 2006 @ 13:16

ขอนำบรรยากาศในการทำ F2F ของชุมชนคนทำ e-Office เมื่อวันที่ 27/4/49  เวลา 13.30-16.15 น.มาเล่าสู่กันฟังครับ

ก่อนการเข้าประชุมลปรร. ผมทราบจากผู้ประสานงานชุมชนฯ ว่ามีผู้สนใจแจ้งชื่อไว้ ประมาณ 50 คน  แต่ในช่วงเวลา 13.30 น.ตามที่นัดหมายไว้  มีสมาชิกชุมชนมาประมาณ 20 คน  ผมจึงรู้สึกผิดหวังเล็กๆ (แต่เก็บไว้ในใจ   แต่ก็คิดในทางบวกเพราะว่าหลายคนคงมีภาระงาน / ต้องรับผิดชอบการจัดงานกีฬาบุคลากรของสกอ.)  แต่เมื่อเวลาประมาณ 13.45 น.ก็มีสมาชิกเข้าร่วมเพิ่มเติม  รวมแล้วเกินเป้าหมายที่แจ้งไว้  คือเกินกว่า 50 คน (ขาดไปเพียง 3-4 หน่วยงาน)  จึงรู้สึกดีใจที่ทุกคนตั้งใจเข้ามาร่วม ลปรร.

ขอเล่าตามลำดับเหตุการณ์ดังนี้

1.พี่เปี๊ยก(คุณประไพ ศรีบุญเอียด)ในฐานะผู้ประสานงานชุมชนฯ ได้ขอให้ทุกคนแนะนำตัว(ชื่อจริง  ชื่อเล่น และหน่วยงาน) เพื่อจะได้รู้จักมักคุ้นกันมากขึ้น 

2.พี่เส็ง(หัวหน้าส่วนสารบรรณฯ/คุณอำนวย) ได้กล่าวนำและแจ้งว่ากิจกรรมลปรร.ในวันนี้จะเป็นบรรยากาศแบบสบายๆ ไม่เป็นทางการ  สนุกสนาน  ไม่เครียด  แต่ได้สาระ

3.คุณประไพ  แจ้งสมาชิกว่า"คุณเอื้อ"(รองฯบริหาร) ตั้งใจจะมาร่วมลปรร.ด้วย  แต่มีภารกิจสำคัญมาไม่ได้  อย่างไรก็ตามท่านได้มีข้อความแสดงความชื่นชมและให้กำลังใจมาถึงทุกคน ผ่านบล็อกของท่านมาแล้ว  ( มีการอ่านข้อความในบล็อกของคุณเอื้อ /รายละเอียดอยู่ด้านบนสุดครับ) และได้แจ้งถึงวัตถุประสงค์ในการใช้ระบบใหม่  แนะนำขั้นตอนการรับส่งเอกสาร  แจ้งกำหนดการอบรมการใช้ระบบฯ ในวันที่15-19/5/49 ตามลำดับ

4.หัวข้อในการลปรร.ในวันนี้ มี 5 ประเด็น คือ 1).ร่วมกำหนดแนวปฏิบัติในการรับส่งเอกสาร(workflow) ในระบบ WU eOffice 2).แนวทางการปฏิบัติงานในระบบฯ ของหัวหน้าหน่วยงาน กับเลขานุการ หรือธุรการ 3).กำหนดหลักเกณฑืการจัดสรรเครื่อง scanner แก่หน่วยงานต่างๆ  4).ระดมความเห็นเรื่องการคงไว้ซึ่งแนวปฏิบัติเดิมในการใช้เอกสารต้นฉบับจริงกับเรื่องบางประเภท และ 5)เรื่องอื่นๆที่เกี่ยวข้องที่สมาชิกหยิบยกขึ้นมา

5.เนื่องจากมีเวลาค่อนข้างจำกัด แต่เนื้อหาสาระในประเด็นต่างๆ มีมากมาย  และมีความแตกต่างกันบ้างแล้วแต่ธรรมชาติ/ลักษณะงานของแต่ละหน่วยงาน  และสมาชิกแต่ละคนมีความสนใจ/ตื่นตัวในระบบฯใหม่นี้มาก (ผมประเมินฯจากเสียงดังในห้องครับ  มีการจับกลุ่มย่อยแลกเปลี่ยนพูดคุยกัน  ระหว่างที่ผู้ดำเนินการนำเสนอ  แต่ก็ยังคิดในเชิงบวกว่า ทุกคนให้ความสนใจในงานฯ ไม่ใช่พูดคุยกันเรื่องอื่นๆ)  ดังนั้นบรรยากาศการลปรร.จึงเป็นการลปรร.กันในภาพรวมในประเด็นที่ 1 ที่2 ที่4 และที่ 5 (ส่วนประเด็นที่ 3  ฝ่ายเทคนิคศูนย์คอมพิวเตอร์ /พี่เล็ก ประไพและทีมงาน จะขอไปพิจารณากำหนดเกณฑ์ที่เหมาะสมในภายหลังอีกครั้งหนึ่ง)

6.หยุดพักรับอาหารว่าง/เครื่องดื่มเวลา 14.55-15.10 น.(ขอขอบคุณศูนย์คอมพิวเตอร์ที่สนับสนุนกาแฟ/โอวันติน และหน่วยพัฒนาองค์กรที่สนับสนุนขนม)

7.หลังจากนั้น ผู้ประสานงานโครงการฯกับคุณอำนวยได้ปรึกษาหารือกัน ว่าหากมีการลปรร.กันในรูปแบบเดียวกับช่วงแรกอาจจะไม่ได้รับประโยชน์มากนัก   จึงได้มีการจัดกลุ่มย่อยเป็น 5 กลุ่มตามลักษณะหน่วยงานได้แก่ กลุ่มสำนักวิชา  กลุ่มส่วนงาน/หน่วย  กลุ่มศูนย์/สถาบัน  กลุ่มโครงการ  และกลุ่มงานช่วยนักบริหาร  เพื่อจะได้ ลปรร.กัน  แล้วนำเสนอต่อที่ประชุมรวม

8.ในการลปรร.ทั้ง 2 ช่วง มีประเด็นหลักๆ ที่ผมจับได้ดังนี้

8.1.ผู้บริหารหน่วยงาน(ตั้งแต่อธิการบดี  รองฯ คณบดี ผอ.หัวหน่าส่วน /งาน) กับเลขานุการหรือฝ่ายธุรการของหน่วยงาน  ควรมีตะกร้างาน 1 ตะกร้า  หรือ 2 ตะกร้าแยกกัน  เนื่องจากมีบางหน่วยงานบางท่านเป็นห่วงว่าผู้บริหารจะไม่มีเวลาหรือไม่สะดวกที่จะเข้ามาใช้งานในระบบฯ แต่ผลจากการลปรร.ค่อนข้างชัดเจนว่าต้องแยกตะกร้างานออกจากกัน  โดยในส่วนของผู้บริหารทุกคนก็จะต้องถือปฏิบัติตามนโยบายของมวล.ต้องเรียนรู้ ปรับตัว  อย่างไรก็ตามจะมีระบบอำนวยความสะดวกรองรับการใช้งานในระบบให้กับผู้บริหารทุกท่าน  คงไม่ยากอย่างที่คิด และจะจัดอบรมให้เช่นเดียวกันในวันที่ 18/5/49 (ขอให้เลขาฯรีบ ล็อกวันไว้ก่อน  ห้ามไปใหน)

8.2.กรณีที่หัวหน้าหน่วยงานเป็นชาวต่างประเทศ  พนักงานฝ่ายธุรการที่รับผิดชอบ จะต้องเสนอเรื่อง/แปล/จัดทำความเห็นเป็นภาษาอังกฤษก่อน  และเมื่อมีการสั่งการมาแล้ง  จะต้องแปลกลับเป็นภาษาไทย ก่อนแจ้งหน่วยงานอื่นๆ ต่อไป

8.3.การรับส่งเอกสารลับ หรือเอกสารบางประเภท(เช่น การเงิน บัญชี พัสดุ เป็นต้น) จะต้องเป็นไปตามแนวปฏิบัติที่กำหนดไว้

8.4.การเชื่อมโยงของระบบนี้กับระบบ MIS ของ มวล.

8.5.การนำระบบนี้ไปใช้กับการบริหารการจัดประชุมคณะกรรมการชุดต่างๆของมวล. (ทราบข้อมูลเบื้องต้น ว่าจะมีการพัฒนาระบบ e-Meeting ขึ้นมารองรับ)

8.6.การจัดระบบของแบบฟอร์มเอกสารของหน่วยงานต่างๆ (จะพยายามจัดทำให้เป็นมาตรฐานร่วมกัน   และพยายามนำเข้าระบบฯด้วย)

และยังมีอีกหลายๆประเด็นครับ ซึ่งผมและผู้ประสานงานชุมชนฯจะได้นำลงในหัวข้อลปรร.(ชุมชนคนe-Office) ในเว็บ KM ในภายหลังครับ

ก่อนเลิกประชุม  ผู้ประสานงานแจ้งว่าประมาณในช่วงวันที่ 8-10/5/49 ผู้ประสานงานชุมชนฯจะไปพูดคุยในรายละเอียดเพิ่มเติมกับแต่ละกลุ่มหน่วยงาน  และจะจัดกิจกรรมลปรร.ในวงที่แคบลงเพื่อจะได้รายละเอียดที่ชัดเจนมากขึ้น  หากเป็นไปได้จะจัดขึ้นสัปดาห์ละครั้ง (ตามที่"คุณเอื้อ "ได้แนะนำ/ให้กำลังใจเข้ามาผ่านเลขานุการฯ ระหว่างที่มีการลปรร.) และหากใครมีประเด็นใหนจะซักถาม หรือเสนอแนะสามารถเข้ามาลปรร.ในเว็บ KM ได้เช่นเดียวกัน

    อนึ่งสำหรับภาพบรรยากาศการลปรร. คงต้องขอขอบคุณพี่เล็กศูนย์คอมฯ ที่เก็บภาพไว้ให้   หวังว่าผู้ประสานงานคงจะนำมาลงให้ดูกันในเร็วๆ นี้ครับ

เปี๊ยก มวล.(ประไพ ศรีบุญเอียด)
IP: xxx.28.68.11
เขียนเมื่อ 28 Apr 2006 @ 13:58

สวัสดีค่ะอาจารย์ สวัสดีค่ะอู๊ด  ต้องขอบคุณเช่นกันนะค่ะสำหรับความช่วยเหลือและการสนับสนุน ให้ชาวชุมชนคนทำ eOffice แห่ง ม.วลัยลักษณ์ ได้สร้างฝัน( เป้าหมาย) และสานฝัน(ขับเคลื่อน) กันต่อ  เพื่อสร้างแนวทางการบฏิบัติงานที่ดีด้านระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ของมหาวิทยาลัยวลัยลักษณ์  ขอบคุณจริง ๆ ค่ะสำหรับแรงใจของอาจารย์ที่เกื้อหนุนอยู่ข้างหลังพวกเราทุกคน  สมาชิกชุมชนคนทำ eOffice ทุกคนซาบซึ้งใจจริง ๆ ค่ะ  และในฐานะที่เป็นผู้ประสานชุมชนฯ อยากจะบอกกับเพื่อน ๆ สมาชิก อีกครั้งว่าปลื้มใจและประทับใจเพื่อน ๆ ทุกคนมากค่ะที่ทุกคนมาด้วย ใจสั่งมา จริง ๆ ค่ะ  และคงหาดูได้ยากนักในองค์กรทั่วๆ ไป  ที่คนทำงานในองค์กรได้รวมกลุ่ม รวมพลังเพื่อขับเคลื่อนระบบงาน และสร้างวัฒนธรรมการทำงานรูปแบบใหม่ ให้เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ขององค์กร  เราอยากบอกเพื่อนดัง ๆ ว่าเราภูมิใจในตัวเพื่อนจริง ๆ

     ขอเป็นตัวแทนสมาชิกชุมชนฯ มาเล่าบรรยากาศเมื่อวานนะค่ะ  เป็นพบกันครั้งที่ 2 หลังจากครั้งที่ 1 เรา f2f เมื่อปลายเดือน พ.ย.48 ในประเด็น" การกำหนดคุณลักษณะงานของระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ หรือ eOffice" ซึ่งในช่วงเวลาที่ผ่านมาเราก็ไม่ได้ห่างหายกันไปไหนนะค่ะเราเจอกันตลอดเวลา  เป็นการเจอกันผ่านสื่อโทรศัพท์( t2t) ทาง email (m2m) และทาง webboard  (b2b) เนื่องจากการพบกันผ่ายทาง 3 ช่องทางที่กล่าวมาสะดวกและเหมาะกับธรรมชาติการทำงานของพวกเรา ที่ละจาก office ไม่ค่อยได้ และต้องประสานงานกันตลอด  ในการประสานงานแต่ละครั้งเรามีการแลกเปลี่ยนและเปิดใจคุยเรื่องการแก้ปัญหาการทำงานมากขึ้น  เสนอความคิดในการพัฒนาระบบงานที่เราทำกันอยู่มากขึ้น  เปี๊ยกเองในฐานะเป็นผู้ประสานงานชุมชนฯ และรับผิดชอบงานด้าน eOffice จะเก็บความรู้ที่ได้จากเพื่อนมาวางแนวทางการทำงานและจะเป็นสื่อกลางถ่ายทอดให้คนอื่น ๆ ได้รับทราบด้วย 

        เข้าเรื่องการ f2f ของชาวชุมชนคนทำ eOffice ที่จัดขึ้นเมื่อวานนี้ (27/04/49) ดีกว่าค่ะ  เรานัดพบกันตอนบ่ายโมงครึ่งสมาชิกที่มาวันนี้มาด้วยใจจริง ๆ ค่ะ เนื่องจากช่วงเช้าหลายคนเข้าร่วมพิธีซ้อมใหญ่กีฬา สกอ. ซึ่งไปเจอกับอากาศที่ร้อนมาก ๆ เรียกว่ามาแบบ " ผ่าแดด " เลยทีเดียวไฟแรงกันมากค่ะ ( หน้าแดงมาเลยค่ะ)  ประเด็นที่เรานำมาพูดคุยในวันนี้จะเป็นการพัฒนางานที่ต่อยอดความรู้จากการ f2f กันครั้งที่ 1 และความรู้ที่เก็บเกี่ยวระหว่างทางจากเพื่อนสมาชิก โดยทาง t2t/m2m และb2b จนถึง f2f  เราตั้งประเด็น ลปรร.ครั้งนี้ในเรื่อง ร้างแนวปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice  ซึ่งเมื่อวานนั้น     ได้เปิดประเด็นกันเรามีความคิดตรงกันอยู่ว่าการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาประยุกต์ใช้กับงานสำนักงานโดยเฉพาะงานสารบรรณต้องพัฒนาไปความคู่กับการวางแนวปฏิบัติงานที่สอดคล้องกับโปรแกรมระบบงานฯ มีการกำหนดผัง flow งานให้ครบทุกประเภทเอกสารที่อยู่ในวงจรเอกสารของมวล. เราเน้นการสร้างและใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์แทนเอกสารกระดาษ เพื่อลดปริมาณการใช้กระดาษขององค์กร  และทำให้กระบวนการทำงานในองค์กรใช้เวลาน้อยลงแต่งานดีขึ้น  แต่จะเหลียวมองระเบียบงานสารบรรณที่เรายังคงต้องติดต่อกับหน่วยงานภายนอกอยู่ และเอกสารสำคัญบางประเภทที่เรายังคงต้องคงใช้กระดาษอยู่เพื่อให้เป็นไปตามที่กฎหมายที่เกี่ยวข้องกำหนดไว้และเป็นเอกสารเชิง จม.เหตุที่เราจะมองข้ามไม่ได้    พวกเราที่มาในวันนี้มีสัญญาใจกันว่าเราจะผลักดันให้มหาวิทยาลัยของเราป็นมหาวิทยาลัยที่เป็นเลิศทางด้านระบบการบริหารงานสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ด้วยพลังของพวกเราค่ะ   เราจึงวางแผนการทำงานร่วมกัน ตั้งแต่การกำหนด flow งานภาพรวมหลักของ มวล./ flow งานระดับหน่วยงาน / flow งานระดับบุคคล กำหนดว่าจุดใดบ้างที่เราจะแปลงเอกสารเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เข้าระบบฯ และสกัดกั้นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่ให้ออกจากระบบ(ใช้เท่าที่จำเป็น)ได้อย่างไร  ซึ่งเราได้แนวทางมากมายและจะมาวางเป็นมาตรฐานหรือแนวทางปฏิบัติงานที่ดีในระบบ WU eOffice ของเราค่ะอาจารย์  ในรายละเอียดคุณลิขิตประจำชุมชนของเรา (อู๊ด/OD) ได้แถลงไว้เยอะแล้วค่ะ แต่เปี๊ยกจะเข้าไปเขียนเล่าใน blog ระบบ WU eOffice ที่ ม.วลัยลักษณ์   ซึ่งได้แอบเปิดไว้ตอนที่อาจารย์ฉันทวรรณมาสอนแต่ยังไม่ค่อยได้เล่า ช่วงเวลาที่ผ่านมาพยายามจัดการกับเวลาและเรียงระบบความคิดของตัวเองอยู่ค่ะ  ต่อไปจะพยายามเข้ามาบันทึกไว้ให้บ่อยขึ้น   เชิญเพื่อน ๆ ต่อด้วยนะค่ะ  ตกหล่นประเด็นหรืออารมณ์อะไรไปเพื่อนเข้ามาเสริมด้วยนะค่ะ

สักพักจะมีภาพบรรยากาศให้ดูค่ะ

สมนึก
IP: xxx.28.68.11
เขียนเมื่อ 30 Apr 2006 @ 11:20

เยี่ยมจริง ๆ ครับ ช่วยกันขับเคลื่อนต่อไปนะครับ และขอขอบคุณพวกเราชาวชุมชนeOffice ทุกคน ที่ให้ความร่วมมือกับคุณประไพครับ