อาจารย์สั่งงานก่อนเบรคให้พวกเราทำ COP ตามหัวข้อที่ได้คิดร่วมกันไว้แล้ว  กลุ่มเราทำในหัวข้อ "ระบบเครือข่ายและฐานข้อมูลด้านเทคโนโลยี" พอมาร่วมกันคิดกันทำแล้วก็ยังไม่ได้ตามที่ต้องการ เนื่องจากยังไม่เข้าใจถึงกระบวนการทำ COP อย่างถูกต้องและขาดประสบการณ์  ซึ่งอาจารย์ก็ได้ให้ส่งงานอีกครั้งวันพฤหัสบดีที่ 6 พฤษภาคม 2553

ด้วยเหตุนี้  ฉันเลยหาข้อมูลทางเน็ตว่าจะทำอย่างไรให้เราสามารถทำ COP ให้บรรลุตามเป้าประสงค์ได้ และเข้าใจวิธีการและมีมิติความคิดในการทำ COP ที่ถูกต้อง ซึ่งอาจจะเป็นประโยชน์กับหลายๆ คนที่ไม่เคยฝึกอบรมหรือมีความรู้ด้าน KM เหมือนอย่างฉันก็ได้นะคะ....เรามาปูพื้นกันก่อนลงมือปฏิบัตินะคะ..........

เทคนิคการทำ COP อย่างมีผลสัมฤทธิ์ 

ความหมายของ CoP     

COP ย่อ มาจาก Community of Practice ซึ่งหมายถึง ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ ชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่รวบรวมกลุ่มคนที่มีความรู้ความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ร่วมกัน เพื่อได้มาซึ่ง Knowledge Assets : KA หรือ ขุมความรู้ ในเรื่องนั้น ๆ สำหรับคนในชุมชนเพื่อไปทดลองใช้ แล้วนำผลที่ได้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิกอันส่งผลให้ความรู้นั้น ๆ ถูกยกระดับขึ้นเรื่อย ๆ ผ่านการปฏิบัติ ประยุกต์และปรับใช้ตามแต่สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ที่หลากหลายอันทำให้งาน บรรลุผลดีขึ้นเรื่อย ๆ      

COP เป็น 1 ใน เครื่องมือของการ จัดการความรู้ (KM Tools) ประเภท Non-Technical Tools สำหรับการดึงความรู้ประเภท Tacit Knowledge หรือความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล ซึ่งซ่อนเร้นอยู่ภายใน

ลักษณะที่สำคัญของ CoP

• กลุ่มคนที่รวมตัวกันโดยมีความสนใจและความปรารถนา (Passion) ร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (มี Knowledge Domain)
• ปฏิสัมพันธ์และสร้างความสัมพันธ์ในกลุ่มเป็นชุมชน (community) ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
• แลกเปลี่ยนและพัฒนาความรู้ร่วมกันต้อง Practice และสร้างฐานข้อมูลความรู้หรือแนวปฏิบัติ

การทำ COP ให้บรรลุเป้าหมายของ KM

       เป้าหมายของ KM : Knowledge Management หรือการจัดการความรู้ คือดึงความรู้ในตัวบุคคล ในรูปของ Tacit Knowledge ออกมาจัดเก็บให้กลายเป็นความรู้ที่ปรากฏชัดแจ้ง หรือ Explicit Knowledge เพื่อสร้าง Best Practices หรือวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ สำหรับให้บุคคลอื่นสามารถนำไปทดลองใช้และต่อยอดยกระดับความรู้นั้นขึ้นเรื่อยๆ 

      ขณะนี้แทบทุกหน่วยงานได้นำภารกิจ หลักหรือ core function ของหน่วยงานมาจัดทำ COP บางหน่วยงานดำเนินการตั้งแต่ต้นปีแล้วโดยทำกันหลากหลายวิธี อาทิ

• จัดพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้และปัญหาในกลุ่มคนที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกัน
• จัด story telling โดยผู้ทรงคุณวุฒิจากภายนอกแล้วเชิญหน่วยงานทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกมารับฟัง
• จัด story telling โดยคนในองค์กรและเชิญคนในองค์กรมารับฟัง
• จัด teleconference กลุ่มงานเดียวกันซึ่งกระจัดกระจายทั่วประเทศโดยเชิญผู้เกี่ยวข้องมาเป็นพี่เลี้ยง (mentor)
• จัดอบรมและจัด COP พร้อมกันไป                            
  

            ไม่ว่าจะดำเนินการอย่างไร ท่านไม่ควรลืมหลักการหรือเจตนารมณ์ของการทำ COP ว่าเพื่อ เพิ่ม/พัฒนาผลผลิตหรือแก้ปัญหาที่ขัดขวางการเพิ่ม/พัฒนาผลผลิตของงานโดยดึง Tacit Knowledge มาใช้โดยใช้วิธีการให้ผู้ปฎิบัติงานหรือผู้เกี่ยวข้องมาร่วมแลกเปลี่ยนแบ่ง ปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ให้ได้องค์ความรู้ในลักษณะ shortcut  ถ้าท่านยึดหลักการนี้แล้ววิธีการก็ไม่น่ามีอะไรมากไม่ต้องใช้งบประมาณก็ได้ แค่นั่งคุยกัน มีการบันทึกและนำผลจากการพูดคุยนั้นไปทดลองปฏิบัติก็เรียกว่า COP แล้ว

แนวทางการวัดผลสัมฤทธิ์ CoP

            การวัดผลสัมฤทธิ์อย่างง่ายๆ ก็คือ ดูว่าผลผลิตในเรื่องที่เราทำ COP ได้มีการพัฒนาหรือมีผลผลิตเพิ่มขึ้นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ท่านทำ COP เรื่องทำข่าวเชิงคุณภาพ หลังจากได้มีการแลกเปลี่ยนแนวทางการทำข่าวในลักษณะ tacit knowledgeกล่าว คือได้นำทักษะและประสบการณ์จากการทำข่าวรวมทั้งสภาพปัญหาและเทคนิคในการแก้ ปัญหาดังกล่าวมาแลกเปลี่ยนกันแล้ว จากนั้นอีก 1 เดือนพบว่าข่าวที่นำเสนอมีคุณภาพดีขึ้น มีการทำข่าวเจาะลึก(investigative news) เพิ่มขึ้น ข่าวรายงานเพิ่มขึ้นจากแต่เดิมที่มีแต่ข่าวประชาสัมพันธ์ที่หน่วยงานขอมา ก็แสดงว่า COP ครั้งนี้สัมฤทธิ์ผล

             ทั้งหมดนี้สามารถวัดได้หากมีการวางแผนล่วงหน้า นั่นคือเมื่อท่านทำ COP ท่านต้องมีเป้าหมายที่ตั้งไว้ ท่านต้องมี ฐานข้อมูล และติดตามผล เปรียบเทียบฐานข้อมูลกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ดังกล่าว

            ดิฉันหวังว่าแนวทางนี้คง จะเป็นประโยชน์ในการนำไปปรับใช้ได้กับทุก core function ที่ท่านกำลังทำ COP อยู่ในขณะนี้นะคะ ขอให้ประสบความสำเร็จนะคะ