การจัดการองค์ความรู้ KM (2)

++วันอังคารที่ 4 พฤษภาคม 2553

ทฤษฎีการเรียนรู้แบบวงคู่ (Double-Loop Learning)

เป็นการอธิบายถึงกระบวนการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมการเรียนรู้จากวงจรภายนอก และภายในองค์กร  ซึ่งกระบวนการดังกล่าวพบว่าองค์กรมักเรียนรู้ในการปรับปรุงการทำงานเมื่อไม่ ได้ผลงานตามที่ต้องการ  การปรับการทำงานมักมีการพัฒนาโครงสร้างองค์กรของบุคลากรในองค์กร

เรียกองค์กรที่เรียนรู้ในการปรับหรือพัฒนานี้ว่าเป็น กระบวนการเรียนรู้แบบ Single-Loop Leaning  หรือการเรียนรู้แบบวงเดี่ยว  เน้นการพัฒนาวิธีหรือทฤษฎีการทำงานว่าทำอย่างไร (Know-How)  มุ่งเน้นการทำงานให้ได้ผลดียิ่งขึ้นมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล

การใช้ Balance Scorecard
- Statigic Map
- Corporat Balanced Scorecard
- SBU Scorecard
- Personal Scorecard
- Advanced Scorecard : Template

หลักการด้าน Balanced Scorecard จำเป็นต้องมี 4 ตัวแปร ดังนี้
- Financial  บริบทด้านเงิน ซึ่งการทำ COP จำเป็นต้องมีงบประมาณสนับสนุน
- Customer  กรณีหากต้องการให้สาธารณชนได้มีส่วนร่วม หรือเรียกว่าการติดตามหลังการขาย
- Internal Business Process ซึ่งหมายความว่ามีกระบวนการทำงานที่ดี
- Learning and Growth เกี่ยวข้องกับการอบรม การวิจัยเพื่อหาตลาดใหม่ๆ เพื่อทำการปรับปรุงและพัฒนาคนในองค์กร

กรณีตัวอย่างเช่น
การทำ COP จะต้องหากรณีตัวอย่างจากไหน แหล่งเงินทุนใด และจำนวนโครงการ ซึ่งการประเมินตัวชี้วัดอาจประเมินจากขั้นตอน Input, Output และ Process ขั้นตอนไหนก็ได้

การสร้าง Balance Scorecard เพือนำไปสู่การบริหาร (to management) และการนำเอาโปรแกรมสำเร็จรูปมาใช้

แค่นี้ก่อนแล้วจะมาต่อหลังเบรคค่ะ....

[nong]

อาจารย์สั่งงานก่อนเบรคให้พวกเราทำ COP ตามหัวข้อที่ได้คิดร่วมกันไว้แล้ว  กลุ่มเราทำในหัวข้อ "ระบบเครือข่ายและฐานข้อมูลด้านเทคโนโลยี" พอมาร่วมกันคิดกันทำแล้วก็ยังไม่ได้ตามที่ต้องการ เนื่องจากยังไม่เข้าใจถึงกระบวนการทำ COP อย่างถูกต้องและขาดประสบการณ์  ซึ่งอาจารย์ก็ได้ให้ส่งงานอีกครั้งวันพฤหัสบดีที่ 6 พฤษภาคม 2553

ด้วยเหตุนี้  ฉันเลยหาข้อมูลทางเน็ตว่าจะทำอย่างไรให้เราสามารถทำ COP ให้บรรลุตามเป้าประสงค์ได้ และเข้าใจวิธีการและมีมิติความคิดในการทำ COP ที่ถูกต้อง ซึ่งอาจจะเป็นประโยชน์กับหลายๆ คนที่ไม่เคยฝึกอบรมหรือมีความรู้ด้าน KM เหมือนอย่างฉันก็ได้นะคะ....เรามาปูพื้นกันก่อนลงมือปฏิบัตินะคะ..........

เทคนิคการทำ COP อย่างมีผลสัมฤทธิ์ 

ความหมายของ CoP     

COP ย่อ มาจาก Community of Practice ซึ่งหมายถึง ชุมชนนักปฏิบัติ หรือ ชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่รวบรวมกลุ่มคนที่มีความรู้ความสนใจในเรื่องเดียวกัน มาร่วมแลกเปลี่ยน แบ่งปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ร่วมกัน เพื่อได้มาซึ่ง Knowledge Assets : KA หรือ ขุมความรู้ ในเรื่องนั้น ๆ สำหรับคนในชุมชนเพื่อไปทดลองใช้ แล้วนำผลที่ได้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้ระหว่างสมาชิกอันส่งผลให้ความรู้นั้น ๆ ถูกยกระดับขึ้นเรื่อย ๆ ผ่านการปฏิบัติ ประยุกต์และปรับใช้ตามแต่สภาพแวดล้อมและสถานการณ์ที่หลากหลายอันทำให้งาน บรรลุผลดีขึ้นเรื่อย ๆ      

COP เป็น 1 ใน เครื่องมือของการ จัดการความรู้ (KM Tools) ประเภท Non-Technical Tools สำหรับการดึงความรู้ประเภท Tacit Knowledge หรือความรู้ที่อยู่ในตัวบุคคล ซึ่งซ่อนเร้นอยู่ภายใน

ลักษณะที่สำคัญของ CoP

• กลุ่มคนที่รวมตัวกันโดยมีความสนใจและความปรารถนา (Passion) ร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (มี Knowledge Domain)
• ปฏิสัมพันธ์และสร้างความสัมพันธ์ในกลุ่มเป็นชุมชน (community) ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
• แลกเปลี่ยนและพัฒนาความรู้ร่วมกันต้อง Practice และสร้างฐานข้อมูลความรู้หรือแนวปฏิบัติ

การทำ COP ให้บรรลุเป้าหมายของ KM

       เป้าหมายของ KM : Knowledge Management หรือการจัดการความรู้ คือดึงความรู้ในตัวบุคคล ในรูปของ Tacit Knowledge ออกมาจัดเก็บให้กลายเป็นความรู้ที่ปรากฏชัดแจ้ง หรือ Explicit Knowledge เพื่อสร้าง Best Practices หรือวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ สำหรับให้บุคคลอื่นสามารถนำไปทดลองใช้และต่อยอดยกระดับความรู้นั้นขึ้นเรื่อยๆ 

      ขณะนี้แทบทุกหน่วยงานได้นำภารกิจ หลักหรือ core function ของหน่วยงานมาจัดทำ COP บางหน่วยงานดำเนินการตั้งแต่ต้นปีแล้วโดยทำกันหลากหลายวิธี อาทิ

• จัดพูดคุยแลกเปลี่ยนความรู้และปัญหาในกลุ่มคนที่อยู่ในกลุ่มงานเดียวกัน
• จัด story telling โดยผู้ทรงคุณวุฒิจากภายนอกแล้วเชิญหน่วยงานทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกมารับฟัง
• จัด story telling โดยคนในองค์กรและเชิญคนในองค์กรมารับฟัง
• จัด teleconference กลุ่มงานเดียวกันซึ่งกระจัดกระจายทั่วประเทศโดยเชิญผู้เกี่ยวข้องมาเป็นพี่เลี้ยง (mentor)
• จัดอบรมและจัด COP พร้อมกันไป                            
  

            ไม่ว่าจะดำเนินการอย่างไร ท่านไม่ควรลืมหลักการหรือเจตนารมณ์ของการทำ COP ว่าเพื่อ เพิ่ม/พัฒนาผลผลิตหรือแก้ปัญหาที่ขัดขวางการเพิ่ม/พัฒนาผลผลิตของงานโดยดึง Tacit Knowledge มาใช้โดยใช้วิธีการให้ผู้ปฎิบัติงานหรือผู้เกี่ยวข้องมาร่วมแลกเปลี่ยนแบ่ง ปัน เรียนรู้ในเรื่องนั้น ๆ ให้ได้องค์ความรู้ในลักษณะ shortcut  ถ้าท่านยึดหลักการนี้แล้ววิธีการก็ไม่น่ามีอะไรมากไม่ต้องใช้งบประมาณก็ได้ แค่นั่งคุยกัน มีการบันทึกและนำผลจากการพูดคุยนั้นไปทดลองปฏิบัติก็เรียกว่า COP แล้ว

แนวทางการวัดผลสัมฤทธิ์ CoP

            การวัดผลสัมฤทธิ์อย่างง่ายๆ ก็คือ ดูว่าผลผลิตในเรื่องที่เราทำ COP ได้มีการพัฒนาหรือมีผลผลิตเพิ่มขึ้นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ท่านทำ COP เรื่องทำข่าวเชิงคุณภาพ หลังจากได้มีการแลกเปลี่ยนแนวทางการทำข่าวในลักษณะ tacit knowledgeกล่าว คือได้นำทักษะและประสบการณ์จากการทำข่าวรวมทั้งสภาพปัญหาและเทคนิคในการแก้ ปัญหาดังกล่าวมาแลกเปลี่ยนกันแล้ว จากนั้นอีก 1 เดือนพบว่าข่าวที่นำเสนอมีคุณภาพดีขึ้น มีการทำข่าวเจาะลึก(investigative news) เพิ่มขึ้น ข่าวรายงานเพิ่มขึ้นจากแต่เดิมที่มีแต่ข่าวประชาสัมพันธ์ที่หน่วยงานขอมา ก็แสดงว่า COP ครั้งนี้สัมฤทธิ์ผล

             ทั้งหมดนี้สามารถวัดได้หากมีการวางแผนล่วงหน้า นั่นคือเมื่อท่านทำ COP ท่านต้องมีเป้าหมายที่ตั้งไว้ ท่านต้องมี ฐานข้อมูล และติดตามผล เปรียบเทียบฐานข้อมูลกับเป้าหมายที่ตั้งไว้ดังกล่าว

            ดิฉันหวังว่าแนวทางนี้คง จะเป็นประโยชน์ในการนำไปปรับใช้ได้กับทุก core function ที่ท่านกำลังทำ COP อยู่ในขณะนี้นะคะ ขอให้ประสบความสำเร็จนะคะ

[nong]

เอามาฝากอีกนิดค่ะ เข้าไปอ่านแล้วเข้าใจมากขึ้นค่ะ

ลักษณะที่สำคัญของ COP

• กลุ่มคนที่รวมตัวกันโดยมีความสนใจและความปรารถนา (Passion) ร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่ง (มี Knowledge Domain)
• ปฏิสัมพันธ์และสร้างความสัมพันธ์ในกลุ่มเป็นชุมชน (community) ช่วยเหลือซึ่งกันและกัน
• แลกเปลี่ยนและพัฒนาความรู้ร่วมกันต้อง Practice และสร้างฐานข้อมูลความรู้ หรือแนวปฏิบัติ

 ประโยชน์ของ COP

ระยะสั้น

ระยะยาว

เวที ของการแก้ปัญหา ระดมสมอง ได้แนวคิดที่หลากหลายจากกลุ่ม ได้ ข้อมูลมากขึ้นในการตัดสินใจ หาทางออก/คำตอบที่รวดเร็ว ลด ระยะเวลา และการลงทุน เกิดความร่วมมือ และการประสานงานระหว่างหน่วยงาน ช่องทางในการเข้าหาผู้เชียวชาญ ความ มั่นใจในการเข้าถึงและแก้ปัญหา ความผูกพันในกรเป็นส่วนหนึ่งของ กลุ่ม ความสนุกที่ได้อยู่กับเพื่อนร่วมงาน ได้รู้จักเพื่อน ใหม่ที่มีหลายสิ่งหลายอย่างคล้ายกัน รวมทั้ง อาจกำลังเผชิญปัญหาที่คล้าย คลึงกัน เมื่อได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์จะทำให้ค้นพบวิธีแก้ปัญหา

เสริม สร้างวัฒนธรรมการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ขององค์กร เกืดความสามารถที่ไม่ คาดการณ์ไว้ วิเคราะห์ความแตกต่างและตั้งเป้าหมายการปรับปรุงได้ อย่างมีประสิทธิภาพ แหล่งรวบรวมและเผยแพร่วิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ เกิด โอกาสพัฒนาองค์กรอย่างก้าวกระโดด เครือข่ายของกลุ่มวิชาชีพ ชื่อ เสียในวิชาชีพเพิ่มขึ้น  ได้รับผลตอบแทนจากการจ้างงานสูงขึ้น รักษา คนเก่งให้อยู่กับองค์กรได้ เพิ่มโอกาสในการสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ในองค์กร ขับเคลื่อนให้องค์กรบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

 ลักษณะการทำ COP

•       แบบกลุ่มเล็กและกลุ่มใหญ่
•       แบบเป็นทางการ (Public) - เปิดเผย และไม่เป็นทางการ (Private) - ส่วนตัว
•       แบบบนลงล่าง (Top Down) และรากหญ้า (Grass Root)
•       แบบแยกฝ่ายและคละฝ่าย
•       แบบคนในองค์กร-คนในองค์กร และคนในองค์กร-คนนอกองค์กร
•       แบบระหว่างคน-คน และระหว่างคน-สื่อ-คน

 ประเภทของ COP

• Helping Communities เพื่อแก้ปัญหาประจำวันและแลกเปลี่ยนแนวคิดในกลุ่มสมาชิก
• Best Practice Communities เน้นการพัฒนา ตรวจสอบและเผยแพร่แนวปฏิบัติที่เป็นเลิศ
• Knowledge-stewareding Communities เพื่อจัดระเบียบ ยกระดับและพัฒนาความรู้ที่สมาชิกใช้เป็นประจำ
• Innovation Communities เพื่อพัฒนาแนวคิด โดยเน้นการข้ามขอบเขตเพื่อผสมผสานสมาชิกที่มุมมองต่างกัน

 การทำ COP ให้บรรลุเป้าหมายของ KM

      เป้าหมายของ KM : Knowledge Mangement หรือ การจัดการความรู้ คือ ดึงความรู้ในตัวบุคคลในรูปของ Tacit Knowledge ออกมาจัดเก็บให้กลายเป็นความรู้ที่ปรากฎชัดแจ้ง หรือ Explicit Knowledge เพื่อสร้าง Best Practices หรือวิธีปฏิบัติที่เป็นเลิศ สำหรับให้บุคคลอื่นสามารถนำไปทดลองใช้ และต่อยอดยกระดับความรู้นั้นขึ้นเรื่อยๆ 

 ข้อควรระวังในการทำ COP

• การทำ COP ครั้งแรกมีความสำคัญต่อความสำเร็จของการทำ KM ดังนั้นต้องแสดงให้เห็นถึงคุณค่าของ COP ซึ่งสามารถก่อให้เกิดประโยชน์ต่อการพัฒนางานหรือวิธีการทำงาน สร้างมากพัฒนาวิธีการที่มีดีกว่าวิธีการทำงานแบบเดิม
• การทำ COP เป็นกิจกรรมรวมกลุ่มเพื่อแลกเปลี่ยนแบ่งปันประสบการณ์การทำงานซึ่งกันและกัน เป็นการสื่อสารสองทาง เป็นการบอกเล่าแบ่งปันเรื่องราวความสำเร็จ ประสบการณ์ วิธีการทำงานของผู้ปฏิบัติงานซึ่งกันและกัน ดังนั้น ผู้ดำเนินกิจกรรม COP หรือ คุณอำนวย (Knowledge Facilitator) ต้องมีบทบาทเป็นผู้เอื้ออำนวยให้เกิดการเรียนรู้ ช่วยเหลือด้านเทคนิคเกี่ยว กับความรู้เรื่องที่ตั้ง ประสานงานกับส่วนต่าง ๆ ประเมินผล และสื่อสารความสำเร็จของ COP  โดยมีเลขานุการ หรือ คุณลิขิต (Note Taker, Community historian, Knowledge banker, Secretary) ช่วยบันทึกสรุปย่อเรื่องเล่าทุกเรื่องที่คุณกิจ (Knowledge Practitioners) หรือสมาชิก (Member) ทุกคนในกลุ่มเล่า และจัดทำเป็นฐานข้อมูลความรู้ที่ได้จากลุ่ม อย่างไรก็ตามการจัดการความรู้ใน องค์กรจะเดินไม่ได้หากปราศจากการสนับสนุนทรัพยากรให้ทิศทาง แนวคิด สร้างแรงจูงใจ สร้างการยอมรับ สื่อสารจากคุณเอื้อ (Sponsor หรือ Leader)
• การทำ COP ควรเป็น COP ที่ยั่งยืนและให้ผลถาวร ควรทำให้เป็นวิถีชีวิตการทำงานตามปกติอย่างหนึ่ง หรือกลายเป็นวัฒนธรรมการทำงานในองค์กรที่ทุกคนได้ถือปฏิบัติ เพื่อให้องค์กรนั้นเข้าถึงแก่นแท้หรือจิตวิญญาณที่แท้จริงของการจัดการความ รู้

[nong]