เวทีประชุมคือต้นทุนทางความคิดที่เต็มไปด้วยพลังทางปัญญา

ก่อนหน้านี้  ผมเคยได้เขียนบันทึกเรื่องหนึ่งที่มีชื่อว่า "คิดเรื่องงาน (1)  :  เหมือนชีวิตถูกขังในห้องประชุม  ..เนิ่นนาน  แต่ว่างเปล่า"   ซึ่งเป็นที่ดีใจว่า   มีกัลยาณมิตรเข้ามาขานรับ  ช่วยแนะนำและให้กำลังใจอย่างน่าชื่นชม

 

http://gotoknow.org/blog/pandin/93501

  <p>ล่าสุดเมื่อวันศุกร์ที่  4  พฤษภาคมที่ผ่านมา   ผมก็เดินเข้าสู่เวทีเดิมอีกครั้ง   มีการประชุม 2  เวทีใหญ่ ๆ  รอบเช้าแล้วเสร็จเที่ยงครึ่ง   รอบบ่ายเริ่ม  13.30  น.  และไปปิดประชุมอีกทีก็เวลาประมาณ  19.00  นาฬิกาเศษ</p><p> </p><p>เหตุที่ประชุมยาวนานเช่นนั้น,  เพราะเป็นวาระสำคัญ   นั่นก็คือ  การพิจารณารูปแบบกิจกรรมการจัดประชุมเชียร์ของมหาวิทยาลัย  รวมถึงการจัดกิจกรรมร้องเพลงคณะ  (17  คณะ)</p><p> </p><p>คราวนี้ผมนำบทเรียนครั้งที่แล้วมาประมวลสภาพปัญหาและจัดการตระเตรียมมิให้ปัญหาต่าง ๆ  โผล่หน้ามายิ้มเยาะอีกครั้ง   ซึ่งเป็นการตระเตรียมด้วยตนเองโดยตรง  รวมถึงการประสานองค์ประชุมให้ตระเตรียมทุกอย่างให้เป็นรูปธรรม   จะได้ไม่ต้องมา “ว่ายน้ำออกทะเล”  กันอีกหน</p><p> </p><p>และนี่คือ  กระบวนการที่ผมตระเตรียมและนำมาใช้เป็นแนวทางของการประชุมในวันนั้น   จนถือได้ว่า  ยาวนาน….แต่ก็ไม่ว่างเปล่า</p><p> </p><p>ตรงเวลา   เตรียมสื่อมาดี  มีประเด็นชัดแจ้ง   แถลงมีเหตุผล  มีคนสรุปเนื้อหา   ปิดประชุมตรงเวลา  ศรัทธาต่อการประชุม</p><p></p><p>ตรงเวลา :  สำนึกรับผิดชอบขององค์ประชุม</p><p>       ผมประสานผู้เกี่ยวข้องให้เคารพต่อเวลา  และการเคารพต่อเวลาก็เป็นเสมือนการเคารพต่อผู้อื่นด้วยเช่นกัน  ไม่เว้นแม้แต่ประธานที่ผมต้องทำการประสานอย่างจริงจัง  เพื่อให้ท่านมาเปิดประชุมตามกำหนดที่เคยได้แจ้งไว้ในหนังสือ  ขณะที่ผม..ก็เข้าสู่ที่ประชุมก่อนประมาณ 20 นาที  เพื่อตรวจเช็คความเรียบร้อยของการประชุม  ทั้งเอกสาร,  สื่อเทคโนโลยี ฯลฯ  </p><p>   </p><p>เตรียมสื่อมาดี :   ไม่พึ่งพิงจินตนาการจากคำบรรยาย</p><p></p><p>        ก่อนการประชุมวันสองวัน  ผมเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องว่าด้วยวาระต่าง ๆ  ให้แล้วเสร็จ  รวมถึงการย้ำต่อนิสิตให้เตรียมเอกสารและสื่อต่าง ๆ อย่างชัดเจน  ไม่ให้มานั่งประชุมบรรยาย  หรือนำเสนอด้วย "ปากเปล่า"  โดยให้ผู้ฟังนั่งหลับตาใช้จินตนาการไปกับเรื่องที่เล่า  โดยสิ่งเหล่านี้  ผมถือว่าสำคัญมาก  อย่างน้อยนิสิตก็จะได้ฝึกกระบวนการของการนำเสนอต่อที่ประชุมไปในตัว </p><p> </p><p>มีประเด็นชัดแจ้ง :  การขบคิดให้ตกผลึกในสิ่งที่เพียรจะลงมือทำ</p><p></p><p>     หลังการเตรียมเอกสารและสื่อต่าง ๆ ที่ชัดเจนแล้ว  สิ่งหนึ่งที่ผมย้ำกับผู้ประชุม  โดยเฉพาะในกลุ่มนิสิตที่ต้องนำเสนอข้อมูลก็คือ  การฝากให้ตริตรองถึงประเด็นเนื้อหาหลักที่ต้องการนำเสนอเพื่อให้ที่ประชุมได้รับทราบและร่วมพิจารณา  ทำนองให้แต่ละคนได้สำรวจและสังเคราะห์ความคิดของตนเอง  ว่าต้องการนำเสนออะไร,  เพื่ออะไร,  ทำอะไร, ที่ไหน,  และอย่างไร เป็นต้น   เพราะสิ่งเหล่านี้  หากเจ้าตัวไม่ชัดเจนและตกผลึกในประเด็นความต้องการของตนเอง  ก็คงยากที่คนอื่นจะเข้าใจ  และถึงแม้กว่าจะตีความได้ก็คงใช้เวลาในที่ประชุมอย่างมากมาย  ซึ่งหมายถึง  การใช้เวลาอย่างเปล่าเปลืองซ้ำอีกรอบ</p><p> </p><p>แถลงมีเหตุผล  :  ความแตกต่างทางความคิด คือ ความงดงามของมนุษย์</p><p></p><p></p><p>      เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก  ผมถือว่าเป็นหัวใจหลักอีกอย่างหนึ่งของการประชุม  ซึ่งหมายถึงการให้ความเคารพต่อความคิดของกันละกัน  บนพื้นฐานแนวคิดที่เชื่อว่ามนุษย์มีศักยภาพ  มีเหตุและผล  อุดมด้วยปัญญา  และที่สำคัญคือ  การประชุมแต่ละครั้ง  ต้องตระหนักว่าความคิดที่แตกต่าง  เป็นเสมือนการช่วยสะท้อนเรื่องราวเดียวกันในอีกมุมหนึ่งให้เพ่งมองอย่างรอบคอบ  ..  บางครั้งเราเองต้องไม่ลืมว่า  การเชื่อมั่นตัวเองมากเกินไป   ก็ไม่ต่างจากการมองอะไรด้วยสายตาเพียงข้างเดียว  โอกาสผิดพลาดในเรื่องนั้น ๆ ก็มีไม่น้อย  และเหนือสิ่งอื่นใด  การโต้แย้งในที่ประชุมก็ควรดำเนินไปอย่างมีเหตุผล  ..รู้จักที่จะอดทน -  นิ่งฟังความคิดและคำพูดที่แตกต่างของผู้อื่น  เพราะความแตกต่างเหล่านั้น  ล้วนแต่เป็นความงามของมนุษย์ทั้งสิ้น </p><p> </p><p>มีคนสรุปเนื้อหา :  กล้าจับประเด็นและสรุปประเด็นอย่างฉะฉาน</p><p></p><p>       ประเด็นนี้สำคัญคือประธานในที่ประชุม  จะต้องกล้าที่จะสรุปประเด็นต่าง ๆ  อย่างฉะฉาน   หรือกระชับประเด็นให้เป็นไปตามเนื้อหาที่ควรจะเป็น  ไม่ปล่อยเลยให้สมาชิกแลกเปลี่ยนออกทะเลและข้ามภูเขาไปแสนไกล  รวมถึงการจับประเด็นเพื่อหาข้อสรุปในประเด็นนั้น  ๆ  โดยไม่ใช่เปิดเวทีทางความคิดแล้วปิดประเด็นไม่ลง  หรือแม้แต่ประชุมเรื่อยเปื่อย  แต่ท้ายที่สุดก็ไม่เกิดมติที่ประชุมเลยแม้แต่ข้อเดียว  ซึ่งสิ่งนี้ทีมเลขาการประชุม  ก็ยิ่งต้องขยับเข้าใกล้  เพื่อช่วยเหลือท่านประธานอย่างใกล้ชิด</p><p> </p><p>ปิดประชุมตรงเวลา :  บทพิสูจน์การบริหารจัดการกับเวลาและความคิด</p><p></p><p>        การปิดประชุมตรงตามกำหนดวาระและเวลาที่กำหนดไว้   ถือเป็นเสน่ห์อย่างหนึ่งของการประชุม  เพราะถือว่า  มีการบริหารความคิด และบริหารเวลาได้อย่างน่าประทับใจ   อันจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกไม่ร้อนรน   ราวกับถูกขังในห้องประชุม  และสูญเสียสมาธิจนไม่เป็นอันประชุม  สุดท้ายก็จบลงตรงที่  หัวจิตหัวใจของสมาชิกเตลิดออกจากห้องประชุมไปอย่างกู่ไม่กลับ </p><p> </p><p>ศรัทธาต่อการประชุม  :  เวทีประชุมคือต้นทุนทางความคิดที่เต็มไปด้วยพลังทางปัญญา</p><p></p><p>       การประชุมที่ดี  เราต้องเริ่มต้นจากการมีทัศนคติที่ดีต่อการประชุม  เป็นความคิดเชิงบวกในทำนองที่ว่า  เราต้องศรัทธาต่อการประชุมว่า  แท้ที่จริงการประชุมคือต้นทุนที่ดีทางความคิดขององค์กร  การที่คนเรามานั่งคุยกัน  เปิดใจ และเปิดความคิดแลกเปลี่ยนกันและกันบนพื้นฐานของมิตรภาพ  ล้วนเป็นขุมทรัพย์ความคิดที่ดีและมีประโยชน์ต่อการพัฒนาตนเองและองค์กรไปสู่ความยั่งยืน</p><p> </p><p>นี่คือ…บางบทตอนอันยืดยาวที่ผมสังเคราะห์จากประสบการณ์ตรง  ที่ไม่ได้พลิกค้นมาจากตำราใด  …  และช่วยให้การประชุมอันนานยาวของวันนั้น  ไม่สูญเปล่าไปซะทุกเรื่อง ….</p>