คิดเรื่องงาน (3) : เหมือนชีวิตถูกขังในห้องประชุม ..เนิ่นนาน แต่ (คราวนี้) ไม่ว่างเปล่า
ก่อนหน้านี้ ผมเคยได้เขียนบันทึกเรื่องหนึ่งที่มีชื่อว่า "คิดเรื่องงาน (1) : เหมือนชีวิตถูกขังในห้องประชุม ..เนิ่นนาน แต่ว่างเปล่า" ซึ่งเป็นที่ดีใจว่า มีกัลยาณมิตรเข้ามาขานรับ ช่วยแนะนำและให้กำลังใจอย่างน่าชื่นชม
http://gotoknow.org/blog/pandin/93501
ล่าสุดเมื่อวันศุกร์ที่ 4 พฤษภาคมที่ผ่านมา ผมก็เดินเข้าสู่เวทีเดิมอีกครั้ง มีการประชุม 2 เวทีใหญ่ ๆ รอบเช้าแล้วเสร็จเที่ยงครึ่ง รอบบ่ายเริ่ม 13.30 น. และไปปิดประชุมอีกทีก็เวลาประมาณ 19.00 นาฬิกาเศษ
เหตุที่ประชุมยาวนานเช่นนั้น, เพราะเป็นวาระสำคัญ นั่นก็คือ การพิจารณารูปแบบกิจกรรมการจัดประชุมเชียร์ของมหาวิทยาลัย รวมถึงการจัดกิจกรรมร้องเพลงคณะ (17 คณะ)
คราวนี้ผมนำบทเรียนครั้งที่แล้วมาประมวลสภาพปัญหาและจัดการตระเตรียมมิให้ปัญหาต่าง ๆ โผล่หน้ามายิ้มเยาะอีกครั้ง ซึ่งเป็นการตระเตรียมด้วยตนเองโดยตรง รวมถึงการประสานองค์ประชุมให้ตระเตรียมทุกอย่างให้เป็นรูปธรรม จะได้ไม่ต้องมา "ว่ายน้ำออกทะเล" กันอีกหน
และนี่คือ กระบวนการที่ผมตระเตรียมและนำมาใช้เป็นแนวทางของการประชุมในวันนั้น จนถือได้ว่า ยาวนาน....แต่ก็ไม่ว่างเปล่า
ตรงเวลา เตรียมสื่อมาดี มีประเด็นชัดแจ้ง แถลงมีเหตุผล มีคนสรุปเนื้อหา ปิดประชุมตรงเวลา ศรัทธาต่อการประชุม
ตรงเวลา : สำนึกรับผิดชอบขององค์ประชุม
ผมประสานผู้เกี่ยวข้องให้เคารพต่อเวลา และการเคารพต่อเวลาก็เป็นเสมือนการเคารพต่อผู้อื่นด้วยเช่นกัน ไม่เว้นแม้แต่ประธานที่ผมต้องทำการประสานอย่างจริงจัง เพื่อให้ท่านมาเปิดประชุมตามกำหนดที่เคยได้แจ้งไว้ในหนังสือ ขณะที่ผม..ก็เข้าสู่ที่ประชุมก่อนประมาณ 20 นาที เพื่อตรวจเช็คความเรียบร้อยของการประชุม ทั้งเอกสาร, สื่อเทคโนโลยี ฯลฯ
เตรียมสื่อมาดี : ไม่พึ่งพิงจินตนาการจากคำบรรยาย
ก่อนการประชุมวันสองวัน ผมเตรียมเอกสารที่เกี่ยวข้องว่าด้วยวาระต่าง ๆ ให้แล้วเสร็จ รวมถึงการย้ำต่อนิสิตให้เตรียมเอกสารและสื่อต่าง ๆ อย่างชัดเจน ไม่ให้มานั่งประชุมบรรยาย หรือนำเสนอด้วย "ปากเปล่า" โดยให้ผู้ฟังนั่งหลับตาใช้จินตนาการไปกับเรื่องที่เล่า โดยสิ่งเหล่านี้ ผมถือว่าสำคัญมาก อย่างน้อยนิสิตก็จะได้ฝึกกระบวนการของการนำเสนอต่อที่ประชุมไปในตัว
มีประเด็นชัดแจ้ง : การขบคิดให้ตกผลึกในสิ่งที่เพียรจะลงมือทำ
หลังการเตรียมเอกสารและสื่อต่าง ๆ ที่ชัดเจนแล้ว สิ่งหนึ่งที่ผมย้ำกับผู้ประชุม โดยเฉพาะในกลุ่มนิสิตที่ต้องนำเสนอข้อมูลก็คือ การฝากให้ตริตรองถึงประเด็นเนื้อหาหลักที่ต้องการนำเสนอเพื่อให้ที่ประชุมได้รับทราบและร่วมพิจารณา ทำนองให้แต่ละคนได้สำรวจและสังเคราะห์ความคิดของตนเอง ว่าต้องการนำเสนออะไร, เพื่ออะไร, ทำอะไร, ที่ไหน, และอย่างไร เป็นต้น เพราะสิ่งเหล่านี้ หากเจ้าตัวไม่ชัดเจนและตกผลึกในประเด็นความต้องการของตนเอง ก็คงยากที่คนอื่นจะเข้าใจ และถึงแม้กว่าจะตีความได้ก็คงใช้เวลาในที่ประชุมอย่างมากมาย ซึ่งหมายถึง การใช้เวลาอย่างเปล่าเปลืองซ้ำอีกรอบ
แถลงมีเหตุผล : ความแตกต่างทางความคิด คือ ความงดงามของมนุษย์
เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญมาก ผมถือว่าเป็นหัวใจหลักอีกอย่างหนึ่งของการประชุม ซึ่งหมายถึงการให้ความเคารพต่อความคิดของกันละกัน บนพื้นฐานแนวคิดที่เชื่อว่ามนุษย์มีศักยภาพ มีเหตุและผล อุดมด้วยปัญญา และที่สำคัญคือ การประชุมแต่ละครั้ง ต้องตระหนักว่าความคิดที่แตกต่าง เป็นเสมือนการช่วยสะท้อนเรื่องราวเดียวกันในอีกมุมหนึ่งให้เพ่งมองอย่างรอบคอบ .. บางครั้งเราเองต้องไม่ลืมว่า การเชื่อมั่นตัวเองมากเกินไป ก็ไม่ต่างจากการมองอะไรด้วยสายตาเพียงข้างเดียว โอกาสผิดพลาดในเรื่องนั้น ๆ ก็มีไม่น้อย และเหนือสิ่งอื่นใด การโต้แย้งในที่ประชุมก็ควรดำเนินไปอย่างมีเหตุผล ..รู้จักที่จะอดทน - นิ่งฟังความคิดและคำพูดที่แตกต่างของผู้อื่น เพราะความแตกต่างเหล่านั้น ล้วนแต่เป็นความงามของมนุษย์ทั้งสิ้น
มีคนสรุปเนื้อหา : กล้าจับประเด็นและสรุปประเด็นอย่างฉะฉาน
ประเด็นนี้สำคัญคือประธานในที่ประชุม จะต้องกล้าที่จะสรุปประเด็นต่าง ๆ อย่างฉะฉาน หรือกระชับประเด็นให้เป็นไปตามเนื้อหาที่ควรจะเป็น ไม่ปล่อยเลยให้สมาชิกแลกเปลี่ยนออกทะเลและข้ามภูเขาไปแสนไกล รวมถึงการจับประเด็นเพื่อหาข้อสรุปในประเด็นนั้น ๆ โดยไม่ใช่เปิดเวทีทางความคิดแล้วปิดประเด็นไม่ลง หรือแม้แต่ประชุมเรื่อยเปื่อย แต่ท้ายที่สุดก็ไม่เกิดมติที่ประชุมเลยแม้แต่ข้อเดียว ซึ่งสิ่งนี้ทีมเลขาการประชุม ก็ยิ่งต้องขยับเข้าใกล้ เพื่อช่วยเหลือท่านประธานอย่างใกล้ชิด
ปิดประชุมตรงเวลา : บทพิสูจน์การบริหารจัดการกับเวลาและความคิด
การปิดประชุมตรงตามกำหนดวาระและเวลาที่กำหนดไว้ ถือเป็นเสน่ห์อย่างหนึ่งของการประชุม เพราะถือว่า มีการบริหารความคิด และบริหารเวลาได้อย่างน่าประทับใจ อันจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมประชุมรู้สึกไม่ร้อนรน ราวกับถูกขังในห้องประชุม และสูญเสียสมาธิจนไม่เป็นอันประชุม สุดท้ายก็จบลงตรงที่ หัวจิตหัวใจของสมาชิกเตลิดออกจากห้องประชุมไปอย่างกู่ไม่กลับ
ศรัทธาต่อการประชุม : เวทีประชุมคือต้นทุนทางความคิดที่เต็มไปด้วยพลังทางปัญญา
การประชุมที่ดี เราต้องเริ่มต้นจากการมีทัศนคติที่ดีต่อการประชุม เป็นความคิดเชิงบวกในทำนองที่ว่า เราต้องศรัทธาต่อการประชุมว่า แท้ที่จริงการประชุมคือต้นทุนที่ดีทางความคิดขององค์กร การที่คนเรามานั่งคุยกัน เปิดใจ และเปิดความคิดแลกเปลี่ยนกันและกันบนพื้นฐานของมิตรภาพ ล้วนเป็นขุมทรัพย์ความคิดที่ดีและมีประโยชน์ต่อการพัฒนาตนเองและองค์กรไปสู่ความยั่งยืน
นี่คือ...บางบทตอนอันยืดยาวที่ผมสังเคราะห์จากประสบการณ์ตรง ที่ไม่ได้พลิกค้นมาจากตำราใด ... และช่วยให้การประชุมอันนานยาวของวันนั้น ไม่สูญเปล่าไปซะทุกเรื่อง ....
ความเห็น (8)
เยี่ยม !
ชอบคำนี้ค่ะ ศรัทธาต่อการประชุม
เมื่อใดเราเกิดศรัทธา สิ่งที่ตามมาคือสิ่งที่ดี ๆ ค่ะ
- สวัสดีค่ะ เพิ่งสังเกตว่าน้องสองคน
- เหมือนแม่คนนึง เหมือนพ่อคนนึง
- อ้าว ....ไม่เกี่ยวกับบันทึกนี้เลยนี่นา
- ขอบคุณสำหรับข้อมูลค่ะ ขอปริ้นมาเก็บไว้อ่านหน่อยนะคะ โดนใจมาก ๆเลย
สวัสดีค่ะ
เวทีประชุมคือต้นทุนทางความคิด
จริงอย่าคุณว่าค่ะ อย่าให้ต้นทุนสูงนักก็แล้วกัน ต้องมีวินัยหน่อยดีกว่าค่ะ ต้องให้อยู่ในประเด็น ถ้า นอกประเด็น ขอผ่านก่อน แล้ว ก็เข้าที่เองค่ะ
แวบมาอ่านต่อยอดขอรับ
การสูญเปล่าเป็นการที่สิ้นเปลืองอย่างที่สุด เฉกเช่น ต่อยวืดในกีฬามวย
แต่ก็เป็นขั้นตอนของการสังเกตว่าทำยังไงจึงต่อยโดน อย่าเพิ่งต้อแต้นะขอรับ
ขอให้ท่านต่อยวืดน้อยลงเรื่อยๆ ข้าน้อยก็จะพยายามเช่นกัน
 |
ผมเชื่อว่าบัดนี้ การประชุมมาราธอนของผมได้สิ้นสุดลงแล้ว ทีเหลือก็คงเป็นการประชุมธรรมดาสามัญทั่วไปนี่แหละครับ เต็มที่คงไม่น่าเกิน 2 ชั่วโมง
ตอนนี้มีปัญหาบ้างก็คือการสรุปเอกสารการประชุม ที่ยังรู้สึกว่าทีมงานยังไม่เข้มแข็ง ล่าช้าและยังไม่เป็นรูปธรรม แต่ก็เห็นแนวโน้มที่ดีขึ้นอย่างต่อเนื่อง - ค่อยเป็นและค่อยไป
ขอบคุณนะครับ...ผมเป็นกำลังใจให้เช่นกัน