พัฒนาบุคลากรกลุ่มผู้บริหารเป็นอีกงานในความรับผิดชอบพูดถึงการจัดหลักสูตรพัฒนากลุ่มผู้บริหาร..ยากทีเดียว กล่าวเช่นนั้นเพราะกลุ่มผู้บริหารระดับสูงในมหาวิทยาลัยเป็นกลุ่มที่หลากหลายมีทั้งระดับอธิการบดี รองอธิการบดีและผู้อำนวยการศูนย์สำนักมีความต่างในการบริหารคณะใหญ่คณะเล็ก คณะใหม่ เก่า ธรรมชาติของวิชาชีพเที่ยวบินการทำงานด้านบริหาร อีกประการแต่ละท่านล้วนมีโอกาสและมีเวทีที่จะได้สัมผัสการฝึกอบรมและพบบุคลากรระดับชั้นนำของประเทศ การจัดหลักสูตรการคัดเลือกวิทยากรที่น่าสนมาใจให้ถูกใจผู้เข้าทุกคนได้นับว่ายากกล่าวได้ว่าเป็นการจัดหลักสูตรให้บรรดาเซียน
หลักสูตรที่จะสร้างให้จึงทำได้ยากกว่าหลักสูตรที่กลุ่มเป้าหมายมีคุณสมบัติใกล้เคียงกัน หากจะอ้างว่าได้ว่ากลุ่มนี้ไม่ต้องจัดเนื่องจากมีโอกาสในการไปเข้ารับการพัฒนาในระดับประเทศได้ทุกที่ทุกเวลา ก็ดูจะสมเหตสมผลดีในการเลี่ยงทำงานยาก ในฐานะที่ต้องดูแลพัฒนาทุกกลุ่มยังไงก็ต้องมีหลักสูตรประจำปี..หัวข้อการสร้างสัมพันธ์ภาพอันดี..สร้างทีมงาน...บริหารใจเวลาบริหารความเครียดจะจัดพัฒนากลุ่มนี้อย่างไรเริ่มต้นก็ต้องหาจุดร่วมให้ได้ประการแรกที่เหมือนกันของกลุ่มนี้คือรับผิดชอบในฐานะทีมบริหารมหาวิทยาลัย อีกประการที่คล้ายกันคือเรื่องของเวลาการจะตั้งใจเข้าอบรมอะไรอย่างต่อเนื่องทำได้ยากสัมมนาผู้บริหารจึงเลี่ยงออกมาเป็น "การสัมมนาหาทางออกสำหรับการบริหาร"ตั้งโจทย์ให้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์กันเป็นโอกาสอันหอมหวานของนักจัดกระบวนการที่จะสร้างมูลค่าเพิ่มจากกลุ่มนี้..ต้นทุนประสบการณ์การบริหารที่สั่งสมในแต่ละท่านที่เปรียบเหมือนหนังสือเล่มใหญ่ที่ยังไม่ได้เขียน(ไม่รู้เมื่อไหร่จะได้เขียน)
การสัมนาจึงออกแบบให้ผู้เข้าสัมมนาทุกท่านเป็นพระเอกนางเอก..ให้มีส่วนร่วมในทุกกระบวนการให้มากที่สุดการขอความเห็นจากกลุ่มได้โจทย์คร่าวๆ "เรื่องการเงินการคลังในมหาวิทยาลัย"
ฝ่ายเลขาฯ ยกร่างกำหนดการคร่าวๆ พร้อมเสนอ กรอบความคิดตามประสบการณ์ความเป็นนักจัดกระบวนการเรียนรู้ให้เจ้านายที่ดูแลงานพัฒนาบุคลากรพิจารณา สร้างความมีส่วนร่วมจากการหยิบเลือกผู้บริหารที่ต้องเข้าสัมมนามาร่วมเป็นกรรมการจัดนัดประชุมหาหนทางให้การสัมมนาตามวัตถุประสงค์ตามที่ตั้งใจ ได้พร้อมทั้งสาระ สนุก ผ่อนคลายมีช่วงกิจกรรมสร้างสัมพันธ์เพิ่มความรักความไว้วางใจซึ่งกันและกัน ประสานข้อมูลกองแผนงานที่ดูแลแหล่งเงิน กองคลังฝ่ายที่ดูแลการใช้จ่ายจริงของมหาวิทยาลัย..คอยดูแลกระบวนการดำเนินรายการควบคุมตารางเวลาพร้อมทั้งดูแลให้ออกผลตามวัตถุประสงค์ที่กำหนด ดูแลช่วงเอ็นเทอร์เทรนดูแลความราบรื่นของการทำกลุ่ม การกินการอยู่......รวมถึงสรุปเนื้อหา ประเด็นจากการสัมมนา..
เป็นการสัมมนาครั้งแรกที่เป็นฝ่ายจัดการ โดยที่ไม่เข้าใจ content การสัมมนาดูท่าจะยุ่งยากในการสรุปสาระจากการสัมมนา..แต่พยายามมองเป็นงานที่ท้าทายจะได้มีแรงทำมากกว่าการขลาดกลัว
การสัมมนาเริ่มด้วยท่านอธิการบดีบอกกล่าว "สถาณการณ์การเงินการคลังมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์:ปัจจุบันและอนาคต"รองอธิการบดีฝ่ายวางแผนฯเล่าเรื่อง "งบการเงิน" แสดงผลการดำเนินงาน ภาพรวมรายรับและแสดงงบการเงินรอบ 5 ปีซักถามกันจนเข้าใจข้อมูลที่ข้องใจ
จากนั้นแบ่งกลุ่ม แลกเปลี่ยนประสบการณ์ "การหาเงินมาใช้ในการบริหารกิจการมหาวิทยาลัย" กลุ่ม..."วิธีการลดค่าใช้จ่ายโดยการใช้จ่ายอย่างประหยัด"....โดยผลัดกันเล่ากรณีศึกษาการบริหารเงินของตนมองเห็น tacit knowledge ไหลเวียน แต่ละกลุ่มนำเสนอผลการแลกเปลี่ยนประเด็นแนวทางที่ได้จากกลุ่มกลุ่มใหญ่ให้ความเห็น...ฝ่ายเลขาสรุปผลการสัมมนาส่งที่ประชุมผู้บริหารกำหนดทางเลือก...ประกาศใช้ (implement)แนวคิดสู่การปฏิบัติ
ท่านอธิการบดีออกปากชื่นชมการออกแบบประยุกต์ใช้กระบวนการจัดการความรู้ทำให้การสัมมนาครั้งนี้ "ไม่เครียด" "ได้ฟังกันมากกว่าพูด"..."บรรยากาศดีแม้เป็นการพูดคุยเรื่อง...ละเอียดอ่อน".ท่านยกความดีให้ทีมงาน KMที่ออกแบบกระบวนการ พร้อมกล่าวว่ามีอีกหลายงานที่ต้องการกระบวนการแบบนี้....คนอย่างดิฉันหรือจะไม่หายเหนื่อยเมื่อเจอลูกยอแบบนี้...
งานนี้ได้เรียนรู้ว่าการทำอะไรอย่างเต็มที่ด้วยหัวใจแม้โจทย์จะยากเราก็ฟันฝ่าอุปสรรคได้..เมื่อได้รับความร่วมมือ..ร่วมใจจากกองแผนงานงาน...กองคลังเนื่องมาจากใช้ความสัมพันธ์นอกรูปแบบ(เครือข่าย)ขออาศัยความชำนาญของเจ้าของข้อมูลอย่างไม่อายที่จะบอกว่า...ดิฉั้นไม่รู้เรื่องนี้เลยสักนิด..ได้เรียนรู้การทำงานแบบเมตริกซ์ในการทำงานจริงได้ความร่วมมือจากสุดยอดคุณลิขิตคุณนิดหน่อย...เธอเป็นนักเทคนิคการแพทย์..ได้รับการขอช่วยให้มาจดบันทึกการสัมมนาผู้บริหารในหัวข้อการเงินการคลังของมหาวิทยาลัยเธอทำหน้าที่ได้เป็นอย่างดี....
ก่อนที่จะได้เธอไปช่วยงานต้องอธิบายความเกี่ยวข้องระหว่างนักเทคนิคการแพทย์กับการสัมมนาผู้บริหาร ให้ผู้ใหญทราบเข้าใจและอนุญาตให้ดิฉันทำตามที่ต้องการดิฉั้นได้ฝึกเจรจาต่อรองกับผู้ใหญ่ ยังได้ของแถมได้ฝึกคุณลิขิตในระดับในขั้น advance อีกคน
เรื่องเล่า เพิ่มพลัง ค่ะ
เป็นการออกเเบบกิจกรรมที่เยี่ยมมากครับ