เรียนรู้เพื่อขจัดความไม่รู้

เมื่อวานช่วงบ่ายวันที่ 4 เม.ย. 2550 ที่ผ่านมา ผมได้เชิญผู้รู้ด้านการควบคุมภายใน หนึ่งในนั้นก็คือ Blogger ของเรานั้นเองคือ คุณแต้ว และคุณอุทัยรัตน์ แก้วกู่ จาก หน่วยตรวจสอบภายใน ม.มหาสารคาม ที่ผมได้ทาบทามเอาไว้เบื้องต้นบ้างแล้ว วันนี้ถือว่าลงตัวทั้งผู้มาให้ความรู้และกรรมการควบคุมภายในของ CARD ด้วยเหตุที่ผลการควบคุมภายในไม่เป็นที่น่าพอใจเนื่องจากความ "ไม่รู้และรู้ไม่จริง" ในเรื่องการควบคุมภายใน จากการประเมินทั้ง 2 ครั้งที่ผ่านมาและเพื่อป้องกันความเสี่ยง (ภาษานักตรวจสอบภายใน) ที่จะมีขึ้นในอนาคต จึงจำเป็นที่จะต้องเร่งสร้างความรู้ความเข้าใจอันจะนำไปสู่การ "ออกแบบระบบควบคุมภายใน" ของ CARD ให้ลดความเสี่ยงให้ได้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้

วิธีจัดการ "แลกเปลี่ยนเรียนรู้"

เบื้องต้นผมคุย concept กับ คุณแต้ว ไว้ว่า...ขอให้เป็นการเล่าเรื่องประสบการณ์มากกว่า จะไม่ขอเน้นเรื่องของ ระเบียบ แบบฟอร์ม ที่มากมายเกินไปนัก เอาแค่พอเป็นแนวทางก็พอ ส่วนรายละเอียดนั้นจะต้องลงมือปฏิบัติจริงๆ

คุณแต้วได้ปูพื้นฐานด้านการควบคุมภายในว่าเป็นมาอย่างไร พร้อมทั้งยกตัวอย่าง Best Practice ในเรื่องการควบคุมภายใน จากประสบการณ์ตรวจหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัย ซึ่งก็พอมีหน่วยที่ CARD น่าจะไปศึกษาดูงานได้ในอนาคตอันใกล้นี้

ผมและกรรมการจาก CARD ได้เล่าให้ฟังว่า CARD มีประสบการณ์ออกแบบระบบควบคุมภายในว่า เป็นการกรอกแบบฟอร์มตามระเบียบที่ คตง. กำหนดมาให้เท่านั้นหรือไม่ ที่ CARD เราออกแบบเรื่องนี้เฉพาะ ระบบการบริหารจัดการ และระบบการเงินและบัญชี เท่านี้เอง และต้องเพิ่มเติมอะไร อย่างไรอีกบ้าง



ขั้นตอนการออกแบบระบควบคุมภายใน

จาก Slide ของคุณแต้ว

 

สาระที่ได้นำสู่แนวปฏิบัติ

  • ความรู้ที่ได้ : หลังจากได้เล่าประสบการณ์ให้ฟังแล้ว คุณแต้วและคุณอุ๊ ก็ได้สรุปว่า ควรพิจารณา พันธกิจ โครงสร้างงาน ลึกลงไปจนถึงกระบวนการทำงานของบุคลากรแต่ละคนด้วย แล้วนำมา ออกแบบระบบควบคุมภายใน โดยเน้นที่ ภารกิจหลักของหน่วยงาน เรียงลำดับตามความสำคัญ แต่ต้องครบตามโครงสร้างงานที่มีอยู่ ดังสรุปในตาราง

ตาราง สรุปสาระความรู้เดิม กับ ความรู้ใหม่ เรื่องการควบคุมภายใน

 ความรู้เดิม

ความรู้ใหม่ 

- ระบบการบริหารจัดการ
- ระบบบัญชีและการเงิน

 นอกจาก "ความรู้เดิม"  แล้วต้องออกแบบระบบการควบคุมภายใน
ตามภารกิจหลักของหน่วยงาน ให้ครบทุกด้านตามโครงสร้างงาน
เช่น การออกแบบและผลิตสื่อการสอน การวิจัย การบริการวิชาการ
  • CARD : ต้องจัดทำ ICQ แล้วนำเสนอผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงาน โดยแต่ละฝ่ายงานจะต้องออกแบบ ICQ แล้วนำมาวิเคราะห์รวมกันให้เป็น ICQ หลักของหน่วยงานให้ได้
  • บันทึกลงแบบฟอร์ม : หลังจากที่ได้ ICQ ของหน่วยงานแล้ว ก็ทำการออกแบบระบบควบคุมภายใน โดยกรอกรายละเอียดลงในแบบฟอร์มที่มีอยู่แล้ว เช่น แบบ ปย. 1 ปย. 2 ปย. 2-1 แบบ ปม. เป็นต้น
  • องค์ประกอบการออกแบบระบบควบคุมภายใน (จาก Slide คุณแต้ว)

 

 

ช่วงท้ายมอบของที่ระลึก


ขอขอบคุณ

  • วิทยากรทั้งสองท่านจากหน่วยตรวจสอบภายใน มมส.
  • คณะกรรมการควบคุมภายใน CARD
  • ผู้จัดทำของที่ระลึก (คุณศิริพร พร้อมจันทึก)
  • ภาพนิ่ง (คุณขวัญชัย ศิริสุรักษ์ และคุณปิยะศักดิ์ สีหนาท)