การเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานวิจัยมหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ผ่านระบบสารสนเทศ ด้วยแนวคิดลีน (ECRS)

1. บทนำ ความเป็นมาและความสำคัญของปัญหาหรือข้อจำกัดเดิม 

          การวิจัย เป็นภารกิจที่สําคัญของมหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา เนื่องจากเป็นรากฐานในการสร้างองค์ความรู้ใหม่ ๆ ที่สามารถนําไปบูรณาการกับการเรียนการสอนและการบริการวิชาการได้ นําไปสู่ความเข้มแข็งทางด้านวิชาการ และการพัฒนาเศรษฐกิจ สังคม และการเมืองของประเทศชาติได้ต่อไป

          สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา (สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัย
ราชภัฏสงขลา, 2565) ทำหน้าที่หลักในการประสาน ส่งเสริม และสนับสนุนการวิจัยทั้งหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย พัฒนาศักยภาพนักวิจัยเพื่อนำไปสู่การผลิตงานวิจัยที่มีคุณภาพ การแสวงหาแหล่งทุนและทรัพยากรด้านการวิจัย การสร้างบรรยากาศ การวิจัยเพื่อจูงใจให้มีการผลิตผลงานวิจัยเพิ่มขึ้น และส่งเสริมการเผยแพร่ผลงานวิจัย 

          ในการบริหารจัดการโครงการวิจัยดังกล่าว กระบวนการเดิมก่อนหน้านี้ ตั้งแต่การส่งข้อเสนอการวิจัย การประเมินข้อเสนอการวิจัย การรายงานความก้าวหน้า และรายงานสรุปผลการวิจัยต่อผู้บริหาร พบว่ายังอยู่ในรูปของเอกสาร มีการจัดเก็บเป็นแฟ้มข้อมูลในโปรแกรมสำเร็จรูปไมโครซอฟต์เอ็กเซล (Microsoft Excel) และไมโครซอฟต์เวิร์ด (Microsoft Word) ทำให้ยากต่อการจัดเก็บ การสืบค้น รวมถึงการจัดทำรายงานเสนอต่อผู้บริหาร ซึ่งจากกระบวนการดังกล่าวทำให้เกิดปัญหาต่าง ๆ

          ในปัจจุบันอุปกรณ์สื่อสารเคลื่อนที่ได้เข้ามามีบทบาทในการดำเนินชีวิตประจำของคนเรา ไม่ว่าจะเป็นด้านการติดต่อสื่อสาร ด้านความบันเทิง ด้านการศึกษา และการสืบค้นข้อมูลเพิ่มเติม ช่วยอำนวยความสะดวกสบาย รวดเร็ว และสามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา และทุกโอกาส ผู้ผลิตสามารถสร้างประสิทธิภาพของอุปกรณ์สื่อสารเคลื่อนที่เทียบเท่าคอมพิวเตอร์ จนสามารถกล่าวได้ว่า สามารถทำงานแทนคอมพิวเตอร์ได้อย่างไม่มีข้อแตกต่าง

          ด้วยเหตุนี้ เพื่อตอบสนองการบริหารจัดการงานงานวิจัยของมหาวิทยาลัยให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ จึงจำเป็นต้องมีการจัดการความรู้และพัฒนา “ระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา” ในรูปแบบ Responsive Web Application รองรับการทำงานกับทุกอุปกรณ์และทันสถานการณ์ JITJIN (Just In Time and Just In Need)

2. วัตถุประสงค์การพัฒนางานประจำ

          2.1 เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานบริหารจัดการงานวิจัยของมหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

          2.1 เพื่อออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา

          2.2 เพื่อประเมินคุณภาพของระบบที่ได้พัฒนาขึ้น

3. ขอบเขตของการพัฒนางานประจำ

          ระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา มีขอบเขตการทำงานแบ่งตามผู้ใช้งานดังนี้

          1) นักวิจัย

          - สามารถส่งข้อเสนอโครงการวิจัยได้ผ่านทางระบบ  

          - สามารถติดตามสถานะของการส่งข้อเสนอโครงการวิจัยได้   

          - สามารถดูผลการประเมินข้อเสนอโครงการวิจัยได้ผ่านทางระบบ      

          - สามารถรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัยผ่านระบบ      

          - สามารถดูผลการรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัยได้      

          - สามารถส่งรายงานการวิจัยฉบับสมบูรณ์ได้ผ่านทางระบบ   

          - สามารถค้นหาข้อมูลนักวิจัย และข้อมูลงานวิจัยที่เสร็จสมบูรณ์ได้ทั้งหมด

          2) กรรมการผู้ทรงคุณวุฒิ/อนุกรรมการ

          - สามารถดูข้อมูลข้อเสนอโครงการวิจัยทีส่งหาตนเองได้ ผ่านทางระบบ          

          - สามารถประเมินข้อเสนอโครงการวิจัยที่ส่งหาตนเองได้ ผ่านทางระบบ         

          - สามารถดูผลการประเมินข้อเสนอโครงการวิจัยที่ส่งหาตนเองได้ ผ่านทางระบบ

          - สามารถดูข้อมูลการรายงานความก้าวหน้างานวิจัย ที่ส่งหาตนเองได้ ผ่านทางระบบ

          - สามารถประเมินการรายงานความก้าวหน้างานวิจัย ที่ส่งหาตนเองได้ ผ่านทางระบบ

          - สามารถค้นหาข้อมูลนักวิจัย และข้อมูลงานวิจัยที่เสร็จสมบูรณ์ได้ทั้งหมด

     3) เจ้าหน้าที่วิจัย (ผู้ดูแลระบบ)

          - สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลนักวิจัยและผู้ทรงคุณวุฒิได้ทั้งหมด       

          - สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลการส่งข้อเสนอโครงการวิจัยได้ทั้งหมด   

          - สามารถกำหนดผู้ทรงคุณวุฒิ เพื่อประเมินข้อเสนอโครงการวิจัยและรายงานการดำเนินงานวิจัย
            ได้

          - สามารถดูข้อมูลผลการประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย และการรายงานความก้าวหน้างานวิจัยได้ทั้งหมด

          - สามารถเพิ่ม ลบ แก้ไขข้อมูลรายงานการวิจัยที่เสร็จสมบูรณ์ได้

          - สามารถจัดการทะเบียนคุมการทำวิจัยได้ทั้งหมด

          - สามารถส่งออกรายงานสรุปการทำวิจัยในรูปแบบต่าง ๆ

      4) ผู้บริหาร

           - สามารถดูข้อมูลในรูปแบบของรายงานและกราฟสถิติ เพื่อใช้ในการวางแผนและตัดสินใจในการบริหารงานวิจัยได้

4. เครื่องมือและวิธีการพัฒนางานประจำ และตัวชี้วัดความสำเร็จของงาน 

          4.1 เครื่องมือและวิธีพัฒนางานประจำ

          “ระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา” ดำเนินการพัฒนาในรูปแบบของการจัดการความรู้ (Knowledge Management) โดยประยุกต์ใช้ ก.พ.ร. โมเดล ได้แก่ การบ่งชี้ความรู้, การสร้างและแสวงหาความรู้, การจัดความรู้ให้เป็นระบบ, การประเมินและกลั่นกรอง, การแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้, จัดเก็บและการเผยแพร่องค์ความรู้ และการเรียนรู้ ดังนี้

1) การบ่งชี้หรือค้นหาความรู้

สถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ได้จัดตั้งคณะทำงาน และทำเป็นเอกสารคำสั่งแต่งตั้ง “คณะกรรมการการจัดการความรู้ ประจำปีการศึกษา 2565” ขึ้น และได้ร่วมกันคิดประเด็นการจัดการความรู้ คือ “ระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย กรณีศึกษา มหาวิทยาลัย
ราชภัฏสงขลา” ซึ่งสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ประเด็นยุทธศาสตร์เชิงรุกที่ 3 นำพาองค์กรสู่ความสุขและความมั่นคง และสอดคล้องกับแผนกลยุทธ์สถาบันวิจัยและพัฒนา ประเด็นยุทธศาสตร์ที่ 3 พัฒนาระบบเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นแหล่งบริการข้อมูลตามพันธกิจของสถาบันวิจัยและพัฒนา (สถาบันวิจัยและพัฒนา, 2565)

2) การสร้างและแสวงหาความรู้

ค้นคว้าและรวบรวมความรู้ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นการจัดการความรู้จากแหล่ง ข้อมูลภายในและภายนอก ซึ่งจำแนกองค์ความรู้ได้ดังนี้

จากภายในองค์กร

ชื่อองค์ความรู้	ประเภท	วัตถุประสงค์	แหล่งความรู้
การเขียนโปรแกรมบนเว็บ	Tacit	เพื่อให้ในการเขียนโปรแกรมระบบฯ ในรูปแบบของ Responsive Web Application	นายธนภัทร เจิมขวัญ (นักวิชาการคอมพิวเตอร์)
การเข้าถึงระบบการประเมินโครงการวิจัยออนไลน์ในสถานะผู้ทรงคุณวุฒิ	Tacit	เพื่อใช้ในการกำหนดเงื่อนไข ในการเขียนโปรแกรม	ผศ.ดร.พลพัฒน์ รวมเจริญ (รองผู้อำนวยการสถาบันวิจัยฯ)
แบบฟอร์มข้อเสนอโครงการวิจัย งบกองทุนวิจัยมหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา	Explicit	เพื่อใช้ในการกำหนดเงื่อนไขและเกณฑ์การกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงระบบ ในส่วนของการเขียนโปรแกรม	เว็บไซต์สถาบันวิจัยและพัฒนา

จากภายนอกองค์กร

ชื่อองค์ความรู้	ประเภท	วัตถุประสงค์	แหล่งความรู้
แบบฟอร์มข้อเสนอโครงการวิจัย งบกองทุนวิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (ววน.) ภายใต้ สกสว.	Explicit	เพื่อใช้ในการกำหนดเงื่อนไขและเกณฑ์การกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงระบบ ในส่วนของการเขียนโปรแกรม	เว็บไซต์ NRIIS
แบบฟอร์มแบบประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย งบสนับสนุนทุนวิจัย ภายใต้ สกสว.	Explicit	เพื่อใช้ในการกำหนดเงื่อนไขและเกณฑ์การกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงระบบ ในส่วนของการเขียนโปรแกรม	เว็บไซต์ สกสว.
แบบฟอร์มรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัย งบกองทุนวิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (ววน.) ภายใต้ สกสว.	Explicit	เพื่อใช้ในการกำหนดเงื่อนไขและเกณฑ์การกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงระบบ ในส่วนของการเขียนโปรแกรม	เว็บไซต์ NRIIS
แบบฟอร์มแบบประเมินรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัย งบกองทุนวิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรม (ววน.) ภายใต้ สกสว.	Explicit	เพื่อใช้ในการกำหนดเงื่อนไขและเกณฑ์การกำหนดสิทธ์ในการเข้าถึงระบบ ในส่วนของการเขียนโปรแกรม	เว็บไซต์ NRIIS
PHP Tutorial	Explicit	เพื่อใช้ในการศึกษาแนวคิดการโปรแกรมบนเว็บ	เว็บไซต์ W3 School

3) การจัดความรู้ให้เป็นระบบ

3.1) ทำกิจกรรม Dialogue โดยจัดประชุมคณะกรรมการการจัดการความรู้สถาบันวิจัย
และพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ประจำปีการศึกษา 2565 เพื่อระดมสมอง (Brainstorm) ร่วมกันศึกษาถึงปัญหาของระบบเดิม และความต้องการของระบบใหม่

3.2) ถอดข้อเสนอแนะปัญหาจากข้อ 1) มาเป็น แผนภาพ Cause and Effect 

3.3) ถอดบทเรียนจากกิจกรรมในข้อ 1) และ 2) มาสรุปเป็น “ความต้องการของระบบสารสนเทศใหม่ (Requirements)”

3.4) ออกแบบระบบสารสนเทศใหม่ที่จะพัฒนา ได้แก่ ออกแบบ User Interface, ER-Diagramและ DFDเป็นต้น

3.5) ลงมือพัฒนาระบบ ขั้นตอนและวิธีการใช้ตัวแบบ ADDIE Model ซึ่งมีขั้นตอนสำคัญ 5 ขั้น ดังนี้ (มนต์ชัย เทียนทอง, 2548) Analysis, Design, Develop, Implement และ Evaluation

3.6) ทดสอบและแก้ไขเบื้องต้นโดยผู้พัฒนาระบบ (นายธนภัทร เจิมขวัญ)

4) การประมวลและกลั่นกรองความรู้

          4.1) ทำกิจกรรม AAR (After Action Review) โดยมีการนำเสนอผลการพัฒนาระบบให้คณะกรรมการการจัดการความรู้ของสถาบันวิจัยฯ ทดลองใช้งาน พร้อมทั้งให้ข้อเสนอแนะ ข้อคิดเห็นเพิ่ม พร้อมทั้งแก้ไขระบบให้ดียิ่งขึ้น 

          4.2) แก้ไข ปรับปรุง ตามข้อเสนอในข้อ 1) 

5) การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้

          5.1) กิจกรรมการแลกเปลี่ยนความรู้ผ่านกระดานสนทนาของเว็บไซต์การจัดการความรู้ (KM-Blog) และการแบ่งปันความรู้ ผ่าน Facebook ของสถาบันวิจัยฯ

          5.2) กิจกรรม Knowledge Caféโดย นัดประชุมแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับตัวแทนนักวิจัยที่ร้านอะเมซอน สาขามหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา โดยใช้แผนภาพใจเขาใจเรา (Empathy Map) เกี่ยวกับระบบการทำงานในปัจจุบันของระบบเดิม ถึงความคิดเห็นและความรู้สึก (Think and Feel) สิ่งที่ได้ยิน (Hear) สิ่งที่ทำอยู่ (Do and Say) สิ่งที่กลัว และเคยมีประสบการณ์ไม่ดี (Pain) และสิ่งที่ต้องการที่ อยากให้เกิดขึ้น (Gain) นำมาวิเคราะห์ลงในแผนภาพใจเขาใจเรา 

6) การเข้าถึงความรู้

6.1) จัดทำ Account (Username และ Password)ในการเข้าใช้งานระบบ โดยมีสถานะ ได้แก่ นักวิจัย, อนุกรรมการประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย และผู้ทรงคุณวุฒิประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย เพื่อเข้าใช้งานจริง

6.2) จัดทำคู่มือการใช้งานในรูปแบบวิดีโอผ่านช่องทาง Youtube

7) การเรียนรู้

          7.1) อัพโหลดซอร์สโค้ดของระบบสารสนเทศที่ได้พัฒนา ไปยังเครื่องแม่ข่าย (Server) ของมหาวิทยาลัยตามที่อยู่ http://ird.skru.ac.th/REO

          7.2) จัดทำหนังสือแจ้งนักวิจัยทางอีเมล์ เพื่อส่งข้อเสนอโครงการวิจัยผ่านระบบ

          7.3) จัดทำหนังสือแจ้งผู้ทรงคุณวุฒิทางอีเมล์ เพื่อประเมินข้อเสนอโครงการวิจัยผ่านระบบ

5. ผลการพัฒนางานประจำ ข้อสรุป และการนำไปใช้ประโยชน์ 

5.1 สรุปผลการดำเนินงาน

1) มีระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย กรณีศึกษา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา ตามสิทธิ์การเข้าถึง (นักวิจัย, อนุกรรมการประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย, ผู้ทรงคุณวุฒิประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย และผู้ดูแลระบบ) ซึ่งมีการอัปโหลดไปยังเครื่องแม่ข่ายของมหาวิทยาลัยตามที่อยู่ http://ird.skru.ac.th/REO

2) มีการใช้งานระบบสารสนเทศที่ได้พัฒนาขึ้นแบบออนไลน์

3) คุณภาพของระบบที่ได้พัฒนา ดูได้จากตารางที่ 1 และตารางที่ 2 

ตารางที่ 1 เปรียบเทียบปริมาณกระดาษหลังจากการดำเนินงานปีงบประมาณ พ.ศ. 2565

	ปริมาณกระดาษก่อนพัฒนาระบบ	ปริมาณกระดาษหลังพัฒนาระบบ	จำนวนกระดาษที่ลดลง
แบบฟอร์มข้อเสนอโครงการวิจัย (จำนวน 25 โครงการ ๆ ละ 15 แผ่น)	375 แผ่น	0 แผ่น	375 แผ่น
แบบฟอร์มแบบประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย (จำนวน 25 โครงการ ๆ ละ 3 แผ่น)	75 แผ่น	0 แผ่น	75 แผ่น
แบบฟอร์มรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัย (จำนวน 25 โครงการ ๆ ละ 10 แผ่น)	250 แผ่น	0 แผ่น	250 แผ่น
แบบฟอร์มแบบประเมินรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัย (จำนวน 25 โครงการ ๆ ละ 3 แผ่น)	75 แผ่น	0 แผ่น	75 แผ่น
รวม	775 แผ่น	0 แผ่น	775 แผ่น

ตารางที่ 2 Ouput/Outcome/Impact

Output	Outcome	Impact
ได้ระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย	สถาบันวิจัยและพัฒนา และคณะ นำระบบฯ ดังกล่าวไปใช้บริหารงานจัดการงานวิจัยให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น	อาจารย์/นักวิจัย ในมหาวิทยาลัย พัฒนาทักษะการใช้ระบบงานเทคโนโลยีสารสนเทศในการบันทึกงานวิจัยของตนเองได้
		มหาวิทยาลัย ได้ฐานข้อมูลการทำวิจัยที่ทันสมัย และเป็นปัจจุบัน

          5.2) การนำไปใช้ประโยชน์

          ระบบสารสนเทศสำหรับประเมินโครงการวิจัย ที่พัฒนาขึ้นนี้ สามารถนำไปใช้งานกับหน่วยงานสถาบันอุดมศึกษาได้ทุกที่ เพราะรองรับการบริหารงานวิจัยได้ ตั้งแต่ การส่งข้อเสนอโครงการวิจัย การประเมินข้อเสนอโครงการวิจัย การรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัย และการประเมินรายงานความก้าวหน้าโครงการวิจัย และหากมีการศึกษาและพัฒนาในส่วนของรายงานให้มีความหลากหลายตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ก็จะเป็นประโยชน์ในการใช้งานได้มากยิ่งขึ้น

6. กิตติกรรมประกาศ

          ขอขอบคุณการสนับสนุนของผู้บริหาร การให้ความร่วมมือของบุคลากรภายในสถาบันวิจัยและพัฒนา มหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา และความพร้อมทางด้านฮาร์ดแวร์ ซอฟต์แวร์ ทำให้การดำเนินการพัฒนางานเป็นไปอย่างสำเร็จโดยเร็ว

7. บรรณานุกรม

สถาบันวิจัยและพัฒนามหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (10 พฤษาคม 2565). แผนกลยุทธ์ สถาบันวิจัยฯ ฉบับ
          ทบทวน ฉบับปีงบประมาณ 2561-2565. สืบค้นจาก http://ird.skru.ac.th/2558/plan.php

สถาบันวิจัยและพัฒนามหาวิทยาลัยราชภัฏสงขลา. (20 พฤษาคม 2565). ประกาศมหาวิทยาลัยราชภัฏ
          สงขลา เรื่อง หลักเกณฑ์การสนับสนุนค่าตอบแทนการตีพิมพ์บทความวิจัย งานสร้างสรรค์ฯ พ.ศ. 
          2565. สืบค้นจาก http://ird.skru.ac.th/2558/plan.php

Chadarat Singharuksa. (21 March 2022). Introduction to Design Thinking. Available From 
          https://cupdf.com/document/introduction-to-design-thinking-rdi-introduction-to-
          design-thinking-6-june-2019.html?page=1

W3 School. (20 May 2022). PHP Tutorial. Available From 
          https://www.w3schools.com/php/

 

[ดร.นราวดี บัวขวัญ]

เยี่ยมมากจร้า ถ้าพัฒนาต่อยอดให้ทุกคณะใช้ได้ด้วย จะดีมาก จะได้เชื่อมโยงบข้อมุลให้เป็นหนึ่งเดียวกัน ^^

[ชัชวาลย์ พัดแดง]

ระบบดีครับ แต่ไม่แน่ใจว่าระบบรองรับถึงการเบิกจ่ายงวดเงินหรือเปล่า ถ้ามีจะดีมาก จะถือเป้นระบบบริหารงานวิจัยที่สมบุรณ์แบบครับ