๑๐๐๐. ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description)

JD (Job Description) หรือขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน / คำบรรยายลักษณะงาน / ใบพรรณนาหน้าที่งาน ก็แล้วแต่จะเรียก ซึ่งเป็นเครื่องมือพื้นฐานในการบริหารงานทรัพยากรบุคคล…โดยมีปัจจัยเชื่อมโยงในการเขียน JD ประกอบด้วย คือ นโยบาย วิสัยทัศน์ของหน่วยงาน เป้าหมาย กลยุทธ์ โดยต้องสอดคล้องกับแผนผังโครงสร้างขององค์กร…

บางคนอาจสงสัยว่า…ใครกันที่เป็นคนเขียน JD…จากประสบการณ์ที่ปฏิบัติงานมาจริงๆ แล้ว HR หรือฝ่ายบุคคลควรช่วยร่างแบบในการเขียนให้เพื่อเป็นแนวทางให้กับ ผู้ปฏิบัติภาระงานเขียน ก่อนนำส่งหัวหน้างาน หรือ Line Manager เส้นทางของการบริหารของหน่วยงานที่ผู้ปฏิบัติเป็นผู้ตรวจสอบ ยืนยันหน้าที่งานนั้น ๆ ก่อน เนื่องจากเป็นผู้ที่ดูแล และรับผิดชอบงานใกล้ชิดกว่า HR หรือฝ่ายบุคคล และมี HR เป็นที่ปรึกษาช่วยปรับปรุงแก้ไขให้เป็นระบบ ฯ

การเขียนงาน หากทราบถึงโครงสร้างของหน่วยงานที่ตนเองได้ปฏิบัติแล้ว ก็มิใช่เรื่องยากที่จะนำมาเขียนหน้าที่ความรับผิดชอบของงาน เพราะต้องดูภารกิจของหน่วยงานที่ตนเองได้ปฏิบัติว่าปฏิบัติเกี่ยวกับเรื่องใด…ในการเขียนภาระงาน หน้าที่ความรับผิดชอบนั้น ควรเขียนในภาพรวมของหน่วยงานหรือองค์กร เพราะจะทำให้ทราบถึงการเขียนที่แสดงถึงว่างานในแต่ละหน่วยงานนั้น เกิดความซ้ำซ้อนกันหรือไม่ เพราะหากเขียนเป็นรายตำแหน่ง ทีละตำแหน่งจะทำให้ไม่ทราบว่างานนั้นเกิดการซ้ำซ้อนกันหรือไม่ ซึ่งจะไม่สามารถตรวจสอบได้ โดยหัวหน้าหน่วยงานนั้น ๆ ควรที่จะรับผิดชอบในสิ่งที่ผู้ปฏิบัติได้เขียนมา และควรดูในภาพองค์รวมของหน่วยงานนั้น เพราะจะทำให้ทราบว่าอัตรากำลังในหน่วยงานของตนเองนั้นมีมาก หรือน้อยเพียงใด เพื่อที่จะได้คำนวณเป็นอัตรากำลังลดหรือเพิ่มอัตรากำลังได้

การดูอัตรากำลังจากภาระงานควรดูจากเวลาที่ปฏิบัติของบุคลากรในแต่ละวันว่ามีเวลาเพียงพอหรือไม่ เพื่อเป็นการควบคุม กำชับ ดูแลการปฏิบัติงานให้เกิดความคุ้มค่ามากที่สุด ด้วยการทำหน้าที่เป็นตัวแทนของผู้บริหารระดับสูงที่คอยกำชับ กำกับ ดูแลเป็นลำดับชั้นในการทำงานตามภาระงานของเจ้าหน้าที่

การเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน เทคนิคในการเขียน ควรจำแนกงานตามโครงสร้างขององค์กร หน่วยงานที่รับผิดชอบ มาตรฐานกำหนดตำแหน่งที่ระบุ และรายตำแหน่งในแต่ละตำแหน่ง เนื่องจาก Line Manager ที่กล่าวมานั้นมีเนื้องาน หรือบริบทในการปฏิบัติที่มีความแตกต่างกัน ส่วนผู้บริหารระดับบนหรือ HR ฝ่ายบุคคลจะทำการดูในภาพรวมของส่วนงาน เพื่อนำมาสรุปเป็นภาพรวมขององค์กรได้…ยิ่งการเขียนใบกำหนดหน้าที่งานชัดเจน ละเอียดมากเท่าใด ก็จะทำให้ผู้ปฏิบัติเกิดความเข้าใจ ชัดเจนในเนื้องาน ในเรื่องที่ได้ปฏิบัติมากเท่านั้น เพราะในแต่ละเรื่องนั้น สามารถนำมาเขียนขั้นตอน วิธีการทำงาน Timeline ได้อย่างชัดเจน เป็นการถอดการปฏิบัติงานได้อย่างละเอียด พร้อมที่เมื่อใดหากพ้นจากตำแหน่งไปแล้ว คนอื่นที่เข้ามาปฏิบัติงานแทน ก็สามารถทำงานแทนได้เลย ตามคู่มือ ขั้นตอนในการปฏิบัติงานนั้น

เทคนิคในการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน ควรแยกเขียนให้เป็นเรื่อง ๆ เพราะการแยกเขียนเป็นเรื่อง ๆ จะทำให้ทราบว่า งานเรื่องนั้นเป็นเรื่อง ๆ หนึ่ง ส่วนขั้นตอนในการทำงานก็จำแนก แจกรายละเอียดในการปฏิบัติเป็น Timeline เกิดขึ้นจนเกิดผลงานเป็นผลสัมฤทธิ์ได้ในที่สุด ยกตัวอย่างการเขียนชื่อเรื่อง เช่น ตำแหน่งเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป มีหน้าที่ที่ปฏิบัติได้แก่

๑. งานธุรการ งานสารบรรณ

๒. งานจัดซื้อจัดจ้างครุภัณฑ์

๓. งานจัดซื้อพัสดุ

๔. งานตรวจสอบวัน เวลามาปฏิบัติงานของบุคลากร

๕. งานดำเนินการ กศ.ปป. ของบุคลากรในวันเสาร์ วันอาทิตย์

๖. งานจัดทำแผนบริหารบุคลากร และแผนพัฒนาบุคลากร

๗. งานจัดทำโครงการต่าง ๆ ภายในกองบริหารงานบุคคล

๘. งานจัดการประชุมภายในกองบริหารงานบุคคล

๙. งานประกันคุณภาพของกองบริหารงานบุคคล

๑๐. งานติดตาม การประเมินผลการปฏิบัติงาน

๑๑. งานการจัดทำแผนปฏิบัติราชการ

                      ฯลฯ

สำหรับตำแหน่งบุคลากร มีหน้าที่ที่ปฏิบัติ ได้แก่

๑. งานการเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นของสายวิชาการ

๒. งานการเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นของสายสนับสนุนวิชาการ

๓. งานออกคำสั่งแต่งตั้งประธานหลักสูตร

๔. งานการเข้าสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้นของบุคลากรโรงเรียนสาธิต

๕. งานจัดทำบัตรประจำตัวของบุคลากรภายในมหาวิทยาลัย

๖. งานการจัดทำสมรรถนะของบุคลากรสายสนับสนุนวิชาการ

๗. งานประชุมคณะกรรมการพิจารณาผลงานทางวิชาการ

                       ฯลฯ

งานต่าง ๆ ข้างต้นจะแยกมาจากหน่วยงานที่อยู่ภายในกองนั้น ๆ หรือหน่วยงานนั้น ๆ ทำให้เห็นว่า ชื่องานต่าง ๆ สามารถทำเป็นขั้นตอนในการทำงานให้สำเร็จลงได้ง่ายขึ้น นี่คือ เทคนิคในการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน อาจมาจากการวิเคราะห์งานด้วย เพราะบางงานมีเนื้องานน้อยก็จะไม่สามารถเขียนขั้นตอนในการทำงานได้มากนัก งานต่าง ๆ เหล่านี้จะสามารถนำมาเทียบกับปริมาณงานที่แต่ละส่วนราชการกำหนดให้ปฏิบัติว่าควรมีการปฏิบัติกี่ชั่วโมง/วัน หรือต่อสัปดาห์ ต่อปี เพื่อให้คุ้มค่ากับการทำงาน และการจ่ายค่าตอบแทนของส่วนราชการ หรือส่วนงานนั้น ๆ 

การเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน หากแยกระดับชั้น เช่น ระดับปฏิบัติการ ระดับชำนาญการ ควรนำมาตรฐานกำหนดตำแหน่งมาดูสำหรับคำที่เป็น Keyword ในของแต่ละระดับว่างานนั้นสามารถกำหนดระดับให้เป็นระดับสูงขึ้นได้หรือไม่ หากไม่ได้ ก็เป็นแค่ระดับเดิมในการเขียนใบกำหนดหน้าที่งาน ส่วนนี้จะเป็นการกำหนดระดับชั้นของงานว่าควรเป็นงานที่สูงขึ้นหรือไม่ คนที่ตรวจควรเป็นหัวหน้าหน่วยงานที่ต้องรับผิดชอบช่วยตรวจสอบ ดูว่างานนั้นใช่หรือไม่ มิควรมีความอคติ หรือเห็นชอบหากงานนั้นไปได้ แต่เพราะความอคติจึงไม่ให้ สำหรับงานที่สามารถไปถึงระดับที่สูงขึ้นได้ แต่ควรดูและปรับให้งานนั้นไปในระดับที่สูงขึ้นได้ การพิจารณาในจุดนี้ต้องมีธรรมาภิบาลในตนเองสำหรับหัวหน้างานที่ต้องตรวจสอบให้

เมื่อเขียนหน้าที่งานเรียบร้อยแล้ว จะต้องได้รับการประเมินค่างานตามแบบที่ส่วนราชการเป็นผู้กำหนดให้มีการประเมินค่างานตามแบบที่ส่วนกลางเป็นผู้กำหนดเพื่อให้มีความมาตรฐาน ไม่แตกต่างกันมากนัก นี่คือ การเขียนใบกำหนดหน้าที่งานการประเมินค่างาน ควรมีคณะกรรมการเข้ามาเพื่อช่วยในการตรวจสอบการะงานให้เกิดความเป็นธรรมและถูกต้อง…การเขียนใบกำหนดหน้าที่งานควรเขียนในภาพรวมทุกตำแหน่ง จะทำให้เกิดความเป็นธรรม ในความเป็นจริง จะมีรายละเอียดและมีปัญหาพอสมควรในการเขียนใบกำหนดหน้าที่งานในแต่ละตำแหน่ง…หากองค์กรมีการเปลี่ยนแปลงโครงสร้าง ตำแหน่งเกิดขึ้น ควรที่จะมีการทบทวนภาระงาน และมีการประเมินค่างานใหม่อีกครั้งหนึ่ง

เมื่อมีการกำหนดหน้าที่งาน เรียบร้อยแล้ว จึงมีการมอบหมายงานให้ผู้ปฏิบัติอีกครั้งหนึ่ง…ศึกษาการมอบหมายงาน ที่นี่… https://www.gotoknow.org/posts/705193

************************

ขอขอบคุณทุกท่านที่ให้เกียรติเข้ามาในบันทึกนี้

บุษยมาศ แสงเงิน

๑๑ สิงหาคม ๒๕๖๕