องค์ประกอบหลักของแบบกำหนดหน้าที่งาน สามารถแบ่งออกเป็น ๓ ส่วน สามารถอธิบายได้ตามทฤษฎีระบบ ดังนี้
๑. Input : ตำแหน่งงาน จุดมุ่งหมายของตำแหน่ง คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่ง ผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา
๒. Process : หน้าที่งานหลัก อำนาจการบังคับบัญชาของตำแหน่ง ความรับผิดชอบต่อทรัพยากรของส่วนราชการ
๓. Output : ตัวชี้วัด
สิ่งที่เป็นตัวนำเข้า คือ ตำแหน่งงาน คุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับตำแหน่งงาน พร้อมทั้งผู้บังคับบัญชา ผู้ใต้บังคับบัญชา เมื่อผ่านกระบวนการแล้ว จะประกอบไปด้วย หน้าที่ความรับผิดชอบ อำนาจหน้าที่การบังคับบัญชา สุดท้ายจะออกมาเป็นผลลัพธ์ของตำแหน่งงานนั้น โดยจะมีตัวชี้วัดให้เกิดเป็นรูปธรรม
สิ่งที่ควรเขียนในแบบกำหนดหน้าที่งาน ควรต้องมีความรู้ ความเข้าใจ คือ
๑. เขียนงานของ “ตำแหน่งงาน” ไม่ใช่ “ผู้ดำรงตำแหน่ง”
๒. เขียนงานที่ปฏิบัติอยู่จริงในปัจจุบัน
๓. เขียนให้ “เข้าใจ” ไม่ใช่เพื่อ “ความประทับใจ”
๔. เขียนให้สั้น แต่ได้ใจความ
๕. ใช้คำหรือข้อความที่ชัดเจน
๖. เขียนให้เกิดความสมบูรณ์ ครอบคลุมงานทั้งหมด
๗. ศัพท์เทคนิค ภาษาต่างประเทศ ให้วงเล็บศัพท์คำเดิม
๘. การอ้างถึงหน่วยงานหรือบุคคล ใช้ชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งงาน
สำหรับสิ่งที่ไม่ควรเขียน คือ
๑. เขียนงานที่คิดว่าควรจะทำในปัจจุบัน
๒. เขียนงานที่คิดว่าจะเกิดขึ้นในอนาคต
๓. เขียนงานที่เกิดขึ้นเป็นกรณีพิเศษ
๔. ใส่ความเห็นของผู้เขียน
๕. ใช้คำฟุ่มเฟือย หรือคลุมเครือ ไม่ชัดเจน
๖. นำคุณสมบัติพิเศษเฉพาะตัวของผู้ดำรงตำแหน่งมากำหนดเป็นคุณสมบัติใน Job Description
ที่มา : ศึกษาจาก Job Description การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานบนพื้นฐาน Competency, ดร.กฤติน กุลเพ็ง และหน้าที่ที่ผู้เขียนได้ทำการปฏิบัติงาน นำมาประยุกต์เพื่อใช้ในการทำงานของภาครัฐ
*******************************
บุษยมาศ แสงเงิน
๑๙ พฤศจิกายน ๒๕๖๔
I read your ‘impressive posts’ on job description and how to formulate one. The series is quite ‘educational’ and highlight many points – beneficial to organization for which the job be performed.
In practice the goal or the mission of the organization, the model of ‘business’, and regulations should be included. Because everyone in the organization should understand the reason for existence and one’s own role to contribute towards the goal. In a more democratic organization, everyone should be able to ‘modify’ one’s own job description for the betterment of the organization, too.
ได้ค่ะ พี่แก้ว ขอบคุณคุณ sr ด้วยค่ะ