ความหมายและความสำคัญของ Job Description
Job Description (แบบกำหนดหน้าที่งาน) หมายถึง เอกสารที่แสดงถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของงานในแต่ละเลขที่ตำแหน่ง เปรียบเสมือนป้ายชี้นำทางในการปฏิบัติงานของบุคลากรในแต่ละเลขที่ตำแหน่งในส่วนราชการ ช่วยกำหนดให้เป็นแนวทางในการที่จะพัฒนาและปรับปรุงงาน เป็นเอกสารที่แสดงถึงหน้าที่ ความรับผิดชอบของแต่ละบุคคล โดยเขียนตามแบบบรรยายลักษณะงาน มีประโยชน์ต่อส่วนราชการเพื่อให้ส่วนราชการเกิดความสะดวกในการศึกษางานในแต่ละตำแหน่ง ช่วยปรับปรุงวิธีการทำงาน และทบทวนการกำหนดตำแหน่งงาน ช่วยในการบริหารงานด้านทรัพยากรบุคคลให้ง่ายขึ้น
ผู้ที่มีส่วนร่วมในการจัดทำแบบกำหนดหน้าที่ของงาน ได้แก่
๑. ตัวผู้ดำรงตำแหน่ง เป็นผู้เขียนแบบกำหนดหน้าที่ของงาน ของตำแหน่งที่ตนเองได้ปฏิบัติงานอยู่
๒. ผู้บังคับบัญชาของผู้ดำรงตำแหน่ง จะทำหน้าที่เป็นผู้ตรวจสอบ และทบทวนคำบรรยายลักษณะงานของตำแหน่งนั้น ๆ
๓. กองบริหารงานบุคคล (ซึ่งทำหน้าที่เป็นหน่วยงานบริหารงานบุคคล) จะทำหน้าที่เป็นผู้ให้แบบฟอร์มแบบกำหนดหน้าที่งาน และให้คำแนะนำในการเขียน Job
ความสำคัญของแบบกำหนดหน้าที่งาน
Job Description (การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งาน) จะทำให้เกิดประโยชน์ต่อการบริหารทรัพยากรบุคคลของส่วนราชการ หลายระดับ ได้แก่
๑. ประโยชน์ต่อส่วนราชการ คือ
๑.๑ การสรรหาและคัดเลือกบุคคลเข้าทำงานในส่วนราชการ
๑.๒ การประเมินผลการปฏิบัติงานและค่าตอบแทนของบุคลากรในส่วนราชการ
๑.๓ การเลื่อนตำแหน่ง และการโยกย้ายบุคลากรในส่วนราชการ
๑.๔ การฝึกอบรม และพัฒนาบุคลากรในส่วนราชการ
๑.๕ การวางแผนอัตรากำลังของบุคลากรในส่วนราชการ
๑.๖ การปรับปรุงการปฏิบัติงานในส่วนราชการให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากยิ่งขึ้น
๑.๗ การออกแบบสมรรถนะ (Competency) ของตำแหน่งงานต่าง ๆ ในส่วนราชการ
๑.๘ ใช้เป็นเครื่องมือในการสื่อความหมายระหว่างหัวหน้างานและผู้ใต้บังคับบัญชา
๑.๙ ขจัดความซ้ำซ้อนของงาน และไม่ละเลยงานที่สำคัญบางอย่าง
๑.๑๐ ใช้กำหนดค่าตอบแทนที่มีระบบและเป็นธรรม
๒. ประโยชน์ต่อผู้บังคับบัญชา คือ
๒.๑ ผู้บังคับบัญชาจะสามารถทรางถึงลักษณะงาน และขอบเขตของงานของผู้ใต้บังคับบัญชาได้
๒.๒ การมอบหมายงานจะมีความชัดเจน และถูกต้องยิ่งขึ้น
๒.๓ มีการกำหนดความสำคัญ และจำเป็นในการฝึกอบรมและพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างเป็นระบบ และสามารถทำได้อย่างต่อเนื่อง และเล็งเห็นว่าควรที่จะพัฒนางานในด้านใดก่อน-หลัง
๒.๔ เป็นการป้องกันการทำงานที่ทำให้เกิดความซ้ำซ้อน และมีความขัดแย้งสำหรับส่วนราชการที่มีงานซ้ำซ้อนกัน
๒.๕ ช่วยในการวางแผนการปฏิบัติงานของผู้บังคับบัญชาได้
๒.๖ สามารถกำหนดโครงสร้างของส่วนราชการ และอัตรากำลังของบุคลากรให้เหมาะสมกับความจำเป็นของส่วนราชการ
๓. ประโยชน์ต่อผู้ที่ปฏิบัติงาน คือ
๓.๑ ทำให้ทราบถึงลักษณะงาน และขอบเขตของงานที่ต้องปฏิบัติ
๓.๒ ทำให้สามารถพัฒนา ปรับปรุงการปฏิบัติงานของตนเองได้
๓.๓ สามารถวางแผนงาน และจัดแบ่งเวลาได้อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น
๓.๔ ทำให้เกิดความเข้าใจวัตถุประสงค์ และความคาดหวังของผู้บังคับบัญชาได้ดียิ่งขึ้น
๓.๕ ทำให้เกิดความเข้าใจในสายงาน ความสัมพันธ์ระหว่างตำแหน่งของงาน ซึ่งจะทำให้เกิดการประสานงานกันได้ดียิ่งขึ้น
๓.๖ ทำให้ทราบถึงความรู้ ความสามารถ สมรรถนะ ทักษะ หรือคุณสมบัติอื่น ๆ ที่จำเป็นของผู้ที่จะมาดำรงตำแหน่งนี้ และสามารถพัฒนาตนเองให้มีความรู้ ความสามารถ คุณลักษณะ พฤติกรรมให้สอดคล้องกับลักษณะงานที่ระบุไว้ในแบบกำหนดหน้าที่งาน เกิดความเข้าใจในสายงานความก้าวหน้าทางวิชาชีพของตนเอง และมีความเตรียมความพร้อม และเตรียมการพัฒนาตนเองให้พร้อมอยู่เสมอ
แบบกำหนดหน้าที่งาน มีความสำคัญเป็นอย่างมาก ต่อผู้ปฏิบัติงาน ต่อผู้บังคับบัญชา และต่อส่วนราชการ และสามารถเป็นข้อตกลงกันระหว่างผู้บังคับบัญชา และผู้ปฏิบัติงาน หากทั้งสองฝ่ายเกิดความเข้าใจตรงกันแล้ว จะส่งผลให้ส่วนราชการและหน่วยงานที่สังกัด มีข้อตกลงในการทำงานอย่างเป็นระบบ สามารถทำงานกันด้วยความราบรื่น มีความเจริญเติบโตกันอย่างต่อเนื่องทั้งสองฝ่าย
ข้อพึงระวัง!!!…การเขียนงาน ควรเขียนงานให้ชัดเจนว่าเป็นงานที่ปฏิบัติเกี่ยวกับเรื่องใด เพราะหากกำหนดเป็นเรื่อง ๆ จะสามารถนำไปเขียนขั้นตอนในการปฏิบัติงาน และการเขียนคู่มือปฏิบัติงานที่ดีต่อไปได้
การเขียน Job Description เป็นการเขียนงานที่เป็นบทเริ่มต้นของการบ่งบอกถึงภาระหน้าที่ที่ต้องปฏิบัติของงานในสายปฏิบัติ ที่จะสามารถบอกถึงงานที่ได้ปฏิบัติว่าเป็นเรื่องใดบ้าง มีวิธีการ ขั้นตอน การแก้ไขปัญหาในการทำงาน มีเทคนิคการทำงานอย่างไรบ้าง รวมถึงมีการตัดสินใจต่องานที่ทำนั้นอย่างไร มีผลดี-ผลเสียในการทำงานเรื่องนี้อย่างไร และสามารถนำงานนั้นไปวิเคราะห์ สังเคราะห์ หรือทำวิจัยได้ในอนาคตต่อไป
ที่มา : ศึกษาจาก Job Description การจัดทำแบบกำหนดหน้าที่งานบนพื้นฐาน Competency, ดร.กฤติน กุลเพ็ง และหน้าที่ที่ผู้เขียนได้ทำการปฏิบัติงาน นำมาประยุกต์เพื่อใช้ในการทำงานของภาครัฐ
*************************************
บุษยมาศ แสงเงิน
๑๙ พฤศจิกายน ๒๕๖๔
