การประชุมเป็นภารกิจที่สําคัญอย่างหนึ่งของหน่วยงาน เนื่องจากเป็นแหล่งระดมความคิดในการวางแผนวางนโยบาย ตลอดจนแนวปฏิบัติงานเพื่อให้การปฏิบัติงานสําเร็จผลตามเป้าหมาย ฉะนั้นการจัดการประชุม และการเขียนรายงานการประชุมที่กระชับ ชัดเจน ถูกต้องจะสนองให้ เกิดผลสัมฤทธิ์และนําไปสู่การการดําเนินงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
1.แนวทางการปฏิบัติที่ดี (วิธีการ กระบวนการ เครื่องมือการจัดการความรู้ที่ใช้)
ขั้นตอนการเตรียมการประชุม
การจัดทําวาระการประชุม
ฝ่ายเลขานุการ จะต้องดําเนินการสรุปเรื่องราวความเป็นมาของเรื่องรวททั้งประเด็นที่จะนําเสนอ ใน แต่วาระการประชุม เพื่ออํานวยความสะดวกต่อการพิจารณาของคณะกรรมการ และที่สําคัญ คือ จะเป็น ฐานข้อมูลที่จะทําให้ที่ประชุมสามารถพิจารณาได้อย่างรอบคอบ ถูกต้อง และรวดเร็ว
ในการจัดทําวาระการประชุม หรือเอกสารประกอบการประชุมที่ดี จะต้องกระชับ ชัดเจน และตรง ประเด็นหากมีกฏ ระเบียบ พระราชบัญญัติ ข้อบังคับ ประกาศ หรือ มติอื่นๆที่เกี่ยวข้องจะต้องนําเสนอข้อมูล เพื่อใช้ประกอบในการพิจารณา
ระเบียบวาระที่ ๑ วาระแจ้งเพื่อทราบ (จากประธาน และเลขานุการที่ประชุม)
ผู้เสนอวาระนี้ ส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องแจ้งเพื่อทราบจากประธานที่ประชุม เพื่อแจ้งเรื่องราวต่างๆให้ที่ ประชุมทราบ รวมถึงเรื่องที่ฝ่ายเลขานุการจัดระเบียบวาระแจ้งเพื่อทราบ ซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ต้องหาข้อยุติ หรือ การพิจารณาจากที่ประชุม เช่น การายงานการจัดกิจกรรม ผลการดําเนินงานของหน่วยงาน เป็นต้น
ระเบียบวาระที่ ๒ วาระรับรองรายงานการประชุม
เมื่อฝ่ายเลขานุการที่ประชุมจัดทํารายงานการประชุมครั้งที่ผ่านมาแล้วเสร็จ จึงเสนอให้ คณะกรรมการเพื่อพิจารณารับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ ๓ วาระสืบเนื่อง
วาระนี้จะเป็นเรื่องที่ที่ประชุมได้รับมอบหมายให้ดําเนินการไว้ หรือ ที่ประชุมได้ให้ศึกษาข้อมูล เพิ่มเติม หรือ เคยผ่านพิจารณามาก่อนแล้วแต่ยังมิได้ยุติ ซึ่งจะต้องรายงานความคืบหน้าเพื่อให้ที่ประชุม รับทราบ ประเด็นในการเสนอวาระ สามารถเสนอวาระได้ใน ๒ ประเด็น คือ เพื่อทราบ หรือเพื่อพิจารณา ในกรณีที่การพิจารณายังไม่ได้มีข้อยุติ
ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ จากคณะกรรมการที่ประชุม)
วาระนี้จะเป็นเรื่องแจ้งเพื่อให้ที่ประชุมรับทราบ จากคณะกรรมการในที่ประชุมเพื่อแจ้งเรื่องราว ต่างๆในที่ประชุมเพื่อให้ที่ประชุมรับทราบซึ่งเป็นเรื่องที่ไม่ต้องหาข้อยุติ หรือ การพิจารณาจากที่ประชุม เช่น การายงานการจัดกิจกรรม ผลการดําเนินงานของหน่วยงาน เป็นต้น
ระเบียบวาระที่ ๕ วาระเพื่อพิจารณา
วาระนี้เป็นเรื่องที่ต้องการเสนอให้คณะกรรมการในที่ประชุมเพื่อพิจารณา เพื่อนําไปเป็นนโยบาย หรือแนวทางการปฏิบัติ หรือ เป็นไปตามอํานาจหน้าที่ของคณะกรรมการชุดนั้น ในการร่วมกันพิจารณา ดังนั้นในระเบียบวาระนี้ ฝ่ายเลขานุการจะต้องศึกษาเรื่องราวให้โดยละเอียด และต้องสรุปความเป็นมา โดยพิจารณาให้ครอบคลุม กฏ ระเบียบ พระราชบัญญัติ ข้อบังคับ ประกาศ หรือ มติอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง จะต้องนําเสนอข้อมูลเพื่อใช้ประกอบในการพิจารณา เพื่อเป็นฐานในการตัดสินใจ และการพิจารณา
ระเบียบวาระที่ 6 วาระอื่นๆ
วาระนี้เป็นเรื่องที่ไม่ได้จัดเข้าในระเบียบวาระ ในที่ประชุมในแต่ละครั้ง แต่อาจมีเรื่องราว หรือ ประเด็นและความจําเป็นเร่งด่วน ที่จะต้องนําเสนอที่ประชุมเพื่อพิจารณา สามารถจัดเข้าในระเบียบวาระ อื่นๆ ได้
| รูปแบบระเบียบวาระการประชุม |
ชื่อการประชุม...................................................……….
ครั้งที่........./๒๕๖๓....
วันที่....เดือน................................พ.ศ.......................เวลา......
ณ สถานที่จัดประชุม.............................................................................................................
*****************************************************************
ระเบียบวาะที่ ๑ เรื่องแจ้งเพื่อทราบ
๑.๑ เรื่องที่ประธานที่ประชุมแจ้ง
ชื่อเรื่อง...........................
มติที่ประชุมสรุปประเด็นสําคัญ
๑.๒ เรื่องที่เลขานุการที่ประชุมแจ้ง
ชื่อเรื่อง...........................
ระเบียบวาระที่ ๒ รับรองรายงานการประชุม
๒.๑ พิจารณารับรองรายงานการประชุมครั้งที่
มติที่ประชุม พิจารณารับรองรายงานการประชุม
ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องสืบเนื่อง
๓.๑ ชื่อเรื่อง
สรุปเรื่อง…………………….(มีเอกสารประกอบ)
มติที่ประชุม......
ระเบียบวาระที่ ๔ เรื่องแจ้งเพื่อทราบจากคณะกรรมการ
๔.๑ ชื่อเรื่อง
สรุปเรื่อง.............
มติที่ประชุม....... สรุปประเด็นสําคัญ
ระเบียบวาระที่ ๕ เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา
๕.๑ ชื่อเรื่อง
สรุปเรื่อง... (มีเอกสารประกอบ)
ประเด็นเพื่อพิจารณา
1. …………………………..
๒. ……………………………
มติที่ประชุม.......
ระเบียบวาระที่ 6 เรื่อง อื่นๆ (ถ้ามี)
๖.๑ ชื่อเรื่อง........
มติที่ประชุม.........
2. ผลสัมฤทธิ์ (ผลสัมฤทธิ์ด้านต่าง ๆ ได้แก่ เชิงคุณภาพ เชิงปริมาณ รางวัลที่ได้รับ การเป็นแบบอย่างที่ดีให้กับหน่วยงานต่าง ๆ ฯลฯ)
………………………………………………………………………………………………………………………………………..………………………………………………………………………………………………………………………………………..………..………..
3. ปัจจัยความสำเร็จ (สรุปเป็นข้อๆ)
- คณะกรรมการทุกคน มีความทัดเทียมในการเสนอความคิดเห็น เพื่อเสนอหาข้อยุติ หรือหาทาง แก้ปัญหาในการประชุม
- ในการประชุมเพื่อหาข้อยุติร่วม ประธานต้องชี้ประเด็นหลักให้ที่ประชุมหาข้อยุติ โดยนําเสนอข้อมูลพื้นฐานรวมทั้งประเด็นกฎหมายเพื่อประกอบการพิจารณา และสรุปข้อยุติร่วมจากที่ประชุม
4. ปัญหาอุปสรรคและข้อเสนอแนะ แนวทางการพัฒนาต่อไป
- ในการประชุมเพื่อแก้ปัญหา ประธานต้องชี้ให้ที่ประชุมเห็นว่าปัญหาคืออะไร ต้องระบุปัญาที่เกิดขึ้นคืออะไร ปัญหานั้นเบี่ยงเบนอย่างไร ก่อให้เกิดความเสียหายอย่างไร ขอให้ที่ประชุมพิจารณาสาเหตุของปัญหาต่อไป และขอให้ที่ประชุมพิจารณาหนทางแก้ปัญหา ซึ่งมักมีหลายๆ ทางที่ประชุมควรเลือกแก้ปัญหาทางใด
