วิธีประชุมที่มีคุณภาพและประสิทธิภาพสูง

คำแนะนำคือ อย่าใช้ PowerPoint ให้ใช้ document template ที่เขาแนะนำ (๑)    เพราะ PowerPoint บอกเฉพาะหัวข้อ   ต้องให้เจ้าของอธิบาย หรือนำเสนอ ตั้งแต่ต้นจนจบ  ใช้เวลามาก  และขึ้นกับความสามารถในการอธิบายด้วย    ยิ่งอธิบายไม่เก่ง ต้องซักถามมาก ยิ่งใช้เวลามาก    แต่หากใช้ document template ที่เขาเสนอ    ผู้เข้าประชุมอ่านทำความเข้าใจมาก่อน    มาทำความกระจ่างหรือตอบคำถามไม่กี่ข้อ ก็สรุปทำความตกลงกันได้ ใช้เวลาน้อยกว่ากันมาก

document template ที่เสนอประกอบด้วย

1. 1. ข้อท้าทาย (The Challenges)
2. 2. ผลที่ไม่ต้องการ (The Undesired Outcome)
3. 3. ผลที่ต้องการ (The Desired Outcome)
4. 4. วิธีการที่เสนอ (The Proposed Solution)
5. 5. ความเสี่ยงที่ต้องขจัด (The Risk Remover)
6. 6. แนวทางดำเนินการ (The Call to Action) 

เอกสารนำเสนอต้องสั้น กระชับ อยู่ภายในหน้าเดียว ตัวอักษรไม่เล็กเกินไป    และต้องพิมพ์ส่งไปล่วงหน้า    ไม่ใช่เอามาเสนอในที่ประชุม    และไม่ใช่อยู่ใน electronic form

การประชุมควรใช้เวลาเพียง ๒๐ นาที    โดยแบ่งเป็น ๓ ช่วงดังนี้

1. 1. นำเสนอและทำความเข้าใจร่วมกัน ๕ นาที
2. 2. อภิปราย แลกเปลี่ยนข้อคิดเห็น  ๑๐ นาที
3. 3. สรุป ๕ นาที 

ขอขอบคุณ ดร. สัมพันธ์ ศิลปนาฏ ที่กรุณาส่งเอกสารมาให้

วิจารณ์ พานิช

๓ พ.ย. ๖๒