ชีวิตที่พอเพียง 3558. ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง : ๖. องค์ประกอบจำเป็นของระบบจัดการความรู้ตัวที่หก การสนับสนุน

The International Organization for Standardization (ISO) เผยแพร่ ISO 30401 : 2018 – Knowledge management systems – Requirement (๑)  เมื่อปี ๒๕๖๑   เสนอมุมมอง และวิธีการเชิงระบบ ต่อการจัดการความรู้    และ เว็บไซต์ของ สวทช. เสนอภาพรวม หรือข้อสรุป เป็นภาษาไทย ที่ดีมาก ไว้ที่ https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/knowledge-management/12481-iso-30401

ในบันทึกชุด ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง นี้ ผมตีความ (และบางครั้งเพิ่มเติมความเห็นของผมเอง หรือเถียง ISO) นำมาเสนอเพื่อประโยชน์ของสังคมไทย    ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือนี้ เพื่อการเรียนรู้ที่ทรงพลังจากการทำงาน    เกิดมาตรฐานการทำงานที่ได้ประโยชน์สามต่อ คือ (๑) ผลงานคุณภาพสูง มีนวัตกรรมเกิดขึ้นตลอดเวลา    (๒) การทำงานเป็นเครื่องมือพัฒนาคนที่ทรงพลังที่สุด  และ (๓) ประสบการณ์และความรู้ที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นตัวสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรเรียนรู้   

สาระหลักของ ISO 30401 เรียกว่า องค์ประกอบที่จำเป็น (requirement) ของการจัดการความรู้  มี ๑๐ องค์ประกอบ    ในบันทึกที่ ๖ นี้ จะกล่าวถึงองค์ประกอบที่ ๗  Support

๑. ทรัพยากร

องค์กรพึงระบุ และจัดหาทรัพยากรสนับสนุน (เช่น คน  งบประมาณ  เทคโนโลยี  การจัดการ) สำหรับใช้ใน การจัดตั้ง  การดำเนินการ  การบำรุงรักษา  การวัด  การรายงาน  และการพัฒนาต่อเนื่อง ของระบบจัดการความรู้     

๒. สมรรถนะ (competence)

องค์กรพึง

• กำหนดสมรรถนะในการปฏิบัติงานของพนักงาน   ที่ส่งผลต่อสมรรถนะในการใช้ความรู้ขององค์กร  
• กำหนดสมรรถนะของพนักงานหลากหลายประเภท  รวมทั้ง
• (ก) ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบจัดการความรู้ และการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร ในด้าน การออกแบบ  การดำเนินการ  และการพัฒนาต่อเนื่อง 
• (ข) ผู้มีส่วนรับผิดรับชอบในระบบจัดการความรู้   ตามที่ระบุในบันทึกที่ ๓  หัวข้อ ๔.๓  
• (ค) ผู้ผูกพันกับระบบจัดการความรู้ และใช้ระบบจัดการความรู้ช่วยให้บรรลุผลสัมฤทธิ์ในงานของตน
• จัดให้พนักงานได้มีการศึกษา  การฝึกอบรม  และประสบการณ์ เหมาะสม เพื่อมีสมรรถนะในการทำงาน
• ดำเนินการให้พนักงานได้เพิ่มเติมสมรรถนะอย่างเหมาะสม  และมีการประเมินผลของการดำเนินการดังกล่าว
• จัดให้มีสารสนเทศที่เป็นเอกสาร เป็นหลักฐานแสดงสมรรถนะ

ตัวอย่างของการดำเนินการ เช่น การฝึกอบรม  mentoring   การหมุนเวียนงาน   การจ้างผู้มีสมรรถนะมาร่วมงาน

๓. ความตระหนัก (awareness)

พนักงานขององค์กร  และผู้มีส่วนได้เสีย พึงตระหนักใน

• นโยบายการจัดการความรู้
• บทบาท และความรับผิดรับชอบของตน ต่อประสิทธิผลของระบบจัดการความรู้    รวมทั้งตระหนักในผลดีที่จะเกิดขึ้นหากสมรรถนะด้านความรู้ (knowledge performance) พัฒนาขึ้นกว่าเดิม
• ผลที่เกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามองค์ประกอบที่จำเป็นต่อระบบจัดการความรู้

๔. การสื่อสาร

องค์กรพึงกำหนดการสื่อสารภายใน และการสื่อสารภายนอก ที่จำเป็นต่อระบบจัดการความรู้  รวมทั้งประเด็น

• สื่อสารอะไร
• สื่อสารเมื่อไร
• สื่อสารต่อใคร
• สื่อสารอย่างไร

การสื่อสารมีความจำเป็นต่อการจัดการความรู้ในทุกขั้นตอน  

การสื่อสารต้องครบวงจร  คือ สื่อออก  รับฟัง  ทำความเข้าใจ  ใคร่ครวญสะท้อนคิด  และให้คำแนะนำป้อนกลับ

รูปแบบของการสื่อสารที่ทรงคุณค่าคือ constructive dialogue   ทั้งที่เป็นการสื่อสารด้วยวาจา   และที่ใช้อวัจนะภาษา  

ผมขอเพิ่มเติมข้อสังเกตว่า   เป้าหมายที่แท้จริงของการสื่อสารไม่ใช่การบอก หรือประชาสัมพันธ์    แต่เป็นการเรียนรู้    การสื่อสารในที่นี้จึงต้องเน้นการสื่อสารสองทาง    ไม่ใช่การสื่อสารทางเดียว

๕. สารสนเทศในรูปเอกสาร

• ประเด็นทั่วไป   

ระบบจัดการความรู้ขององค์กรพึงรวมถึง

• (ก) สารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่ระบุในเอกสาร ISO 30401 : 2018 นี้
• (ข) สารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่องค์กรกำหนด เพื่อประสิทธิผลของระบบจัดการความรู้

ขอบเขตของสารสนเทศในรูปของเอกสารแตกต่างกันในต่างองค์กร  เนื่องจาก

• o ลักษณะขององค์กรในด้าน ขนาด  กิจกรรม  กระบวนการ  ผลิตภัณฑ์  และบริการ
• o ความซับซ้อนของกระบวนการ และปฏิสัมพันธ์ภายในกระบวนการ
• o สมรรถนะของบุคคล
• การสร้าง และปรับปรุง

ในการสร้างและพัฒนาสารสนเทศในรูปของเอกสารขององค์กร  พึงคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้

• o ลักษณะเฉพาะสำหรับใช้อ้างอิง เช่น ชื่อ วันที่ออก ผู้เขียน หมายเลขเอกสาร
• o รูปแบบ เช่นภาษา  รุ่นของซอฟท์แวร์ที่ใช้  การใช้กราฟิก   ชนิดของสื่อ เช่น ใช้กระดาษ  หรืออยู่ในรูปดิจิตัล
• o การตรวจสอบทบทวน เพื่อความครบถ้วนเหมาะสม
• การควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสาร

ต้องมีการควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่ระบุโดยระบบจัดการความรู้ และที่ระบุในเอกสาร ISO 30401 : 2018 นี้   เพื่อให้มั่นใจว่า

• (ก) พร้อมและเหมาะสมต่อการใช้เมื่อไรก็ได้ ที่ไหนก็ได้
• (ข) มีการปกป้องอย่างเพียงพอ  จากการล้วงความลับ  การใช้อย่างไม่เหมาะสม  และจากความไม่น่าเชื่อถือ

องค์กรพึงดำเนินการต่อไปนี้ เพื่อควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสาร

• o เผยแพร่  เข้าถึง  ค้นหา  และใช้
• o เก็บและรักษา รวมทั้งทำให้อ่านเข้าใจง่าย
• o ควบคุมการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง เช่นจัดเอกสารเป็น version ต่างๆ
• o การรักษาไว้ และการทิ้งไป (เมื่อความรู้นั้นกลายเป็นขยะ)

ต้องมีการเสาะหาสารสนเทศในรูปเอกสารจากภายนอกองค์กร ที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน และต่อการดำเนินการจัดการความรู้ และนำมาควบคุมดูแล

ผมขอเพิ่มเติมว่า การดำเนินการนี้ต้องให้พอดี    พึงระวังไม่ให้มีเอกสารรกรุงรัง เต็มไปด้วยเอกสารที่ไม่ใช้งาน    ทำให้หาเอกสารที่ต้องการใช้งานได้ยาก 

การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร อาจหมายถึงการมีข้อกำหนดว่า ใครบ้างมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารชั้นใด   ใครบ้างมีสิทธิ์ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเอกสาร    เอกสารใดเข้าไปอ่านได้ แต่เอาออกไปไม่ได้   

วิจารณ์ พานิช

 ๑๐ กันยายน ๒๕๖๒

บนรถแล่นบนทางด่วนไปประชุมที่ สกอ.