ชีวิตที่พอเพียง 3558. ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง : ๖. องค์ประกอบจำเป็นของระบบจัดการความรู้ตัวที่หก การสนับสนุน

The International Organization for Standardization (ISO) เผยแพร่ ISO 30401 : 2018 – Knowledge management systems – Requirement (๑)  เมื่อปี ๒๕๖๑   เสนอมุมมอง และวิธีการเชิงระบบ ต่อการจัดการความรู้    และ เว็บไซต์ของ สวทช. เสนอภาพรวม หรือข้อสรุป เป็นภาษาไทย ที่ดีมาก ไว้ที่ https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/knowledge-management/12481-iso-30401

ในบันทึกชุด ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง นี้ ผมตีความ (และบางครั้งเพิ่มเติมความเห็นของผมเอง หรือเถียง ISO) นำมาเสนอเพื่อประโยชน์ของสังคมไทย    ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือนี้ เพื่อการเรียนรู้ที่ทรงพลังจากการทำงาน    เกิดมาตรฐานการทำงานที่ได้ประโยชน์สามต่อ คือ (๑) ผลงานคุณภาพสูง มีนวัตกรรมเกิดขึ้นตลอดเวลา    (๒) การทำงานเป็นเครื่องมือพัฒนาคนที่ทรงพลังที่สุด  และ (๓) ประสบการณ์และความรู้ที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นตัวสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรเรียนรู้   

สาระหลักของ ISO 30401 เรียกว่า องค์ประกอบที่จำเป็น (requirement) ของการจัดการความรู้  มี ๑๐ องค์ประกอบ    ในบันทึกที่ ๖ นี้ จะกล่าวถึงองค์ประกอบที่ ๗  Support

๑. ทรัพยากร

องค์กรพึงระบุ และจัดหาทรัพยากรสนับสนุน (เช่น คน  งบประมาณ  เทคโนโลยี  การจัดการ) สำหรับใช้ใน การจัดตั้ง  การดำเนินการ  การบำรุงรักษา  การวัด  การรายงาน  และการพัฒนาต่อเนื่อง ของระบบจัดการความรู้     

๒. สมรรถนะ (competence)

องค์กรพึง

  • กำหนดสมรรถนะในการปฏิบัติงานของพนักงาน   ที่ส่งผลต่อสมรรถนะในการใช้ความรู้ขององค์กร  
  • กำหนดสมรรถนะของพนักงานหลากหลายประเภท  รวมทั้ง
  • (ก) ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบจัดการความรู้ และการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร ในด้าน การออกแบบ  การดำเนินการ  และการพัฒนาต่อเนื่อง 
  • (ข) ผู้มีส่วนรับผิดรับชอบในระบบจัดการความรู้   ตามที่ระบุในบันทึกที่ ๓  หัวข้อ ๔.๓  
  • (ค) ผู้ผูกพันกับระบบจัดการความรู้ และใช้ระบบจัดการความรู้ช่วยให้บรรลุผลสัมฤทธิ์ในงานของตน
  • จัดให้พนักงานได้มีการศึกษา  การฝึกอบรม  และประสบการณ์ เหมาะสม เพื่อมีสมรรถนะในการทำงาน
  • ดำเนินการให้พนักงานได้เพิ่มเติมสมรรถนะอย่างเหมาะสม  และมีการประเมินผลของการดำเนินการดังกล่าว
  • จัดให้มีสารสนเทศที่เป็นเอกสาร เป็นหลักฐานแสดงสมรรถนะ

ตัวอย่างของการดำเนินการ เช่น การฝึกอบรม  mentoring   การหมุนเวียนงาน   การจ้างผู้มีสมรรถนะมาร่วมงาน

๓. ความตระหนัก (awareness)

พนักงานขององค์กร  และผู้มีส่วนได้เสีย พึงตระหนักใน

  • นโยบายการจัดการความรู้
  • บทบาท และความรับผิดรับชอบของตน ต่อประสิทธิผลของระบบจัดการความรู้    รวมทั้งตระหนักในผลดีที่จะเกิดขึ้นหากสมรรถนะด้านความรู้ (knowledge performance) พัฒนาขึ้นกว่าเดิม
  • ผลที่เกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามองค์ประกอบที่จำเป็นต่อระบบจัดการความรู้

๔. การสื่อสาร

องค์กรพึงกำหนดการสื่อสารภายใน และการสื่อสารภายนอก ที่จำเป็นต่อระบบจัดการความรู้  รวมทั้งประเด็น

  • สื่อสารอะไร
  • สื่อสารเมื่อไร
  • สื่อสารต่อใคร
  • สื่อสารอย่างไร

การสื่อสารมีความจำเป็นต่อการจัดการความรู้ในทุกขั้นตอน  

การสื่อสารต้องครบวงจร  คือ สื่อออก  รับฟัง  ทำความเข้าใจ  ใคร่ครวญสะท้อนคิด  และให้คำแนะนำป้อนกลับ

รูปแบบของการสื่อสารที่ทรงคุณค่าคือ constructive dialogue   ทั้งที่เป็นการสื่อสารด้วยวาจา   และที่ใช้อวัจนะภาษา  

ผมขอเพิ่มเติมข้อสังเกตว่า   เป้าหมายที่แท้จริงของการสื่อสารไม่ใช่การบอก หรือประชาสัมพันธ์    แต่เป็นการเรียนรู้    การสื่อสารในที่นี้จึงต้องเน้นการสื่อสารสองทาง    ไม่ใช่การสื่อสารทางเดียว

๕. สารสนเทศในรูปเอกสาร

  • ประเด็นทั่วไป   

ระบบจัดการความรู้ขององค์กรพึงรวมถึง

  • (ก) สารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่ระบุในเอกสาร ISO 30401 : 2018 นี้
  • (ข) สารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่องค์กรกำหนด เพื่อประสิทธิผลของระบบจัดการความรู้

ขอบเขตของสารสนเทศในรูปของเอกสารแตกต่างกันในต่างองค์กร  เนื่องจาก

  • o ลักษณะขององค์กรในด้าน ขนาด  กิจกรรม  กระบวนการ  ผลิตภัณฑ์  และบริการ
  • o ความซับซ้อนของกระบวนการ และปฏิสัมพันธ์ภายในกระบวนการ
  • o สมรรถนะของบุคคล
  • การสร้าง และปรับปรุง

ในการสร้างและพัฒนาสารสนเทศในรูปของเอกสารขององค์กร  พึงคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้

  • o ลักษณะเฉพาะสำหรับใช้อ้างอิง เช่น ชื่อ วันที่ออก ผู้เขียน หมายเลขเอกสาร
  • o รูปแบบ เช่นภาษา  รุ่นของซอฟท์แวร์ที่ใช้  การใช้กราฟิก   ชนิดของสื่อ เช่น ใช้กระดาษ  หรืออยู่ในรูปดิจิตัล
  • o การตรวจสอบทบทวน เพื่อความครบถ้วนเหมาะสม
  • การควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสาร

ต้องมีการควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่ระบุโดยระบบจัดการความรู้ และที่ระบุในเอกสาร ISO 30401 : 2018 นี้   เพื่อให้มั่นใจว่า

  • (ก) พร้อมและเหมาะสมต่อการใช้เมื่อไรก็ได้ ที่ไหนก็ได้
  • (ข) มีการปกป้องอย่างเพียงพอ  จากการล้วงความลับ  การใช้อย่างไม่เหมาะสม  และจากความไม่น่าเชื่อถือ

องค์กรพึงดำเนินการต่อไปนี้ เพื่อควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสาร

  • o เผยแพร่  เข้าถึง  ค้นหา  และใช้
  • o เก็บและรักษา รวมทั้งทำให้อ่านเข้าใจง่าย
  • o ควบคุมการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง เช่นจัดเอกสารเป็น version ต่างๆ
  • o การรักษาไว้ และการทิ้งไป (เมื่อความรู้นั้นกลายเป็นขยะ)

ต้องมีการเสาะหาสารสนเทศในรูปเอกสารจากภายนอกองค์กร ที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน และต่อการดำเนินการจัดการความรู้ และนำมาควบคุมดูแล

ผมขอเพิ่มเติมว่า การดำเนินการนี้ต้องให้พอดี    พึงระวังไม่ให้มีเอกสารรกรุงรัง เต็มไปด้วยเอกสารที่ไม่ใช้งาน    ทำให้หาเอกสารที่ต้องการใช้งานได้ยาก 

การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร อาจหมายถึงการมีข้อกำหนดว่า ใครบ้างมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารชั้นใด   ใครบ้างมีสิทธิ์ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเอกสาร    เอกสารใดเข้าไปอ่านได้ แต่เอาออกไปไม่ได้   

วิจารณ์ พานิช

 ๑๐ กันยายน ๒๕๖๒

บนรถแล่นบนทางด่วนไปประชุมที่ สกอ.

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน KMI Thailand



ความเห็น (0)