The International Organization for Standardization (ISO) เผยแพร่ ISO 30401 : 2018 – Knowledge management systems – Requirement (๑) เมื่อปี ๒๕๖๑ เสนอมุมมอง และวิธีการเชิงระบบ ต่อการจัดการความรู้ และ เว็บไซต์ของ สวทช. เสนอภาพรวม หรือข้อสรุป เป็นภาษาไทย ที่ดีมาก ไว้ที่ https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/knowledge-management/12481-iso-30401
ในบันทึกชุด ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง นี้ ผมตีความ (และบางครั้งเพิ่มเติมความเห็นของผมเอง หรือเถียง ISO) นำมาเสนอเพื่อประโยชน์ของสังคมไทย ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือนี้ เพื่อการเรียนรู้ที่ทรงพลังจากการทำงาน เกิดมาตรฐานการทำงานที่ได้ประโยชน์สามต่อ คือ (๑) ผลงานคุณภาพสูง มีนวัตกรรมเกิดขึ้นตลอดเวลา (๒) การทำงานเป็นเครื่องมือพัฒนาคนที่ทรงพลังที่สุด และ (๓) ประสบการณ์และความรู้ที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นตัวสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรเรียนรู้
สาระหลักของ ISO 30401 เรียกว่า องค์ประกอบที่จำเป็น (requirement) ของการจัดการความรู้ มี ๑๐ องค์ประกอบ ในบันทึกที่ ๖ นี้ จะกล่าวถึงองค์ประกอบที่ ๗ Support
๑. ทรัพยากร
องค์กรพึงระบุ และจัดหาทรัพยากรสนับสนุน (เช่น คน งบประมาณ เทคโนโลยี การจัดการ) สำหรับใช้ใน การจัดตั้ง การดำเนินการ การบำรุงรักษา การวัด การรายงาน และการพัฒนาต่อเนื่อง ของระบบจัดการความรู้
๒. สมรรถนะ (competence)
องค์กรพึง
- กำหนดสมรรถนะในการปฏิบัติงานของพนักงาน ที่ส่งผลต่อสมรรถนะในการใช้ความรู้ขององค์กร
- กำหนดสมรรถนะของพนักงานหลากหลายประเภท รวมทั้ง
- (ก) ผู้มีส่วนเกี่ยวข้องกับระบบจัดการความรู้ และการเปลี่ยนวัฒนธรรมองค์กร ในด้าน การออกแบบ การดำเนินการ และการพัฒนาต่อเนื่อง
- (ข) ผู้มีส่วนรับผิดรับชอบในระบบจัดการความรู้ ตามที่ระบุในบันทึกที่ ๓ หัวข้อ ๔.๓
- (ค) ผู้ผูกพันกับระบบจัดการความรู้ และใช้ระบบจัดการความรู้ช่วยให้บรรลุผลสัมฤทธิ์ในงานของตน
- จัดให้พนักงานได้มีการศึกษา การฝึกอบรม และประสบการณ์ เหมาะสม เพื่อมีสมรรถนะในการทำงาน
- ดำเนินการให้พนักงานได้เพิ่มเติมสมรรถนะอย่างเหมาะสม และมีการประเมินผลของการดำเนินการดังกล่าว
- จัดให้มีสารสนเทศที่เป็นเอกสาร เป็นหลักฐานแสดงสมรรถนะ
ตัวอย่างของการดำเนินการ เช่น การฝึกอบรม mentoring การหมุนเวียนงาน การจ้างผู้มีสมรรถนะมาร่วมงาน
๓. ความตระหนัก (awareness)
พนักงานขององค์กร และผู้มีส่วนได้เสีย พึงตระหนักใน
- นโยบายการจัดการความรู้
- บทบาท และความรับผิดรับชอบของตน ต่อประสิทธิผลของระบบจัดการความรู้ รวมทั้งตระหนักในผลดีที่จะเกิดขึ้นหากสมรรถนะด้านความรู้ (knowledge performance) พัฒนาขึ้นกว่าเดิม
- ผลที่เกิดขึ้นจากการไม่ปฏิบัติตามองค์ประกอบที่จำเป็นต่อระบบจัดการความรู้
๔. การสื่อสาร
องค์กรพึงกำหนดการสื่อสารภายใน และการสื่อสารภายนอก ที่จำเป็นต่อระบบจัดการความรู้ รวมทั้งประเด็น
- สื่อสารอะไร
- สื่อสารเมื่อไร
- สื่อสารต่อใคร
- สื่อสารอย่างไร
การสื่อสารมีความจำเป็นต่อการจัดการความรู้ในทุกขั้นตอน
การสื่อสารต้องครบวงจร คือ สื่อออก รับฟัง ทำความเข้าใจ ใคร่ครวญสะท้อนคิด และให้คำแนะนำป้อนกลับ
รูปแบบของการสื่อสารที่ทรงคุณค่าคือ constructive dialogue ทั้งที่เป็นการสื่อสารด้วยวาจา และที่ใช้อวัจนะภาษา
ผมขอเพิ่มเติมข้อสังเกตว่า เป้าหมายที่แท้จริงของการสื่อสารไม่ใช่การบอก หรือประชาสัมพันธ์ แต่เป็นการเรียนรู้ การสื่อสารในที่นี้จึงต้องเน้นการสื่อสารสองทาง ไม่ใช่การสื่อสารทางเดียว
๕. สารสนเทศในรูปเอกสาร
- ประเด็นทั่วไป
ระบบจัดการความรู้ขององค์กรพึงรวมถึง
- (ก) สารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่ระบุในเอกสาร ISO 30401 : 2018 นี้
- (ข) สารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่องค์กรกำหนด เพื่อประสิทธิผลของระบบจัดการความรู้
ขอบเขตของสารสนเทศในรูปของเอกสารแตกต่างกันในต่างองค์กร เนื่องจาก
- o ลักษณะขององค์กรในด้าน ขนาด กิจกรรม กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ และบริการ
- o ความซับซ้อนของกระบวนการ และปฏิสัมพันธ์ภายในกระบวนการ
- o สมรรถนะของบุคคล
- การสร้าง และปรับปรุง
ในการสร้างและพัฒนาสารสนเทศในรูปของเอกสารขององค์กร พึงคำนึงถึงองค์ประกอบต่อไปนี้
- o ลักษณะเฉพาะสำหรับใช้อ้างอิง เช่น ชื่อ วันที่ออก ผู้เขียน หมายเลขเอกสาร
- o รูปแบบ เช่นภาษา รุ่นของซอฟท์แวร์ที่ใช้ การใช้กราฟิก ชนิดของสื่อ เช่น ใช้กระดาษ หรืออยู่ในรูปดิจิตัล
- o การตรวจสอบทบทวน เพื่อความครบถ้วนเหมาะสม
- การควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสาร
ต้องมีการควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสารตามที่ระบุโดยระบบจัดการความรู้ และที่ระบุในเอกสาร ISO 30401 : 2018 นี้ เพื่อให้มั่นใจว่า
- (ก) พร้อมและเหมาะสมต่อการใช้เมื่อไรก็ได้ ที่ไหนก็ได้
- (ข) มีการปกป้องอย่างเพียงพอ จากการล้วงความลับ การใช้อย่างไม่เหมาะสม และจากความไม่น่าเชื่อถือ
องค์กรพึงดำเนินการต่อไปนี้ เพื่อควบคุมสารสนเทศในรูปของเอกสาร
- o เผยแพร่ เข้าถึง ค้นหา และใช้
- o เก็บและรักษา รวมทั้งทำให้อ่านเข้าใจง่าย
- o ควบคุมการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง เช่นจัดเอกสารเป็น version ต่างๆ
- o การรักษาไว้ และการทิ้งไป (เมื่อความรู้นั้นกลายเป็นขยะ)
ต้องมีการเสาะหาสารสนเทศในรูปเอกสารจากภายนอกองค์กร ที่มีประโยชน์ต่อการวางแผน และต่อการดำเนินการจัดการความรู้ และนำมาควบคุมดูแล
ผมขอเพิ่มเติมว่า การดำเนินการนี้ต้องให้พอดี พึงระวังไม่ให้มีเอกสารรกรุงรัง เต็มไปด้วยเอกสารที่ไม่ใช้งาน ทำให้หาเอกสารที่ต้องการใช้งานได้ยาก
การควบคุมการเข้าถึงเอกสาร อาจหมายถึงการมีข้อกำหนดว่า ใครบ้างมีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารชั้นใด ใครบ้างมีสิทธิ์ปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเอกสาร เอกสารใดเข้าไปอ่านได้ แต่เอาออกไปไม่ได้
วิจารณ์ พานิช
๑๐ กันยายน ๒๕๖๒
บนรถแล่นบนทางด่วนไปประชุมที่ สกอ.
