ชีวิตที่พอเพียง 3538. ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง : ๒. องค์ประกอบจำเป็นของระบบจัดการความรู้ ๓ ตัวแรก


The International Organization for Standardization (ISO) เผยแพร่ ISO 30401 : 2018 – Knowledge management systems – Requirement (๑)  เมื่อปี ๒๕๖๑   เสนอมุมมอง และวิธีการเชิงระบบ ต่อการจัดการความรู้    และ เว็บไซต์ของ สวทช. เสนอภาพรวม หรือข้อสรุป เป็นภาษาไทย ที่ดีมาก ไว้ที่ https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/knowledge-management/12481-iso-30401

ในบันทึกชุด ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง นี้ ผมตีความ (และบางครั้งเพิ่มเติมความเห็นของผมเอง หรือเถียง ISO) นำมาเสนอเพื่อประโยชน์ของสังคมไทย    ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือนี้ เพื่อการเรียนรู้ที่ทรงพลังจากการทำงาน    เกิดมาตรฐานการทำงานที่ได้ประโยชน์สามต่อ คือ (๑) ผลงานคุณภาพสูง มีนวัตกรรมเกิดขึ้นตลอดเวลา    (๒) การทำงานเป็นเครื่องมือพัฒนาคนที่ทรงพลังที่สุด  และ (๓) ประสบการณ์และความรู้ที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นตัวสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรเรียนรู้   

สาระหลักของ ISO 30401 เรียกว่า องค์ประกอบที่จำเป็น (requirement) ของการจัดการความรู้  มี ๑๐ องค์ประกอบ    ในบันทึกที่ ๒ นี้ จะกล่าวถึง ๓ องค์ประกอบแรก    หากท่านผู้อ่านเข้าไปอ่านเอกสารต้นฉบับ จะพบว่าเขาเขียนแบบผู้กำหนดมาตรฐาน ใช้ภาษาที่เป็นทางการ     แต่ผมตีความเอามาบันทึกแบบผู้ต้องการนำไปใช้  และใช้ภาษาที่ช่วยให้เข้าใจง่าย    ช่วยให้สะดวกต่อการนำไปใช้งาน      

๑. ขอบเขต (Scope)

ขอบเขตของเอกสารชุดนี้คือ กำหนดองค์ประกอบจำเป็นสำหรับการจัดการความรู้ในองค์กร    สำหรับเป็นแนวทางในการ ริเริ่ม (establish)  ดำเนินการ (implement)  บำรุงรักษา (maintain)  ตรวจสอบ (review)  และปรับปรุง (improve) ระบบการจัดการที่ทรงประสิทธิผลสำหรับการจัดการความรู้    องค์ประกอบเหล่านี้ใช้ได้ต่อทุกองค์กร โดยไม่จำกัดชนิดและขนาดขององค์กร   และไม่จำกัดลักษณะของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่องค์กรให้บริการ 

๒. เอกสารอ้างอิงทั่วไป (Normative references)

ไม่มี

๓. นิยามศัพท์ (Terms and definitions)

มีศัพท์ ๒๐ คำ ที่ต้องเข้าใจตรงกัน 

  • (๑) องค์กร (organization) หมายถึงบุคคลหรือกลุ่มบุคคล ที่มีภารกิจและความรับผิดชอบ อำนาจ และความสัมพันธ์  เพื่อบรรลุ เป้าประสงค์ (ดูข้อ ๘) ที่กำหนด  
  • (๒)  ผู้มีส่วนได้เสีย (interest party / stakeholder)  หมายถึงบุคคลหรือองค์กร ที่สามารถส่งผลกระทบ  หรือถูกผลกระทบ  หรือมองว่าอาจถูกกระทบ จากการตัดสินใจ หรือจากการกระทำ

ในการดำเนินการจัดการความรู้ กล่าวได้ว่าทุกคนในทุกระดับงาน เป็นผู้มีส่วนได้เสีย    แต่ในการดำเนินการจัดการความรู้เพื่อเป้าหมายจำเพาะ  จะมีกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียที่จำเพาะ    ผู้รับผิดชอบระบบจัดการความรู้ขององค์กรพึงทำความเข้าใจและทำความรู้จักคนกลุ่มนี้  ซึ่งต้องครอบคลุมผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับความรับผิดชอบภายในองค์กร   รวมทั้งลูกค้า  ผู้ถือหุ้น   ผู้สนใจลงทุนในอนาคต  หุ้นส่วนธุรกิจ  และผู้ส่งชิ้นส่วนให้แก่องค์กร 

  • (๓) องค์ประกอบจำเป็น (requirement)   หมายถึง ความต้องการหรือความคาดหวัง ที่ระบุไว้  หรือละไว้ในฐานเข้าใจว่ามีความจำเป็น    ตัวอย่างขององค์ประกอบที่จำเป็นและระบุไว้อย่างชัดเจนคือ สารสนเทศในรูปของเอกสาร (documented information)   ซึ่งอยู่ในข้อ (๑๑)
  • (๔) ระบบการจัดการ (management system)  หมายถึงชุดขององค์ประกอบที่มีปฏิสัมพันธ์กัน หรือมีความเกี่ยวข้องกัน ขององค์กร หนึ่งๆ เพื่อกำหนดนโยบาย (ข้อ ๗)  เป้าประสงค์ (ข้อ ๘)  และกระบวนการ (ข้อ ๑๒) เพื่อบรรลุเป้าประสงค์เหล่านั้น

องค์ประกอบของระบบการจัดการองค์กร ได้แก่  โครงสร้าง(structure),   บทบาทและความรับผิดชอบ (roles and responsibilities),  การวางแผน (planning),  และการดำเนินงาน (operation)  

 ขอบเขตของระบบการจัดการ  อาจครอบคลุมทั้งองค์กร  เฉพาะบางภารกิจขององค์กร  เฉพาะบางส่วนขององค์กร  หรือเฉพาะบางภารกิจในบางส่วนขององค์กร  

ระบบการจัดการ อาจหมายรวมถึงปฏิสัมพันธ์และพฤติกรรมของมนุษย์และของกลุ่มคน  

  • (๕) ผู้บริหารระดับสูง (top management)   หมายถึง บุคคล หรือกลุ่มคนที่อำนวยการและควบคุมองค์กร ในระดับสูงสุด   

ผู้บริหารระดับสูงมีอำนาจ มอบหมายอำนาจหน้าที่และทรัพยากรสนับสนุน ไปยังส่วนต่างๆ ขององค์กร

ในกรณีที่ขอบเขตของ ระบบการจัดการหมายถึงบางภารกิจหรือบางส่วนขององค์กร ผู้บริหารระดับสูง หมายถึงบุคคลผู้รับผิดชอบอำนวยการและควบคุมส่วนนั้นขององค์กร  

  • (๖) ประสิทธิผล (effectiveness)   หมายถึงระดับการบรรลุกิจกรรม  และระดับการบรรลุผล  ตามที่กำหนด
  • (๗) นโยบาย (policy)   หมายถึงความตั้งใจ และทิศทางขององค์กร ตามที่ระบุไว้อย่างเป็นทางการโดยผู้บริหารระดับสูง
  • (๘) เป้าประสงค์ (objective)   หมายถึงผลลัพธ์ที่ต้องการให้เกิดขึ้น

เป้าประสงค์ มี ๓ แนวคือ เป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ (strategic),  เชิงกุศโลบาย (tactical),  และเชิงปฏิบัติ (operational)

เป้าประสงค์อาจมุ่งที่ผลลัพธ์หลากหลายด้าน เช่น ด้านการเงิน  ด้านสุขภาพ  ด้านด้านความปลอดภัย  ด้านการรักษาสภาพแวดล้อม    และสามารถประยุกต์ใช้ในหลายระดับ เช่น ระดับยุทธศาสตร์  ใช้ทั่วทั้งองค์กร   ในระดับโครงการ  ผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการ  

อาจมีการระบุเป้าประสงค์ในหลากหลายรูปแบบ  เช่น ผลลัพธ์ที่ต้องการ (intended outcome),  เป้าหมายเชิงคุณค่า (purpose),  แนวทางดำเนินการ (operational criterion),  เป้าประสงค์ของการจัดการความรู้    โดยที่อาจระบุโดยใช้คำอื่นๆ ที่ความหมายคล้ายคลึงกัน เช่น จุดมุ่งหมาย (aim)  เป้าหมาย (goal),  เป้า (target)     

เป้าประสงค์ของการจัดการความรู้กำหนดโดยองค์กร   สอดคล้องกับนโยบายการจัดการความรู้ เพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่จำเพาะ    

  • (๙) ความเสี่ยง (risk)   หมายถึงผลจากความไม่แน่นอน

ผลของความเสี่ยงคือความเบี่ยงเบนไปจากความคาดหมาย  ซึ่งอาจเป็นด้านบวกหรือด้านลบก็ได้

ความไม่แน่นอนเป็นสภาพที่ขาดสารสนเทศ  ขาดความเข้าใจ  หรือขาดความรู้ เกี่ยวกับเหตุการณ์  หรือผลกระทบ หรือความเป็นไปได้ที่จะเกิดผลกระทบจากเหตุการณ์    

มักระบุความเสี่ยงในรูปของสิ่งที่อาจเกิดขึ้น   ผลที่อาจเกิดตามมา   หรือระบุทั้งสองอย่าง    และอาจระบุระดับความเป็นไปได้ที่จะเกิด

  • (๑๐) สมรรถนะ (competence)   หมายถึงความสามารถในการใช้ความรู้(ข้อ ๒๕) และทักษะ(ข้อ ๓๐) เพื่อบรรลุผลที่เป็นเป้าหมาย
  • (๑๑) สารสนเทศในรูปของเอกสาร (documented information)   หมายถึง สารสนเทศที่ต้องควบคุมและบำรุงรักษาโดยองค์กร  รวมทั้งสื่อที่รองรับสารสนเทศนั้น

สารสนเทศในรูปของเอกสารอาจอยู่ในรูปแบบ(format) และสื่อ (media) ใดๆ ก็ได้    และมาจากแหล่ง (source) ใดก็ได้ 

สารสนเทศในรูปของเอกสาร อาจระบุ กระบวนการในระบบการจัดการ    อาจเป็นคู่มือการทำงาน    หรืออาจเป็นบันทึกผลงาน  

  • (๑๒) กระบวนการ (process)   หมายถึงชุดของกิจกรรมที่สัมพันธ์หรือเกี่ยวเนื่องกัน ทำหน้าที่เปลี่ยนปัจจัยนำเข้า (input) ไปสู่ผลลัพธ์ (output)
  • (๑๓) ผลงาน (performance)   หมายถึงผลลัพธ์ที่วัดได้

ผลงานอาจมีลักษณะวัดได้ (quantitative)  หรือวัดไม่ได้ (qualitative)    และอาจเกี่ยวข้องกับการจัดการกิจกรรม  กระบวนการ  ผลิตภัณฑ์  บริการ  ระบบ  และองค์กร

  • (๑๔) จ้างช่วง (outsource)   หมายถึงการทำความตกลงให้องค์กรภายนอกทำภารกิจหรือกระบวนการบางอย่างขององค์กร 

หน่วยงานรับจ้างช่วง ไม่นับเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร    แต่ภารกิจหรือกระบวนการที่จ้างช่วง ถือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร

  • (๑๕) การติดตามตรวจสอบ (monitoring)   หมายถึงการทำความเข้าใจสถานภาพของระบบ  กระบวนการ หรือกิจกรรม  

เพื่อเข้าใจสถานภาพ อาจต้องตรวจสอบ แนะนำ และเฝ้าสังเกตอย่างใกล้ชิด

  • (๑๖) การวัด (measurement)   หมายถึง กระบวนการเพื่อให้ทราบคุณค่าและมูลค่า
  • (๑๗) การตรวจสอบ (audit)   หมายถึง กระบวนการที่ทำอย่างเป็นระบบ มีอิสระ และบันทึกเป็นเอกสาร เพื่อให้ได้หลักฐานและการประเมินอย่างถูกต้อง ว่ามีการดำเนินการตามเกณฑ์ตรวจสอบ (audit criteria) ที่กำหนด

การตรวจสอบมีทั้ง ตรวจสอบภายใน (internal audit)   และ ตรวจสอบภายนอก (external audit) (โดยคนนอกองค์กร)    และอาจเป็นการตรวจสอบแบบตรวจหลายด้าน (combined audit)  

การตรวจสอบภายใน อาจทำโดยคนภายในองค์กร หรือว่าจ้างคนภายนอกให้ทำแทนก็ได้  

เขาอ้างถึง ISO 19011 ที่กำหนดความหมายของคำว่า audit evidence (2)  และ audit criteria (3)        

  • (๑๘) ความสอดคล้อง (conformity)   หมายถึง มีการดำเนินการครบถ้วนตามองค์ประกอบที่จำเป็น
  • (๑๙) ความไม่สอดคล้อง (non-conformity)   หมายถึงการดำเนินการไม่เป็นไปตามองค์ประกอบที่จำเป็น   
  • (๒๐) การแก้ไข (correction)   หมายถึง การดำเนินการเพื่อกำจัดความไม่สอดคล้อง
  • (๒๑) การดำเนินการแก้ไข (corrective action)   หมายถึง การดำเนินการเพื่อขจัดสาเหตุของความไม่สอดคล้องและป้องกันการเกิดซ้ำ
  • (๒๒) การพัฒนาต่อเนื่อง (continual improvement)   หมายถึงกิจกรรมที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อเพิ่มผลงาน
  • (๒๓) ความร่วมมือ (collaboration)   หมายถึง การดำเนินการอย่างจงใจในการทำงานร่วมกันข้ามพรมแดนหน่วยงาน เพื่อบรรลุเป้าหมายร่วม

พรมแดนอาจแบ่งตามภารกิจ การจัดองค์กร หรือภูมิศาสตร์    หรือพรมแดนระหว่างองค์กร

ความร่วมมือขึ้นกับวัฒนธรรมจัดการความรู้ (ข้อ ๒๗) ที่เข้มแข็ง  ที่เอื้อให้เกิดการแลกเปลี่ยน (exchange) และร่วมกันสร้าง (co-creation) ความรู้ ระหว่างภาคีที่ร่วมมือกัน

  • (๒๔) สารสนเทศ (information)   หมายถึง ข้อมูลที่มีความหมาย
  • (๒๕) ความรู้ (knowledge)   หมายถึง สินทรัพย์ของคนหรือองค์กร ที่ช่วยให้ตัดสินใจได้อย่างได้ผล และช่วยการดำเนินการภายใต้บริบท

ความรู้อาจอยู่ในบุคคล (individual),   ในกลุ่มบุคคล (collective),  หรืออยู่ในองค์กร (organizational)

มีความเห็นที่แตกต่างหลากหลายกันมาก ว่าสิ่งที่เรียกว่าความรู้ ครอบคลุมอะไรบ้าง     ขึ้นอยู่กับบริบท และจุดมุ่งหมาย   ตัวอย่างของความรู้เช่น ความเข้าใจแจ่มแจ้ง (insight),   วิธีการ (know-how)

คนเราได้รับความรู้ผ่านการเรียนรู้ (learning) หรือประสบการณ์ (experience)    ซึ่งผมขอขยายความว่า การเรียนรู้ไม่ได้เกิดจากการรับถ่ายทอด อย่างที่เข้าใจผิดกันมานาน   แต่เกิดจากประสบการณ์ตรง คือการปฏิบัติ ตามด้วยการใคร่ครวญสะท้อนคิด (reflection / AAR)  

  • (๒๖) การจัดการความรู้ (knowledge management)   หมายถึง การจัดการในส่วนที่เกี่ยวข้องกับความรู้

การจัดการความรู้ใช้แนวทางดำเนินการอย่างเป็นระบบและครบด้าน เพื่อยกระดับผลลัพธ์และก่อให้เกิดการเรียนรู้    โปรดสังเกตว่าผลของการจัดการความรู้ต้องอยู่ทั้งที่ผลงาน และที่คนและองค์กรมีการเรียนรู้เพิ่มขึ้น   

การจัดการความรู้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการระบุ (identification),  สร้าง (creation),  วิเคราะห์ (analysis),  นำเสนอ (representation),  เผยแพร่ (distribution) และใช้ประโยชน์ (application)  ความรู้เพื่อให้เกิดคุณค่าและมูลค่าต่อองค์กร    โดยผมขอเพิ่มเติมว่ากิจกรรมเกี่ยวกับความรู้ยังเพิ่มเติมได้อีกมาก  เช่น การตีความ  เปรียบเทียบ  เถียงหรือโต้แย้ง  สังเคราะห์  เพิ่มเติม  จัดระบบ  ฯลฯ    

  • (๒๗) วัฒนธรรมจัดการความรู้ (knowledge management culture)   หมายถึง องค์ประกอบของ วัฒนธรรมองค์กร(ข้อ ๒๙) ที่ช่วยสนับสนุนคุณค่าหลัก (values)  พฤติกรรม  และกิจกรรม ที่เกี่ยวข้องกับระบบจัดการความรู้(ข้อ ๒๘)  
  • (๒๘) ระบบจัดการความรู้  (knowledge management system)   หมายถึง ส่วนหนึ่งของระบบการจัดการ (ข้อ ๔) ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับความรู้(ข้อ ๒๕)

องค์ประกอบของระบบได้แก่ (๑) วัฒนธรรมจัดการความรู้, โครงสร้าง, การกำกับดูและภาวะผู้นำ ขององค์กร  (๒) บทบาทและความรับผิดชอบ  (๓) การวางแผน  เทคโนโลยี  กระบวนการ  และการดำเนินการ

  • (๒๙) วัฒนธรรมองค์กร (organizational culture)   หมายถึง คุณค่าหลัก  ความเชื่อ  และวิถีปฏิบัติ ที่มีอิทธิพลต่อการกระทำ และพฤติกรรมของคนและองค์กร 

วัฒนธรรมจัดการความรู้ เป็นเป็นองค์ประกอบสำคัญของวัฒนธรรมองค์กร

  • (๓๐) ทักษะ (skill)   หมายถึง ขีดความสามารถที่ได้จากการเรียนรู้ เพื่อการทำงานตามความคาดหมาย  

เอกสารต้นฉบับของ ISO 30401 - 2018 มีการอ้างอิงไปยังเอกสารอื่นของ ISO    ส่วนไหนที่สำคัญ ผมเอามาเสริมไว้เรียบร้อยแล้ว      

วิจารณ์ พานิช

๘ กันยายน ๒๕๖๒


บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน KMI Thailand



ความเห็น (0)