The International Organization for Standardization (ISO) เผยแพร่ ISO 30401 : 2018 – Knowledge management systems – Requirement (๑) เมื่อปี ๒๕๖๑ เสนอมุมมอง และวิธีการเชิงระบบ ต่อการจัดการความรู้ และ เว็บไซต์ของ สวทช. เสนอภาพรวม หรือข้อสรุป เป็นภาษาไทย ที่ดีมาก ไว้ที่ https://www.nstda.or.th/th/nstda-knowledge/knowledge-management/12481-iso-30401
ในบันทึกชุด ใช้มาตรฐาน KM ISO 30401 เป็นลมส่ง นี้ ผมตีความ (และบางครั้งเพิ่มเติมความเห็นของผมเอง หรือเถียง ISO) นำมาเสนอเพื่อประโยชน์ของสังคมไทย ในการประยุกต์ใช้เครื่องมือนี้ เพื่อการเรียนรู้ที่ทรงพลังจากการทำงาน เกิดมาตรฐานการทำงานที่ได้ประโยชน์สามต่อ คือ (๑) ผลงานคุณภาพสูง มีนวัตกรรมเกิดขึ้นตลอดเวลา (๒) การทำงานเป็นเครื่องมือพัฒนาคนที่ทรงพลังที่สุด และ (๓) ประสบการณ์และความรู้ที่เกิดขึ้นในการทำงานเป็นตัวสร้างองค์กร ให้เป็นองค์กรเรียนรู้
สาระหลักของ ISO 30401 เรียกว่า องค์ประกอบที่จำเป็น (requirement) ของการจัดการความรู้ มี ๑๐ องค์ประกอบ ในบันทึกที่ ๒ นี้ จะกล่าวถึง ๓ องค์ประกอบแรก หากท่านผู้อ่านเข้าไปอ่านเอกสารต้นฉบับ จะพบว่าเขาเขียนแบบผู้กำหนดมาตรฐาน ใช้ภาษาที่เป็นทางการ แต่ผมตีความเอามาบันทึกแบบผู้ต้องการนำไปใช้ และใช้ภาษาที่ช่วยให้เข้าใจง่าย ช่วยให้สะดวกต่อการนำไปใช้งาน
๑. ขอบเขต (Scope)
ขอบเขตของเอกสารชุดนี้คือ กำหนดองค์ประกอบจำเป็นสำหรับการจัดการความรู้ในองค์กร สำหรับเป็นแนวทางในการ ริเริ่ม (establish) ดำเนินการ (implement) บำรุงรักษา (maintain) ตรวจสอบ (review) และปรับปรุง (improve) ระบบการจัดการที่ทรงประสิทธิผลสำหรับการจัดการความรู้ องค์ประกอบเหล่านี้ใช้ได้ต่อทุกองค์กร โดยไม่จำกัดชนิดและขนาดขององค์กร และไม่จำกัดลักษณะของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่องค์กรให้บริการ
๒. เอกสารอ้างอิงทั่วไป (Normative references)
ไม่มี
๓. นิยามศัพท์ (Terms and definitions)
มีศัพท์ ๒๐ คำ ที่ต้องเข้าใจตรงกัน
ในการดำเนินการจัดการความรู้ กล่าวได้ว่าทุกคนในทุกระดับงาน เป็นผู้มีส่วนได้เสีย แต่ในการดำเนินการจัดการความรู้เพื่อเป้าหมายจำเพาะ จะมีกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียที่จำเพาะ ผู้รับผิดชอบระบบจัดการความรู้ขององค์กรพึงทำความเข้าใจและทำความรู้จักคนกลุ่มนี้ ซึ่งต้องครอบคลุมผู้ปฏิบัติงานในทุกระดับความรับผิดชอบภายในองค์กร รวมทั้งลูกค้า ผู้ถือหุ้น ผู้สนใจลงทุนในอนาคต หุ้นส่วนธุรกิจ และผู้ส่งชิ้นส่วนให้แก่องค์กร
องค์ประกอบของระบบการจัดการองค์กร ได้แก่ โครงสร้าง(structure), บทบาทและความรับผิดชอบ (roles and responsibilities), การวางแผน (planning), และการดำเนินงาน (operation)
ขอบเขตของระบบการจัดการ อาจครอบคลุมทั้งองค์กร เฉพาะบางภารกิจขององค์กร เฉพาะบางส่วนขององค์กร หรือเฉพาะบางภารกิจในบางส่วนขององค์กร
ระบบการจัดการ อาจหมายรวมถึงปฏิสัมพันธ์และพฤติกรรมของมนุษย์และของกลุ่มคน
ผู้บริหารระดับสูงมีอำนาจ มอบหมายอำนาจหน้าที่และทรัพยากรสนับสนุน ไปยังส่วนต่างๆ ขององค์กร
ในกรณีที่ขอบเขตของ ระบบการจัดการหมายถึงบางภารกิจหรือบางส่วนขององค์กร ผู้บริหารระดับสูง หมายถึงบุคคลผู้รับผิดชอบอำนวยการและควบคุมส่วนนั้นขององค์กร
เป้าประสงค์ มี ๓ แนวคือ เป้าประสงค์เชิงยุทธศาสตร์ (strategic), เชิงกุศโลบาย (tactical), และเชิงปฏิบัติ (operational)
เป้าประสงค์อาจมุ่งที่ผลลัพธ์หลากหลายด้าน เช่น ด้านการเงิน ด้านสุขภาพ ด้านด้านความปลอดภัย ด้านการรักษาสภาพแวดล้อม และสามารถประยุกต์ใช้ในหลายระดับ เช่น ระดับยุทธศาสตร์ ใช้ทั่วทั้งองค์กร ในระดับโครงการ ผลิตภัณฑ์ หรือกระบวนการ
อาจมีการระบุเป้าประสงค์ในหลากหลายรูปแบบ เช่น ผลลัพธ์ที่ต้องการ (intended outcome), เป้าหมายเชิงคุณค่า (purpose), แนวทางดำเนินการ (operational criterion), เป้าประสงค์ของการจัดการความรู้ โดยที่อาจระบุโดยใช้คำอื่นๆ ที่ความหมายคล้ายคลึงกัน เช่น จุดมุ่งหมาย (aim) เป้าหมาย (goal), เป้า (target)
เป้าประสงค์ของการจัดการความรู้กำหนดโดยองค์กร สอดคล้องกับนโยบายการจัดการความรู้ เพื่อบรรลุผลลัพธ์ที่จำเพาะ
ผลของความเสี่ยงคือความเบี่ยงเบนไปจากความคาดหมาย ซึ่งอาจเป็นด้านบวกหรือด้านลบก็ได้
ความไม่แน่นอนเป็นสภาพที่ขาดสารสนเทศ ขาดความเข้าใจ หรือขาดความรู้ เกี่ยวกับเหตุการณ์ หรือผลกระทบ หรือความเป็นไปได้ที่จะเกิดผลกระทบจากเหตุการณ์
มักระบุความเสี่ยงในรูปของสิ่งที่อาจเกิดขึ้น ผลที่อาจเกิดตามมา หรือระบุทั้งสองอย่าง และอาจระบุระดับความเป็นไปได้ที่จะเกิด
สารสนเทศในรูปของเอกสารอาจอยู่ในรูปแบบ(format) และสื่อ (media) ใดๆ ก็ได้ และมาจากแหล่ง (source) ใดก็ได้
สารสนเทศในรูปของเอกสาร อาจระบุ กระบวนการในระบบการจัดการ อาจเป็นคู่มือการทำงาน หรืออาจเป็นบันทึกผลงาน
ผลงานอาจมีลักษณะวัดได้ (quantitative) หรือวัดไม่ได้ (qualitative) และอาจเกี่ยวข้องกับการจัดการกิจกรรม กระบวนการ ผลิตภัณฑ์ บริการ ระบบ และองค์กร
หน่วยงานรับจ้างช่วง ไม่นับเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร แต่ภารกิจหรือกระบวนการที่จ้างช่วง ถือเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร
เพื่อเข้าใจสถานภาพ อาจต้องตรวจสอบ แนะนำ และเฝ้าสังเกตอย่างใกล้ชิด
การตรวจสอบมีทั้ง ตรวจสอบภายใน (internal audit) และ ตรวจสอบภายนอก (external audit) (โดยคนนอกองค์กร) และอาจเป็นการตรวจสอบแบบตรวจหลายด้าน (combined audit)
การตรวจสอบภายใน อาจทำโดยคนภายในองค์กร หรือว่าจ้างคนภายนอกให้ทำแทนก็ได้
เขาอ้างถึง ISO 19011 ที่กำหนดความหมายของคำว่า audit evidence (2) และ audit criteria (3)
พรมแดนอาจแบ่งตามภารกิจ การจัดองค์กร หรือภูมิศาสตร์ หรือพรมแดนระหว่างองค์กร
ความร่วมมือขึ้นกับวัฒนธรรมจัดการความรู้ (ข้อ ๒๗) ที่เข้มแข็ง ที่เอื้อให้เกิดการแลกเปลี่ยน (exchange) และร่วมกันสร้าง (co-creation) ความรู้ ระหว่างภาคีที่ร่วมมือกัน
ความรู้อาจอยู่ในบุคคล (individual), ในกลุ่มบุคคล (collective), หรืออยู่ในองค์กร (organizational)
มีความเห็นที่แตกต่างหลากหลายกันมาก ว่าสิ่งที่เรียกว่าความรู้ ครอบคลุมอะไรบ้าง ขึ้นอยู่กับบริบท และจุดมุ่งหมาย ตัวอย่างของความรู้เช่น ความเข้าใจแจ่มแจ้ง (insight), วิธีการ (know-how)
คนเราได้รับความรู้ผ่านการเรียนรู้ (learning) หรือประสบการณ์ (experience) ซึ่งผมขอขยายความว่า การเรียนรู้ไม่ได้เกิดจากการรับถ่ายทอด อย่างที่เข้าใจผิดกันมานาน แต่เกิดจากประสบการณ์ตรง คือการปฏิบัติ ตามด้วยการใคร่ครวญสะท้อนคิด (reflection / AAR)
การจัดการความรู้ใช้แนวทางดำเนินการอย่างเป็นระบบและครบด้าน เพื่อยกระดับผลลัพธ์และก่อให้เกิดการเรียนรู้ โปรดสังเกตว่าผลของการจัดการความรู้ต้องอยู่ทั้งที่ผลงาน และที่คนและองค์กรมีการเรียนรู้เพิ่มขึ้น
การจัดการความรู้ เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพของการระบุ (identification), สร้าง (creation), วิเคราะห์ (analysis), นำเสนอ (representation), เผยแพร่ (distribution) และใช้ประโยชน์ (application) ความรู้เพื่อให้เกิดคุณค่าและมูลค่าต่อองค์กร โดยผมขอเพิ่มเติมว่ากิจกรรมเกี่ยวกับความรู้ยังเพิ่มเติมได้อีกมาก เช่น การตีความ เปรียบเทียบ เถียงหรือโต้แย้ง สังเคราะห์ เพิ่มเติม จัดระบบ ฯลฯ
องค์ประกอบของระบบได้แก่ (๑) วัฒนธรรมจัดการความรู้, โครงสร้าง, การกำกับดูและภาวะผู้นำ ขององค์กร (๒) บทบาทและความรับผิดชอบ (๓) การวางแผน เทคโนโลยี กระบวนการ และการดำเนินการ
วัฒนธรรมจัดการความรู้ เป็นเป็นองค์ประกอบสำคัญของวัฒนธรรมองค์กร
เอกสารต้นฉบับของ ISO 30401 - 2018 มีการอ้างอิงไปยังเอกสารอื่นของ ISO ส่วนไหนที่สำคัญ ผมเอามาเสริมไว้เรียบร้อยแล้ว
วิจารณ์ พานิช
๘ กันยายน ๒๕๖๒
ไม่มีความเห็น