การสื่อสารในองค์กร

ภาวะผู้นำกับการสื่อสารในองค์กร

ลักษณะการสื่อสารในองค์กร

1. ระบบรวม (Macro Approach) ภาพรวมทั้งองค์กร

1.1 การติดตามรายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่เกิดขึ้นภายนอก กำหนดให้พนักงานมีหน้าที่รับผิดชอบติดตามข้อมูล รายงาน วิเคราะห์ถึงผลกระทบจากข้อมูลภายนอก

     1.2 การพิสูจน์ให้เห็นจริง ทำได้ตามที่ตกลงไว้หรือไม่

     1.3 การติดต่อกับองค์กรอื่น โดยหาข้อมูลทางวารสารหนังสือพิมพ์ อินเตอร์เน็ท การแสดงความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ แลกเปลี่ยนข้อมูลในกลุ่มเครือข่ายเดียวกัน

     1.4 การกำหนดวัตถุประสงค์ พิจารณาจากการวิเคราะห์ข้อมูลจากภายนอก ขีดความสามารถของลูกค้า และติดต่อกับสถาบันอื่นก่อน

2. ระบบย่อย (Micro Approach) หน่วยงานย่อยในองค์กร

    2.1 การเป็นสมาชิกของกลุ่ม สื่อสารสร้างความเข้าใจ มีเป้าหมายร่วมกัน

    2.2 การปฐมนิเทศและการฝึกอบรม ให้บุคลากรมีความรู้ ความสามารถในการปฏิบัติงาน

    2.3 การสร้างบรรยากาศในการทำงาน พุดคุยปรึกษากันอย่างเสรี

    2.4 การควบคุมและการสั่งงาน อาศัยเครื่องมือทางการสื่อสารที่ดี และมีประสิทธิภาพ เช่น การประชุมภายใน หนังสือเวียน วิทยุสื่อสาร Internet Fax โทรศัพท์ เป็นต้น

    2.5 การสร้างความพอใจ สร้างระบบการสื่อสารในองค์กรที่เหมาะสม เช่น  เสียงตามสาย วารสาร บอร์ดประชาสัมพันธ์ อีเมล์ จุดนัดพบ เป็นต้น

3. ระบบเฉพาะบุคคล (Individual Approach) เป็นพฤติกรรมทางการสื่อสารแต่ละบุคคล

    3.1 การพูดในกลุ่มที่ทำงานด้วยกันเพื่อสร้างความเข้าใจ แลกเปลี่ยนทัศนคติความคิดเห็นซึ่งกันและกัน

    3.2 การเข้าร่วมประชุม :การนำเสนอข้อมูล การแก้ปัญหา การโน้มน้าวให้บุคคลอื่นยอมรับ

    3.3 การเขียนคู่มือ แนวทางการปฏิบัติงาน และเป็นการสื่อสารระหว่างองค์กรกับบุคคลภายนอก

    3.4 การร่างจดหมาย ใช้เวลาที่จำกัด และต้องทำให้ผู้อ่านเกิดความประทับใจ

    3.5 การทำสัญญาขาย มีความยึดหยุ่นตอบสนองความต้องการของลูกค้า

    3.6 การโต้แย้ง ผู้ที่จะประสบผลสำเร็จในการโต้แย้งจะต้องเป็นที่ผู้ชักนำให้บุคคลอื่นคล้อยตาม

อุปสรรคของการติดต่อสื่อสาร

การติดต่อสื่อสารที่ก่อให้เกิดการสื่อความหมายผิดๆ นั้นมีสาเหตุมาจากประเด็นหลักๆ ดังนี้

1. 1. สภาพทางกายของผู้ส่งและผู้รับ  เช่น การพูดไม่ชัด ประสาทหูไม่ดี
2. 2. สภาพทางจิตของผู้ส่งและผู้รับ เช่น อารมณ์หงุดหงิด เศร้าหมอง ดีใจหรือเสียใจเกินไป สภาพเช่นนี้ส่งผลต่อการรับรู้ของบุคคลทั้งสิ้น
3. 3. เครื่องมือและอุปกรณ์บกพร่อง เช่น สภาพห้องที่ใช้ไม่เหมาะสม
4. 4. ผู้ส่งผู้รับขาดความรับผิดชอบ ไม่เอาใจใส่

วิธีแก้ไขอุปสรรคของการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคลอย่างมีประสิทธิภาพ

ผู้บริหารในองค์กรธุรกิจใช้วิธีแก้ไขอุปสรรคของการติดต่อสื่อสารด้วยวิธีการต่างๆ ดังนี้

1. 1. การให้โอกาสผู้รับข่าวสารโต้ตอบ
2. 2. การใช้ภาษาง่ายๆ
3. 3. การตั้งใจรับฟัง
4. 4. ระงับการมีอารมณ์ความรู้สึก
5. 5. สังเกตอากัปกิริยาของคู่สนทนา

บทบาทของผู้บริหารในการติดต่อสื่อสาร

1. 1. ควรใช้การติดต่อสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรในเรื่องที่มีความสำคัญ
2. 2. การชี้แจงให้ความเห็นแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาควรพูดให้ชัดเจน เพื่อตีความไม่ผิดพลาด
3. 3. การสั่งงาน  การมอบหมายงานจะต้องดำเนินการให้ชัดเจน
4. 4. พยายามใช้การติดต่อสองทาง มีการแลกเปลี่ยนข่าวสารทั้งผู้ส่งและผู้รับ
5. 5. ให้ความสำคัญในด้านการคิดก่อนพูด มีศิลปะการพูดที่ดี

         หากผู้บริหารสามารถดำเนินการตามบทบาทในการติดต่อสื่อสารที่กล่าวนี้ได้ย่อมจะก่อให้เกิดผลดีในด้านการสั่งการ หรือการอำนายการเป็นอย่างดียิ่ง เพราะจะสามารถขจัดปัญหาความไม่เข้าใจในการสื่อความหมายของข้อมูลต่างๆ ปัญหาในการติดต่อสื่อสารจะลดน้อยลง

ความเข้าใจเกี่ยวกับเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสาร (Understanding Information Technology)

        พัฒนาการของเทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารทำให้เกิดความเปลี่ยนแปลงรูปแบบการติดต่อสื่อสารของบุคคลในองค์กร ปัจจุบันพนักงานขององค์กรมีโอกาสได้รับข้อมูลข่าวสารมากมาย มีโอกาสรับส่งและแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารต่อกัน ส่วนผู้บริหารก็สามารถใช้ข้อมูลข่าวสารนั้นช่วยให้การตัดสินใจถูกต้องรวดเร็ว เทคโนโลยีข้อมูลข่าวสารปัจจุบันที่สำคัญ ได้แก่

• Network Computer System เช่น E-mail สามารถใช้ส่งข่าวสารทางคอมพิวเตอร์ได้อย่างรวด เร็ว ประหยัด ทุกเวลา ผู้รับก็สามารถอ่านข่าวสารนั่นได้เมื่อต้องการอ่าน หรือการส่งข้อความ ( Instant Massaging (IM) เป็นการติดต่อสื่อสารแบบ 2 ทาง หรือการฝากข้อความ (Voice Mail) หรือการส่งโทรสาร (Fax)     
• Wireless Capabilities เครื่องมือติดต่อสื่อสารยุคใหม่จะเป็นแบบไร้สาย โดยผ่านคลื่นไมโครเวฟ ดาวเทียม หรือเสาอากาศ       หรือคลื่นแสงอินฟาเรด เช่น โทรศัพท์ไร้สาย คอมพิวเตอร์โน๊ตบุ๊คทำให้สามารถติดต่อสื่อสารในทุกสถานที่

                 ในฐานะผู้บริหาร การจะเลือกใช้รูปแบบของเครือข่ายการติดต่อสื่อสารแบบใดขึ้นอยู่กับจุดมุ่งหมายของผู้บริหารในองค์กรนั้น ทั้งนี้เป้าหมายคือการบรรลุวัตถุประสงค์ขององค์กร

ที่มา : 

อารีย์ แผ้วสกุลพันธ๋. (2556). Organization and Management.  กรุงเทพฯ. ศสว.สำนักพิมพ์.