เรื่องเล่า ดร. ผึ้ง ตอน 9 เขียน subject email อย่างไร ให้ผู้รับเปิดอ่าน
แนวทางที่เขียนนี้ อาจจะไม่ถูกต้องตามหลักด้านการสื่อสาร หรือการเขียน email ตามระเบียบของหน่วยงานต่างๆ เพราะเขียนมาจากประสบการณ์การทำงานที่ผ่านมา แต่อยากมาเล่าให้ฟัง เพราะบังเอิญเห็นน้องๆ ส่ง email เชิญผู้ทรงคุณวุฒิแล้ว รู้สึกว่าน้องๆ อาจจะยังไม่ทราบแนวทางการเขียน subject email อย่างไร ให้ผู้รับ เปิดอ่าน
การติดต่อสื่อสารในปัจจุบัน สะดวก รวดเร็วกว่าในอดีต คนหันมาใช้ email เป็นเครื่องมือส่งจดหมายเชิญ ดังนั้นผู้ทรงคุณวุฒิ ที่เก่งมาก งานก็จะยุ่งมาก ได้รับ email วันละหลายร้อยข้อความ ลำพังเลื่อนหน้าจออ่าน subject ให้หมด ว่าควรจะเลือกตอบ email ไหนบ้าง ก็ใช้เวลาพอสมควร ส่วน email ไหน ข้อความไม่สะดุดตา ก็ถูก delete ทันที
ทำอย่างไรให้ email สะดุดตาผู้รับ (eye-catching email subject line)
1. คำแรกของ subject ควรเป็นชื่อย่อองค์กร หรือหน่วยงาน
เหตุที่ต้องให้ขึ้นต้นด้วย ชื่อย่อองค์กร หรือหน่วยงาน เนื่องจาก จนท หรือพนักงาน อาจจะถูกสับเปลี่ยนหมุนเวียนให้มารับผิดชอบการส่ง email การประสานงานต่างๆ หรือ จนท. ลาออก ต้องรับคนใหม่มาแทน ดังนั้น ผู้รับ email โดยเฉพาะผู้ทรงคุณวุฒิหรือผู้บริหาร ก็จะไม่รู้จักคนที่ส่ง email ไม่ทราบว่าเป็นใคร อีกทั้งในแต่ละวันได้รับ email หลายร้อยฉบับ ปะปนมากับ spam ทำให้ตัดสินใจ delete email ที่ไม่รู้จักผู้ส่ง ทิ้งไป
ดังนั้น การใส่ชื่อย่อองค์กร หรือหน่วยงาน ไว้เป็นตัวแรกของ subject ก็ช่วยให้ผู้รับ email ทราบทันที ว่าจดหมายถูกส่งออกมาโดยหน่วยงานใด/องค์กรใด มีความสำคัญมากพอที่จะหยุดอ่าน email หรือไม่
2. ระบุชื่อผู้บริหาร/ ผู้ทรงคุณวุฒิ/ผู้รับสาร หรือบุคคลเป้าหมาย
โดยทั่วไป สมองมนุษย์ ให้ความสำคัญกับชื่อของตนเอง หรือกล่าวคือ มนุษย์ให้ความสนใจทันที ที่ตรวจพบ หรือได้ยิน ชื่อของตนเอง ดังนั้น หาก subject ระบุชื่อผู้รับไว้ด้วย ก็ช่วยให้ email นั้น โดดเด่นกว่า email อื่นๆ ที่ใช้ subject ทั่วไป (เช่น เรียนเชิญท่านมาร่วมประชุม ขอเชิญท่านเป็นวิทยากร เหล่านี้เป็นต้น)
การระบุชื่อบุคคลเป้าหมายใน subject ก็เหมือนกับเราเรียกชื่อบุคคลคนนั้น ลองนึกภาพดู เวลาที่มีคนมาเรียกชื่อเรา เมื่อเราได้ยิน เราก็ต้องหันไปมอง หยุดกิจกรรมที่ทำอยู่ เงยหน้ามองหาเสียงเรียก
ดังนั้น “ชื่อบุคคล” ที่สื่อสารผ่านตัวหนังสือ ก็ไม่แตกต่าง จากชื่อบุคคลที่สื่อสารผ่านเสียง
(สมองประมวลข้อมูลจาก subject ของ email เทียบกับเหตุการณ์ในอดีต หาก subject นั้น มีความสำคัญ สมองก็สั่งการให้กดคลิก เข้าไปอ่าน หาก subject นั้น ไม่สำคัญ ก็เลื่อนไปดู subject อื่นๆ ก่อน ที่แย่กว่านั้นคือหาก subject ถูกประมวลจัดกลุ่มไว้ในพวก จดหมายขยะ spam สมองก็สั่งให้กดลบข้อความทิ้งทันที แต่ถ้า subject นั้น มีชื่อบุคคลอยู่ด้วย โอกาสที่จะถูกคลิกเข้าไปอ่านจะมีสูงขึ้น)
กลับมาทางฝั่ง จนท. หรือผู้ประสานงาน หรือ back office
ตัวอย่างสถานการณ์ จนท. ต้องเชิญ ผู้ทรงคุณวุฒิ มาร่วมประชุม 20 คน แล้วส่ง email เชิญ ทั้ง 20 คน โดยใช้ subject เดียวกัน หรือ จนท. 1 คน รับผิดชอบดูแลโครงการ 4 โครงการ แล้วส่งเชิญ ผู้ทรงคุณวุฒิ โครงการละห้าท่าน มาประชุม โดยใช้ subject เดียวกันหมด ภายหลังต้องการตรวจสอบว่าแต่ละโครงการเชิญใครไปแล้วบ้าง จะเสียเวลามาก และผิดพลาดได้ง่าย
ดังภาพ จะเห็นว่า subject เดียวกัน ทั้งที่จริงแล้ว ส่งเชิญผู้ทรงคุณวุฒิมาเป็นที่ปรึกษาคนละโครงการ
การใช้ subject แบบเดียวกันหมด ไม่ระบุให้ชัดเจน เปรียบเหมือนจดหมายทั่วไป ที่เชิญชวน ใครก็ได้ มาเป็นที่ปรึกษาชุดโครงการ ทางฝั่งผู้รับ email เห็น subject ก็เกิดคำถาม ส่งมาผิดหรือเปล่า แล้วเชิญไปร่วมโครงการอะไร
หรือถ้ามีหน่วยงานอื่นๆ เชิญผู้ทรงคุณวุฒิ ท่านนี้เป็นที่ปรึกษาด้วย ท่านจะเลือกเปิด email อันไหนก่อนกัน ระหว่าง email ที่ subject ให้ข้อมูลชัดเจน กับ email ที่ subject ไม่ชัดเจน
เมื่อเพิ่มชื่อบุคคลเป้าหมายและระบุชื่อโครงการ ดังภาพตัวอย่างด้านล่าง จะเห็นว่า subject สื่อสารชัดเจน ผู้รับก็ทราบว่าเชิญสำหรับโครงการใด
ในขณะที่ จนท. ประสานงานเอง ก็ทำงานได้ง่ายขึ้น สะดวก ลดระยะเวลา และความผิดพลาด โดยสามารถตรวจสอบ email ว่าส่งเชิญใคร มาร่วมงานอะไรไปแล้วบ้าง และยังช่วยให้ จนท. ตรวจทาน matching ชื่อผู้ทรงคุณวุฒิ กับชื่อโครงการ ตรงกัน ไม่สลับชื่อผู้รับ หรือสลับโครงการ เหล่านี้เป็นต้น
4 subject ควรสั้นกระชับ
Subject ไม่ควรมีความยาวมากเกินไป ควรให้สั้น ได้ใจความครบถ้วน
เช่น subject A กับ subject B มีวัตถุประสงค์เหมือนกัน แต่ subject A ยาวกว่า Subject B
ไม่อยากให้คิดว่าแค่ส่ง email ส่งออกไปเถอะ งานจะได้เสร็จๆ ไป เพราะส่วนใหญ่ที่คิดแบบนี้ จะมาเสียเวลาค้นหา email ย้อนหลัง เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง ยิ่งทำให้เสียเวลา มากขึ้นไปอีก
5. กรณีที่เชิญประชุม/เชิญหารือ มีกำหนดวัน เวลา สถานที่
Subject ควรระบุ วัน เวลา สถานที่ เพื่อประกอบการตัดสินใจ ไม่ควรหวังว่าท่านจะเปิดอ่านข้อความใน email แล้วจะทราบรายละเอียดวันเวลา เพราะส่วนใหญ่ ท่านเหล่านั้นลบ email ทิ้งทันที
Subject A ผู้บริหารตัดสินใจได้ทันทีว่า วันดังกล่าว ว่างพอจะไปร่วมประชุมได้หรือไม่
Subject B ทำให้ ผู้บริหาร เสียเวลาในการเปิด email (ซึ่งส่วนใหญ่ ลบทิ้ง)
- โจทย์แรกของการส่งเชิญทาง email คือ ทำอย่างไรก็ได้ ให้ผู้บริหาร อ่าน email ฉบับนั้น แทนที่จะกด delete
- โจทย์ถัดมาคือ ทำอย่างก็ได้ ให้ผู้บริหารตัดสินใจตอบรับหรือปฏิเสธโดยใช้เวลาสั้นที่สุด ถึงแม้ว่าผู้บริหารจะตอบปฏิเสธ แต่อย่างน้อยผู้บริหารก็เห็นความสำคัญกับงานที่เราเชิญ จึงได้ตอบกลับมาเป็นลายลักษณ์อักษร ทีมงานจะได้ทราบโดยเร็ว เพื่อดำเนินการต่อไป
6. จะทราบได้อย่างไร ว่าผู้บริหาร หรือผู้รับ email เปิดอ่าน email แล้ว
ผู้เขียนซื้อ application มาใช้ รายปี ช่วยให้ทราบ real time ว่าใครเปิดแล้ว ใครยังไม่เปิด ทราบระยะเวลาด้วยว่า email ถูกเปิดหลังจากส่งไปแล้วกี่นาที
ขออนุญาตไม่บอกชื่อ application ที่ใช้ เพราะมีมากมายหลายตัว ลองสืบค้นจาก google ใช้คำว่า mail track ก็จะเจอหลายตัว เลือกได้ตามใจชอบ
ดังนั้น การเสียเวลา 5 วินาที ระบุชื่อบุคคลเป้าหมายและรายละเอียดสำคัญ ใน subject email จะช่วยให้ จนท. ประหยัดเวลา 300 วินาทีหรือ 5 นาที ในการตรวจสอบงานที่ทำไปแล้ว
หากต้องเชิญผู้ทรงคุณวุฒิทาง email สัปดาห์ละ 1 ครั้ง เท่ากับว่าตลอดทั้งปีจะประหยัดเวลาได้ถึง 4 ชั่วโมง 33 นาที (5 นาที x 52 สัปดาห์)
หมายเหตุ น้องๆ จนท. หลายคน บอกว่าเรื่องเล่าช่วงก่อนๆ เน้นทางวิชาการมากเกินไป น้องอ่านไม่เข้าใจ ขอให้เขียนเล่าเรื่องง่ายๆ ที่สามารถนำมาใช้ในการทำงานได้จริงๆ
ภัทรพร คงบุญ
1 มีนาคม 60
ความเห็น (0)
ไม่มีความเห็น