Fraud Indicator ปิดจุดอ่อนการควบคุมภายในให้เพียงพอ

อาจารย์จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

การบริหารความเสี่ยงด้านทุจริต เป็นภารกิจที่กิจการทุกประเภทยังเหนื่อยยาก และไม่อาจสร้างความเชื่อถือและไว้วางใจของบุคลากรภายในและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก และยังมีความคืบหน้าค่อนข้างเชื่องช้า ตัวชี้วัดอย่างหนึ่งที่สามารถใช้สะท้อนการขับเคลื่อนการบริหารความเสี่ยงด้านทุจริต คือ ดัชนีชี้วัดการทุจริต(Fraud Indicator) เป็นเสมือนการค้นหาและระบุความเสี่ยง เพื่อที่จะปักธงแดง (Red Flag) ที่จะใช้เป็นสัญญาณเตือนข้อบ่งชี้การทุจริต

ตัวชี้วัดการทุจริต อาจจะมีหลายลักษณะเช่น

ประการที่ 1 - ตัวชี้วัดด้านการควบคุมภายในพื้นฐาน

• ขาดการแบ่งแยกหน้าที่ ความรับผิดชอบชัดเจน หรือคนเดียวทำซ้ำติดต่อกันยาวนาน
• ขาดการป้องกันทางกายภาพที่มีประสิทธิภาพ
• ขาดการตรวจทานที่เป็นอิสระจากกัน
• ขาดการมอบอำนาจที่เหมาะสม และเป็นการมอบอำนาจเบ็ดเสร็จ
• ระบบบัญชีไม่ควบคุมอย่างครบวงจร
• พฤติกรรมการยกเว้นกฎเกณฑ์ได้ (Override) ด้านการควบคุม
• อำนาจการโอนเงินข้ามบัญชีอัตโนมัติทางอิเล็กทรอนิกส์
• พฤติกรรมความสนิทสนม ใกล้ชิด ติดต่อถาวรกับคู่สัญญา ลูกค้า ซับพลายเออร์

ประการที่ 2 - Red Flag ในมุมของการทุจริต มีหลายกรณี

• ธงแดงด้านโอกาส (Opportunity Red Flag)
• ธงแดงด้านบุคลิกภาพส่วนบุคคล(Personal Characteristic Red Flag)
• ธงแดงสถานการณ์กดดัน (Situationable Presume Red Flag)

ประการที่ 3 - พฤติกรรมของบุคลากรด้วยความตั้งใจ ที่ไม่ได้เกี่ยวกับหน้าที่ ความรับผิดชอบโดยตรง

• ปฏิบัติงานนานติดต่อกัน และต้องเป็นงานที่ต้องอาศัยความไว้วางใจ
• ความสัมพันธ์ใกล้ชิดกับห่วงโซ่อุปทานแบบเบ็ดเสร็จ
• การเข้าทำงานแทนบุคลากรหลักที่ออกโดยกะทันหัน
• ปฏิบัติงานเดียว ไม่เปลี่ยนแปลงหน้าที่ ไม่มีคนปฏิบัติงานทดแทนระหว่างลา
• ขั้นตอนการคัดกรองบุคลากรเข้าใหม่ ไม่ได้ป้องกันแต่แรก
• ไม่มีกระบวนการบันทึกการปฏิบัติงาน
• ขาดการรับรองตนเองของบุคลากรด้านจริยธรรม การปลอดการทุจริต
• ไม่มีสายการรายงานผลปฏิบัติงานที่ครบถ้วนทุกตำแหน่งแม้แต่ผู้บริหาร
• เป็นบุคคลที่มีอิทธิพลต่อคนอื่น
• เป็นการปฏิบัติงานในภาวะไมปกติ และภาวะวิกฤติ ภัยพิบัติ
• ไม่มีขั้นตอน วัฒนธรรมให้มีการชี้แจงรายละเอียดอย่างเพียงพอ
• ใช้การวัดผลดำเนินงานที่ไม่เป็นจริง
• ใช้ระบบการให้แรงจูงใจ จ่ายเงินชดเชยที่ไม่เหมาะสม
• ระบบการรักษาความปลอดภัยอ่อนแอ
• การให้การอบรม ชี้แจง ซักซ้อมไม่เพียงพอ

ประการที่ 4 - ตัวชี้วัดการทุจริตในงานจัดซื้อ

ประกอบด้วยตัวชี้วัด 3 ส่วน คือ

• ตัวชี้วัดก่อนทำสัญญา
• ตัวชี้วัดหลังทำสัญญา
• ตัวชี้วัดจากตัวบุคลากร

โดยแยกตัวชี้วัดออกเป็นส่วนหลักๆ ดังนี้

• ตัวชี้วัดระหว่างดำเนินการก่อนการทำสัญญา ประกอบด้วย
• ตัวชี้วัดหลังการลงนามสัญญา

• การกำหนดสินค้าและบริการที่จะจัดซื้อ
• การกำหนดเงื่อนไขการรับงานและสเปค
• ช่วงก่อน
• ระหว่างการยื่นซองและยื่นข้อเสนอ
• ระหว่างการประเมินผลการประมูล และข้อเสนอ
• ระหว่างการเจรจาต่อรองสัญญา
• การเบิกจ่ายเงินในงวดงานตามสัญญา
• ก่อนการลงนามสัญญา

• บัญชีรายจ่าย รายรับของคู่สัญญา ได้แก่ การออกใบแจ้งหนี้ ใบแจ้งหนี้ปลอม ต้นทุนไม่ถูกต้อง ค่าบริการที่ปรึกษา การจ่ายเงินตามความก้าวหน้างาน การประเมินความสำเร็จ
• มาตรฐานแรงงานทีมงานที่เปลี่ยนไป
• มาตรฐานวัตถุดิบที่เปลี่ยนไป
• ทุจริตในกระบวนการผลิต
• การควบคุมคุณภาพ การทดสอบ การตรวจกำกับ การออกใบรับรอง ชิ้นส่วนอะไหล่
• สินค้าทดแทนกัน
• ทุจริตระหว่างทำงาน ตามสัญญา
• การกีดกันทางการค้า ผูกขาด

ประการที่ 5 – ความเสี่ยงของการจัดซื้อจัดจ้าง

เป็นประเด็นทุจริตที่ซับซ้อนและยากในการสรุปผลที่พบ และทางเลือกในการปฏิบัติอาจจะมีหลายทางที่เปิดช่องให้กระทำได้

การดำเนินการที่จะเป็นการป้องกันตนเองจากการถูกกล่าวหาว่า ทุจริตในการจัดซื้อจัดจ้างมีหลักการใหญ่ๆ ได้แก่

• ทำให้การดำเนินการพิจารณาและการตัดสินใจทุกขั้นตอน ทุกกิจการมีการบันทึกไว้ให้ครบถ้วน ด้วยรูปแบบของฟอร์ม หรือ Checklist หรือเป็นTemplate ที่ชัดเจน เพราะเมื่อระยะเวลาผ่านไปอาจจะไม่สามารถจำทุกเรื่องได้หมดว่า การพิจารณาและการตัดสินใจขณะนั้นเป็นอย่างไร ยิ่งเวลาผ่านไปยาวนานหลายปี สิ่งที่ได้ดำเนินการบนแบบฟอร์มต่างๆจึงมีส่วนช่วยได้ในภายหลัง เมื่อเกิดการตรวจสอบใดๆ
• ทำให้เห็นว่าการดำเนินการพิจารณาและการตัดสินใจแต่ละครั้ง มีการนำเอามุมมองของความเสี่ยง (Risk-based) มาคิดเผื่อว่าถ้าเกิดเหตุการณ์ความเสี่ยงขึ้นจะสร้างความเสียหายอย่างไร และความเสียหายจากความเสี่ยงที่อยู่ในระดับสูงและรุนแรง ไม่อาจยอมรับได้ ต้องมีแนวทางป้องกันไว้ล่วงหน้าทุกกรณี
• ทำให้เห็นว่าการพิจารณาและการดำเนินการใดๆอยู่บนเจตนาที่สุจริต ซึ่งมีองค์ประกอบทั้ง ถูกต้องตามกฎหมาย เป็นไปตามกฎหมาย มีสิทธิดำเนินการตามกฎหมาย ถูกต้องตามทำนองคลองธรรม ประเพณีปฏิบัติ ไม่ได้มาจากความคิดเห็นส่วนบุคคล
• ทำให้เห็นว่ามีการเปิดรับฟังความคิดเห็น ข้อสังเกต บทเรียนในอดีต ที่นำมาเป็นสิ่งที่เรียนรู้ไม่ได้ยึดติดกับวิธีปฏิบัติอย่างใดอย่างหนึ่งอย่างติดตรึง จนทำให้ความคิดคับแคบหรือาจจะผิดซ้ำกับที่เคยเกิดมาแล้ว
• ทำให้มองเห็นว่าการดำเนินการเป็นไปอย่างมืออาชีพ เยี่ยงวิญญู มีความรอบคอบอย่างเพียงพอและได้ดำเนินการควบคลุมความเสียหายแล้ว ยกเว้นเหตุสุดวิสัย หากไม่มั่นใจในเรื่องใดว่ามีความรู้ความชำนาญจะต้องหาคนที่มีความเชี่ยวชาญมาร่วมพิจารณา
• ทำให้เห็นว่าไม่ได้มีผลประโยชน์ทับซ้อน ไม่มี Conflict of Interest ระหว่างประโยชน์ส่วนตนกับประโยชน์ขององค์กร และได้มีการยืนยัน รับรองการมีความเป็นกลางในเรื่องของผลประโยชน์ทับซ้อนอย่างชัดเจนแต่แรก ไม่ได้ดำเนินการโดยอาศัยความสัมพันธ์เป็นพิเศษ
• ทำให้เห็นว่ามีเวลาในการพิจารณาประเด็นต่างๆพอสมควร ไม่ได้เร่งรีบ รีบร้อน เพื่อให้เกิดการตัดสินใจ หากไม่ได้เอกสารพิจารณาล่วงหน้าในกรอบเวลาที่เพียงพอ ก็จะต้องคัดค้าน และยืนยันให้ชัดเจนว่ายังไม่พร้อม ต้องการเวลาในการพิจารณาพอสมควร เพื่อจะได้สามารถไตร่ตรองได้อย่างดีพอสมควร

ประการที่ 6 ปัจจัยที่ควรได้รับการพิจารณา

ในขั้นตอนของการเปิดประมูลเพื่อลดการทุจริต

• ได้มีการคำนึงถึงและลดความเสี่ยงจากการที่ผู้เสนองานประมูลจะช้า หรือสมรู้ร่วมคิดกัน ตั้งแต่ก่อนเข้ามาร่วมประมูล
• ได้มีการกำหนดขอบเขตของการเสนองานให้กว้างเพียงพอที่จะทำให้เกิดกระบวนการเสนองานที่เป็นธรรมอย่างเพียงพอหรือไม่ ไม่ได้เอนเอียงที่จะเข้าข้างผู้เสนองานรายใดรายหนึ่งเป็นพิเศษ เช่นการกำหนดให้อายุงานไม่น้อยกว่า 10 หรือ 15 ปีขึ้นไปเท่านั้น
• ได้มีการทบทวนว่าเงื่อนไขทุกข้อเป็นไปเพราะความจำเป็นเท่านั้น ไม่ใช่เพราะต้องการสร้างความได้เปรียบให้แก่ผู้เสนองานรายใดโดยเฉพาะ
• ได้มีการเทียบเคียง และระบุให้ชัดเจนว่าที่มาของเงื่อนไขแต่ละข้อได้มาอย่างไร และแหล่งที่มานั้นน่าเชื่อถือ ยอมรับได้ ซึ่งไม่สามารถออกนอกกรอบการดำเนินงานดังกล่าวได้ หากไม่มีเหตุผลเหมาะสม
• ได้มีการทบทวนกรอบแนวคิด แนวทางของการทำงานทั้งหมดว่า ก่อให้เกิดประโยชน์ และอยู่ในกรอบที่จำเป็นตาม Base case มีการประเมินมูลค่าของผลงานที่ได้รับว่าว่าคุ้มค่ากับการจ่ายเงิน ค่างวดงาน ด้วยวิธีการที่เชื่อถือได้
• ได้มีการสอบทานแล้วว่ามีงบประมาณรองรับงานอย่างเหมาะสม และเพียงพอ ที่จะทำให้การดำเนินงานตั้งแต่ต้นจนจบเสร็จสิ้น รวมทั้งกรณีที่เกิดปัญหาบางประการกับการจัดซื้อจัดจ้างซึ่งอยู่ในวิสัยที่จะคาดหมายล่วงหน้าได้
• ได้มีการวางกรอบ เกณฑ์ เงื่อนไขในการคัดเลือกผู้เข้าร่วมงาน ประกอบการทำ Short Lists เพื่อคัดกรองผู้เสนองานบางส่วน โดยผู้ที่ไม่ได้อยู่ใน Short Lists ไม่อาจเสนองานได้ หากไม่มีหนังสือเชิญให้เสนองาน เหตุผลที่รายชื่อบุคคลเหล่านั้นถูกตัดออกไปจาก Short Lists สามารถอธิบายและชี้แจงจนเกิดการยอมรับได้
• ได้มีการกำหนดคุณสมบัติของผู้เชี่ยวชาญอย่างเหมาะสม โดยมีแหล่งที่มาและเนื้อหาที่ใช้กำหนดคุณสมบัติที่เชื่อถือได้ ยอมรับได้ โดยผู้ที่เสนองาน ต้องมีหนังสือยืนยันและรับรองคุณสมบัติแต่ละข้อว่าเป็นความจริงทั้งหมด
• ได้มีการตรวจสอบ สำรวจสถานะทางธุรกิจ ฐานะทางการเงินของผู้รับงาน แต่ละรายแล้วว่าน่าจะมีความมั่นคงทางการเงินเพียงพอที่จะดำเนินการตามภาระงานในงานการจัดซื้อจัดจ้างได้
• เงื่อนไข เกณฑ์การพิจารณาสถานะทางการเงิน และความมั่นคงทางการเงินของผู้
• เสนองาน มีแหล่งที่มา เชื่อถือได้ และดำเนินการกับทุกรายเหมือนกัน ไม่ได้เลือกปฏิบัติ
• กรณีที่มีความจำเป็น ต้องมีข้อมูลอื่น เกี่ยวกับสถานะของผู้เสนองาน ได้มีการสอบข้อมูลด้วยภาพถ่าย หรือการตรวจกิจการ ณ สถานประกอบการจริง (Due Diligence) โดยมีการออกแบบฟอร์มการตรวจสอบที่ชัดเจน ครอบคลุม เพียงพอในการประเมิน โดยผู้ประเมินจะต้องประเมินด้วยเกณฑ์ ไม่ใช่บนดุลยพินิจ
• กรณีที่เป็นการประมูลงานลักษณะดังกล่าวเป็นครั้งแรก ไม่เคยมีข้อมูล ไม่มีบทเรียนมาก่อน ได้มีการพิจารณากำหนดเงื่อนไขด้วย Scenario ที่เป็น worst case ด้วยอย่างเพียงพอ
• ได้มีการแสดงรายงาน ผลสรุปในการตั้งเกณฑ์การประมูลว่า ปราศจากการแทรกแซงทางการเมืองหรือการข่มขู่ การชี้นำของผู้ทรงอิทธิพล รวมทั้งผู้บริหารระดับสูง และเป็นการพิจารณาโดยอิสระของผู้ที่ได้รับมอบหมาย
• ได้มีการตรวจสอบผู้ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการว่าไม่มีรายชื่อบุคคลที่ทับซ้อนกัน เช่น ผู้ที่เป็นที่ปรึกษาเตรียมการประมูล จะต้องไม่ร่วมประมูล ผู้ที่ตรวจร่างเอกสาร ขั้นตอนการประมูลจะต้องไม่รับผิดชอบในการพิจารณาจัดซื้อจัดจ้าง
• ได้มีการให้ผู้เข้าร่วมประมูลรับรองตนเองในส่วนของการไม่ได้มีผลประโยชน์ทับซ้อน ไม่ได้มีการกระทำใดๆ ที่เป็นการกีดกันทางการค้าหรือการผูกขาดตัดตอน ไม่เคยร่วมงานกับผู้เข้าประมูลรายอื่น ที่ยื่นประมูลพร้อมกัน โดยการรับรองนี้ใช้ในวันที่เริ่มเข้ากระบวนการประมูลวันแรก
• ได้มีการรวบรวมงานส่งอีเมล์ แฟกซ์ SMS หรือการส่งข้อมูลผ่านช่องทางอื่นๆ ถึงผู้ที่เข้าร่วมการประมูลไว้เพื่อการตรวจสอบ รวมทั้งการติดต่อระหว่างกันก่อนหน้านั้น ที่อาจจะเป็นประเด็นและเกิดข้อสงสัยว่ามีการเอื้อประโยชน์
• การยื่นข้อเสนอ ราคาประมูลของผู้เสนองานแต่ละรายเป็นไปตามเงื่อนไขแต่ละข้อ ในกรอบเวลา มีการจัดทำใบสรุปผล การบันทึกเวลาไว้อย่างชัดเจน ไม่มีการยื่นข้อเสนอหลังจากหมดเวลาแล้ว หรือการแก้ไขเอกสาร มีการลงนามขีดคร่อมซองเอกสารทุกซอง ของกรรมการรับซองประมูลพร้อมลงเวลาครบถ้วน
• การประกาศผลการประมูล มีการใช้บุคลากรคนละชุดกับชุดที่รับซองการประมูล เพื่อให้มั่นใจว่าไม่ได้มีการทำกระบวนการทั้งหมดตั้งแต่ต้นจนจบโดยบุคคลกลุ่มเดียวกัน
• การคัดออกผู้เสนองาน เนื่องจากผิดเงื่อนไข จะต้องผ่านการประชุม มีแบบฟอร์มการประเมินและมีการลงนามในแบบฟอร์มประเมินรายคน พร้อมผลการพิจารณา โดยมีข้อมูลเอกสารหลักฐานอ้างอิงประกอบที่ชัดเจน
• เอกสารประกอบการเรียงลำดับผลการพิจารณาการประมูลเพื่อตัดสินจะต้องเตรียมการ ออกแบบฟอร์มที่ครบถ้วน สมบูรณ์ ไม่มีเอกสารสูญหาย มีการลงนามท้ายเอกสารที่ใช้พิจารณาทุกแผ่นจากกรรมการที่เกี่ยวข้องทุกคน โดยต้องเป็นเอกสารชุดเดียวกับที่มีการลงนามในชุดที่มีการตรวจรับเอกสาร ณ จุดที่มีการยื่นซองประมูล
• การเปรียบเทียบรายละเอียดด้านราคาที่เสนอโดยผู้เสนองานแต่ละราย มีการเปรียบเทียบโดยละเอียดทุกรายการ โดยต้องเป็นไปตามกรอบของแบบฟอร์มที่กำหนดไว้แต่แรก โดยมีการสรุปผลการเปรียบเทียบที่ชัดเจนว่า พบความผิดปกติของการเสนอราคาระหว่างผู้เสนองานแต่ละรายหรือไม่ไว้ชัดเจน
• มีการนำเอาราคาที่เคยมีการเสนองานในครั้งก่อนๆ ที่เป็นงานในลักษณะเดียวกันมาเปรียบเทียบ เพื่อใช้เป็นเกณฑ์อ้างอิง เป็นฐานราคา เพื่อพิจารณาเปรียบเทียบความผิดปกติ รวมทั้งการกดราคา การตั้งราคาต่ำเกินควรเพื่อเอาชนะการประมูล

[[email protected]]

ข้อมูลบ่งชี้ดีมากเลยครับอาจารย์ ผมมีความใฝ่ฝันอยากเดินบนเส้นทางการเป็นวิทยากรด้าน Fraud Management เพราะทำงานสายงานนี้มากว่า 28 ปีครับ

ขอแสดงความนับถือรังสรรค์ วิริยะวารีโทร 081 4427956