ชีวิตที่พอเพียง : 155. การบริหารจัดการเวลา
พญ. รวิวรรณ หาญสุทธิเวชกุล แห่งโรงพยาบาลเชียงรายประชารักษ์ ส่ง อี-เมล์ มาดังนี้
Subject: อยากอ่านการแบ่งเวลาในแต่ละวัน
Message: เข้าใจค่ะ ว่าอาจารย์ เสริมพลังคนรอบตัว คนอ่านบันทึก อย่างไร ตัวเองยังได้รับพลังนั้น เมื่อเริ่ม รู้สึกเบื่อท้อแท้หมดแรง อ่านบันทึกอาจารย์ และอีกหลายท่านใน gotoknow จะรู้สึกดี เป็นการเพิ่ม พลังขับเคลื่อนในตัวอย่างมีประสิทธิภาพทุกทีไป ยังเอาเกร็ดดีๆไปเล่าต่ออีก
ขอบพระคุณค่ะ
อยากขอรบกวนช่วยเล่าเรื่อง การแบ่งเวลาในแต่ละวันของอาจารย์
สงสัยอาจารย์ทำอย่างไร ทำไมทำอะไรได้มากมาย และยังมีเวลามาบันทึกอะไรดีๆ อีก จนคนอ่านต้องอ่านแทบทุกวันเพราะทิ้งไว้จะอ่านไม่ทันอ่านรีบก็เสียดายกลัวเก็บของที่ดีๆไม่หมด
บันทึกแล้วต้องทบทวนแก้ไขไหม
ใช้เวลาสักเท่าไรในการเขียนบันทึกค่ะ
ด้วยความเคารพ
พญ. รวิวรรณ
ที่จริงผมเป็นเพียงนักเรียนคนหนึ่ง ที่ตั้งหน้าตั้งตาเรียนวิชาบริหารเวลาของตนเอง แต่ฝึกเท่าไรๆ ก็ไม่รู้สึกพอใจตนเอง ผมอ่านและฝึกเรื่องนี้มาตั้งแต่อายุ ๑๕ ปี จนตอนนี้จะเต็ม ๖๔ แล้ว ก็ยังรู้สึกว่าทำได้ไม่ดี แต่เมื่อคุณหมอรวิวรรณมาชม ก็ยินดีแลกเปลี่ยนครับ
เริ่มจากนอนนะครับ ผมเข้านอนเวลาสามทุ่มเศษๆ เอาโคมไฟมาตั้งที่หัวนอน และอ่านต่วยตูน เพื่อเปลี่ยนสวิตช์สมอง จากคิดเรื่องงานมาสนใจเรื่องเบาๆ หรือขำขันในต่วยตูน สัก ๕ - ๑๐ นาทีหนังสือก็จะตกจากมือ ผมก็ปิดไฟและนอนหลับ
ผมตั้งนาฬิกาปลุกไว้ที่ ๔.๒๐ น. พอนาฬิกาปลุกก็ลุกขึ้น ทำธุระส่วนตัวสัก ๑๐ นาทีก็ออกไปวิ่งออกกำลังบนถนนในหมู่บ้าน ๒๐ - ๓๐ นาที แล้วกลับมานั่งอ่านหนังสือ, เขียนหนังสือ, หรืออ่าน บล็อก, เขียน บล็อก, หรือเขียนความเห็นในบันทึกของคนอื่นใน gotoknow แล้วแต่โอกาส
บางวันนาฬิกาไม่ต้องปลุก ผมตื่นเอง หรือภรรยาตื่น ทำให้ผมตื่นด้วย ผมก็ลุกขึ้นมา อ่านหนังสือ, เขียนหนังสือ, หรืออ่าน บล็อก, เขียน บล็อก, หรือเขียนความเห็นในบันทึกของคนอื่นใน gotoknow ผมมักหาโอกาสเขียนบันทึกของตนเอง หรือเข้าไป comment ในบันทึกของคนอื่น ตอนดึกๆ เพื่อสร้างสีสัน และในทางหนึ่งทำให้คนคิดว่าผมขยัน ที่จริงนานๆ ขยันที เพราะนอนไม่หลับ
ตีห้าครึ่ง ผมอาบน้ำแต่งตัว หกโมงเช้าออกจากบ้าน ถึงที่ทำงานหกโมงครึ่ง ระหว่างนั่งรถก็ฟังข่าวของสถานีวิทยุจุฬา ๑๐๑.๕ ไปด้วย บางครั้งก็ทำงานเขียน บล็อก ไปด้วย ผมโชคดีที่มีคุณปราการ เจ้าหน้าที่ของ สกว. ช่วยขับรถให้ และผมก็ฝึกฝนตนเองให้อ่านหนังสือ หรือทำงานในรถได้
คนมักคิดว่าผมไปทำงานเช้า ซึ่งก็จริง แต่ภรรยาผมออกเช้ากว่าอีกครับ เดิมเธอออกจากบ้านตีห้าครึ่ง เวลานี้ขยับเป็นตีห้าสิบห้า ผมกำลังจ้องอยู่ว่าเธอจะขยับเช้าขึ้นเรื่อยๆ จนถึงตีห้าหรือไม่ ออกจากบ้านเช้าๆ รถไม่ติดดีครับ
ไปถึงที่ทำงานหกโมงครึ่ง ผมเซ็นแฟ้ม ซึ่งถ้าเทียบกับตอนเป็น ผอ. สกว. ก็ไม่ถึงหนึ่งในยี่สิบ ถ้าเทียบกับสมัยเป็นคณบดีก็ประมาณหนึ่งในร้อย แล้วอ่านและตอบ อี-เมล์ อ้อ! ส่วนใหญ่เป็นการลบ อี-เมล์ ทิ้งมากกว่าครับ คือลบทิ้งสักห้าส่วน อ่านและตอบหนึ่งส่วน ใครส่ง อี-เมล์ ถึงผมแบบไม่บอกให้ชัดว่ามาจากใคร โดนลบทิ้งหมดแหละครับ เพราะกลัวโดนไวรัส หมอสุวิทย์ได้รับ อี-เมล์ มากกว่าผมหลายเท่า ทั้ง อี-เมล์ดี และสแปม ถึงขนาดต้องให้เลขามีหน้าที่ลบ อี-เมล์ ชนิดสแปมทิ้ง ซึ่งบางครั้งก็อาจเผลอลบ อี-เมล์ ดีไปบ้าง
ที่จริงผมมักไม่ใช่คนแรกที่ไปถึงที่ทำงาน ส่วนใหญ่คุณธวัชนั่งอยู่ก่อนแล้ว ผมก็เข้าไปทักทาย และไต่ถามข่าวคราวของภาคี KM ใน สคส. เรารู้กัน ว่าใครดูแลการติดต่อสัมพันธ์กับภาคีกลุ่มไหน เรามักคุยเรื่องภาคีลงในรายละเอียดเชิงยุทธศาสตร์ หรือยุทธวิธี เรื่อง KM นี้เผลอไม่ได้ เป็นหลงไปทำ KM ปลอม สคส. ต้องคอยช่วยยุยงส่งเสริมภาคีให้ภูมิใจหรือฮึกเหิมความสำเร็จ ซึ่งหมายความว่า เป็น KM ของแท้
พอสักเจ็ดโมงเช้า พนักงานส่วนใหญ่ก็มากันแล้ว บางคนก็ไปคุยกันในห้องอาหาร เขาคุยกันทั้งเรื่องงานและเรื่องจิปาถะ สนุกสนานเฮฮา และบางครั้งผมก็เข้าไปแจมด้วย ผมสังเกตว่าเมื่อสามสี่ปีก่อนเวลาผมเข้าไปแจม บรรยากาศจะกร่อยหมดรสชาติทันที แต่เดี๋ยวนี้ไม่รู้เป็นอะไรไป สาวหนุ่มเหล่านี้เขาไม่กลัวผมกันแล้ว แถมยังแซวผมเสียอีกแน่ะ คงจะเป็นการแก้แค้นที่ผมชอบไปแซวเขาก่อน แต่ก็มีหลายครั้งที่ผมทำผิดกติกา เอางานไปปรึกษาในห้องกินข้าวเสียเลย เพราะคนที่เกี่ยวข้องอยู่กันพร้อมหน้า และอีกสักครู่ผมก็จะต้องออกไปประชุมข้างนอก
บางวันก็มีนัดตอนเจ็ดโมงเช้า หรือเจ็ดโมงครึ่ง มีคนมาหา ปรึกษาเรื่องต่างๆ ที่อาจจะเป็นเรื่อง KM หรือเรื่องอื่นที่ผมทำงานอยู่ ถ้าเป็นเรื่อง KM ก็จะมีเจ้าหน้าที่ของ สคส. ที่เป็นเจ้าของเรื่องเข้าร่วมหารือด้วย
ผมมักมีนัดประชุมวันละ ๑ - ๔ เรื่อง ทั้งที่ประชุมที่ สคส. และออกไปประชุมข้างนอก บางวันโดนเข้าหลายๆ เรื่อง กลับถึงบ้านก็หมดแรง โดยเฉพาะถ้าต้องทำหน้าที่ประธาน และต้องคอยสรุปประเด็น แต่บางการประชุม สบม. ครับ กรรมการเถียงกันไม่ค่อยมีเนื้อ มีแต่น้ำ ผมก็งัดเอาคอมพิวเตอร์มาอ่าน บล็อก หรือตอบ อี-เมล์ สบายไป หรือบางการประชุมผมเขียนบันทึกลง บล็อก ได้ถึง ๒ บันทึกก็เคยมี การเขียนบันทึกนี้ ถ้าจะให้เร็วต้องเขียนด้วยลายมือ แล้วส่งให้เก๋ช่วยพิมพ์ แต่หลายๆ ครั้งผมก็พิมพ์แบบ "สองนิ้วประสานตา" คือพิมพ์สัมผัสไม่เป็นครับ
ระหว่างนั่งรถจากที่หนึ่งไปอีกที่หนึ่งผมทำงานได้ตลอด บางครั้งถึงที่แล้วคุณปราการต้องบอกว่า "อาจารย์ครับ ถึงแล้วครับ" เพราะผมมัวพุ่งสมาธิอยู่กับงาน ไม่ยอมลงจากรถ แต่บางครั้งก็เพราะผมกำลังอยู่ในภวังค์ คือหลับครับ คืนไหนนอนน้อย ง่วงนอน ก็หลับมันบนรถนั่นแหละ ไหนๆ ก็มีคนช่วยขับรถแล้ว ต้องรู้จักใช้เวลาบนรถให้เกิดประโยชน์
ผมมี "นัดประจำ" ที่จะไม่ยอมให้มีใครมารุกรานแย่งเวลาไป เช่นทุกวันพุธเช้า มีประชุมประจำสัปดาห์ ของ สคส. ทุกวันพุธสัปดาห์ที่ ๓ ของเดือน ตั้งแต่เที่ยงเป็นต้นไปเป็นเวลาของสภามหาวิทยาลัยมหิดล ทุกบ่ายวันพฤหัสสัปดาห์สุดท้ายสำหรับประชุมสภามหาวิทยาลัย ของจุฬาฯ และมีวันที่นัดล่วงหน้าเป็นปีอีกมาก วันนัดเหล่านี้ผมจะไม่ยอมให้ใครมาแย่งเวลา ยกเว้นจำเป็นจริงๆ ดังนั้นผมจะแปลกใจมากที่มีหน่วยงานมาเชิญผมไปพูดแบบเชิญล่วงหน้า ๑๐ วัน หรือสัปดาห์เดียว ผมสงสัยว่าหน่วยงานนั้นเขาคงมีเวลาว่างมาก และไม่รู้ว่าคนอย่างผมวันนัดมักเต็มหมด ๑ - ๒ เดือนล่วงหน้า แต่ก็มีเหมือนกัน ที่ผู้นัดเขาขอเลื่อนวัน ทำให้เกิดวันว่างขึ้นในเวลากระชั้นชิด
การนัดประชุมขาจรมีเข้ามามาก จนบางครั้งซ้อนกัน ๓ - ๔ นัดก็เคยมี ถ้าพบกรณีเช่นนี้ผมก็จะเลือกให้เวลาแก่การประชุมที่เป็นประโยชน์จริงๆ โดยผมดูจากหัวเรื่องของการประชุม สาระของการประชุม ความสามารถที่ผมจะไปให้ความเห็นที่เป็นประโยชน์ต่อการประชุม และหลายๆ ครั้งจะดูที่ความประณีตจริงจังในการจัดการประชุม คือหลายๆ ครั้งผมรู้สึกว่าผู้จัดการประชุมจัดแบบลวกๆ สุกเอาเผากิน หรือจัดพอให้ได้ชื่อว่ามีการประชุมแล้ว ผมก็จะไม่ไป บางทีผมก็เข็ดกับบางหน่วยงาน รับเชิญไปครั้งเดียวหลังจากนั้นก็ไม่ไปอีก เพราะเห็นว่าเขาเองก็ไม่จริงจัง ผมเองก็ไม่ค่อยถนัดต่องานแบบฉาบฉวยอย่างนั้น
จะทำงานให้ได้ผลงานมาก ต้องรู้จักเลือกงานครับ
ผมชอบกลับบ้านแต่ยังไม่ค่ำ เพราะรถไม่ติด และผมชอบนั่งชื่นชมธรรมชาติที่สวนหน้าบ้าน ยิ่งตอนอากาศเย็นผมยิ่งชอบ เพราะจะใช้สมาธิคิดเรื่องต่างๆ ได้ดี (ลึก) และเร็วเป็นพิเศษ คิดอะไรออกก็จดร่างไว้ ใน Pocket PC บ้าง ใน โน้ตบุ๊คบ้าง หรือในกระดาษ แต่โอกาสเช่นนี้มีน้อยลงทุกที เพราะเวลานี้น้อยวันที่จะกลับบ้านก่อนค่ำ อาจเพียง ๒ - ๓ วันในหนึ่งเดือน
กิจวัตรที่บ้าน คืออ่านหนังสือ (และเอกสาร) และเขียนหนังสือ (ช่วงปีเศษมานี้เปลี่ยนมาเขียนบันทึกลง บล็อก) เท่านั้น นี่ไม่นับเรื่องส่วนตัวนะครับ ฮะแอ้ม!
ผมมักหลีกเลี่ยงงานกลางคืน เพราะหากเข้านอนดึก ผมจะนอนไม่หลับ และทำให้วันรุ่งขึ้นสมองไม่แจ่มใส นอกจากนั้นการเดินทางที่ทำให้กลับถึงบ้านดึก ผมก็มักหลีกเลี่ยง แต่ก็หลีกได้ไม่หมด ยังต้องเข้านอนดึกเป็นครั้งคราว
วันเสาร์ อาทิตย์ ผมพยายามเก็บไว้ให้ครอบครัว ตามคำสั่งของภรรยา แต่ผมก็ปฏิบัติตามคำสั่งได้น้อยลงเรื่อยๆ เพราะจะมีหลายหน่วยงานชอบนัดประชุมวันเสาร์ และบางทีก็มีการประชุมแบบ workshop ในวันเสาร์ - อาทิตย์
ที่เล่ามานั้น ไม่ใช่เคล็ดลับในการทำงานให้ได้ผลงานมาก (และคุณภาพสูงด้วย) เคล็ดลับที่สำคัญที่สุดคืออย่าพยายามทำงานเองครับ คือต้องฝึกเป็นโปรโมเตอร์มวย อย่าเป็นนักมวยเอง เพราะนักมวยก็ต่อยได้จำกัด แต่โปรโมเตอร์ดูแลนักมวยได้หลายคน พูดภาษาด้านการจัดการก็คือพอเราคล่องดีแล้วต้องหันไปทำหน้าที่ empowerment อย่าหลงทำงานเอง หรือ implement เองอยู่เรื่อยไป
ทีนี้การทำงานเอง กับการยุยงส่งเสริมให้คนอื่นทำ มันใช้ทักษะคนละแบบ ผมก็ได้ฝึกวิธีทำงานแบบ empowerment สนุกไปอีกแบบ
ผมเคยพูดแบบติดตลกกับคนใน สคส. ว่าวิธีทำงานให้ได้มากต้องแต่งงาน แล้วยกงานดูแลครอบครัว รวมทั้งตัวเรา และทรัพย์สมบัติทั้งหมด ให้ภรรยาดูแลทั้งหมด เราเองปวารณาตัวเป็นลูกบ้าน เป็นคนไร้ทรัพย์สมบัติ ไร้กังวล อยู่ในบ้าน ก็จะมีเวลาพุ่งสมาธิให้แก่งานได้ทั้งหมด ผมได้อานิสงส์จากยุทธศาสตร์นี้จริงๆ
แต่ผลอาจตรงกันข้ามก็ได้นะครับ เพราะแทนที่ภรรยาจะใจดี ดูแลกิจการบ้านให้ทั้งหมด เธออาจเรียกร้องให้เราหาที่ดิน แหวนเพชร เงินฝากในธนาคาร ฯลฯ ให้เธอเพิ่มขึ้นไม่หยุดหย่อน รวมทั้งอาจเรียกร้องความสนใจจากสามีมากผิดปกติ จนสามีไม่มีเวลาและสมาธิต่องานก็ได้นะครับ
สรุปว่าเรื่องการบริหารเวลาไม่มีสูตรตายตัวครับ และจะสำเร็จหรือไม่ต้องมีทั้งสองอย่าง คือ เก่ง กับ เฮง ครับ
กลับไปอ่านคำถามของคุณหมอรวิวรรณว่า เมื่อเขียนแล้วต้องแก้ไขเพิ่มเติมไหม ต้องซีครับ ถ้าจะให้ดี เขียนแล้วทิ้งไว้สัก ๑ สัปดาห์ เอามาอ่านใหม่ ดูว่ามีความคมชัดไหม และตกแต่งเพิ่มเติมอีก เราจะพบผลงานทั้งสองแบบนะครับ แบบแรกเราจะรู้สึกว่า โอ้โฮ! เราเขียนได้ดีขนาดนี้เชียวหรือ แล้วไม่ต้องแก้ไขเลย หรือแก้ไขต่อเติมเพียงล็กน้อย แบบหลังก็พบว่า "ผลงานของเราห่วยแตกขนาดนี้เชียวหรือ" ว่าแล้วก็ลบทิ้ง เขียนใหม่ดีกว่า แต่เมื่อเราฝึกฝนไปเรื่อยๆ สัดส่วนก็จะเป็น 99 : 1 ถือว่ายอดเยี่ยม
ใช้เวลาเขียนมากแค่ไหน อันนี้ก็แล้วแต่เหตุปัจจัยครับ บางวันไม่ได้เขียนเลย เพราะไม่ว่าง บางวันไม่ได้เขียนเลยเพราะไม่มีอารมณ์ บางวันอยากอ่านมากกว่าอยากเขียน แต่บางวันฟิตจัด เขียนได้เป็น ๑๐ ตอนก็มี แต่ผมจะฝึกตัวเองครับ ฝึกให้เขียนได้ทุกที่ ทุกอารมณ์ ฝึกให้ตั้งสมาธิจดจ่อใจตัวเองได้เร็ว ฝึกไปนานๆ เข้าก็ทำได้ดีขึ้นเรื่อยๆ บางเรื่องเขียน ๑๐ นาที ก็จบและคนชอบมาก บางเรื่องเขียนแล้วค้าง ต่อแล้วค้าง ตั้งหลายวันจึงจะจบ บางเรื่องต่อไม่ได้ ต้องลบทิ้งไปเลย ก็มี จากการฝึกฝน โดยการปฏิบัติคนเขาก็เล่าลือกันว่าผมทำงานเร็ว ซึ่งก็มีทั้งจริงและไม่จริง
วิจารณ์ พานิช
๒๓ ตค. ๔๙
วันปิยมหาราช
ความเห็น (6)
ผมชอบประโยค "วิธีทำงานให้ได้มากต้องแต่งงาน แล้วยกงานดูแลครอบครัว รวมทั้งตัวเรา และทรัพย์สมบัติทั้งหมด ให้ภรรยาดูแลทั้งหมด" มากเลยครับ ถ้ามีโอกาสได้ฟังการขยายความเพิ่มเติมจะมีประโยชน์ต่อการดำเนินชีวิตเป็นอย่างมากครับ
ด้วยความเคารพอย่างสูง
กัมปนาท
ชาลิสา เมฆสว่าง(bangpun)
ขอบคุณอาจารย์มากค่ะสำหรับบันทึกนี้ อ่านแล้วแอบคาดหวังว่าท่านที่เขียนบ่อยๆใน GotoKnow จะมาเขียนเล่าถึงการใช้เวลาในแต่ละวันแบบนี้กันบ้าง เพราะเชื่อว่านอกจากจะเป็นการทบทวนตนเอง (ได้ประโยชน์ตน)แล้ว ยังเป็นการแลกเปลี่ยนมุมมองกันได้ดีอีกด้วย
อ่านที่อาจารย์เขียนว่า "แบบแรกเราจะรู้สึกว่า โอ้โฮ! เราเขียนได้ดีขนาดนี้เชียวหรือ" แล้ว ทำให้นึกถึงบันทึกของอาจารย์ที่ได้ขอนำไปแปะเป็น "คาถาสำคัญ" เวลาเป็นวิทยากรบล็อกทันทีเลยค่ะ ได้ยิ้มติดแก้มขึ้นมาทันที
ระยะหลังๆรู้สึกว่าอ่านบันทึกอาจารย์แล้ว ได้ยิ้มมากขึ้น จากที่แต่ก่อนจะต้องเตรียมตัวเตรียมใจก่อนจะอ่านเพื่อจะได้"เก็บ"อะไรต่ออะไร ทำให้ได้เปรียบเทียบกับบรรยากาศของ"สาวหนุ่มสคส.ในห้องอาหาร"ของอาจารย์ เข้าใจเลยค่ะ
รวิวรรณ หาญสุทธิเวชกุล
ขอบพระคุณค่ะ ที่อาจารย์ สนองคำถามที่ตัวเอง ถามแล้ว รู้สึกว่าถามโง่หรือเปล่าน้า
ได้คำตอบ แล้วภูมิใจ ที่ได้ถามค่ะ ได้ทราบชีวิต ที่เป็น Role model และได้ทำประโยชน์ print แจกอีกค่ะ
รวิวรรณ
ขอบคุณท่านอาจารย์หมอวิจารณ์ ที่เขียนให้ได้อ่านอย่างจุใจและได้ประโยชน์ในการนำไปปรับใช้
".. นี่ไม่นับเรื่องส่วนตัวนะครับ ฮะแอ้ม! "
อันนี้ไม่เข้าใจครับ ใคร่ขอความกระจ่างเพิ่มเติม.