หากท่านได้รับมอบหมายจากผู้บริหารสถาบันบริการสารสนเทศ ให้เป็นผู้กำหนดนโยบายและจัดการสารสนเทศดิจิทัลในหน่วยงานของท่าน ท่านจะมีแนวทางในการดำเนินงานอย่างไร

ข้อสอบปลายภาค

หากท่านได้รับมอบหมายจากผู้บริหารสถาบันบริการสารสนเทศ ให้เป็นผู้กำหนดนโยบายและจัดการสารสนเทศดิจิทัลในหน่วยงานของท่าน ท่านจะมีแนวทางในการดำเนินงานอย่างไร

ตอบ

ผู้จัดทำมีจุดมุ่งหมายที่ต้องการอธิบายความรู้เกี่ยวกับเนื้อหาที่จะนำเสนอดังนี้
1. ความหมายคลังเก็บสารสนเทศ คืออะไร
2. คุณลักษณะที่สำคัญของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน
3. ประโยชน์ของการมีคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน
4. ซอฟต์แวร์ในการจัดการคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน
5. แนวทางการกําหนดนโยบายคลังสารสนเทศ

1. คลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน (Institutional Repository : IR)
Institutional Repository หรือ คลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน นั้น หมายถึง คลังเก็บทรัพยากรสารสนเทศดิจิทัล อันเป็นภูมิปัญญาของมหาวิทยาลัย ซึ่งมีการจัดเก็บเป็นศูนย์รวม มีการสงวนรักษา และมีการจัดทำดัชนีที่ได้มาตรฐาน สามารถสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศเหล่านั้นได้ [1] หรือกล่าวได้ว่า คลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันเป็นบริการหรือหน้าที่ของมหาวิทยาลัยในการ จัดการและเผยแพร่งานในรูปแบบดิจิทัลอันเป็นผลงานหรือผลผลิตของคณาจารย์ นักวิจัย นิสิต นักศึกษา หรือสมาชิกในประชาคมนั้น ๆ และผู้ใช้ทั้งภายในและภายนอกสามารถเข้าถึงได้ ซึ่งผลงานเหล่านั้น นอกจากจะเป็นรายงานที่กำลังดำเนินงาน รายงานวิจัยฉบับสมบูรณ์ แล้ว ยังหมายรวมถึงงานที่ยังไม่ได้ตีพิมพ์เผยแพร่ (grey literature) ซึ่งมีเป็นจำนวนมากในวัฒนธรรมของการวิจัยทางด้านวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ซึ่งเป็นเรื่องยากที่บรรณารักษ์ที่จะรวบรวม จัดเก็บ และสงวนรักษาไว้อย่างเป็นระบบ เพราะฉะนั้น สถาบันอุดมศึกษาหรือมหาวิทยาลัย หรือหน่วยงานวิจัย ควรตระหนักถึงคุณค่าของภูมิปัญญาหรือผลงานทางวิชาการของคณาจารย์ นักวิจัยที่มีจำนวนมากขึ้น สมควรได้รับการจัดเก็บ และเผยแพร่ในรูปของดิจิทัล รวมทั้งการสงวนรักษาผลงานเหล่านั้นให้คงไว้ในระยะยาว (archiving) และถือเป็นบทบาทหลักของมหาวิทยาลัย หน่วยงานวิจัย ในการเผยแพร่ผลงานต่าง ๆ เหล่านี้ออกสู่โลกภายนอกให้เป็นที่ประจักษ์

2. คุณลักษณะที่สำคัญของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน

จอห์นสัน กล่าวว่า การจัดทำคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันจะต้องประกอบด้วยคุณลักษณะดังนี้
1. เนื้อหาที่เป็นดิจิทัล (Digital content) ในระบบของคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันนั้นเก็บผลงานที่เป็นดิจิทัลเท่านั้น
2. การเน้นงานที่สร้างโดยสมาชิกของสถาบัน (Institutionally-defined) การจัดทำคลังเก็บระดับสถาบันเน้นการจัดเก็บผลงานของสมาชิกในประชาคมนั้นๆ เท่านั้น
3. เนื้อหาทางวิชาการ (Scholarly content) เนื้อหาที่นำมาจัดเก็บในคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันนั้น เน้นเนื้อหาทางวิชาการ เพื่อให้ตรงกับวัตถุประสงค์ของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันในการรวบ รวม การสงวนรักษา และการเผยแพร่ผลงานทางวิชาการ ซึ่งผลงานเหล่านี้อาจหมายรวมถึง ผลงานก่อนตีพิมพ์ และผลงานที่อยู่ในระหว่างการดำเนินงาน บทความที่อยู่ในระหว่างการพิจารณา หนังสือ สื่อการสอน ชุดข้อมูล บทความเสนอการประชุม วิทยานิพนธ์อิเล็กทรอนิกส์ และวรรณกรรมไม่ตีพิมพ์ เป็นต้น การควบคุมและการจัดการการเข้าถึงเนื้อหาทางวิชาการเหล่านี้ จำเป็นต้องอาศัยนโยบายและกลไกที่เหมาะสม รวมทั้งการบริหารจัดการด้านเนื้อหาและระบบการควบคุมเอกสาร (document version control systems) กรอบนโยบายและโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคของคลังเก็บต้องเอื้ออำนวยให้ผู้ จัดการคลังเก็บมีความยืดหยุ่นต่อการควบคุมระบบ ใครเป็นผู้ที่สามารถรับรอง (approve) เข้าถึง (access) แก้ไข (update) ผลงานดิจิทัลเหล่านั้นที่มาจากต่างแหล่งกันในชุมชนนั้น ๆ
4. การสะสมเพิ่มพูน และความยั่งยืน (Cumulative and perpetual) ในส่วนของการเป็นคลังเก็บจะต้องมีการสะสมผลงาน ผลงานเมื่อมีการนำเข้าคลังเก็บแล้ว ไม่ควรมีการถอดถอนออกจากคลัง ยกเว้นแต่มีเหตุจำเป็น เช่น งานนั้นมีการละเมิดลิขสิทธิ์ เป็นต้น การเป็นคลังเก็บจึงต้องพัฒนาเกณฑ์และนโยบาย รวมทั้งนำระบบการจัดการสิทธิ์ (right management) มาประยุกต์ใช้ ในการอนุญาตให้เข้าถึงเนื้อหาในคลังเก็บทั้งจากหน่วยงานภายในและหน่วยงานภาย นอก รวมทั้งต้องมีระบบการสงวนรักษาผลงาน และสามารถให้เข้าถึงได้ในระยะยาวได้
5. การทำงานร่วมกันได้และการเข้าถึงแบบเปิด/แบบเสรี (Interoperable and open access) คุณลักษณะที่สำคัญประการหนึ่งของการเป็นคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน คือ การสามารถให้มีการเข้าถึงได้แบบเปิด / แบบเสรี หรือมีปัญหาในการเข้าถึงให้น้อยที่สุด (เช่น การต้องลงทะเบียนในการเข้าใช้) ในส่วนของการเป็นระบบที่สามารถทำงานร่วมกันได้นั้น เป็นเรื่องทางเทคนิคที่มีการนำการเก็บถาวรแบบเปิด หรือ Open Archives Initiative (OAI) มาใช้เพื่อเป็นแนวทางการกำหนดมาตรฐานสำหรับการเก็บรักษาในเชิงบันทึกถาวร และสามารถเชื่อมโยง แลกเปลี่ยนเมทาดาทาทำให้สามารถสืบค้น และเรียกใช้ข้อมูลข้ามระบบกันได้

3. ประโยชน์ของการมีคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน
1. ทำให้เกิดระบบการรวบรวม สงวนรักษา และเผยแพร่เนื้อหาทางวิชาการ
2. เป็นเสมือนตัวชี้วัดของคุณภาพทางวิชาการของมหาวิทยาลัย หน่วยงานวิจัย โดยมุ่งที่รวมเอางาน
ทางปัญญาของมหาวิทยาลัย หน่วยงานวิจัย มาไว้ในที่เดียวกัน และสามารถเข้าถึงได้ทั่วโลก
3. เป็นการสงวนรักษาทรัพย์สินทางปัญญาในรูปดิจิทัล
4. เป็นเสมือนพื้นฐานของกระบวนทัศน์ใหม่ในการพิมพ์ผลงานทางวิชาการ
5. เป็นการสื่อสารทางวิชาการ (scholarly communication)
6. เป็นการจัดการความรู้
7. เป็นการสนับสนุนเรื่องการเข้าถึงโดยเสรี

4. ซอฟต์แวร์ในการจัดการคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบัน โปรแกรมในการจัดการคลังเก็บสารสนเทศระดับสถาบันซึ่งเป็นที่รู้จักกันอย่าง แพร่หลายมีด้วยกันหลายตัว เช่น ล็อคคิส (LOCKSS) อีพรินท์ (EPrints) เฟดอรา (Fedora) และ ดีสเปซ (DSpace) ซึ่งต่างมีคุณลักษณะเฉพาะ การนำไปใช้ ต้องพิจารณาให้เหมาะสมกับชนิดของทรัพยากรสารสนเทศที่ต้องการจัดเก็บ ระยะเวลาของการเก็บ ความเหมาะสมของซอฟต์แวร์ ค่าใช้จ่ายในการติดตั้งระบบ และความรู้ด้านเทคนิคพิเศษ

5.แนวทางการกําหนดนโยบายคลังสารสนเทศ

แนวทางการกําหนดนโยบายคลังสารสนเทศ

• แต่งตั้งคณะกรรมการกําหนดนโยบาย

– ผู้ที่เกี่ยวข้องได้แก่ หัวหน้าหน่วยงานสถาบันบริการสารสนเทศ หัวหน้างานบริการเอกสาร

• กําหนดนโยบาย

– เนื้อหา

– ชุมชนและคอลเล็กชั่น
– ลิขสิทธิ์

กรอบนโยบายคลังสารสนเทศ

• นโยบายเกี่ยวกับชุมชนและคอลเล็กชั่น (Community and Collection Policies)
• นโยบายเกี่ยวกับเนื้อหา (Content Policy)
• นโยบายลิขสิทธิ์ (Copyright Policy)

การตลาด
กิจกรรมสงเสริม (promotion)

• การจัด events/ เวทีนําเสนองาน
• แผนพับ โบชัวส์
• ประชาสมพันธ์ผ่านเว็บไซต์
• หัวข้อข่าวในจดหมายข่าวของมหาวิทยาลัย
• แรงจูงใจ การให้รางวัล
• สถิติการใช้งาน

รายการอ้างอิง

1. "What is an Institutional Repository". [On-line]. Available: http://library.ucalgary.ca/libraryinformation/dspa.... Visited: 12/08/2007 10.30.

2. Lynch, Clifford A. "Institutional repository : essential infrastructure for scholarship in the digital age." ARL 226 (February 2003): 1-7 [On-line]. Available: http://www.arl.org/resources/pubs/br/br226/br226ir.... Visited: 12/08/2007 10.34.

3. Johnson, Richard K. "Institutional repositories : partnering with faculty to enhance scholarly communication." D-Lib Magazine V.8 No.11 (November 2002) [On-line]. Available: http://www.dlib.org/dlib/november02/johnson/11john.... Visited: 12/08/10.52.

แบบฝึกหัดล่าสุด คลิกที่นี่