ข้อมูล คือ ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น ในเหตุการณ์ต่างๆ ที่ได้จากการสังเกต การจดบันทึก การสัมภาษณ์และการสอบถาม แต่ข้อมูลนี้ต้องไม่มีการประมวลผล ไม่มีการวิเคราะห์ หรือที่เรียกว่าเป็นข้อมูลดิบครับ โดยที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที การจัดการข้อมูล ก็คือ การบริหาร การจัดเก็บข้อมูล การประมวลข้อมูลให้ได้มาซึ่งข้อมูลที่มีประโยชน์ที่พร้อมจะสามารถนำมาใช้ประโยชน์ได้ในทันทีครับ การจัดการข้อมูลจะเกิดประโยชน์สูงสุดหรือมีประสิทธิภาพสูงสุด ก็ต่อเมื่อผู้ใช้ข้อมูลสามารถใช้ข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และเป็นกลางมากที่สุดครับ เพื่อจะได้นำข้อมูลเหล่านั้นมาช่วยในการตัดสินใจ หรือนำไปใช้ประโยชน์อื่นๆต่อไป ในปัจจุบันนี้ข้อมูลต่างๆ ได้ถูกจัดการไว้อย่างเป็นระเบียบ โดยเก็บไว้ในสิ่งที่เรียกว่า แฟ้ม ครับ