Microsof Word กับความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร (2)
Microsof Word กับความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร (2)
ความตอนที่แล้ว
ย้อนทบทวนตอนที่ 1 กล่าวถึงการบันทึกข้อมูลของ MS Word ยังไม่ได้ลงไปในรายละเอียด ว่าบันทึกข้อมูลเร็วขึ้นอีกคนละ 5 วินาทีต่อครั้ง และคูณจำนวณครั้ง คูณจำนวนบุคลากร และคูณจำนวนวันที่ยังคงอยู่ในองค์กร
มาถึงตอนนี้ผู้เขียนก็ยังอดไม่ได้ที่จะต้องกล่าวถึงการสร้าง Shortcuts ต่าง
เริ่มจาก MS Word ก็ย้อนมาถามว่าเมื่อท่านจะเปิดใช้โปรแกรม MS Word มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง จึงเก็บประสบการณ์มาเล่าให้ฟังว่าต้องทำอย่างไร รวมถึงท่านที่กำลังอ่านอยู่ด้วย
ต้องไปที่ Start>>All Programs>>Microsoft Office>>MS Word ใช่หรือไม่ ต่อเมื่อใช้ไปสักพักเนื่องจากเป็นโปรแกรมที่ใช้งานบ่อย MS Office ก็จะขึ้นมาอยู่ส่วนบน ทำให้คลิ๊ก Start>>MS Word ได้ทันที ก็เลยเสียเวลาน้อยหน่อย ทำนองเดียงกันกับ MS Excel & Power Point คำถามก็คือ ท่านเคยตั้งค่า Shortcut ของโปรแกรมที่ต้องใช้ประจำหรือไม่ ก็ได้รับคำตอบว่าก็บันทึกไฟล์ไว้บน Desktop นี่ไงเร็วสุดแล้ว
ผู้เขียนจึงขออธิบายว่าไม่ใช่อย่างนั้น การนำไฟล์ไปวางบน Desktop มันเป็นข้อห้ามประการแรกอยู่แล้ว แต่ถ้า Shortcut ไม่เป็นไร เพราะเวลาเครื่องเสียก็ไปด้วยกัน
วิธีการทำ Shortcut อย่างง่าย
ปที่ Start>>All Programs>>Microsoft Office>>MS Word คลิ๊กขวา จะมีคำสั่ง เลือก copy จากนั้นเปิดมาที่ Desktop คลิ๊กขวาอีกครั้ง เลือก Paste Shortcut ก็จะได้โปรแกรมที่ต้องการวางบน Desktop ครั้งต่อไปก็สั่งจาก Shortcut ได้ทันที ประหยัดเวลาไปอีก 10 วินาที
โปรแกรมอื่นก็เช่นกัน สำหรับ Internet ก็มักพบว่าบ่อยครั้งที่ผู้ใช้เข้าไปแล้วปิด rvจะเปิดหาอีกครั้งไม่เจอ เคยทราบหรือไม่ว่าท่านสามารถเลือกเป็น Flavorites (IE), Bookmark (Firefox) ได้ เพื่อประหยัดเวลาในการเข้ามาใหม่อีกครั้ง
MS Word และเทคนิค
กลับมาเรื่อง Word ซึ่งเป็นเรื่องของธุรการกับเสมียน เมื่อเปิดโปรแกรมมาใช้แล้ว อยากถามท่านผู้ใช้ว่า ท่านควรจะตั้งค่าอะไรบ้างเป็น Default คำตอบเบื้องต้นก็คือ ไม่ต้องตั้งอะไร พิมพ์ๆ ไป จบก็บันทึก
คำถามสำหรับผู้ใช้
เมื่อท่านเปิดโปรแกรม MS Word มาแล้วท่านทราบหรือไม่ว่า default ตั้งค่าขนาดของกระดาษไว้เท่าไร (หลายเครื่องเป็น A4 หลายเครื่องเป็น Letter) ซึ่งมีขนาดไม่เท่ากัน จึงควรเลือกขนาดของกระดาษเป็น default ประการแรก
ประการต่อมาผู้อ่านต้องทราบว่าเอกสารที่จะทำกำหนดค่า Margins เป็นระเบียบหรือไม่ ถ้ากำหนด ต้องตั้งค่าทันที (เพื่อมิให้ต้องเสียใจภายหลัง) ถ้าไม่กำหนดผู้อ่านต้องกำหนดเอง เช่น ซ้าย 1.5 นิ้ว ขวา 1.0 นิ้ว บน 1.5 นิ้ว และล่าง 1.0 นิ้ว และถ้าจะให้ดีก็ควรสร้าง Shortcut คำสั่ง Page Setup ไว้ด้วย
อ้าวเล่นตั้งค่าเป็นนิ้ว แต่เครื่องผู้อ่านมีหน่วยเป็น Centimetres ทำไงดี 1 นิ้ว เท่ากับ 2.54 ซม. เพราะฉะนั้น 1.5 นิ้ว เท่ากับ 3.81 (เครื่องคิดเลข) สะบายใจแล้ว ทุกครั้งพอจะตั้งค่าก็ต้องใช้เครื่องคิดเลขทุกครั้ง ...ไม่ต้องยิ้มในใจ ผู้เขียนเจอผู้ทำอย่างนี้มากับตัวเอง
แล้วทำยังงัย วันนี้จึงต้องมาอธิบายสำหรับ MS Word 07 เมื่อเปิดมาแล้ว ถ้ามีหน่วยเป็น ซม. สิ่งที่ต้องไปแก้ไขคือ Office Button (ปุ่มกลมๆ มุมบนซ้ายมือ สำหรับเลือก Save)>>Word Options>>Advanced>> ไปยังหมวดคำสั่ง Display เลือก Unit of Measurement = Inches อย่าลืมเลือก OK นะ ก็จะได้หน่วยเป็นนิ้ว สำหรับ MS Word (สำหรับ Power Point ต้องไปตั้งค่าที่อื่น)
ปัญหาต่อมา หน้าเอกสารไม่แสดงไม้บรรทัด อยากให้แสดงไว้ด้วย ไปที่ View>> R Ruler, R Document Map ไว้ด้วยเลย ซึ่งจะมาอธิบายตอนต่อๆ ไป
ยังไม่หมดสำหรับการตั้งค่า Default ผู้อ่านลองเปิดโปรแกรมใหม่ แล้วพิมพ์อักษรภาษาอังกฤษตัวแรกว่าเป็น Font อะไร Size เท่าไร ซึ่งผู้เขียนเชื่อว่าหลายคนไม่ชอบ Font นั้น แต่ก็พิมพ์ไปก่อนแล้วค่อยมาเปลี่ยนเป็นที่ตัวเองชอบหรือต้องการ ก็ลองคำนวณดูว่าเสียเวลาไปอีกเท่าไหร่
ผู้เขียนเชื่อว่าผู้อ่านหลายท่านอยากให้โปรแกรมเปิดมา กระดาษขนาด A4 ตั้ง Margins ถูกต้อง พิมพ์อักษรตัวแรกด้วย Font&Size ขนาดที่ต้องการแต่ตั้งค่าไม่เป็นใช่หรือไม่ ก็เลยจำเป็นต้องมาปรับเปลี่ยนทีหลัง ทุกสิ่งล้วนสูญเสียเวลาแฝงอยู่ในองค์กรทั้งสิ้น ในเมื่อหัวหน้าองค์กรเองก็ยังทำอย่างนี้ จะไปคาดหวังอะไรกับบุคลากรในหน่วยงานนั้นๆ
ผู้เขียนได้ไปให้คำปรึกษากับเจ้าหน้าที่ที่มีความรับผิดชอบและรักงานมากหลายคนเกี่ยวกับการใช้ PC ทำงาน และแอบสังเกตการทำงานพร้อมกับให้คำแนะนำว่า ทำไมไม่ไปขออบรมการใช้ PC บ้างล่ะ ก็ได้รับคำตอบมาว่า งานที่กองอยู่บนโต๊ะก็ยังทำไม่ทันแล้ว ถ้าไปแล้วกลับมาก็มีอีกกองนึง ยิ่งแย่ไปใหญ่ก็เลยไม่ไปอบรมที่ไหนทั้งนั้น ก็เลขให้ข้อคิดว่า ที่งานมันกองสุมๆ อยู่ เพราะเราขาดทักษะที่จะทำให้มันเร็วขึ้น เช่น แทนที่จะทำบันทึกข้อความฉบับหนึ่งเสียเวลา 30 นาที ก็ต้องใช้เวลา 2 ชั่วโมง หัวหน้าสั่งแก้ไขอีก 3 ครั้ง ถ้าเรามีทักษะที่ดีถูกต้อง ก็จะค่อยๆ ลดงานสะสม
ผู้เขียนเคยอ่านเรื่องคนตัดไม้กับนายจ้าง จึงขอนำมาเล่าให้ฟัง ดังนี้
"เรื่องมันมีอยู่ว่า
มีคนตัดฟืนคนหนึ่งมีร่างกายแข็งแรง มีขวานประจำตัวซึ่งคมมาก ไปทำงานกับนายจ้าง
วันแรก ตัดได้ 10 ต้น วันที่สองก็ยังได้ 10 ต้น
หนึ่งเดือนต่อมาเขาตัดได้วันละ 9 ต้น จึงขยันขึ้นออกตัดไม้เช้าขึ้น กลับถึงบ้านเย็นแล้วอาบน้ำ กินข้าว พักผ่อนทันทีเพื่อจะได้ตื่นแต่เช้า
แต่ก็ยังตัดไม้ได้วันละ 9 ต้นเมือนเดิม
เมื่อได้พบกับนายจ้างของเขา จึงเล่าเรื่องต่างๆ ให้เจ้าหนายของเขาฟัง ว่าเขาไม่ได้ขี้เกียจ มิหนำซ้ำยังขยันขึ้นกว่าเดิม แต่เหตุไฉนเขาจึงตัดไม้ได้น้อยลง เขาทำอะไรผิด
เจ้าครุ่นคิดอยู่สักครู่ จึงเอ่ยปากถามคนตัดไม้นั้นว่า
"นายลับขวานครั้งสุดท้ายเมื่อไหร่"
การลับขวานก็คือการฝึกฝนตนเองให้มีทักษะมากขึ้นเพื่อพร้อมรับกับการเปลี่ยนแปลง
เพราะไม่ได้ลับขวานจึงตัดฟืนได้น้อยลง
บางครั้งเราคิดว่าไม่จำเป็นต้องลับขวาน เพราะประสบการณ์ที่มีก็น่าจะช่วยได้มากแล้ว หัวหน้าองค์กรจึงจำเป็นต้องกระตุ้นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาออกไปลับขวานบ้างเช่นกัน"
ผู้เขียนเคยเห็นว่า เจ้าหน้าที่หลายคนไม่เคยได้ลับขวานเลยตั้งแต่ทำงานจนเกษียณ
ทำอย่างไรเปิดเครื่องมาแล้วเป็น Font TH Sarabun PSK 16
การตั้งค่า Font & Size ให้เป็น Default ไปที่ชุด Styles เลือก Normal คลิ๊กเม้าส์ขวา ที่ Normal>> ปรับแก้ เลือก All Script, Automatic, TH Sarabun PSK 16 นอกจากนี้ยังสามารถตั้งค่าระยะบรรทัด/Tab/ อื่นๆ ได้อีก (ควรศึกษาเพิ่มเติม)
Normal styles คือ default เมื่อเปิดเครื่องขึ้นมา
ลองเปิดเครื่องขึ้นมา คราวนี้พิมพ์ตัวแรกจะเป็น TH Sarabun PSK 16 ทันที
ก็ยังไม่ได้เข้า MS Word เต็มๆ อยู่ดี แต่ก็ต้องขอจบตอน 2 ไว้ก่อน มีโอกาสต้องคำนวณเวลาที่สูญเปล่าไปกับความไม่รู้ขององค์กร/เจ้าหน้าที่
ความเห็น (1)
ได้ความรู้ดีมากนะค่ะ เราใช้คอมทำงานทุกวัน แต่ไม่เคยได้ทำสิ่งเหล่านี้ หลายคนมองข้าม ..ถ้าอ่านให้ทะลุ แล้วทำตามนี้ อืม..จริง สะดวกขึ้นเยอะเลย ขอบคุณที่มาแบ่งปันค่ะ