การสื่อสารโดยการพูด...ภายในองค์กร

การสื่อสารโดยการพูด...ภายในองค์กร

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์

อาจารย์ประจำบัณฑิตวิทยาลัย ม.พิษณุโลก

www.drsuthichai.com

  เรื่องของการสื่อสารภายในองค์กร....การพูดนับว่าเป็นการสื่อสารภายในองค์กรอย่างหนึ่ง ซึ่งเราต้องยอมรับว่า ความขัดแย้งที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ความสามัคคีกัน การพูดมีส่วนสำคัญที่ทำให้เกิดสิ่งเหล่านี้ขึ้น

  ซึ่งรูปแบบการพูดที่มักใช้กันภายในองค์กรต่างๆ มีดังนี้

  1.การประชุม

  2.การสัมภาษณ์

  3.การออกคำสั่ง

  4.การสนทนากัน

  5.การพูดทางโทรศัพท์

  6.การนำเสนอรายงานการมอบหมายงาน

  1.การประชุม การทำงานภายในองค์กร มักจะต้องมีการประชุมร่วมกัน เพราะการประชุมมีประโยชน์หลายอย่าง เช่น ทำให้เกิดความคิดใหม่ๆ , ทำให้มีการทำงานเป็นทีมมากขึ้น , การหาทางแก้ไขปัญหาร่วมกัน , การรับทราบข้อมูลข่าวสารความเคลื่อนไหวที่เกิดขึ้นภายในองค์กร ฯลฯ

  ลักษณะของการประชุมที่ดี

1.1.ประธานในที่ประชุมควรวางตัวให้เป็นกลาง จับประเด็นได้ดี แก้ไขปัญหาในที่ประชุมโดยไม่ให้กระทบกับความรู้สึกของผู้เข้าร่วมประชุม

1.2.มีการคัดเลือกบุคคลที่เข้าร่วมประชุม  การประชุมหลายแห่ง มักมีผู้เข้าร่วมประชุมเยอะมาก แต่ผู้เข้าร่วมประชุม โดยมากมักไม่ได้มีหน้าที่ ภาระงาน ที่เกี่ยวข้องกับกับการประชุมเลย จึงทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมลดลง ฉะนั้น การคัดเลือกบุคคลเข้าร่วมประชุมจึงมีความสำคัญ เพราะทำให้ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย เป็นอันมาก

1.3.ระยะเวลาในการประชุม ไม่ควรนานจนเกินไป ควรกำหนดจำนวนครั้งและความถี่

1.4.ห้องประชุม อุปกรณ์การสื่อสารในห้องประชุม ห้องประชุมก็ไม่ควรใหญ่หรือเล็กเกินไป ควรพิจารณาให้เหมาะสมระหว่างขนาดของห้องกับจำนวนผู้เข้าร่วมประชุม

1.5.ห้วข้อ วาระการประชุม ควรเตรียมมาให้พร้อม เพราะหากไม่ได้เตรียมวาระการประชุม การประชุมก็จะวกไปเวียนมา ย้อนไปย้อนมา ทำให้เสียเวลาเป็นอันมาก

สำหรับการพูดในที่ประชุม ประธานควรกล่าวเปิด ปิดการประชุม , ส่งเสริมหรือกระตุ้นให้ผู้ร่วมประชุมแสดงความคิดเห็น , สรุปประเด็น สรุปผลต่างๆ ได้ ฯลฯ

การประชุมหลายแห่ง ใช้เวลามาก บรรยากาศในการประชุมเกิดปัญหา จึงเป็นข้อควรระวังสำหรับตัวประธานในการที่จะต้องแก้ไขปัญหา เช่น มีการขัดจังหวะกัน , มีการด่าทอกัน , มีการเปลี่ยนเรื่องเปลี่ยนประเด็น , มีการพูดจาหัวเราะเยาะกัน เป็นต้น

2.การสัมภาษณ์  เป็นการพูดอีกรูปแบบหนึ่ง เช่น การสัมภาษณ์ในการจ้างงาน , การสัมภาษณ์ในการแก้ไขปัญหา , การสัมภาษณ์ในการออกจากงาน , การสัมภาษณ์ในการประเมินผลงาน เป็นต้น สำหรับ การสัมภาษณ์ผ่านสื่อต่างๆ เช่น โทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์ วารสาร ฯลฯ เป็นการสื่อสารโดยการพูดภายนอกองค์กร

3.การออกคำสั่ง เป็นการพูดระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา ในการสั่งงาน ซึ่งบางกรณีก็เกิดการผิดพลาดได้ ฉะนั้น เมื่อออกคำสั่งไปแล้ว ก็ควรให้ผู้รับคำสั่งพูดทวน เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ปัญหาในการสื่อสารก็จะลดน้อยลง

4.การสนทนากัน เป็นการพูดคุยกันในงานและอาจจะไม่เกี่ยวกับงานที่ตนเองทำ เป็นการพูดอย่างไม่เป็นทางการ อีกทั้งเป็นไปโดยธรรมชาติ

5.การพูดทางโทรศัพท์ เราอาจพูดสั่งงานหรือติดตามงานภายในองค์กรหรือพูดคุยกัน ผ่านทางโทรศัพท์ได้ เนื่องจากองค์กรใหญ่ๆหลายแห่ง มีพื้นที่กว้าง มีตึกที่อยู่ห่างไกลกัน ทำให้ประหยัดเวลา ประหยัดค่าใช้จ่าย

6.การนำเสนอรายงาน การนำเสนองานเป็นการพูดเพื่อแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบ อาจจะมีลักษณะเป็นทางการหรือไม่เป็นทางการ

ทั้ง 6 ประเภทนี้ จึงเป็นการสื่อสารโดยการพูดภายในองค์กร ที่มีความสำคัญ หากผู้ใดทำงานอยู่ภายในองค์กรก็ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ ตรงกันข้าม หากว่าท่านต้องการความก้าวหน้าในหน้าที่การงาน ท่านมีความจำเป็นจะต้องฝึกฝน พัฒนาตนเอง ในการพูดในรูปแบบต่างๆข้างต้นนี้

[นาย ธนา นนทพุทธ]

สวัสดีครับ

            ขอบคุณสำหรับสาระความรู้ที่นำมาแบ่งปันครับครับ

[ผศ.ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์]

ขอบคุณเช่นกันครับ