เทคนิคการใช้ Access        ฐานข้อมูล (Database) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันแต่มีความพันธ์กันและนำมาเก็บไว้ในที่เดียวกัน ส่วนต่างๆของ  Access 1.         Table  เป็นการเก็บข้อมูลในแนว  Row และ Column สามารถออกแบบ Table เองหรือสร้างจาก Table Wizard 2.       Query  เป็นการแสดงข้อมูลใน Table โดยสามารถเลือกแสดงเฉพาะ Field ที่ต้องการได้ นอกจากนั้นยังสร้างฟิลด์ใหม่ และคำนวณเพิ่มเติมได้ 3.       Form เป็นการสร้างฟอร์มในการเพิ่ม แก้ไข ลบ และดูข้อมูล 4.       Report เป็นการสร้างรายงาน เพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ต้องการ 5.       Macro เป็นการนำคำสั่งมาเขียนเป็นลำดับขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของโปรแกรม 6.       Module เป็นการเขียนโปรแกรมโดยใช้ ภาษา Access Basicชนิดของข้อมูล        การเก็บข้อมูลจำเป็นต้องระบุชนิดของข้อมูลให้ถูกต้อง เพราะถ้าระบุผิดอาจทำงานผิดพลาด 1.         Text  ใช้เก็บข้อมูลเป็นตัวอักษร หรือ ตัวเลข นำไปคำนวณไม่ได้เก็บได้สูงสุด 255  ตัวอักษร 2.       Memo ใช้เก็บข้อมูลเป็นตัวอักษร หรือ ตัวเลข นำไปคำนวณไม่ได้เก็บได้สูงสุด 64,000 ตัวอักษร 3.       Number  ใช้เก็บตัวเลขสามารถนำไปคำนวณได้ แลจะมีขนาดให้เลือก Ø    Byte เก็บเลขจำนวนเต็ม 0 – 255 Ø    Integer เก็บเลขจำนวนเต็ม –32768 – 32767 Ø    Long Integer เก็บเลขจำนวนเต็ม ที่มากกว่า Integer Ø    Single เก็บเลขทศนิยมไม่เกิด 7 ต่ำแหน่ง Ø    Double เก็บเลขทศนิยมไม่เกิด 15 ต่ำแหน่ง 4.       Data /Time เก็บข้อมูลวันที่ และเวลา 5.       Currency เก็บตัวเลขทางการเงินโดยมีสกุลเงิน และเครื่องหมายกำกับ 6.       Auto Number ใช้เก็บตัวเลขทางการนับ 7.       Yes/No เก็บค่าจริง/เท็จ 8.       Ole Object ใช้เก็บรูปภาพ 9.       Hyperlink เป็นการเชื่อมโยงไปยัง File HTML หรือ File ใน Internetการเริ่มใช้โปรแกรม -         เปิดโปรแกรม Access -         เลือก Blank Database - - - > OK -         ตั้งชื่อ Database และเลือก Folder ที่จะเก็บ Database -         คลิก Createเริ่มสร้าง Table -         อยู่ที่  Tab Table -         เลือก New - - - > เลือก Design View  - - - > OK -         กำหนดโครงสร้าง Tab Table -         เลือก Save - - - > ตั้งชื่อ Table - - - > OK -         ตอบ Yes เพื่อสร้าง Primary Keyการป้อนข้อมูลลงใน Table       หลังจากที่กำหนดโครงสร้าง Table เรียบร้อยแล้วจะต้องป้อนข้อมูลลงไปใน Table โดย -         เลือกชื่อ Table ที่ต้องการ -         คลิก - - - > Open - - - > ป้อนข้อมูลการสร้าง Table  Wizard -         คลิกเลือก Table - - - > New -         เลือก Table Wizard - - - > OK -         เลือกชื่อ Table และ Field ที่ต้องการ -         ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อ Field คลิก Rename Field -         คลิก Next -         ตั้งชื่อ Table ใหม่ที่ต้องการ - - - > next - - - > finish -         ป้อนข้อมูลที่ต้องการการแก้ไข้ Table -         คลิกเลือก Table - - - > Design การสร้าง Relationshipการสร้าง Relationship       กรณีที่มี Table มากกว่า 1 Table และ Table เหล่านั้นมี Field ใด Field หนึ่งที่เหมือนกัน สามารถสร้างความสัมพันธ์ให้ Table เหล่นั้นได้ -         ปิดงานหรือ Table ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด ให้เปิดเฉพาะ Database เท่านั้น -         เลือก Relationship จาก Menu Tools -         เลือกชื่อ Table ที่ต้องการ -         คลิก Add -         คลิก Close เมื่อเลือก Table ครบแล้ว -         เลือก Field ที่ต้องการกด Mouse ค้างลากไปชนกับ Field อีก Table หนึ่งปล่อย Mouse เกิด Dialog Box -         คลิกปุ่ม Create -         Save - - - > Close  การสร้าง Query -         คลิกเลือก Query - - - > New -         เลือก Design View - - - > OK -         เลือกชื่อ Table ที่ต้องการ -         คลิก Add -         คลิก Close เมื่อเลือก Table เรียบร้อยแล้ว -         เลือก Field ที่ต้องการแสดง ในช่อง Field โดยการ Double Click หรือลากมาวางที่ช่อง Field -         เลือกลักษณะการเรียงลำดับในช่อง Sort -         กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการในช่อง Criteria -         คลิก View เพื่อดูข้อมูลที่  Query การแก้ไข Query -         คลิกเลือก  Query - - - > Designการกำหนดเงื่อนไขเพื่อดูข้อมูล       การกำหนดเงื่อนไขเพื่อดูข้อมูลสามารถใส่เงื่อนไขในช่อง Criteria -         ใช้เครื่องหมาย >,<,>=,<= -         ใช้ตัวเชื่อม And , Or -         Between ใช้กี่กำหนดขอบเขตของข้อมูลระหว่างข้อมูล -         In ใช้ในการกำหนดรายการต่าง ๆ -         Like ใช้ในการกำหนดรูปแบบพิเศษในการกำหนดเงื่อนไขการสร้าง Query Wizard       การสร้าง Query Wizard  เป็นการสร้าง Query โดยเลือกแบบตามที่ผู้ใช้ต้องการ -         คลิกเลือก   Query - - - > New -         เลือก ชนิด Query Wizard -         คลิก OK -         ทำตามขั้นตอนจนเสร็จ -          การสร้าง Form แบบ Design View -         คลิกเลือกที่ Form - - - > new -         เลือก Design View -         เลือกชื่อ Table/ Query - - - > OK -         เลือกชื่อ Field จากเมนู View - - - > Field List จะพบกรอบแสดงชื่อ Field -         ลากชื่อ Field มาวางในช่อง Detail -         ดูหน้าตา Form โดยคลิก ที่ Form View จากเมนู Viewการเรียกใช้เครื่องมือ -         เมนู View - - - > Tools Boxการสร้าง Command Button       Command Button  เป็นปุ่มคำสั่งที่สร้างขึ้นเพื่อให้ช่วยทำงานกับ Form ได้รวดเร็วขึ้น -         คลิกปุ่ม Command Button  -         คลิกต่ำแหน่งที่ต้องการบน Form จะปรากฏ Dialog Box -         เลือกชุดคำสั่ง -         คลิก Next -         เลือกแสดงข้อความ หรือ รูปภาพ -         คลิก Finishการนำปุ่มภาพมาแสดงบน Form -         คลิกปุ่ม Image -         คลิกตำแหน่งที่วางรูป -         หาที่อยู่รูป - - - > OKการสร้าง Combo Box Combo Box เป็นการสร้างรายการต่าง ๆ ให้เลือกแทนการป้อนข้อมูล -         คลิก Combo Box -         คลิกส่วน Detail จะปรากฏ Dialog Box -         เลือกรายการ ว่าข้อมูลที่เราต้องการให้แสดงที่ Combo นั้น จะป้อนเอง หรือดึงมาจาก ตารางก็ได้ -         เรียบร้อยคลิก Next -         กำหนดจำนน Colunm ที่ต้องการให้แสดงใน Combo -         เลือก Field ที่ต้องการเก็บข้อมูลเมื่อคลิกเลิกข้อมูลที่ Combo -         คลิก Finishการสร้าง Form Wizard การสร้าง Form Wizard เป็นการสร้าง Form โดยไม่ต้องออกแบบเอง สามารถเลือกจาก Wizard ที่มีอยู่แล้วมีหลายรูปแบบให้เลือก -         คลิกที่ Tab Form -         คลิก New - - - > เลือก Form Wizard -         เลือกชื่อ Table - - - > OK -         เลือก Filed ที่ต้องการให้แสดงบน Form - - - > Next -         เลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง - - - > Next -         เลือก Style ที่ต้องการ - - - > Next - - - > Finishการสร้าง Reportเป็นการสร้างรายงานโดยนำข้อมูลจาก Table หรือ Query มาออกรายงานตามความต้องการ -         คลิก Tab Report - - - > New -         เกิด Dialog Box คลิกเลือก Design View -         เลือกชื่อ Table หรือ Query ที่ต้องการ - - - > OK -         เลือกชื่อ Field โดยเลือก Field List จากเมนู  View -         ให้ลากชื่อ Field มาวางในส่วน Detail -         คลิกกรอบด้านซ้ายและกด Delete ลบออก -         แสดงรายงานโดยคลิกปุ่ม Viewการพิมพ์เลขหน้าการพิมพ์เลขหน้าของรายงาน โดยใช้  Function เลขหน้ามาช่วย -         คลิก ตรงกรอบสี่เหลี่ยม ab -         คลิกตำแหน่งที่ต้องการในส่วนของ Page Footer (สามารถเรียกส่วนของ Page Footer โดยการคลิกขวาที่รายงาน) -         จะได้กรอบ 2 กรอบ -         พิมพ์ข้อความที่ต้องการทางกรอบซ้าย -         พิมพ์ฟังก์ชันที่ต้องการกรอบขวา -         คลิกปุ่ม view เพื่อดูรายงานการคำนวณใน Report เราสามารถคำนวณหาผลรวมเงินเดือน หรือนับจำนวนพนักงาน ในรายงานได้โดยใช้ฟังก์ชันดังนี้ -         คลิกกรอบสี่เหลี่ยม ab -         คลิกตำแหน่ง ที่ต้องการในส่วน Report Footer -         พิมพ์ข้อความและฟังก์ชันที่ต้องการการสร้าง Report Wizard       การสร้าง Report Wizard โดยแบ่งข้อมูลตาม Group ที่ต้องการได้ -         คลิก Report - - - > New -         เลือก Report Wizard -         เลือกชื่อ Table/Query ที่ต้องการนำมาสร้าง report - - - > ok -         เลือกชื่อ Field ที่ต้องการแสดงใน Report - - - > Next -         เลือก Field ที่ต้องการนำมาสร้าง Group เช่น Position - - - > Next -         เลือก Field ที่ต้องการมาจัดเรียง -         เลือกตามขั้นตอนจนจบ Finish