เรื่อง เทคนิคการใช้ Access

เทคนิคการใช้ Access       ฐานข้อมูล (Database) หมายถึงกลุ่มข้อมูลที่ไม่ซ้ำกันแต่มีความพันธ์กันและนำมาเก็บไว้ในที่เดียวกันส่วนต่างๆของ  Access1.         Table  เป็นการเก็บข้อมูลในแนว  Row และ Column สามารถออกแบบ Table เองหรือสร้างจาก Table Wizard2.       Query  เป็นการแสดงข้อมูลใน Table โดยสามารถเลือกแสดงเฉพาะ Field ที่ต้องการได้ นอกจากนั้นยังสร้างฟิลด์ใหม่ และคำนวณเพิ่มเติมได้3.       Form เป็นการสร้างฟอร์มในการเพิ่ม แก้ไข ลบ และดูข้อมูล4.       Report เป็นการสร้างรายงาน เพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบที่ต้องการ5.       Macro เป็นการนำคำสั่งมาเขียนเป็นลำดับขั้นตอนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของโปรแกรม6.       Module เป็นการเขียนโปรแกรมโดยใช้ ภาษา Access Basicชนิดของข้อมูล        การเก็บข้อมูลจำเป็นต้องระบุชนิดของข้อมูลให้ถูกต้อง เพราะถ้าระบุผิดอาจทำงานผิดพลาด1.         Text  ใช้เก็บข้อมูลเป็นตัวอักษร หรือ ตัวเลข นำไปคำนวณไม่ได้เก็บได้สูงสุด 255  ตัวอักษร2.       Memo ใช้เก็บข้อมูลเป็นตัวอักษร หรือ ตัวเลข นำไปคำนวณไม่ได้เก็บได้สูงสุด 64,000 ตัวอักษร3.       Number  ใช้เก็บตัวเลขสามารถนำไปคำนวณได้ แลจะมีขนาดให้เลือกØ    Byte เก็บเลขจำนวนเต็ม 0 – 255Ø    Integer เก็บเลขจำนวนเต็ม –32768 – 32767Ø    Long Integer เก็บเลขจำนวนเต็ม ที่มากกว่า IntegerØ    Single เก็บเลขทศนิยมไม่เกิด 7 ต่ำแหน่งØ    Double เก็บเลขทศนิยมไม่เกิด 15 ต่ำแหน่ง4.       Data /Time เก็บข้อมูลวันที่ และเวลา5.       Currency เก็บตัวเลขทางการเงินโดยมีสกุลเงิน และเครื่องหมายกำกับ6.       Auto Number ใช้เก็บตัวเลขทางการนับ7.       Yes/No เก็บค่าจริง/เท็จ8.       Ole Object ใช้เก็บรูปภาพ9.       Hyperlink เป็นการเชื่อมโยงไปยัง File HTML หรือ File ใน Internetการเริ่มใช้โปรแกรม-         เปิดโปรแกรม Access -         เลือก Blank Database - - - > OK-         ตั้งชื่อ Database และเลือก Folder ที่จะเก็บ Database-         คลิก Createเริ่มสร้าง Table -         อยู่ที่  Tab Table-         เลือก New - - - > เลือก Design View  - - - > OK-         กำหนดโครงสร้าง Tab Table -         เลือก Save - - - > ตั้งชื่อ Table - - - > OK-         ตอบ Yes เพื่อสร้าง Primary Keyการป้อนข้อมูลลงใน Table       หลังจากที่กำหนดโครงสร้าง Table เรียบร้อยแล้วจะต้องป้อนข้อมูลลงไปใน Table โดย-         เลือกชื่อ Table ที่ต้องการ-         คลิก - - - > Open - - - > ป้อนข้อมูลการสร้าง Table  Wizard -         คลิกเลือก Table - - - > New -         เลือก Table Wizard - - - > OK-         เลือกชื่อ Table และ Field ที่ต้องการ-         ถ้าต้องการเปลี่ยนชื่อ Field คลิก Rename Field -         คลิก Next -         ตั้งชื่อ Table ใหม่ที่ต้องการ - - - > next - - - > finish-         ป้อนข้อมูลที่ต้องการการแก้ไข้ Table-         คลิกเลือก Table - - - > Design การสร้าง Relationshipการสร้าง Relationship       กรณีที่มี Table มากกว่า 1 Table และ Table เหล่านั้นมี Field ใด Field หนึ่งที่เหมือนกัน สามารถสร้างความสัมพันธ์ให้ Table เหล่นั้นได้ -         ปิดงานหรือ Table ที่ใช้งานอยู่ทั้งหมด ให้เปิดเฉพาะ Database เท่านั้น-         เลือก Relationship จาก Menu Tools-         เลือกชื่อ Table ที่ต้องการ-         คลิก Add -         คลิก Close เมื่อเลือก Table ครบแล้ว-         เลือก Field ที่ต้องการกด Mouse ค้างลากไปชนกับ Field อีก Table หนึ่งปล่อย Mouse เกิด Dialog Box-         คลิกปุ่ม Create-         Save - - - > Close  การสร้าง Query-         คลิกเลือก Query - - - > New-         เลือก Design View - - - > OK-         เลือกชื่อ Table ที่ต้องการ-         คลิก Add-         คลิก Close เมื่อเลือก Table เรียบร้อยแล้ว-         เลือก Field ที่ต้องการแสดง ในช่อง Field โดยการ Double Click หรือลากมาวางที่ช่อง Field -         เลือกลักษณะการเรียงลำดับในช่อง Sort -         กำหนดเงื่อนไขที่ต้องการในช่อง Criteria-         คลิก View เพื่อดูข้อมูลที่  Query การแก้ไข Query -         คลิกเลือก  Query - - - > Designการกำหนดเงื่อนไขเพื่อดูข้อมูล       การกำหนดเงื่อนไขเพื่อดูข้อมูลสามารถใส่เงื่อนไขในช่อง Criteria-         ใช้เครื่องหมาย >,<,>=,<=-         ใช้ตัวเชื่อม And , Or-         Between ใช้กี่กำหนดขอบเขตของข้อมูลระหว่างข้อมูล-         In ใช้ในการกำหนดรายการต่าง ๆ-         Like ใช้ในการกำหนดรูปแบบพิเศษในการกำหนดเงื่อนไขการสร้าง Query Wizard       การสร้าง Query Wizard  เป็นการสร้าง Query โดยเลือกแบบตามที่ผู้ใช้ต้องการ-         คลิกเลือก   Query - - - > New-         เลือก ชนิด Query Wizard-         คลิก OK-         ทำตามขั้นตอนจนเสร็จ-          การสร้าง Form แบบ Design View-         คลิกเลือกที่ Form - - - > new-         เลือก Design View-         เลือกชื่อ Table/ Query - - - > OK-         เลือกชื่อ Field จากเมนู View - - - > Field List จะพบกรอบแสดงชื่อ Field -         ลากชื่อ Field มาวางในช่อง Detail-         ดูหน้าตา Form โดยคลิก ที่ Form View จากเมนู Viewการเรียกใช้เครื่องมือ-         เมนู View - - - > Tools Boxการสร้าง Command Button       Command Button  เป็นปุ่มคำสั่งที่สร้างขึ้นเพื่อให้ช่วยทำงานกับ Form ได้รวดเร็วขึ้น-         คลิกปุ่ม Command Button  -         คลิกต่ำแหน่งที่ต้องการบน Form จะปรากฏ Dialog Box-         เลือกชุดคำสั่ง-         คลิก Next-         เลือกแสดงข้อความ หรือ รูปภาพ-         คลิก Finishการนำปุ่มภาพมาแสดงบน Form-         คลิกปุ่ม Image -         คลิกตำแหน่งที่วางรูป-         หาที่อยู่รูป - - - > OKการสร้าง Combo Box Combo Box เป็นการสร้างรายการต่าง ๆ ให้เลือกแทนการป้อนข้อมูล-         คลิก Combo Box-         คลิกส่วน Detail จะปรากฏ Dialog Box -         เลือกรายการ ว่าข้อมูลที่เราต้องการให้แสดงที่ Combo นั้น จะป้อนเอง หรือดึงมาจาก ตารางก็ได้-         เรียบร้อยคลิก Next -         กำหนดจำนน Colunm ที่ต้องการให้แสดงใน Combo-         เลือก Field ที่ต้องการเก็บข้อมูลเมื่อคลิกเลิกข้อมูลที่ Combo-         คลิก Finishการสร้าง Form Wizard การสร้าง Form Wizard เป็นการสร้าง Form โดยไม่ต้องออกแบบเอง สามารถเลือกจาก Wizard ที่มีอยู่แล้วมีหลายรูปแบบให้เลือก-         คลิกที่ Tab Form-         คลิก New - - - > เลือก Form Wizard -         เลือกชื่อ Table - - - > OK-         เลือก Filed ที่ต้องการให้แสดงบน Form - - - > Next-         เลือกลักษณะที่ต้องการให้แสดง - - - > Next-         เลือก Style ที่ต้องการ - - - > Next - - - > Finishการสร้าง Reportเป็นการสร้างรายงานโดยนำข้อมูลจาก Table หรือ Query มาออกรายงานตามความต้องการ-         คลิก Tab Report - - - > New-         เกิด Dialog Box คลิกเลือก Design View-         เลือกชื่อ Table หรือ Query ที่ต้องการ - - - > OK-         เลือกชื่อ Field โดยเลือก Field List จากเมนู  View -         ให้ลากชื่อ Field มาวางในส่วน Detail-         คลิกกรอบด้านซ้ายและกด Delete ลบออก-         แสดงรายงานโดยคลิกปุ่ม Viewการพิมพ์เลขหน้าการพิมพ์เลขหน้าของรายงาน โดยใช้  Function เลขหน้ามาช่วย-         คลิก ตรงกรอบสี่เหลี่ยม ab-         คลิกตำแหน่งที่ต้องการในส่วนของ Page Footer (สามารถเรียกส่วนของ Page Footer โดยการคลิกขวาที่รายงาน)-         จะได้กรอบ 2 กรอบ-         พิมพ์ข้อความที่ต้องการทางกรอบซ้าย-         พิมพ์ฟังก์ชันที่ต้องการกรอบขวา-         คลิกปุ่ม view เพื่อดูรายงานการคำนวณใน Report เราสามารถคำนวณหาผลรวมเงินเดือน หรือนับจำนวนพนักงาน ในรายงานได้โดยใช้ฟังก์ชันดังนี้-         คลิกกรอบสี่เหลี่ยม ab -         คลิกตำแหน่ง ที่ต้องการในส่วน Report Footer-         พิมพ์ข้อความและฟังก์ชันที่ต้องการการสร้าง Report Wizard       การสร้าง Report Wizard โดยแบ่งข้อมูลตาม Group ที่ต้องการได้-         คลิก Report - - - > New-         เลือก Report Wizard -         เลือกชื่อ Table/Query ที่ต้องการนำมาสร้าง report - - - > ok-         เลือกชื่อ Field ที่ต้องการแสดงใน Report - - - > Next-         เลือก Field ที่ต้องการนำมาสร้าง Group เช่น Position - - - > Next-         เลือก Field ที่ต้องการมาจัดเรียง-         เลือกตามขั้นตอนจนจบ Finish

[จ๊ะโอ๋]

ขอบคุณนะที่แนะนำอะไรดีๆ 

[give]

ขอบคุณสำหรับคำแนะนำดีดีค่ะ

[เอ่เอ้....]

ขอบคุณครับ......มากๆๆๆๆๆ

[nana]

มีปัญหาในการใส่ข้มูลตรงช็คบอกซ์คะ  สร้างเช็คบอกซ์ไว้หลายอันให้ลือกในแต่ละข้อมูล  พอเช็คอันนึงในแผ่นแรก  แต่พอแผ่น 2 ไปเช็คอีกอันนึง แผ่นแรกก็จะเช็คหมือนแผ่น 2  ช่วยบอกวิธีตั้งค่าทีนะคะ

ขอบคุณล่วงหน้าคะ

[องค์ชายจูมง]

nana เรียนอยู่ ม บูรพาเหรอ

[ลูกอ๊อด]

อยากทราบว่า ถ้าจะสร้างข้อมูลพนักงาน รวมทั้งข้อมูลเข้า-ออก ของพนักงานแต่ละคน จะต้องทำยังไง เค้าสร้างข้อมูลพนักงานแล้วแต่เค้าสร้าง ฟิลด์วันเข้า-ออกไว้ที่ตารางข้อมูลพนักงานด้วย และสร้างตารางข้อมูลเข้า-ออก เพิ่มอีกอย่างละตาราง เค้าทำถูกป่าวขอคำแนะนำด้วยอ่ะ ตอบด่วนด้วยน๊าตัวเองเค้ารออยู่