การทำงานในรูปแบบของคณะกรรมการหรือองค์คณะบุคคลหรือการทำงานเป็นกลุ่มเป็นคณะเชื่อกันว่าสามารถสร้างประสิทธิภาพในการทำงานได้เป็นอย่างดี เพราะเป็นการระดมสติปัญญาความคิดและประสบการณ์ของบุคคลหลายคนเพื่อพิจารณาปัญหาตัดสินหรือหาข้อยุติอย่างมีเหตุผลและโดยหลักวิชาการ
คณะกรรมการซึ่งได้รับการแต่งตั้งหรือดำเนินการอย่างถูกต้องจะมีลักษณะเป็นการกระจรายอำนาจจากวิธีหาความคิดเฉลี่ยขจัดความคิดที่เป็นปฏิปักษ์ด้วยการอภิปรายประนีประนอมและผสมผสาน ตลอดจนเป็นการหาผลลัพธ์แบบประชาธิปไตยในกรณีที่ไม่สามารถทนายผลล่วงหน้าได้หรือในกรณีที่มีความจำเป็นต้องตัดสินใจแก้ปัญหาสำหรับเรื่องที่มีอิทธิพลหรืออำนาจของผลประโยชน์เข้ามาเกี่ยวข้องซึ่งบุคคลคนเดียวไม่กล้าตัดสินใจหรือไม่เหมาะที่จะตัดสินใจนอกจากนี้การบริหารงานในรูปคณะกรรมการ ยังเป็นการสร้างความร่วมมือและการประสานงานที่ดีในการปฏิบัติงานตลอดจนสามารถป้องกันความลำเอียงที่จะพึงมีขึ้นได้ส่วนผลเสียที่ได้รับจากการดำเนินงานนั้น
คือ ทำให้การดำเนินงานล่าช้า สิ้นเปลือง ทั้งงานและเวลา ทั้งยังขาดผู้รับผิดชอบในผลงานในระบบคณะกรรมการสมาชิกต้องรับผิดชอบในผลงานอย่างแท้จริงกล่าวคือการบริหารงานในระบบคณะกรรมการสมาชิกต้องรับผิดชอบร่วมกันแต่สิ่งใดก็ตามถ้าถือว่าเป็นความรับผิดชอบของทุกคนแล้วมักดูเหมือนว่าไม่มีผู้ใดรับผิดชอบเลย ปัจจัยการปฏิบัติงานที่ถือเป็นองค์ประกอบหลักและควรคำนึงถึง3 ประการคือ ประการแรก การแต่งตั้ง การพิจารณาเลือกบุคคลใดบุคคลหนึ่งเข้ามาปฏิบัติงานผู้เลือก ผู้เสนอหรือผุ้มีอำนาจในการแต่งรั้งควรคำนึงถึงความรู้ความสามารถและประสบการณ์ของบุคคลเป็นลำดับแรกความสามารถในการอุทิศตนหรืออุทิศเวลาให้กับงานเป็นลำดับถัดมา และโดยปกติคณะกรรมการแต่ละคณะควรมีกรรมการ 7-15 คน ซึ่งเชื่อว่าเป็นจำนวนที่เหมาะสมที่สุด
หากน้อยกว่านี้จะหาความคิดเฉลี่ยได้ยาก และอาจถูกครอบงำทางความคิดจากกรรมกาจากกรรมการอาวุโสหรือกรรมการผู้มีอิทธิพลด้วยตำแหน่งบารมีหรือคุณวุฒิ แต่ถ้าจำนวนกรรมการมากกว่านี้ความคิดเห็นจะมากเกินกว่าจะรวบรวมเป็นข้อสรุปได้อย่างครอบคลุมประการที่สองการกำหนดอำนาจหน้าที่ อำนาจหน้าที่ ซึ่งถูกกำหนดไว้เป็นภารกิจของคณะกรรมการควรคำนึงว่าคณะกรรมการทั้งคณะสามารถร่วมกันปฏิบัติได้จริงและต้องสามารถตรวจสอบผลของความสำเร็จได้ดังนั้น อำนาจหน้าที่จะต้องมีการกำหนดจุดมุ่งหมายความรับผิดชอบ ตลอดจนวิธีการหรือแนวทางที่ประสงค์จะให้คณะกรรมการดำเนินการไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้กรรมการแต่ละคนเข้าใจบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบที่คณะกรรมการหรือตนเองจะต้องปฏิบัติ
ประการที่สาม กลุ่มบุคคลที่เป็นกรรมการ ผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นกรรมการจะต้องศึกษาบทบาทหน้าที่และขอบเขตความรับผิดชอบที่พึงมีของคณะกรรมการและของตนอย่างละเอียดตามตำแหน่งที่ได้รับมอบหมายอุทิศเวลาเพื่อเตรียมข้อมูลในเรื่องที่จะประชุมเป็นการล่วงหน้ามีอุดมการณ์และเป็นตัวของตัวเองโดยไม่เกรงกลัวต่ออิทธิผล
และการเสียผลประโยชน์ส่วนตัวสำหรับบุคคลผู้ดำรงตำแหน่งประธานกรรมการ ควรรับฟังเหตุผลและประสานความคิดเห็นของทุกฝ่ายกระต้นให้กรรมการเกิดความคิดริเริ่มดำเนินการให้มีการตัดสิน ชี้ขาด โดยไม่ให้เสียหลักการหรือความยุติธรรมรักษาวินัยและสร้างบรรยากาศที่เป็นกันเองในที่ประชุมตลอดจนให้เวลาการอภิปรายที่เหมาะสมนอกจากนี้กรรมการผู้มีบทบาทสำคัญได้แก่ เลขานุการและเจ้าหน้าที่สนับสนุนจะต้องเป็นผู้มีส่วนส่งเสริมให้การบริหารงานในระบบคณะกรรมการดำเนินการไปอย่างมีประสิทธิภาพเพราะการบริหารงานในระบบนี้ ส่วนมากกรรมกาแต่ละคนไปประชุมหรือปฏิบัติงานเป็นครั้งคราวมีเวลาน้อยจึงเป็นภาระหน้าที่ของเลขานุการและเจ้าหน้าที่จะต้องกำหนดวิธีการประชุมให้มีสาระและเกิดประโยชน์สูงสุด
บทบาทหน้าที่ของฝ่ายเลขานุการ
เลขานุการคณะกรรมการและคณะเจ้าหน้าที่ถือเป็นกลไกสำคัญในการกำหนดทิศทางการทำงานของคณะกรรมการ ให้บรรลุผลตามเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ในการแต่งตั้งคณะกรรมการตามที่ระบุไว้
โดยจะต้องมีการตระเตรียมและปฏิบัติภารกิจสนับสนุนการดำเนินงานของคณะกรรมการ ซึ่งในเบื้องต้นต้องมีการรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลในด้านนโยบายทิศทางหรือแนวโน้มในอนาคต โอกาส ข้อจำกัดและกลยุทธ์การปฏิบัติงานในภาพรวมและเฉพาะกรณีตลอดจนทางเลือกสำหรับการตัดสินใจพื้นฐานมีการจัดลำดับความสำคัญของเรื่องที่จะนำเข้าหารือในคณะกรรมการวางแผนจัดทำปฏิทินเรื่องที่จะพิจารณาไว้ล่วงหน้าเสนอแต่งตั้งคณะทำงานศึกษาวิเคราะห์เรื่องสำคัญ ๆ ก่อนนำเข้าสู่ที่ประชุม จัดเตรียมเอกสารสรุปประเด็นสำคัญและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง
นำส่งให้คณะกรรมการศึกษาเป็นการล่วงหน้า ก่อนการประชุมอย่างน้อย 3-7 วัน ชี้แจงรายละเอียดเป้าหมาย
หรือความต้องการในการพิจารณาประเด็นสำคัญต่าง ๆ ให้ประธานกรรมการทราบก่อนการประชุมทุกครั้ง
กรณีที่รับทราบภายในหรือคาดคะเนว่ากรรมการมีความคิดเห็นแปลกแยกกันเป็นกลุ่มควรชี้แจงทำความเข้าใจในประเด็นสำคัญอย่างไม่เป็นทางการกับกรรมการบางกลุ่ม
ที่คาดว่าจะทำให้ผลหรือมติการประชุมเบี่ยงเบนไปจากเป้าหมายที่ต้องการ และการประชุมจะรวนเรล่าช้า
ทั้งนี้หากไม่มีข้อขัดข้อจำเป็นจริง ๆ เลขานุการต้องนำเสนอเรื่องต่อที่ประชุมด้วยตนเองโดยพยายามสรุปประเด็นให้ชัดเจน กะทัดรัดและเข้าใจง่ายรวมทั้งนำเทคโนโลยีสมัยใหม่เข้ามาช่วยสนับสนุน ทีมเลขานุการต้องมีการแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ ซักซ้อมสนับสนุนและประสานการปฏิบัติอย่างเป็นระบบทั้งด้านงานเอกสาร เทคโนโลยี การนำเสนอ และการบันทึกรายงานการประชุม นอกจากนี้ภายหลังเสร็จสิ้นการประชุมฝ่ายเลขานุการต้องนำบันทึกรายงานการประชุมมาตรวจสอบและวิเคราะห์ว่า คณะกรรมการมีการมอบหมายภารกิจให้ฝ่ายเลขานุการหรือกรรมการท่านใดบ้างและภารกิจดังกล่าวมีภารกิจที่ฝ่ายเลขานุการต้องสนับสนุนหรือมีกำหนดการในการปฏิบัติให้แล้วเสร็จเมื่อใดเพื่อติดตามผลการปฏิบัติตามมติที่ประชุม และรวบรวมนำเสนอผลหรือปัญหาอุปสรรคต่อคณะกรรมการในการประชุมครั้งต่อไป
โดย สนธิรัก เทพเรณู
