แนวปฏิบัติที่ดีในการให้บริการ
ปัจจัยที่ส่งให้บุคลากรในฝ่ายงานทะเบียนและวัดผล มีการปฏิบัติงาน พร้อมที่จะให้บริการ และสามารถปฏิบัติงานในหน้าที่รับผิดชอบอย่างมีศักยภาพ โดยบุคลากรพร้อมที่จะเรียนรู้ พัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลา จากการจัดความรู้ได้แนวปฏิบัติที่ดีในการให้บริการงานทะเบียนและวัดผล ดังต่อไปนี้
1. ด้านบุคลากร โดยฝ่ายงานทะเบียนและวัดผลจะให้ความสำคัญที่การพัฒนาคน หากบุคลากรมีความรู้ความสามารถ มีการพัฒนางาน และมีการจัดการความรู้ ก็จะทำให้มีความสามารถในการให้บริการและปฏิสัมพันธ์กับผู้รับบริการโดยตรง ดังนั้นฝ่ายงานทะเบียนและวัดผลจึงให้บุคลากรได้ปฏิบัติในการให้บริการดังนี้
แนวปฏิบัติ
ส่งบุคลากรเข้ารับการฝึกอบรม เพื่อเรียนรู้และพัฒนาอย่างต่อเนื่อง
บุคลากรฝ่ายงานทะเบียนและวัดผล ควรแต่งกายให้สุภาพ พร้อมให้บริการ
บุคลากรในฝ่ายงานทะเบียนและวัดผล สามารถทำงานแทนกันได้
ประสานงานเพื่อให้ผู้รับบริการบรรลุวัตถุประสงค์
2. ด้านความถูกต้องและรวดเร็ว การให้บริการด้วยความถูกต้อง และรวดเร็วจะทำให้เป็นที่ประทับใจโดยไม่ต้องเสียเวลา
แนวปฏิบัติ
มีการให้บริการตามลำดับก่อน – หลัง
มีขั้นตอนในการให้บริการที่ชัดเจน
มีการบันทึก วัน เวลา ที่รับคำร้อง
มีเทคโนโลยีที่ทันสมัยพร้อมให้บริการ
ข้อมูลถูกต้องรวดเร็ว
3. ด้านการสื่อสาร เพื่อสร้างภาพลักษณ์ขององค์กรโดยเริ่มตั้งแต่การต้อนรับ น้ำเสียงนุ่มนวล ไพเราะ
แนวปฏิบัติ
ฝ่ายงานทะเบียนและวัดผล ควรมีคำทักทายผู้มารับบริการอย่างสุภาพ เช่น “สวัสดีค่ะ” ติดต่อเรื่องอะไรคะ” , “ขอบคุณคะ” , “มีอะไรจะให้ช่วยไหมคะ”
หลีกเลี่ยงการใช้คำว่า ไม่ได้ ไม่มี ไม่ให้ แต่ควรบอกเหตุผล แล้วชี้แจงแทนการปฏิเสธ
เช่น “ขออภัยที่ไม่สามารถ..........................เนื่องจาก.............................”
การยิ้ม และทักทายด้วยน้ำเสียงที่นุ่มนวล ไพเราะและพร้อมที่จะให้ความช่วยเหลือผู้มารับบริการ
ภาษาที่ใช้ควรให้ความหวัง และกำลังใจ
ภาษาที่ใช้ควรเปี่ยมไปด้วยไมตรีจิต มีความเอื้ออาทร
ภาษาที่แสดงออกไม่ว่าจะเป็นการให้บริการโดยตรง หรือทางโทรศัพท์ ควรจะบ่งบอกถึงน้ำใจการบริการข้างในจิตใจ
4. การประชาสัมพันธ์ ฝ่ายงานทะเบียนและวัดผลควรมีการประชาสัมพันธ์ หลากหลายรูปแบบ
แนวปฏิบัติ
มีป้ายประชาสัมพันธ์
มีอธิบายขั้นตอนการให้บริการ
มีการประชาสัมพันธ์ผ่าน Website
มีการประชาสัมพันธ์ผ่าน SMS
5. ด้านสถานที่ และการจัดสภาพแวดล้อมเพื่ออำนวยความสะดวก เมื่อผู้รับบริการ มาใช้บริการซึ่งบางครั้งใช้ระยะเวลา การจัดให้มีสถานที่และสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม จึงเป็นปัจจัยสำคัญประการหนึ่งที่จะช่วยให้ผู้รับบริการได้รับความสะดวกสบาย
แนวปฏิบัติ
มีที่นั่งพักรออย่างเพียงพอ
สถานที่สะอาด และมีสิ่งอำนวยความสะดวก
ขั้นตอนการให้บริการ
6. การติดตามและประเมินผล ฝ่ายงานทะเบียนและวัดผลควรมีการติดตาม เพื่อรับฟังความคิดเห็นและผลสะท้อนกลับว่ามีข้อมูลส่วนใดที่ต้องปรับปรุงแก้ไข
แนวปฏิบัติ
มีการออกแบบสอบถามเพื่อประเมินความพึงพอใจในด้านต่างๆ
มีข้อร้องเรียนของผู้รับบริการลดลง
ความเห็น (10)
ดีมากเลยค่ะที่นำมาร่วมกันแชร์
นี่เป็นแนวปฏิบัติที่สกัดจากการทำ KM ของสำนักงานของเราใครมีแนวแตกต่างจากข้อมูลที่เราเอาขึ้นเข้ามาแชร์กันได้นะค่ะ
เป็นแนวปฏิบัติที่หน่วยงานของเราสกัดจากการทำ KM ค่ะ หากท่านใดมีแนวคิดที่แตกต่างจากนี้มาร่วมแชร์แลกเปลี่ยนเรียนรู้กันได้นะค่ะ
emachariya
เป็นแนวปฏิบัติที่ดีสำหรับการจัดทำ KM ที่จะได้ปฏิบัติงานที่ดีต่อผู้มารับบริการ และแสดงถึงการร่วมปฏิบัติงานกันเป็นทีม การมีความสามัคคีภายในองค์กรกันเป็นอย่างดี
การทำ KM ครั้งนี้ เป็นจุดเิริ่มต้นที่ดีในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ประสบการณ์ของแต่ละหน่วยงาน ชอบมากค่ะ
emachariya
ข้อคิดเห็นเพิ่มเติมในการให้บริการ คือ จัดให้มีการอบรมให้แก้เจ้าหน้าที่ด้านการให้บริการแก่ผู้มารับบริการเพิ่มขึ้นอีก หรือถ้ามีแล้วอยากให้มีการฝึกอบรมอย่างต่อเนื่อง เพื่อที่จะได้รับเทคนิคการให้บริการสู้ความเลิศ
ยิ้มแย้ม แจ้มใส พูดดี ทำดี ข้อมูลถูกต้อง เป็นการบริการอย่างเป็นเลิศค่ะ ชอบ
ขอบคุณมากค่ะที่เข้ามาร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้
เมื่ออาทิตย์ที่แล้วไปดูงานที่ ม.มหาสารคาม พึงรู้ว่าการบริการแค่พีงพอใจอย่างเดียวไม่พอ แต่้ต้องประทับใจด้วย
เนื้อหาครอบคลุมน่าสนใจมากค่ะ