KM-DMHT 2012 : BAR-AAR เครื่องมือพัฒนาการทำงาน

วันที่ 25 ธันวาคม 2555  (ต่อ)

หลังพักรับประทานอาหารว่าง เวลาประมาณ 10.30-12.00 น. เป็นช่วงเวลาที่อาจารย์ ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด ผู้อำนวยการสถาบันส่งเสริมการจัดการความรู้เพื่อสังคม (สคส.) แนะนำให้รู้จัก เครื่องมือ BAR และ AAR อาจารย์ประพนธ์เริ่มต้น PowerPoint แรกเป็นภาพดอกบัว บอกว่าเอาดอกบัวขึ้นเพราะวันนี้เป็นวันที่สบายใจ อากาศสบาย ถามผู้เข้าประชุมว่ามาจากภาคใหนกันบ้าง เมื่อให้ยกมือก็พบว่ามีผู้เข้าประชุมที่มาจากภาคอีสานและภาคใต้เยอะ บอกให้รู้ว่าทีมงาน สคส.ชุดใหญ่และทีมงานเครือข่ายเบาหวานจะมาทำกระบวนการในภาคบ่าย ส่วนอาจารย์ประพนธ์จะทำหน้าที่พาชมสวน

ดร.ประพนธ์ ผาสุขยืด

AAR BAR เป็นเครื่องมือยอดฮิต 

• เครื่องมือพัฒนาการทำงาน ผ่านการเรียนรู้ของคน ต้องพัฒนาคนก่อน 
• เครื่องมือสร้างการเรียนรู้ 
• เครื่องมือจัดการความรู้ 

ดีใจที่รู้ว่าผู้เข้าประชุมรู้จัก KM การจะเอาเครื่องมืออะไรมาใช้ ต้องอย่ามาเป็นภาระคนทำงาน เครื่องมือทุกอย่าง พอเริ่มต้นต้องเรียนรู้ (เหมือนจักรยาน) อย่าสับสนระหว่างการเรียนรู้และภาระ แต่ให้เป็น “พละ” เครื่องมือต้องมาช่วยแบบนี้

อาจารย์ประพนธ์ให้ผู้เข้าประชุมใช้เวลาประมาณ 4 นาที ทำกิจกรรมวาดภาพตามแบบที่เห็น (ใน PowerPoint หมีร่าเริงท่ามกลางดอกไม้ ผีเสื้อและผึ้ง) ในกระดาษเปล่า 

ให้ผู้เข้าประชุมวาดภาพตามที่เห็น

ผู้เข้าประชุมตั้งใจทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย 

เมื่อหมดเวลาให้ผลัดกันตรวจกับเพื่อน พิจารณาแล้วให้คะแนน (เต็ม 10) พร้อมเหตุผลสั้นๆ ถามเหตุผลคนที่วาดภาพได้คะแนนเยอะ ได้คำตอบ เช่น องค์ประกอบครบถ้วน แสดงความตั้งใจวาด สวยงาม น่ารัก กล้าที่จะวาดนอกกรอบ ความเหมือนสมจริง คล้ายคลึงต้นแบบ ฯลฯ

ต่อมาให้สลับให้เพื่อนคนอื่นให้คะแนนอีก แต่คราวนี้มีเกณฑ์การให้คะแนนด้วย มีคนได้ 9/10 ที่ขาดไป 1 คะแนนเพราะขาดกรอบ เป็นต้น

ได้คะแนนเท่าไหร่ เพราะเหตุใด

ในชีวิตของเรา การทำงานเป็นการประเมินแบบไหน.... ไม่ใช่ทั้ง 2 แบบนี้ ให้ทำงานไปก่อนแล้วค่อยเอาเกณฑ์มาครอบ มีแบบที่ 3 ขอรู้ KPI ก่อนแล้วจึงไปทำงาน... หงุดหงิดเรื่อง KPI ถ้า KPI ดีจริง คงจะดีกว่า KPI แห้งๆ เราหลงใช้เครื่องมือแบบผิดๆ เครื่องมือก็เหมือนกัน ถ้าใช้ผิดๆ ก็ไม่เกิดประโยชน์

การทำงานและการเรียนรู้ ควรอยู่ด้วยกัน แต่ถูกกำแพงขวางกั้น การทำงานและการเรียนรู้ต่างก็มุ่งที่ความสำเร็จ ปัญหาอยู่ที่การนิยามความสำเร็จด้วย KPI ด้วยเหตุนี้จึงมาพูด KM กัน เพราะ KM เป็นเครื่องมือที่ทำให้การทำงานและการเรียนรู้ไม่แยกออกจากกัน KM ขมวด/รวมการทำงานและการเรียนรู้อยู่ด้วยกันและหมุนไปเรื่อย เรายังดูความสำเร็จและความสุข (เผลอๆ ความสุขอาจมาก่อนความสำเร็จ) อย่าลืมเรื่องความสุข

ภาพรวมเรื่อง KM ตกผลึกมา 10 ปี ออกมาเป็นก้อนภูเขาน้ำแข็ง สามมุมมองของ KM 

มุมมองแรก/มิติแรก มองไปที่ตัว content เนื้อหาสาระ

มุมมองที่ 2 ตรงกับจริตคนไทย เป็นเรื่องของชุมชน เครือข่าย ต้องจัดการความรู้สึก มีอะไรแล้วบอกกัน คือส่วนที่เรียกว่า Human KM คิดว่าตรงนี้มาก่อน Digital มาทีหลัง ตัวปลามาก่อนหางปลา จะได้เข้าใจ KM ไม่ต้องไปเถียงกับใคร

KM 3 มิติ

KM 1.0 จุดเน้นที่การแชร์ explicit knowledge เครือข่ายเบาหวานมีมากกว่านั้น มี tacit knowledge มา share กัน tacit knowledge เกาะติดกับบริบท ไม่ใช่ general knowledge ที่ apply ได้ทั่วไป

KM 2.0 เน้นที่การแชร์ tacit knowledge ความรู้ก็มีสี สังคมถ้าไปแยกสีอย่างนี้ไม่มีพลัง ถ้าไปจัดการเฉพาะด้านเดียวก็ไม่มีพลัง ยังหาเครื่องดูดความรู้จากคนๆ หนึ่งไปยังอีกคนหนึ่งไม่ได้ เลยต้องใช้วิธีแบบเดิมๆ แลกเปลี่ยนเรียนรู้ด้วยเรื่องเล่าความสำเร็จ เล่าความสำเร็จแล้วทำให้หัวใจพองโต ถ้าจะทำ Lesson learned ต้องเปิดใจ ทำยาก แต่ถ้าทำได้ก็ตรงจุด ระยะเริ่มแรก share ความสำเร็จจะดีกว่า ทำเป็น step ให้เห็น หลายหน่วยงานแช่อยู่ที่ step 1

Step ที่ 2 สู่การนำไป (ประยุกต์) ใช้ และ 3 สร้างความรู้ใหม่... ต้องไม่หยุดนิ่งแค่การ sharing knowledge แต่ต้องนำความรู้ไปใช้ จึงจะหมุนเกลียวความรู้ได้... เรียกตรงนี้ว่าการหมุนเกลียวความรู้ จะหมุนได้ share แล้วเอาไปใช้ ได้ความรู้ใหม่ เอากลับมา share อีก 

เมื่อมีงานที่ได้รับมอบหมาย สิ่งที่เรามักทำคือ Planning แล้ว Action (ดีกว่าไม่มี planning) BAR เป็นการซักซ้อมก่อนเริ่มงาน เตรียมความพร้อม เตรียมตัว เตรียมการ ก่อนเริ่มงาน เมื่อ Action เป็นการนำสิ่งที่ได้เรียนรู้ไปปรับใช้ AAR ส่งข้อมูลย้อนกลับไปปรับแผน เอาไปใช้ได้แม้แต่ชีวิตในบ้าน

แนวคำถามสำหรับการทำ BAR

1. เป้าหมาย/ สิ่งที่มุ่งหวัง/ สิ่งที่อยากจะเห็น อยากจะได้คืออะไร?
2. แผนงาน/ รายละเอียด (กิจกรรม) ที่วางไว้เป็นอย่างไร?
3. มีประเด็นอะไรที่เป็นปัจจัยสำคัญของงานนี้?
4. มีความเสี่ยงอะไรบ้างที่ต้องระวัง จะต้องเตรียมการป้องกันไว้อย่างไร? (อะไรควรทำ อะไรไม่ควรทำ) 

บางคนบอกว่าคล้ายๆ risk management เครื่องมือต่างๆ ในที่สุดก็คล้ายๆ กัน

การทำ BAR ไม่ต้องมีรูปแบบ ตัวอย่าง BAR แบบทางการของโรงไฟฟ้าบางปะกง งาน Remove Motor Fan Cooling Tower มีข้อดีที่เก็บใส่คลังความรู้ได้ คนใหม่มาก็ใช้ได้

แนวคำถามสำหรับการทำ AAR

1. เป้าหมาย/ ความคาดหวังที่ตั้งไว้คืออะไร?
2. มีสิ่งใดบ้างที่เป็นไปตามเป้าหมาย (ทำได้ดี) ? เพราะเหตุใด?
3. มีสิ่งใดบ้างที่ยังไม่เป็นไปตามเป้าหมาย (ยังทำได้ไม่ดี/ มีปัญหา)? เพราะเหตุใด?
4. หากต้องทำงานเช่นนี้อีก ควรจะมีการปรับเปลี่ยนอะไรบ้าง? (ข้อเสนอแนะ)
5. ได้เรียนรู้อะไรจากการทำงานในครั้งนี้

“เพราะเหตุใด” สำคัญ เป็นความรู้ที่ดึงออกมา... เป็นการ share ที่ดีมากและเป็นจุดเริ่มต้นของการหมุนเกลียวความรู้

คำแนะนำในการทำ AAR 

• ควรทำทันทีหลังจากที่จบงาน เพราะเหตุการณ์ยังสดอยู่
• ไม่เน้นที่การกล่าวโทษ ตำหนิติเตียน ตอกย้ำซ้ำเติมกัน
• ไม่เน้นความเป็นเจ้านายหรือลูกน้อง สร้างบรรยากาศที่เท่าเทียม เป็นกันเอง
• สำหรับ “มือใหม่” อาจมีการใช้ Fa หรือ “คุณอำนวย” ช่วยกระตุ้นให้การเรียนรู้ของกลุ่มเป็นไปอย่างมีชีวิตชีวา
• ถ้าเป็นไปได้ ควรมีการจดบันทึกไว้สำหรับใช้เตือนความจำ และทำให้การเรียนรู้นี้แพร่ขยายต่อไป

คำถาม AAR คล้าย BAR ต้นแบบทหารอเมริกันใช้ตั้งแต่ปี 1970 ยืนแล้วพูด AAR ทุกคน ทุกคนเท่าเทียมกัน แต่ละคนพูดภารกิจของตนเอง เป้าหมาย อะไรที่ทำได้ตามเป้าหมาย อะไรที่ไม่ได้ตามเป้าหมาย…ถ้าจะทำอีก... เป็นการเรียนรู้ที่ยิ่งใหญ่ คนอยากฟังเพื่อน เพราะอาจใช้ความรู้ของเพื่อนเพื่อความอยู่รอดของตนก็ได้ เกลียวความรู้หมุนตามธรรมชาติ (ไม่ได้บอกว่าทำเพื่อตัวชี้วัด) เชื่อว่าเราปฏิบัติกันอยู่แล้ว ไปทำให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

ไม่ได้ทำเพื่อตัวชี้วัดหน่วยงาน แต่เพื่อชีวิตของตนเอง ยืนก็ได้ นั่งก็ได้ นอนก็ได้... สคส. มี 1 วัน/สัปดาห์ อังคารเช้าครึ่งวัน ทำ AAR กัน คนที่ไม่ได้ไป (ทำงาน) ด้วยก็ได้ฟัง พอ AAR ความรู้ก็หมุนเลย สคส. ใช้ KM แบบเนียนในกระบวนการ

ตัวอย่าง AAR ของโรงไฟฟ้าบางปะกง ผลคือลดเวลาการทำงานเรื่องหนึ่งจาก 3 วัน เป็น 1 วัน จึงใช้มาตลอด มี Board ความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงาน (นำเรื่องเล่ามาติดบอร์ด)

ประเด็นที่ถูกถามบ่อยๆ

1. BAR vs Planning ... มาเสริมซึ่งกันและกัน ไม่ได้มาแย่งซีนกัน
2. AAR vs Reflection ... Reflection = After learning review
3. Knowledge spiral vs P-D_C_A... เป็นโมเดลของแต่ละคน Knowledge spiral มาจาก Prof.Nonaka เน้นการสร้างความรู้ ส่วน PDCA เป็นของ Prof.Deming พูดในบริบทของ TQM เน้น Quality improvement

KM 3.0 Wisdom KM

ต้องไปจัดการกับ conciousness ความรู้สึกตัว ด้วยเครื่องมือที่เรียกว่าสติ เป็นตัวที่สำคัญมาก เสนอให้เห็นผ่านโมเดล มีบางสิ่งบางอย่างเกิดขึ้นตลอดเวลา เรารับรู้ผ่าน ตา หู จมูก กาย ใจ ... รับรู้แล้วไปเกิดเป็นความคิด อารมณ์ ความรู้สึก ยิ่งคิดก็ยิ่งหงุดหงิด ยิ่งหงุดหงิดก็ยิ่งคิด แล้วออกไปเป็นการกระทำ อาจารย์ประพนธ์เล่าเรื่องรอคิวจ่ายเงินค่าทางด่วนแล้วมีรถจะมาแทรก ในช่วงเสี้ยววินาทีนั้นเกิดอะไรขึ้นมากมาย (อารมณ์ ความรู้สึก) 

เคยมีอาจารย์เตือนว่าทำไมไปใช้ชีวิตอยู่ที่เส้นรอบวง ไม่ใช้ชีวิตอยู่ที่จุดศูนย์กลาง... วิธีการคือรู้ตัวบ่อยๆ สติมา ปัญญาเกิด เราใช้พลังไปเยอะกับความคิดและความรู้สึกแบบนี้... การทำละหมาดเป็นการฝึกสติแบบหนึ่ง ปัญญาคือการเห็นสิ่งต่างๆ ตามที่เกิดขึ้นจริง ไม่ใช่เห็นไปตามความรู้สึกนึกคิดของเรา.... ตื่นรู้ รู้ตัวจนวงจร...ช้าลงๆ

KM จะเริ่มตรงไหนดี จากล่างขึ้นบนดีแน่ สคส.พบว่าใช้ Human KM แล้ววันหนึ่งจะตกผลึก ไปสู่ Digital KM และ Wisdom KM... ใช้ Human KM นำเราไปสู่ข้างล่างและข้างบนได้ ถ้าเราทำ KM ครบทั้ง 3 มิติ เราจะกลายเป็นเด็กอีกครั้ง (กลับมาซึ่งความไร้เดียงสา ความบริสุทธิ์ ผุดผ่อง)

Download PowerPoint ประกอบการบรรยายได้ที่นี่ 

วัลลา ตันตโยทัย

[Dr. Ple]

ขอบคุณบทความดีดี ... เพิ่มพูลความรู้มากค่ะ ... ปี ๒๕๕๖ .... ขอให้มีความสุข ... มีสุขภาพดีนะคะ 

[กิจกรรมบำบัดจิตสังคม]

เป็นบันทึกที่ให้ความรู้ได้ดีมากครับ ส.ค.ส.ปีใหม่แด่อาจารย์ครับผม

[Oraphan]

กำลังดลำหาทางแล้วโชดดีมีคนบอกทางให้

ขอบคุณที่ได้แบ่งปัน นะคะ

[Up to you.]

อ่านจบแล้วต้องกลับไป AAR ตัวเองอีกหลายๆรอบเลยค่ะ อาจารย์ใจดีจังเลยมี power point ให้ด้วย เดี๋ยวนี้จะหายากขึ้นเรื่อยๆคะ วิทยากรหลายท่านไม่ค่อยให้แล้ว...กราบสวัสดีปีใหม่ด้วยค่ะอาจารย์