การใช้งาน e-GP ที่ มอ. ปัตตานี

         เป็นบันทึกแรก ที่อาสาทำหน้าที่เป็นคุณลิขิต  จากการประชุม CoPพัสดุ มอ.ปัตตานี  ซึ่งพบปะพูดคุยกันไปเมื่อ 5 กย.55

        ได้เนื้อหา สาระ ความรู้  ที่สกัดจากประสบการณ์ของกลุ่มสมาชิกชุมชนปฏิบัติพัสดุ

การทำงานบน e-GP ระยะที่ ๒

        ตามหนังสือที่ กพอ ๑๔๐๑/ว๒๔๙
       หากมีปัญหาในการปฏิบัติ ให้เข้าไปดูคู่มือ  ซึ่งในคู่มือจะมีรายละเอียดว่ารายการใดที่จะต้องทำใน e-GP  หรือรายการใดที่เข้าข่ายไม่ต้องทำบน e-GP ซึ่งมี 3 กรณี

เมื่อสอบถามประสบการณ์การใช้งาน e-GP
           สมาชิกจาก คณะวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี (วทท.) จะเริ่มใช้ปีงบประมาณ ๒๕๕๖  เนื่องจากการเริ่มใช้งานในช่วงปลายปีงบประมาณ ๒๕๕๕ จะยุ่งยากในการเรียนรู้ใหม่และการลองผิดลองถูก จะเสียเวลา ในขณะที่ต้องเร่งเบิกจ่ายให้ทันปีงบประมาณ ๒๕๕๕
ซึ่ง วทท. ได้ขยายความต่อว่า จาการทดลองใช้งานเบื้องต้น พบปัญหา เมื่อทำเสร็จทุกกระบวนการ เข้า GFMIS ดึงข้อมูลแล้วได้ข้อมูลไม่ตรง  ซึ่งมีสมาชิกจากงานพัสดุบอกว่าแม้จะดึงข้อมูลมาไม่ได้ก็สามารถทำเบิกก่อนได้ เพราะถ้าในระบบถึงบอล ๘ ให้ทำเบิกได้เลย(ย้อนไม่ได้)
สมาชิก วสส.บอกว่า สามารถใช้เทคนิคการจดเลขโครงการทุกโครงการ แล้วแก้ไขได้
        สมาชิกจากสำนักวิทยบริการ(วทก.) บอกว่าดึงไฟล์ไม่ได้ แนบไฟล์ได้อย่างเดียว
         สมาชิกจาก สำนักวิทยบริการ (วทก.) แจ้งว่า วทก.ได้ใช้ e-GP ทำเบิกในทุกขั้นตอนแล้ว ตอนแรกพบว่าแบบฟอร์มไม่สวย แต่ใช้ไปนานๆ จะรู้วิธีปรับแบบฟอร์มเอง เนื่องจากมีเมนูให้ใช้  เทคนิคการทำสำเนา เพียงพิมพ์ "สำเนา"  ซึ่งที่ประชุมบอกว่าถ้าที่สำนักวิทยบริการมีความก้าวหน้าในการใช้ e-GP ก็ถือว่าเป็นผู้ประสบความสำเร็จในการใช้ e-GP (Good Practice หรือเปล่านี่)  โอกาสต่อไปจะเชิญให้เป็นวิทยากรถ่ายทอดความรู้เรื่อง e-GP ให้กับสมาชิกในกลุ่ม

         ที่ประชุมแจ้งว่า มีปัญหาในการที่ต้องออกเลขคำสั่ง  เนื่องจากต้องออกเลขที่คำสั่งจากส่วนกลาง (เพราะแทนต้องทำการแทนอธิการบดี) โดยใช้วิธีการโทรศัพท์ถาม เมื่อออกคำสั่งแล้วให้ส่งสำเนาคำสั่งให้สารบรรณตามมาภายหลัง  ที่ประชุมเสนอแนะว่าน่าจะมีระบบออกคำสั่ง online ซึ่งทีประชุมบอกว่าคงต้องหารือกับกองธุรการและ programer เพื่อหารือในความเป็นไปได้ที่จะพัฒนาโปรแกรม  ซึ่งสมาชิกในทีประชุมเสนอว่าน่าจะใช้ free software เช่น Google Doc ในการออกเลขที่คำสั่งได้ โดยไม่ต้องพัฒนาโปรแกรม
         สมาชิกจาก คณะวิทยาการสื่อสาร (วสส.) ถามว่า การใช้งบรายได้เกิน ๕,๐๐๐ ไม่เข้าระบบ e-GP ผิดหรือไม่ ซึ่งคำตอบคือผิด เพราะระบบนี้ต้องการให้การใช้จ่ายเงินของส่วนราชการต้องเข้าระบบหมด
 วสส. แจ้งว่า เนื่องจากการส่งเอกสารมาหลังจากดำเนินการไปแล้ว ต้องบันทึกย้อนหลัง  ซึ่ง วทก. บอกว่าสามารถด้านล่างสามารถสามารถลงวันที่บันทึกได้
         ถ้าระบบ e-GP ให้บันทึกย้อนหลังได้ในเฟส ๒ แสดงว่าระบบต้องการดูข้อมูลเท่านั้นเอง