การบริหารงานธุรการ
งานธุรการ คือ งานที่เกี่ยวกับเอกสารหลักฐานในราชการ รวมทั้งการควบคุมตรวจสอบอำนวยความสะดวกในการติดต่อประสานงาน เพื่อให้การปฏิบัติงานของทุกฝ่ายดำเนินไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ได้ดีที่สุด
ความสำคัญของงานธุรการ
งานธุรการ เป็นงานที่สามารถจะตรวจตราได้ทันทีตลอดเวลา ต่างกับงานวิชาการ ซึ่งกว่าจะปรากฏผลก็ใช้เวลานานเกินที่จะตรวจสอบได้ภายในระยะเวลาอันสั้น เช่น ครูเข้าห้องสอนสายเป็นประจำตลอดภาคเรียน กับการที่โรงเรียนทำรายงานประจำเดือนส่งอำเภอ หรือจังหวัดไม่ทันตามกำหนด ผลจากข้อบกพร่องทั้งสองกรณีนี้ หากพิจารณาแล้วคนทั่วไปจะมองว่ากรณีหลังร้ายแรงกว่ากรณีแรกทั้ง ๆ ที่ความเป็นจริงแล้วกรณีแรกร้ายแรงและเกิดผลเสียหายมากกว่าเป็นอันมาก
การบริหารงานธุรการ
มีขอบข่ายงานและแนวทางการปฏิบัติงาน ดังนี้.-
- 1. งานธุรการ
1.1 งานสารบรรณ
- จัดให้มีบุคลากร ในการจัดทำงานสารบรรณของโรงเรียน
- จัดหาครุภัณฑ์และอุปกรณ์ในการทำงานธุรการ ด้านสารบรรณให้เพียงพอกับลักษณะงาน
- จัดหาวัสดุที่ใช้ในงานสารบรรณ
- จัดให้มีเอกสารและคู่มือในการปฏิบัติงานสารบรรณ
- จัดให้มีระบบการจัดเก็บหนังสือราชการหรือเอกสารต่าง ๆ ของทางราชการอย่างมีระบบ
- จัดให้มีทะเบียนรับ – ทะเบียนส่งหนังสือราชการ
- จัดให้มีทะเบียนยืมหนังสือราชการ หรือ เอกสารของทางราชการ
- ตรวจร่างหนังสือโต้ตอบต่าง ๆ
- ตรวจสอบระบบงานสารบรรณ ให้เป็นไปด้วยความถูกต้องและเป็นปัจจุบัน
- ดำเนินการเกี่ยวกับการทำลายเอกสารของทางราชการตามระเบียบ
1.2 งานทะเบียนและรายงาน
- ดำเนินการเรื่องการจัดทำทะเบียนนักเรียน
- ดำเนินการเรื่องการจัดทำทะเบียนครู
- ดำเนินการเรื่อง การจัดทำทะเบียน แบบ ป. 04 , ป. 05
- ดำเนินการจัดทำทะเบียนประกาศนียบัตร
- ดำเนินการเรื่องการจัดทำทะเบียนคุมเอกสารสำคัญของโรงเรียน
- จัดทำสถิติข้อมูลเกี่ยวกับนักเรียนในด้านต่าง ๆ
- จัดทำสถิติข้อมูล สารสนเทศ ตามแผน
- จัดทำรายงานด้านข้อมูลตามแบบที่ทางราชการกำหนด
1.3 งานรักษาความปลอดภัยอาคารสถานที่
- วางแผนการรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับอาคารสถานที่
- จัดทำคำสั่งเกี่ยวกับเรื่องการอยู่เวรสถานศึกษา
- จัดให้มีวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็น ในการรักษาความปลอดภัย
- แต่งตั้งผู้รับผิดชอบในการตรวจเวรสถานศึกษา
- จัดให้มีการบันทึกเหตุการณ์ในการอยู่เวรสถานศึกษา
- จัดให้มีการบันทึกการตรวจเวร
1.4 งานประชาสัมพันธ์
- กำหนดงานและเป้าหมายในการประชาสัมพันธ์
- จัดเตรียมสถานที่ และวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็น
- กำหนดบุคลากรในการปฏิบัติหน้าที่งานประชาสัมพันธ์
- จัดให้มีการประชาสัมพันธ์ทุกรูปแบบ เพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- กำกับ ควบคุมการดำเนินงานประชาสัมพันธ์
- ประเมินผลการประชาสัมพันธ์
การบริหารงานธุรการ ในส่วนของงานธุรการของโรงเรียนเป็นงานประสานและสนับสนุนงานอื่น ๆ ให้สามารถดำเนินการไปสู่เป้าหมายที่กำหนดไว้ ด้วยความราบรื่นมี
ขอบข่ายเป็น 4 งาน ขอบข่ายเป็น 4 งาน ดังนี้
- งานสารบรรณ
2. งานทะเบียนและรายงาน
3. งานรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับสถานที่ราชการ
4. งานประชาสัมพันธ์
งานสารบรรณ
งานสารบรรณ เป็นงานที่เกี่ยวกับเอกสาร หรือหนังสือราชการ เริ่มตั้งแต่การจัดทำ
การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งเสนอแนะแนวปฏิบัติไว้ดังนี้
1. จัดให้มีบุคลากรในการทำงานสารบรรณในโรงเรียน
2. จัดให้มีห้องวัสดุอุปกรณ์ ครุภัณฑ์ เอกสาร คู่มือการปฏิบัติงานสารบรรณ เช่น ตู้เอกสาร แฟ้ม ทะเบียนรับ ทะเบียนส่ง
3. จัดให้มีการจัดเก็บหนังสือราชการภายในโรงเรียนอย่างเป็นระบบ ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณซึ่งแบ่งภาระงานออกได้เป็น 4 เรื่อง คือ
3.1 การรับ - การส่งหนังสือราชการ ผู้บริหารสามารถดำเนินการได้ โดยตรวจสอบการรับ - การส่งหนังสือราชการในทะเบียนให้เป็นปัจจุบัน และจัดให้มีแฟ้มหนังสือราชการในขณะที่ยังปฏิบัติไม่แล้วเสร็จ เป็น 3 แฟ้ม คือ แฟ้มเข้าใหม่ แฟ้มเสนอเรื่อง และแฟ้มรอตอบรอสั่ง
3.2 การเก็บหนังสือราชการ เมื่อหนังสือราชการเรื่องใดปฏิบัติเสร็จเรียบร้อย ผู้บริหารควรจัดเก็บหนังสือนั้น ๆ ให้เป็นระบบ หมวดหมู่ ตามระเบียบ
3.3 การยืมหนังสือราชการ ในส่วนของโรงเรียน ส่วนใหญ่ไม่มีการปฏิบัติใน
ข้อนี้ โดยนัยตามระเบียบนี้เป็นการยืมหนังสือราชการระหว่างกรมต่าง ๆ
4. การทำลายหนังสือราชการ แนวปฏิบัติตามระเบียบดำเนินการได้ดังนี้ คือ
4.1 ทำบัญชีหนังสือที่อยู่ในข่ายจะทำลายภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน
4.2 เสนอรายชื่อหนังสือที่ขออนุญาตทำลายตามลำดับถึงผู้มีอำนาจอนุญาต
4.3 ดำเนินการทำลายเมื่อ ได้รับอนุมัติ
งานทะเบียนและรายงาน
งานทะเบียนและรายงาน เป็นงานที่เกี่ยวกับการบันทึกหลักฐาน ข้อมูล สถิติของโรงเรียน รวมถึงการรายงานข้อมูลดังกล่าวสามารถแบ่งภาระงานได้เป็น 2 ส่วน คือ
1. ส่วนงานทะเบียนโรงเรียน มี 3 งาน ดังนี้
1) งานทะเบียนเกี่ยวกับนักเรียน ได้แก่ งานที่จัดทำเกี่ยวกับทะเบียนนักเรียนแบบ ปพ. ต่าง ๆ และเอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับนักเรียน
2) งานทะเบียนเกี่ยวกับบุคลากร ได้แก่ ทะเบียนประวัติครู, ทะเบียนครู , ทะเบียนวันลา และเอกสารอื่น ๆ
3) งานทะเบียนเกี่ยวกับโรงเรียน ได้แก่ สมุดหมายเหตุ สมุดเยี่ยม สมุดตรวจราชการ
2. ส่วนงานรายงานของโรงเรียน เป็นงานเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูล และการรายงานข้อมูลของโรงเรียน ในส่วนของงานทะเบียนและรายงานของโรงเรียนนี้ จะเป็นตัวชี้บอกการดำเนินงานของโรงเรียนได้เป็นอย่างดี การดำเนินงานดังกล่าวเสนอแนะแนวปฏิบัติไว้ดังนี้
1) จัดให้มีบุคลากรรับผิดชอบในการจัดทำทะเบียนและงานรายงาน
2) จัดเตรียมให้มีเอกสารที่ใช้ในการบันทึกในงานทะเบียน และการรายงานของโรงเรียนให้พร้อม
3. ดำเนินการให้ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน โดย
กรณีรับนักเรียนใหม่ ย้ายโรงเรียน ติดตามหรือจำหน่ายนักเรียน
1) ให้ดำเนินการตามแนวปฏิบัติของระเบียบกระทรวงศึกษาธิการว่าด้วย การส่งเด็กเข้าเรียนในโรงเรียนประถมศึกษา
กรณีการออกใบสุทธิเกิน 10 ปี
2) หรือใบแทนใบสุทธิ ให้ดำเนินการตามแนวปฏิบัติการขออนุญาตออกใบสุทธิและใบแทนสุทธิ กรณีการจัดทำทะเบียนครู แฟ้มประวัติบุคลากรให้แยกแฟ้มเป็นรายบุคคล
3) และมีการบันทึกให้เป็นปัจจุบันเสมอกรณีการจัดทำสมุดหมายเหตุรายงัน
4) สมุดตรวจราชการ สมุดตรวจเยี่ยม ให้ดำเนินการตามระเบียบ ว่าด้วยสมุดหมายเหตุรายวัน และระเบียบกระทรวงศึกษาธิการ ว่าด้วยการตรวจราชการ
5) กรณีการบันทึกข้อมูลของโรงเรียน จะเกี่ยวกับการบันทึก รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลทั้งหมดของโรงเรียนและข้อมูลอื่น ๆ ตามแผนงาน โดยสามารถบันทึกให้อยู่ในรูปแบบต่าง ๆ เช่น ตารางแผนภูมิ กราฟ สถิติ หรือบทความ
กรณีการรายงานข้อมูลของโรงเรียน
6) เป็นการนำข้อมูลซึ่งจัดเก็บไว้ของโรงเรียนเสนอในรูปแบบต่าง ๆ กัน
งานรักษาความปลอดภัยเกี่ยวกับสถานที่ราชการ เป็นงานที่เกี่ยวกับวิธีการและการดำเนินการในด้านความปลอดภัยของสถานที่ราชการ เอกสาร และวัสดุอุปกรณ์ให้พ้นจากอุบัติภัยและเหตุอื่น ๆ ซึ่งเสนอแนวปฏิบัติไว้ดังนี้
(1) จัดให้มีคำสั่งแต่งตั้งผู้อยู่เวรยามรักษาความปลอดภัย และผู้ตรวจเวรยามและรายงานให้ต้นสังกัดทราบอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง
(2) จัดให้มีวัสดุอุปกรณ์ที่จำเป็นในการรักษาความปลอดภัย ไว้ประจำสถานศึกษา
(3) จัดให้มีบันทึกการอยู่เวรยาม และบันทึกการตรวจเวรยาม
(4) รายงานเหตุการณ์กรณีเกิดอุบัติภัยขึ้นในสถานศึกษาให้ต้นสังกัดทราบโดยด่วน งานประชาสัมพันธ์ เป็นงานที่ช่วยให้เกิดความเข้าใจอันดีระหว่างบุคลากรภายในโรงเรียน และชุมชน ขอเสนอแนวปฏิบัติไว้ดังนี้
1. แต่งตั้งบุคลากรทำหน้าที่ประชาสัมพันธ์ของโรงเรียน
2. กำหนดแผน เป้าหมาย และวิธีดำเนินการ คือ
- จัดทำหนังสือ
- การแจกข่าวหรือให้ข่าวแก่สื่อมวลชน
- การจัดทำเป็นเอกสาร
- การจัดกิจกรรม
- การใช้ตัวแทนประชาสัมพันธ์
3. ดำเนินการตามแผน
4. การติดตามประเมินผลการประชาสัมพันธ์
ความเห็น (1)
อาจารย์ช่วยบอกวันที่อาจารย์เขียนด้วยครับ เพราะผมหรือคนอื่นๆ ที่มาเขียนรายงานจะได้เอาไปเขียนเอกสารอ้างอิงได้ครับ ขอบคุณสำหรับความรู้ด้วยนะครับ