แนวปฏิบัติที่ดีการจัดทำ SAR / CAR
คุณนันทนา พูลเขตนคร : เจ้าของเรื่อง
เรื่อง ประสบการณ์การทำ SAR/CAR
คุณนันทนา (น้องนัน) เป็นเจ้าหน้าที่บริหารงานทั่วไป สังกัดกองการบริหารงานบุคคล ได้บันทึกเรื่องการทำงานเกี่ยวกับการทำ SAR และ CAR ที่น่าสนใจ จึงได้ขอนำมาแบ่งปันผ่าน gotoknow ครับ
ช่วงที่ 1 ช่วงก่อนการประเมิน
ขั้นวางแผน (ทำเป็นลำดับแรก)
- ขอนโยบายจากผู้อำนวยการกองการบริหารงานบุคคลในการดำเนิน
(ทำช่วงหลังประเมินเสร็จ โดยการประเมินไม่ควรเกินเดือนธันวาคมของทุกปี
จัดวาระการประชุม วาระการประชุมให้เน้น
1. ขอนโยบายการดำเนินงานจากผู้อำนวยการ
2. ข้อเสนอแนะจากคณะกรรมการนำมาปรับปรุงในปีถัดไป
3. สิ่งที่ต้องปรับปรุงในเล่ม SAR เพื่อการพัฒนาต่อไป)
- ศึกษาเกณฑ์การประเมิน (ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงเกณฑ์การประเมินใหม่)
- คัดเลือกและแต่งตั้งคณะกรรมการดำเนินงานการประกันคุณการศึกษา กองการบริหารงานบุคคลในรอบปีงบประมาณถัดไป
(ทำทุกปีให้เข้าในวาระการประชุมเตรียมเอกสารให้คณะกรรมการตัดสินใจเลือกแล้วดำเนินการ)
- คัดเลือกและแต่งตั้งคณะกรรมการผู้ประเมินตรวจสอบคุณภาพ (Check Assessment) ของกองการบริหารงานบุคคล ในรอบปีงบประมาณใหม่
(สอบถามหัวหน้างานว่ามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่แล้วดำเนินการ)
ขั้นดำเนินการ (ทำเป็นประจำทุกวัน ค่อยๆทำ)
- ประชุมคณะกรรมการการประกันคุณภาพการศึกษา ระหว่างดำเนินการ เก็บข้อมูลการดำเนินงาน (ช่วงเวลาทำวาระการประชุมดำเนินตามนโยบายของท่านผู้อำนวยการ หรือเป็นไตรมาสก็ได้เพื่อไม่ให้ติดกันหรือนานเกินไป วาระการประชุมให้จับประเด็นสำคัญและ ให้เข้าในวาระให้คณะกรรมการเป็นผู้ตัดสินใจโดยเราหาข้อมูลหรือทำตัวอย่างเพื่อการเข้าใจที่ตรงกัน)
ขั้นติดตาม/ตรวจสอบความถูกต้อง (ทำทุกครั้งก่อนการประชุม และการจัดทำเล่ม SAR ว่ายังขาดข้อมูลอะไร เติมเต็มให้สมบูรณ์ )
- เตรียมทำเล่ม SAR ในปีถัดไป (ทำเป็นประจำเรื่อยๆตรวจสอบความถูกต้องเพราะอาจจะมีงานที่ได้รับมอบหมายอื่น มิฉะนั้นอาจทำไม่ทัน)
- จัดระเบียบวาระการประชุม (จัดทำเล่มสมุดน้อยโดยจดเฉพาะเรื่องการประกันคุณภาพการศึกษา
เพื่อจดสิ่งที่ยังขาด สิ่งที่ต้องการเพิ่มเพื่อไม่ให้พลาดตอนที่ประชุมคณะกรรมการฯ )
เทคนิค การเตรียมการจัดทำวาระการประชุมแบ่งเป็น 2 ส่วนใหญ่คือ
1. ส่วนที่เตรียมไว้ก่อนหน้าได้
1.1 การตัดวาระที่ใช้ประจำและติดเยื่อกาว 2 หน้าเตรียมไว้
1.2 เตรียมเอกสารที่มีอยู่แล้วพวกคำสั่ง ประกาศ ข้อบังคับที่เกี่ยวข้องรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว
1.3 กระดาษสี่จะใช้ ทั้งกระดาษการ์ดและกระดาษแบงค์
1.4 แฟ้มที่จะใช้พร้อมไส้แฟ้ม ด้านหน้าพิมพ์เรื่อง ครั้งที่จัด วันเวลา สถานที่ให้เรียบร้อย
2. ส่วนที่ดำเนินการตอนจะประชุม
2.1 วาระภายในแฟ้มทำเผื่อ 1 อาทิตย์เผื่อเวลาให้ผู้อำนวยการดู ข้อความภายในพิมพ์ให้ถูกต้อง ตรงประเด็น รอบคอบเรียบร้อย
2.2 ทำแฟ้มแบบสมบูรณ์ให้ หัวหน้างาน และ ผู้อำนวยการตรวจ
ขยายความ ขั้นตอน/หลักการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายจากประสบการณ์ตรง
ช่วงที่ 2 ช่วงระหว่างการประเมิน
ขั้นสรุปประเมินผล/นำผลมาปรับปรุง
- ส่งเล่ม SAR ที่สมบูรณ์ของกองการบริหารงานบุคคล (เล่ม SAR ฉบับสมบูรณ์ควรถึงมือ
คณะกรรมการผู้ประเมิน ก่อนวันประเมินจริง อย่างน้อย 1 อาทิตย์)
- รับการประเมินการประกันคุณภาพการศึกษาภายใน ของปีงบประมาณนั้น
(ช่วงนี้สำคัญมาก กับ 1 วันในการประเมินสำหรับการเตรียมการมาทั้งงบประมาณ เริ่มโดย เตรียมบุคลากรสำหรับการประสานงาน จองห้องที่ใช้ในการประเมิน ถ่ายภาพ อาหารการกิน เอกสารสำหรับใช้ประเมิน เอกสารในการทำเบิกหลังประเมินเสร็จ บริการอำนวยความสะดวกให้ท่านคณะกรรมการผู้ประเมินประทับใจ พิมพ์ผลการประเมิน)
เทคนิค ผู้คอยต้อนรับการให้บริการอำนวยความสะดวกแก่ท่านคณะกรรมการผู้ประเมินประทับใจ
1. ใช้ถ้อยคำที่ดีเป็นเหมือนญาติมิตรจะได้ความรักใคร่เอ็นดู
2. คอยบริการน้ำดื่มอย่างได้ขาด
3. หูตารวดเร็วคอยสังเกตสิ่งที่ท่านต้องการ
ขยายความ ขั้นตอน/หลักการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายจากประสบการณ์ตรง
ช่วงที่ 3 ช่วงหลังการประเมิน
- ดำเนินการจัดทำเล่ม SAR/CAR ฉบับสมบูรณ์และเผยแพร่แก่หน่วยงานต่างๆภายในมหาวิทยาลัยนเรศวรและที่สำคัญส่งกองประกันคุณภาพการศึกษาเพื่อรายงานผลให้ผู้บริหารทราบในภาพรวมต่อไป
(จัดทำเล่ม SAR/CAR ช่วงนี้ไม่ควรเกิน 2 อาทิตย์หลังประเมินเสร็จสิ้นเพื่อไม่ให้นานเกินไป)
- รายงานผลการประเมินจากคณะกรรมการผู้ประเมินตรวจสอบฯ ในการดำเนินงานโครงการประกันคุณภาพการศึกษาภายในของกองการบริหารงานบุคคลแก่ผู้บริหารมหาวิทยาลัยนเรศวร
(ผู้บริหารในที่นี้คือรองอธิการบดีที่กำกับดูแลกองการบริหารงานบุคคลนั้นเอง)
เทคนิค การจัดทำเล่ม SAR
1. ทำเป็นประจำวันละนิดวันละหน่อย
2. เช็คว่าขาดสิ่งใด หาจากที่ไหน คอยเปรียบเทียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับเล่ม SAR เติมให้สมบูรณ์
3. สิ่งที่เตรียมได้ดำเนินการเลย สิ่งที่ต้องประสานจากฝ่ายอื่นจดและจัดเข้าไว้ในวาระการประชุม
จากนั้น ก็จะวนเป็นช่วงที่ 1 ขั้นวางแผน ... เป็นแบบวงจร PDCA อย่างนี้ตลอดโดยขั้นตอน/หลักการดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายจากประสบการณ์ตรง
ความเห็น (6)
หู... ตา ==> ว่องไว เตรียมช่วยเหลือ
บริการดี + วจี ไพเราะ
ขอบคุณ บริการ SHA & CAR มากค่ะ
ขอบคุณ คุณ Somsri ที่ร่วมแสดงความคิดเห็นครับ
ขอบคุณ วอญ่า ที่ส่งกำลังใจให้ต่อเนื่อง
จำคุณบอยไม่ได้ ในภาพงาน UKM ที่อาจารย์หมอ JJ เอามาให้ดูครับ
แวะมาอ่าน Good Practice ครับ