การพัฒนาการเบิกจ่ายเงินของเจ้าหน้าที่

ดิฉันได้รับคำชมที่รองศิริชัยที่มีต่อ คุณศิรินทิพย์  ชิงดวงว่ามีการพัฒนาตั้งแต่ไม่รู้เรื่องคอมจนกระทั่งมีแนวคิดในการลดระยะเวลาการเบิกจ่ายโดยทำงานอย่างมีเป้าหมายทำใหสามารถกำหนดเวลาเบิกจ่ายได้ตามเป้า     ขอนำรายงานมาให้พวกเราทราบถึงแนวคิด   วิธีการและผลสำเร็จที่เกิดขึ้นคือการประเมินที่น่าชื่นใจค่ะ     ขอบคุณคุณประจบ   เจ้าหน้าที่การเงินทุกท่านที่ร่วมด้วยช่วยกันจริงๆค่ะ

การพัฒนางานการเงินและบัญชี

     เดิมการเบิกจ่ายเงินสวัสดิการค่าการศึกษาบุตรและค่ารักษาพยาบาล, เงินค่าตอบแทนใช้สอน และวัสดุที่จ่ายให้เจ้าหน้าที่ เบิกจ่ายแบบไม่มีเป้าหมาย และทำตามระเบียบมากกว่าส่วนรวม  จึงทำให้เจ้าหน้าที่ได้รับเงินช้ามากเป็นเวลา 1-2 เดือน เจ้าหน้าที่ที่มีรายได้น้อยต้องคอยกังวลอยู่กับเงินที่จะได้รับ  เพื่อนำไปใช้จ่ายในครอบครัว  จึงปฏิบัติงานให้หน่วยงานได้ไม่เต็มความสามารถ ดังนั้นเราจึงได้แก้ไขทำโครงการพัฒนางานต่อเนื่องตั้งแต่ปี 2548  เป็นต้นมา รวม 5 กิจกรรม คือ

  1. ค่ารักษาพยาบาล / ค่าศึกษาบุตร
  2. ค่า OT
  3. การยืมเงินไปราชการ
  4. ค่าเดินทางไปราชการ
  5. เบิกจ่ายเงินให้เอกชน

     โดยตั้งเป้าหมายความพึงพอใจของผู้มารับบริการ 80%  ทุกปีจะประเมินผลการปฏิบัติงาน  จากข้อมูลปีงบประมาณ พ.ศ.2548  ความพึงพอใจที่ได้รับ 42% ต่ำกว่าเป้าหมายที่กำหนด  แต่เราก็ไม่ย่อท้อกลับตรงกันข้ามทำให้เราคิดหาแนวทางแก้ไขและพัฒนางานในปีงบประมาณ พ.ศ.2549  เราจึงได้ลดขั้นตอนการปฏิบัตงานของกิจกรรมลง ทำให้ลดระยะเวลาในการให้บริการได้ดูได้จากผลของการปฏิบัติงานในรอบ 9 เดือนที่ผ่านมา  ตามแบบประเมินปรากฏว่าผู้รับบริการมีความพึงพอใจ 92%  เกินเป้าหมายที่กำหนด  เมื่อเห็ฯลูกค้า คือ ผู้มารับบริการได้รับเงินรวดเร็ว มีสภาพคล่องทางการเงิน มีสุขภาพกาย และสุขภาพจิตพร้อมที่จะปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมายของหน่วยงาน เราก็มีกำลังใจที่จะพัฒนางานอื่นๆ ต่อไป

 

ผลงานจ่ายค่ารักษาพยาบาล / เงินช่วยการศึกษาบุตร

ความเป็นมา

     ข้าพเจ้านางศิรินทิพย์  ชิงดวง มีหน้าที่รับผิดชอบงานด้านการรักษาพยาบาล  ตอนแรกที่ทำตามระเบียบ  ไม่ลดขั้นตอน  งานจึงออกมาล่าช้า  และยังไม่มีระบบ IT มาใช้  ประกอบกับข้าพเจ้าได้หารายได้พิเศษมิได้มาทำงานสายและไม่เกิดความเสียหายต่องานที่รับผิดชอบ  โดยขึ้นทำงานตามเวลาที่กำหนด  ไม่ได้ขึ้นทำงานแต่เช้าเลย  ทั้งที่ใจเราคิดว่าตั้งใจทำงานเพื่อไม่ให้ผู้บังคับบัญชาตำหนิได้  ข้อบกพร่องของเราก็มีอยู่ดี  ก็เลยมาคิดถ้าทำต่อไปสุขภาพจิตไม่ดี กำไรน้อย  ไม่คุ้มกับเจ้านายตำหนิ  ก็เลยเลิกขาย  ต้องเลือกทางใดทางหนึ่ง

 

มูลเหตุจูงใจ

     ข้าพเจ้าก็หันมาสนใจและทุ่มเทให้กับงานมากขึ้น  อีกทั้งข้าพเจ้าได้รับนโยบายในเรื่องการพัฒนาบริการจากหัวหน้างาน  ได้มีการจัดทำโครงการพัฒนาประสิทธิภาพของงานให้มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้นก็ยิ่งทำให้มีแรงจูงใจอยากทำงานให้ประสบผลสำเร็จให้ได้  โดยศึกษาค้นคว้า  อดทน  มองไกล  พัฒนาอยู่เสมอ  และพยายามทำงานร่วมกับเพื่อนให้ได้ดีไม่มีปัญหา  และพยายามพูดคุยกับแขกผู้มาติดต่อเพื่อให้รับความพึงพอใจเท่าที่จะทำได้  อยากทำ  สนุกกับงานที่ทำโดยจ่ายเงินให้ไปก่อน  เจ้าหน้าที่ที่มาติดต่อจะได้กลับไปปฏิบัติงานของตนเอง  ไม่ต้องกลับมาที่การเงินอีก

 

เป้าหมาย

     ทำงานโดยมีระยะเวลาเป็นตัวกำหนด  ผู้บังคับบัญชาตั้งเป้าไว้จ่ายไม่เกิน 5 วัน  สร้างความพึงพอใจไม่น้อยกว่า 80%

 

วิธีคิด

  • ทำอย่างไรเงินไม่พอหมุนเวียน
  • ปัญหาผู้เซ็นต์เช็ค  (ทำอย่างไรให้เจ้านายไว้วางใจ สามารถเซ็นต์ให้เลย)
  • เช็คให้เพื่อนเขียน  (เพื่อนมีภาระรับผิดชอบงานมากอยู่แล้ว)
  • งานมีปัญหาปรึกษาผู้บังคับบัญชา
  • ต้องทำงานด้วยความซื่อสัตย์ สุจริต  เพื่อเป็นที่ไว้วางใจของผู้บังคับบัญชา
  • มองเห็นงานเป็นสิ่งท้าทาย  สนุกกับงานและอยากทำ  ลงมือปฏิบัติ  ทำด้วยความตั้งใจ  เพื่อนำไปสู่เป้าหมายของสถาบันได้ ผู้บังคับบัญชาเกิดความพึงพอใจ

 

วิธีทำ

  • ยืมเงินทดรองมาจ่าย
  • พิมพ์งาน และเขียนเช็คเอง  เสนองานภายในวันนั้น  เจ้านายสามารถเซ็นต์ให้ได้เลย

 

ปัญหาอุปสรรค

  • ผู้เซ็นต์เช็คไม่อยู่  เราสามารถแก้ได้โดยให้เจ้านายเซ็นต์ไว้ให้ก่อน  และมาทำสรุปยอดคงเหลือให้ผู้บังคับบัญชาทราบทีหลัง
  • ประชาสัมพันธ์  ถ้ามาส่งเอกสารเองท่านสามารถรับเงินได้เลย (ไม่ต้องฝากน้องมาส่ง)  ผู้ที่ไม่มารับก็จะบริการผ่านเงินให้ท่านเลย  โดยท่านไปปรับ Book ได้โดยที่ท่านไม่ต้องเสีย 8 บาท

 

ผลงานที่เราภูมิใจ

  • จ่ายเช็คได้ภายใน 1 วันกว่าๆ  และได้รับความพึงพอใจ 92%
  • งานที่เราตั้งใจ  ที่อุทิศแรงกายแรงใจที่ทำออกไปด้วยความเต็มใจ ผล Feedback กลับมาแล้วงานการเงินได้รับคำชมเชย
  • เจ้านายไว้วางใจ  เจ้าหน้าที่เขียนชมว่าได้เงินเร็ว มีความสุขกับเงินที่ได้รับเร็ว