เทคนิคการบริหารงาน(ต่อ)

POSDCOORB

 DIRECTING  การอำนวยการ 

                   หมายถึง  การส่งเสริม  ช่วยเหลือ  ปรึกษา  แนะนำ  สั่งการ  ประสานกิจกรรม  การติดต่อ  การมอบหมายภารกิจต่างๆ  เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย  หรือ แผนที่วางไว้

กิจกรรมอำนวยการที่สำคัญ จำแนกได้ดังนี้

1. การประสานงาน Coordinating
2. การตัดสินใจและสั่งการ  Decision  Makinh
3. การสั่งงาน  Oder
4. การติดตามดูแลกำกับ และให้คำปรึกษา Supervising & Guiding
5. การสร้างขวัญกำลังใจ  และแรงจูงใจ  Moral  and  Motivating
6. การใช้ภาวะผู้นำ  Leadership
7. การสร้างมนุษย์สัมพันธ์  Human  Relation
8. การจัดระบบสื่อสารและการสร้างเครือข่าย Net  Work  and  Communicating
9. การมอบหมายงานและการมอบอำนาจหน้าที่  Take  Oder  &  Delegating
10. การส่งเสริมกิจกรรมอื่นๆ  Supporting

 

 COORDINATING  การประสานงาน

                   การประสานงานหมายถึง  การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อ ให้ผู้ปฏิบัติรู้ถึงวัตถุประสงค์  และรายละเอียดของงานจนสามารถปฏิบัติหน้าที่ในลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย  งานมีการร้อยรัดต่อเนื่องกันจนเสร็จสิ้นภารกิจของหน่วยงานที่ได้ร่วมกันวางไว้  มีลักษณะสำคัญดังนี้

                   1.  การประสานงานเป็นกระบวนการหนึ่งในการบริหาร หมายถึง เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นตั้งแต่การวางแผน เรียกประสานแผน   เพื่อให้คนวางรูปแบบการทำงานตามความรู้ความสามารถ เรียกว่า ประสานคน  และประสานความเข้าใจทางความคิดเรียกประสานงานความคิด  โดยเรียกการประสานทั้งหมด ว่า การประสานงาน

                   2. การประสานงานเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร หรือผู้จัดการ

                   3. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแสวงหาความร่วมมือ

                   4. การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร

                   5. การประสานงานจะเป็นกิจกรรมที่อยู่ในทุกขั้นตอนของการทำงาน

                   6. การประสานงานเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการสื่อสัมพันธ์

                  วัตถุประสงค์ของการประสานงาน

1. ลดความขัดแย้ง  ระหว่างผู้ปฏิบัติกับองค์กร
2. ช่วยให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงาน
3. เกิดประสิทธิภาพ ประหยัดแรงงาน เวลา  และวัสดุอุปกรณ 

                  วิธีการประสานงานที่สำคัญ

1. การจัดทำแผนผัง กำหนดหน้าที่การงานของหน่วยงาน  แผนภูมิ  ป้ายทะเบียน เป็นต้น
2. จัดทำความสั่ง กำหนดหน้าที่ชัดเจน
3. ตั้งคณะกรรมการ ตามแผนงาน
4. ทำแผนปฏิบัติงาน  และแผนควบคุมการปฏิบัติงาน
5. การกำหนดส่งงาน
6. การระบุการจัดสรรงบประมาณ  การจัดกิจกรรม  การควบคุมกิจกรรม
7. การจัดประชุม สัมมนา  การกระจายข่าว

                  หลักการคัดเลือกผู้ที่เหมาะสมในการทำหน้าที่ประสานงาน

1. เป็นผู้ที่เข้าใจภารกิจองค์กรเป็นอย่างดี
2. เป็นผู้มีวุฒิภาวะ  น่าเชื่อถือ  เป็นผู้ใหญ่
3. เป็นผู้มีความรับผิดชอบสูง
4. เป็นผู้มีความสามารถในการสร้างมนุษย์สัมพันธ์
5. เป็นผู้มีศิลปในการพูดโน้มน้าวใจคน

 

CONTROLLING  การควบคุมงาน

                   การควบคุมงาน หมายถึง  การดำเนินการในการกำกับดูแลการดำเนินงานต่างๆ  เพื่อให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้  การควบคุมงานมีลักษณะเป็นการกำหนดเกณฑ์  หรือ เป้าหมายของการปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้าแล้วเปรียบเทียบกับผลการปฏิบัติงานที่ปรากฎในด้านต่างๆ  ดังนี้

1. ด้านปริมาณ Quantity
2. ด้านคุณภาพ Quality
3. ด้านเวลา Time
4. ด้านงบประมาณ หรือต้นทุน Budget  or  Cost

                  วิธีการควบคุมงานให้มีประสิทธิภาพ

1. กำหนดเกณฑ์มาตรฐาน หรือเป้าหมายการปฏิบัติงานในลักษณะที่ท้าทาย
2. จัดระบบติดต่อสื่อสารให้ทั่วถึง Net  work  ให้มีการประสานงานสอดคล้องต่อเนื่อง  สามารถรายงานกิจกรรมได้ทันท่วงที
3. ควรใช้วิธีการควบคุมงานตามแผนงานบริหาร จุดประสงค์เป็นตัวชี้นำ  M.B.O.
4. ควรใช้วิธีการควบคุมงานแบบง่ายๆ ไม่ซับซ้อน  เห็นผลชัดเจนตามจุดสำคัญ
5. ให้กำลังใจอย่างเหมาะสมและสม่ำเสมอ
6. พยายามป้องกันพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ให้เป็นไปในเชิงบวก  สร้างสรรค์

                  กิจกรรมควบคุมงานที่สำคัญ

1. กำหนดแผนผัง แผนภูมิควบคุมงาน ชัดเจน  Bar  Chart, Gantt  Chart
2. ใช้งบประมาณเป็นตัวควบคุมงาน
3. ควบคุมโดยกำหนดเป้าหมาย  วัตถุประสงค์  MBO
4. ควบคุมงานโดยใช้ห้องปฏิบัติการ

                  ปัญหาที่พบบ่อยในการควบคุมงาน

1. การจัดระบบงานขาดประสิทธิภาพ
2. การไม่ให้ความสำคัญของการควบคุมงานของผู้บริหาร
3. ขาดความรู้ เทคนิคที่เหมาะสมในการควบคุมงาน
4. ขากหลักเกณฑ์  มาตรฐานในการควบคุมงาน
5. ขาดการร่วมมือของผู้ปฏิบัติงาน

REPORTING  การรายงานผลงาน

                   การรายงานผลงาน  หมายถึง  การที่ผู้มีหน้าที่เสนอผลของงาน หรือกิจกรรม  ให้ผู้บริหาร หรือผู้ร่วมงานได้ทราย  ซึ่งมีลักษณะสำคัญ 2  ลักษณะ

1. รายงานขณะปฏิบัติงาน  เป็นการรายงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน  ซึ่งกำหนดไว้ในแผนปฏิบัติงาน  การรายงานอาจรายงานด้วยวาจา  หรือ ด้วยลายลักษณ์อักษร  ปัจจุบัน มีการรายงานสู่สาธารณชน  เช่น ทางสื่อมวลชน  เพื่อสร้างความเข้าใจ ความพอใจแก่ประชาชน
2. การรายงานเมื่อสิ้นสุดแผนงาน  เป็นการรวบรวมผลการดำเนินงานทั้งหมด สรุป เป็นรายงานผลการดำเนินงาน

                  สิ่งที่จำเป็นควรเน้นพิเศษในการรายงาน

                   1. รายงานเป็นกระบวนการ  INPUT    PROCESS  OUT  PUT

                   2.  รายงานการใช้ทรัพยากร มีการใช้ทรัพยากรอะไรไปบ้าง  มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร

                   3.  รายงานเกี่ยวกับผลที่เกิดขึ้น

                   4.  รายงานเกี่ยวกับผลกระทบที่เกิดขึ้น  Feed  Back  เป็นการรายงานในภาพรวม

BUDGETING  การงบประมาณ

                   การงบประมาณ มองที่การจัดหา  จัดทำ และบริหารงบประมาณ  ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร  งบประมาณ  Budget  หรือต้นทุน Cost  คือ เงินหรือทรัพย์สินของที่ใช้ในการดำเนินงานขององค์กร  หมายถึงทุนในการดำเนินงาน  แบ่งลักษณะงบประมาณได้ 2 ภาค

1. งบประมาณภาคราชการ  Bureaucratic  Budgeting  จัดสรร จัดทำโดยกระทรวงทบวงกรม  ต่างๆ  ไปตามความจำเป็น  โดยจัดสรรตามแผนงานโครงการ
2. งบประมาณของภาคเอกชน  Private  Budgeting  เป้นทุนที่บริษัท  ห้างร้าน  ได้มาจากการระดมทุน  เช่น หุ้น เงินกู้จากแหล่งธุรกิจ  หรืออาจมาจากทุนส่วนตัวการบริหาร จัดสรรมาจากคณะกรรมการ B0ard  ตามแผนงานที่คณะกรรมการได้กำหนดนโยบาย  หรือกลยุทธ์ไว้

                  ความสำคัญของงบประมาณ

                   งบประมาณ ถือเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหาร  การดำเนินงานต้องอาศัยเงินงบประมาณ  ส่วนราชการ ไม่สามารถผลิตได้เอง  เช่น  เงินเดือน  การก่อสร้าง  รถยนต์พาหนะต่างๆ  จำเป็นต้องจัดหาด้วยเงินงบประมาณทั้งสิ้น