ระบบสนับสนุนการตัดสินใจระดับองค์กร

 

ระบบสนับสนุนการตัดสินใจระดับองค์กร (Enterprise Decision Support Systems:EDSS)

                เป็นระบบ   DSS  ที่ใช้สำหรับสนับสนุนการตัดสินใจ  การทำงานของทั้งองค์กร  ซึ่งระบบนี้จะถูกใช้โดยผู้บริหาร (Executives)   ผู้ตัดสินใจอาจจะตัดสินใจต่างสถานที่กัน   ระบบ ERP ((Enterprise Resource Planning  systems)  ที่ใช้สำหรับวางแผนการใช้ทรัพยากรขององค์กร  ก็จัดเป็นระบบ EDSS  ระบบหนึ่ง

                  

Enterprise Systems

                Enterprise Systems  เป็นระบบสารสนเทศที่สนับสนุนการทำงานขององค์กร   ได้แก่  ระบบดังต่อไปนี้

1. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive information systems: EIS)

2. ระบบสนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร (Executive support systems: ESS)

3. ระบบสารสนเทศสำหรับองค์กร (Enterprise information systems: EIS)

 

วิวัฒนาการของระบบ  EIS  (Evolution of Executive and Enterprise Information Systems)

ระบบ EIS  ไพ้ถูกพัฒนามาจากระบบ DSS  และ ODSS    โดยในปี ค.ศ 1980  ได้พัฒนาระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information Systems: EIS)  จากนั้นตั้งแต่ปี ค.ศ 1995  ก็มีการพัฒนาเป็นระบบ  Enterprise  Systems

   ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร (Executive Information System : EIS)

เป็นระบบที่ทำงานบนพื้นฐานของคอมพิวเตอร์   ให้บริการข้อมูลและข่าวสารที่จำเป็นต่อผู้บริหารที่จะใช้ในการทำงาน  โดยสามารถเข้าถึงข้อมูล  ข่าวสารได้อย่างรวดเร็ว   ทุกที่และทุกเวลา ผู้บริหารสามารถเข้าจัดการรายงาน ได้โดยตรง  ง่ายต่อการใช้งานและแสดงผลในรูปแบบกราฟฟิก   นอกจากนี้ยังสามารถ  ออกรายงานพิเศษได้   และเพิ่มความสามารถแบบ drill-down (เจาะลึกข้อมูลเฉพาะส่วนที่ต้องการดูได้)  และเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ตได้ง่ายกล่าวได้ว่า  ระบบ  EIS   เป็นระบบสารสนเทศที่ทำงานด้วยคอมพิวเตอร์   ประมวลผล    เก็บรวบรวมข้อมูล   วิเคราะห์ข้อมูล   และนำเสนอข้อมูลข่าวสารนั้นต่อผู้บริหารระดับสูง   เพื่อผู้บริหารจะได้นำข่าวสารนั้นใช้ในการวางแผนนโยบายการทำงานขององค์กร

  ระบบสนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร (Executive Support System : ESS)

                เป็นระบบที่ใช้สนับสนุนการทำงานของผู้บริหาร   เช่น   ให้ผู้บริหารสามารถใช้งาน Internet   หรือสามารถใช้  Vedio  Conference  ได้   ซึ่งระบบ  ESS  จะต้องมีความสามารถในการสนับสนุน (Support)  ในเรื่องการสื่อสาร (Communications)   การจัดการระบบสำนักงานอัตโนมัติ (Office automation)  สนับสนุนการวิเคราะห์ข้อมูลเชิงสถิติ (Analysis support)  และตัวเลข  หรือเป็นระบบอัจฉริยะ (Intelligence)

 ระบบสารสนเทศสำหรับองค์กร (Enterprise Information System  EIS)

เป็นข่าวสารโดยรวมของบริษัท   ที่มีไว้เพื่อสนับสนุนการทำงานของกลุ่มคนทุกระดับขององค์กร เป็นระบบที่ถูกสร้างมาจากมุมมองของบริษัท  ซึ่งระบบนี้จัดเป็นส่วนประกอบหนึ่งของระบบ ERP (Enterprise resource planning  systems)  ใช้สำหรับตัดสินใจเพื่อความได้เพื่อในเชิงธุรกิจ (Business intelligence)ระบบ EIS นี้จะนำไปสู่การพัฒนาระบบการเชื่อมโยงข่าวสารในองค์กร (Enterprise  information  portals)  และระบบจัดการองค์ความรู้ (Knowledge management  systems)กล่าวได้ว่า  EIS  เป็นระบบสารสนเทศขององค์กร   ซึ่งจะต้องมีการรวบรวมข่าวสารของทุกแผนก ของทุกส่วนงาน   เพื่อเอาใช้สนับสนุนผู้ใช้ในทุกระดับการทำงาน

คุณลักษณะของระบบ EIS (Characteristics of EIS )

1. การเจาะลึกข้อมูล (Drill down)   สามารถดูข้อมูลโดยเจาะลึกเฉพาะส่วนที่ต้องการได้

2. ปัจจัยวิกฤตสำเร็จ (Critical success Factors  : CSF)   เป็นการติดตามข่าวสารในองค์กรที่คิดว่าสามารถเป็นจุดวิกฤตขององค์กร (เช่น  ยอดขายที่ตกต่ำ)  และสามารถนำจุดวิกฤตนั้นมาทำให้ประสบความสำเร็จ (เช่น  การใช้ Software  ตั้งราคาขายสินค้าให้สอดคล้องกับฤดูกาล) อาจเก็บข้อมูลข่าวสารได้จาก  3 แหล่ง ได้แก่ ข้อมูลระหว่างการดำเนินงาน   ข้อมูลการผลิต    และข้อมูลสภาวะแวดล้อม  เพื่อช่วยกำหนดเป้าหมายขององค์กร ในการวางแผนกลยุทธ์  แผนควบคุมการทำงานภายในองค์กรได้

3. สถานะการเข้าถึงข้อมูล (Status access)  สามารถเข้าข่าวสารถึงผ่านเครือข่ายได้ทุกที่ทุกเวลา

4.  การวิเคราะห์ข้อมูล (Analysis)   ข้อมูลในอดีตและปัจจุบันจะต้องสามารถนำมาวิเคราะห์ในลักษณะต่าง ๆ ได้   เพื่อนำผลการวิเคราะห์ไปใช้สร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

5.  การสร้างรายงานพิเศษ  (Exception reporting)  เช่น รายงานที่ได้จากการวิเคราะห์ หรือรายงานที่ผู้บริหารต้องการให้จัดทำขึ้นเฉพาะ    ดังนั้นรายงานจะต้องมีความยืดหยุ่น  เช่น  รายงานแสดงแนวโน้มการที่จะสูญเสียลูกค้าของบริษัท ในอีก 6 เดือนข้างหน้า  รายงานแผนกที่มีการขาดทุนสะสมติดต่อกันเป็นเวลา 2 ปี เป็นต้น

6. ความสามารถในการใช้สีและเสียง (Colors and audio)  ระบบ EIS จะเน้นในเรื่องของรายงาน

(Report) เพราะการนำเสนอข้อมูลต่อผู้บริหารนั้น รูปแบบของข้อมูลจะสรุปไว้แล้ว แต่ผู้บริหารจะต้อง Drill down ได้เช่นกัน  ดังนั้นรายงานที่จัดทำควรมีการเน้นสีและใช้ระบบเสียงเข้ามาช่วย

7. มีระบบนำร่องข่าวสารหรือปุ่มชี้  (Navigation of  information)  จะใช้ย่นระยะเวลาในการใช้งาน

ทำให้ผู้บริหารไม่สับสนในการใช้งาน

8. การสื่อสาร  (Communication)   ต้องมีการติดต่อสื่อสารที่รวดเร็วทันใจ   สะดวก  เช่นระบบไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)  ระบบการแลกเปลี่ยนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data interchange : EDI)  หรืออินเตอร์เน็ต (Internet) เป็นต้น

ประโยชน์ของ EIS  (Benefits of EIS)

1. ด้านคุณภาพของข่าวสาร

2. มีระบบการโต้ตอบกับผู้ใช้

3. จัดเตรียมเทคนิคที่มีประสิทธิภาพสำหรับจัดการกับข่าวสาร

4. เอื้อประโยชน์ต่อการทำงานขององค์กรในด้านต่าง ๆ  

ซอฟต์แวร์ระบบ  EIS   ในอดีต  (Traditional EIS Software)

จากผู้จำหน่าย  Software  EIS ทางการค้า  ได้แก่  บริษัท Comshare Inc. (www.comshare.com)   และ

บริษัท   Pilot Software Inc. (www.pilotsw.com)  นอกจากนี้ยังมีซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเอง (Application Development Tools)  เช่น   In-house components ,Comshare Commander tools, Pilot Software’s Command Center Plus   และ Pilot Decision Support Suite   เป็นต้น

ข้อมูลที่ใช้จัดทำระบบ EIS

                ระบบ EIS นอกจากจะนำข้อมูลมาจากฐานข้อมูลหรือคลังข้อมูล  เพื่อนำมาทำการวิเคราะห์แล้ว  ข้อมูลประเภท  Soft  information   ก็เป็นองค์ประกอบส่วนหนึ่งที่สามารถนำมาพิจารณาสำหรับจัดทำระบบ EIS ด้วย

Soft Information in EIS

Soft  information  คือ ข้อมูลที่คลุมเครือ  ข้อมูลไม่เป็นทางการ   ข้อมูลที่มาจากความรู้สึกหรือสัญชาตญาณ   ข้อมูลที่อยู่ภายในใจ    ข้อมูลที่ไม่ความชัดเจน   ข้อมูลที่มีความหมายเป็นนัย

ข้อมูลประเภท  Soft   Information   จะถูกนำมาใช้มากที่สุดในระบบ   EIS  แสดงให้เห็นสัดส่วนการนำมาใช้งาน ดังนี้

1. การพยากรณ์  การคาดการณ์  การทำนาย และการประเมินทางธุรกิจ(78.1%)

2. ข้อมูลการวางแผน  การประเมิน  การชี้แจง (65.6%)

3. รายงานข่าว  แนวโน้มอุตสาหกรรม การสำรวจข้อมูลจากแหล่งภายนอกองค์กร(62.5%)

4. ข้อมูลตารางการทำงานและแผนงานอย่างเป็นทางการ(50.0%)

5. ข้อคิดเห็นของบุคลากร   ความรู้สึก   และแนวคิดของพวกเขา (15.6%)

6. ข่าวลือ  เรื่องบอกเล่าหรือได้ยินได้ฟังมา   ข้อมูลการซุบซิบนินทา (9.4%)

                กล่าวได้ว่า Soft    Information  จะเป็นข้อมูลที่ยกระดับและเพิ่มมูลค่าให้กับระบบ EIS   ซึ่งข้อมูลประเภทนี้นักวิเคราะห์ไม่ควรเพิกเฉยหรือมองข้าม

  บทบาทของผู้บริหารและข่าวสารที่ต้องการ  (Executives’ Role and Their Information Needs)

                หน้าที่หลักของผู้บริหาร (Executive)  คือ การตัดสินใจแก้ไขปัญหา  ซึ่งกระบวนการตัดสินใจของผู้บริหารจะต้องใช้ข่าวสารทั้งภายในและภายนอกองค์กร   ดังนั้นพอสรุปบทบาทของผู้บริหารได้  ดังนี้

1. บทบาทผู้บริหารทางด้านการตัดสินใจ มี 2 ด้านคือ 1) การระบุปัญหาและโอกาสในการแก้ไข  2) การตัดสินใจแก้ไขปัญหา  และพิจารณาว่ามีปัจจัยอะไรที่เกี่ยวข้องในปัญหานั้น  

2. กระบวนการใช้สารสนเทศเพื่อตัดสินใจ มีขั้นตอนดังนี้

                1. เก็บรวบรวมข่าวสารทั้งจากภายในและภายนอกองค์กร

                2. จำแนก   แยกแยะ   และประเมินประเภทของข่าวสาร

                3. นำข่าวสารไปวิเคราะห์เชิงคุณภาพและปริมาณ

                4. นำข่าวสารเข้าตรวจสอบเงื่อนไขว่าข่าวสารนั้นสามารถใช้แก้ปัญหาได้หรือไม่  (หากใช้ไม่ได้ให้ย้อนกลับไปทำในขั้นตอนที่ 1  ใหม่อีกครั้ง) หากใช้ได้ให้ไปทำขั้นตอนที่ 5

                5. ป้อนข่าวสารนั้นเข้าสู่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

 

Note :  ขั้นตอนที่ 1-4  เป็นขั้นตอนของระบบ EIS   ซึ่ง EIS จะเป็นตัวกรอง (Filter) ข่าวสารสำหรับผู้บริหาร ให้ข่าวสารนั้นมีประสิทธิภาพ   ผลลัพธ์(Output) ของระบบ  EIS  จะกลายเป็นข้อมูลนำเข้า ( Input) ของระบบ  DSS

 

http://www.no-poor.com/dssandos/Chapter11-dss.htm