การจัดการเวลา

การจัดการเวลา

โดย...ดร.สุทธิชัย ปัญญโรจน์(ดร.โทนี่)

www.drsuthichai.com

                        เวลาเป็นปัจจัยหนึ่งที่สำคัญ ที่ใช้ในการดำรงชีวิตและการทำงาน เมื่อเรามาวิเคราะห์การใช้เวลา เราจะเห็นได้ว่า เรามักเสียเวลาไปกับการนอน การทำงาน การเดินทาง การกิน การพักผ่อน ฯลฯ

                เคยมีคนศึกษาการใช้เวลาของคนไทย โดยมีอายุเฉลี่ย 72 ปี คนไทยโดยเฉลี่ยมักใช้เวลาไปกับการนอนถึงวันละ 8 ชั่วโมง ( นอน 24 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี) , ทำงาน 6 ชั่วโมง( ทำงาน 18 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี) ,เดินทาง 3 ชั่วโมง(เดินทาง 9 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี) ฯลฯ

                ฉะนั้น หากเราสามารถปรับปรุงการใช้เวลาหรือหากเรามีการจัดการเวลาที่ดี ก็จะทำให้เราสามารถทำงานได้มากขึ้น สร้างผลงานต่างๆให้กับโลกได้มากขึ้น เช่น เราสามารถลดจำนวนเวลาในการนอนจากเฉลี่ยนอนวันละ 8 ชั่วโมง เราอาจลดเหลือ 7 ชั่วโมง ก็จะทำให้เราสามารถมีเวลาเหลืออีก 1 ชั่วโมงต่อวัน หรือมีเวลามากกว่าคนอื่นถึง 3 ปีหากคิดจากอายุเฉลี่ย 72 ปี

                หากจะพิจารณาว่าสิ่งที่เป็นปัจจัยในการใช้เวลาของคนเรา อาจมีอยู่ 3 ปัจจัยด้วยกัน คือ 1.ตัวเราเอง 2.ผู้อื่นและ3.สิ่งแวดล้อม แต่ปัจจัยที่ทำให้การจัดการเวลามีประสิทธิภาพหรือไม่ ขึ้นอยู่กับตัวเราเองถึง 70-80 เปอร์เซ็นต์ ส่วนผู้อื่นและสิ่งแวดล้อมมีส่วนแค่ 20-30 เปอร์เซ็นต์ ดังนั้น การจัดการเวลาที่ดีควรเริ่มต้นที่ตัวเราเองก่อน

นักจัดการเวลาที่ดีควรจัดเวลาโดยการแบ่งเวลาให้เป็นระบบระเบียบ เช่น นักเขียนที่ประสบความสำเร็จหรือนักเขียนมืออาชีพมักจะมีการจัดตารางเวลาในการเขียน นักเขียนบางคนเริ่มต้นเขียนตั้งแต่ 9 โมงเช้า จนถึง 4 โมงเย็น เขาก็จะปฏิบัติตามทุกวันจนเคยชินและเป็นนิสัย

จังหวะเวลามีความสำคัญ กล่าวคือต้องรู้ว่าอะไรควรทำก่อน อะไรควรทำทีหลัง เช่น การต้มถั่วเขียวต้องเอาตัวถั่วเขียวใส่น้ำแล้วต้มจนเม็ดถั่วแตกก่อนแล้วใส่น้ำตาลลงไป กล่าวคือ ต้องรู้ว่าอะไรควรใส่ก่อน อะไรควรใส่ทีหลัง แต่ถ้า ใส่น้ำตาลก่อนแล้วใส่ถั่วเขียว จะปรากฏว่าเม็ดถั่วเขียวไม่ยอมแตก ทำให้เสียเวลาเปล่า

อยากทำอะไรให้รีบทำ ไม่ควรนึกฝันแล้วไม่ลงมือทำ  เคยมีลูกศิษย์ของผู้เขียน เคยถามผู้เขียนว่า เขามีโอกาสไปเรียนต่อปริญญาโทที่สหรัฐอเมริกา เพราะพ่อแม่มีฐานะอีกทั้งมีญาติอยู่ที่สหรัฐอเมริกา สามารถช่วยเหลือและให้คำแนะนำต่างๆได้ แต่ในปัจจุบันเขาทำงานในหน่วยงานเอกชนแห่งหนึ่งใน กรุงเทพฯ จะลาออกไปเรียนต่อหรือทำงานต่อดี ผู้เขียนจึงแนะนำว่า เธอควรไป ถ้าเธออยากไป และถ้าหากเธอไม่อยากไปเธอก็ควรไป สรุปผู้เขียนพยายามพูดหว่านล้อมให้เขาไปเรียนเนื่องจาก เราควรลงมือตัดสินใจทำถ้ามีโอกาส ถ้าหากปล่อยเวลาเนิ่นนานต่อไป โอกาสนั้นอาจจะไม่กลับมาหาอีกก็ได้ ในที่สุด ลูกศิษย์ของผู้เขียนตัดสินใจไป  เรียนต่อปริญญาโทที่สหรัฐอเมริกา 2 ปี แล้วกลับมาทำงานที่บริษัทอีกแห่งหนึ่งที่ กรุงเทพฯ เป็นบริษัทมหาชน โดยเขาได้รับเงินเดือนถึงหกหลักเลยทีเดียว

การจัดการเวลาที่ดีควรมีการวางแผนและประเมินหรือควบคุมแผนที่วางไว้  เช่นมีเครื่องมือ Diary ,ตารางเวลา,ใบงาน , สมุดบันทึก ฯลฯ ซึ่งแต่ละคนอาจใช้เครื่องมือหรือมีวิธีการในการจัดการเวลาที่ต่างกัน โดยไบรอัน เทรซี่(นักพัฒนาศักยภาพของมนุษย์) เคยกล่าวไว้ว่า ทุกๆ นาทีที่ใช้ในการวางแผนจะประหยัดเวลาได้มากถึง 10 นาที ฉะนั้นหากคุณใช้เวลาวางแผน 10 นาที คุณจะประหยัดเวลาได้ตั้ง 100 นาที หรือ 1 ชั่วโมงกับ 40 นาที เลยทีเดียว

สำหรับการจัดการเวลาของผู้เขียน ผู้เขียนมักมีเครื่องมือที่ใช้  กล่าวคือ มี Diary 1 เล่ม มีสมุดบันทึก มีกระดาษเปล่า A4  โดยทุกๆคืน ผู้เขียนจะมานั่งวางแผนโดยคิดวางแผนเป็นแผนรายปี ทุกปีต้องมีเป้าหมายที่จะต้องทำให้สำเร็จ โดยมี Diary พกติดตัวเป็นประจำ ถ้ามีงานใหม่ๆ เข้ามาก็จะบันทึกลงไปว่าต้องทำอะไรในวันไหน สำหรับสมุดบันทึกใช้บันทึกข้อความต่างๆ ที่อ่านพบแล้วรู้สึกประทับใจก็จะบันทึกไว้ เพื่อเป็นข้อมูลในการเขียนหนังสือต่อไป สำหรับกระดาษเปล่า A4 ทุกคืน ผู้เขียนจะมานั่งวางแผนว่าจะทำอะไรในวันพรุ่งนี้โดยเรียงลำดับจาก 1-15 และหมายเหตุลำดับว่าอะไรต้องทำก่อนทำหลัง พอถึงวันพรุ่งนี้ก็ทำตามลำดับในกระดาษ A4 ที่ได้วางแผนไว้ เมื่อลำดับไหนทำเสร็จก็จะขีดฆ่า และเมื่อมีอะไรจะต้องทำในวันพรุ่งนี้หรือวันนี้ ก็จะเขียนลงในตอนท้ายของกระดาษ A4

                ทั้งนี้การจัดการเวลาเป็นเรื่องของศาสตร์และศิลป์ กล่าวคือ สามารถเรียนรู้ได้ สามารถนำไปปฏิบัติ บางหลักการคนอื่นนำไปใช้แล้วได้ผล แต่บางคนอาจจะไม่ชอบ เราก็สามารถเลือกวิธีการวางแผนหรือเลือกใช้เครื่องมือในการวางแผนตามที่เราถนัดหรือชอบได้ แต่ทั้งนี้ถ้าอยากให้ได้ผลเราก็ควรที่จะปฏิบัติตามและลงมือทำอย่างตั้งใจ ทำจนเป็นนิสัยถึงจะประสบความสำเร็จในเรื่องของการจัดการเวลา