Zimbra Mail กับการประยุกต์ใช้ปฏิทินลางาน

Calendar ของ Zimbra ใช้ได้มากกว่าที่คิดแฮะ

คุณผู้อ่าน...ท่านที่เคารพ

การลาหยุดงานเป็นสิทธิ์อย่างหนึ่งของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นลากิจ ลาพักร้อน ลาป่วย คุณๆท่านๆที่เป็นหัวหน้างานเมื่อลูกน้องเขียนใบลา ร้อยทั้งร้อยก็ต้องอนุมัติให้ หรืออาจมียับยั้งบ้าง ก็เพราะมันสุดวิสัยจริง ๆ ที่ดันลาหยุดวันเดียวกันพร้อม ๆ กันโดยมิได้นัดหมาย เหลือแต่ท่านนั่งทำงานโด่อยู่คนเดียว "ไม่รู้ซิครับ ว่าวันนี้ก็มีคนลาหยุดด้วย" มักจะเจอคำตอบแบบนี้เสมอเมื่อลูกน้องลาหยุดตรงกัน ท่านจะมีวิธีจัดการการลาล่วงหน้าใม่ให้ตรงกันได้อย่างไรครับ...

แต่ละท่านก็น่าจะมีวิธีการของตนเอง... สำหรับผู้ที่ใช้ Zimbra (ZCS) มาดูวิธีบริหารการลาด้วย Zimbra Calendar ในรูปแบบของ IT3+ สักนิดดีไหม

โจทก์ที่ผมให้ Zimbra จัดการให้คือ

1. ห้ามหยุดพร้อมกันในวันเดียวกัน
2. เพราะฉะนั้นถ้าใครลาหยุดวันไหน ก็ควรวางแผนล่วงหน้าได้จากปฏิทินการลา โดยมีข้อมูลวันลาของคนอื่นให้เห็นด้วย
3. การลาต้องได้รับการอนุมัติก่อน
4. ทุกอย่างเกิดขึ้นโดยไม่มีเอกสาร (โชคดีผมเป็นฝ่ายบุคคลด้วย)

คุณคิดว่า zimbra จะจัดการให้ผมอย่างไรครับ... หรือว่าเป็นไปไม่ได้ (เมล์นะพี่ ไม่ใช่โปรแกรมบริหารงานบุคคล)

งานนี้ผมใช้ Calendar บวกกับ Sharing ธรรมดาเลยครับ

Concept คือ

1. สร้างปฏิทินขึ้นมาชื่อว่า "ปฏิทินสำหรับการลางาน ฝ่าย.."
2. Sharing ปฏิทินไปยังพนักงานในฝ่ายทุกคน ให้ทุกคน Accept
3. ใช้ Appointment เป็นหัวข้อการลา
4. ตั้งกฏว่าการลางาน ยกเว้นลาป่วย ให้ลาล่วงหน้าสามวัน (เพื่อการวางแผน) โดยยึดเอาวันที่ๆทำ Appointment ลบกับวันที่ลา
5. ถ้าหัวหน้ายังไม่มีสถานะเป็น Accepted ถือว่ายังไม่ได้รับการอนุมติ
6. ให้ลูกน้องที่ลาดูว่า Appointment นั้น ได้รับการ Accepted แล้วหรือยังถ้าเกินหนึ่งวันให้รีบติดต่อผ่านเมล์ทันที
7. วันที่ลานั้นถ้าเห็นว่ามีคนอื่นลาแล้ว จะลาอีกไม่ได้ ถ้าจำเป็นให้ไปเครียร์กันก่อนว่าใครจะลา

เป็นไงครับ concept เท่านี้้ ลูกน้องก็สามารถวางแผนการลางานได้ งานใหญ่ของบริษัทก็ไม่เสียหาย แฮปปี้กันทุกฝ่าย

คราวหน้าผมจะ step by step ของจริงมาให้ดูกัน

ว่าแต่ ลางานผ่าน Zimbra Calendar แบบนี้ รับได้ไหม....อิอิ