1.ประวัติความเป็นมาของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ในช่วงระยะเวลาเพียง 20 ปีที่ผ่านมา พบว่าพัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร ปัจจุบันไม่ว่าจะอยู่ที่ส่วนใดของโลกก็สามารถติดต่อโทรศัพท์พูดคุยกันได้เสมือนนั่งอยู่เคียงข้างกัน พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว ด้วยเหตุนี้เองธุรกิจที่แข่งขันจำเป็นต้องใช้ข้อมูลข่าวสารเป็นจำนวนมาก เพื่อการตัดสินใจ และเพื่อให้บริการที่ต้องการความสะดวกรวดเร็ว
ยุคของสารสนเทศได้ก้าวหน้าและเป็นจริงเป็นจังมากขึ้น เราเริ่มรู้จักคำว่าเอทีเอ็มการใช้เครดิตการ์ด การสื่อสารผ่านบูเลตินบอร์ด อิเล็กทรอนิกส์เมล์ และอื่น ๆ นอกจากนี้ยังได้ยินได้ฟังคำว่าโอเอ (OA) หรือระบบสำนักงานอัตโนมัติ ระบบตึกหรืออาคารอัจฉริยะ เป็นต้น บทบาทและความสำคัญของเทคโนโลยีกำลังก้าวเข้ามามีส่วนเกี่ยวข้องอย่างรวดเร็ว
หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล จนมีผู้กล่าวว่ายุคสารสนเทศในปัจจุบันฝากไว้กับเทคโนโลยี C & C (Computer and Communication)
2. ความหมาย E-Office คืออะไร
E-Office ถูกเรียกในภาษาไทยหลายแบบ อาทิเช่น สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ สำนักงานไร้กระดาษ หรือสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) เป็นการนำเอาเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ รวมถึงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารมาใช้เพื่อช่วยให้การปฏิบัติงานในองค์กรมีประสิทธิภาพ มีความคล่องตัวสะดวกรวดเร็วมากขึ้น การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีดังกล่าวทำให้ระบบ E-Office สามารถจัดการเอกสาร การแลกเปลี่ยนข้อมูล การตรวจสอบข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างบุคลากรในองค์กรและระหว่างหน่วยงานภายในองค์กร การรักษาความปลอดภัย รวมถึงการอำนวยความสะดวกในการทำงานให้กับบุคลากร โดยไม่จำเป็นต้องนั่งทำงานในสำนักงานเท่านั้น แต่สามารถทำงานที่บ้านหรือจากที่อื่นๆ การนำระบบ E-Office มาใช้ จะช่วยให้องค์การจัดการข้อมูลและเอกสาร ได้รวดเร็วทันต่อความต้องการ ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายในระยะยาว ลดเวลาในการทำงานของบุคลากรและเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร นอกจากนั้นยังช่วยลดงานด้านการจัดเก็บเอกสารและการจัดทำเอกสาร รวมถึงการลดปริมาณกระดาษที่ใช้ในองค์กร
3. จุดประสงค์ของ E-Office
-สำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office) ทำให้เกิดการเพิ่มความรู้ให้แก่พนักงานและใช้ประโยชน์สำหรับการตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ
-เครื่องมือของระบบสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์รวมถึง ระบบการประมวลและสิ่งพิมพ์อิเล็กทรอนิกส์ และระบบการติดต่อสื่อสารของกลุ่ม
-เครื่องมือของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ก่อให้เกิดการติดต่อสื่อสารผ่านการเขียนและสามารถเพิ่มผลผลิตของการปฏิบัติงาน
-เป็นระบบที่อำนวยความสะดวกสำหรับการติดต่อสื่อสารทางการพูดและเพิ่มผลผลิตในการปฏิบัติงาน
4.วัตถุประสงค์ของ E-Office
เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนโดยการกระจายการบริการ ICT ที่มีคุณภาพ ครอบคลุมและเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงและยุติธรรม ยืนได้ด้วยตนเองและความรู้ของคนในชาติ
5.เป้าหมายของ E-Office
การเพิ่มคุณค่าหรือมูลค่าของสิ่งของที่มีอยู่บนเครือข่ายอินเตอร์เน็ต ซึ่งบุคลากรทุกคนได้องค์กรสามรถเข้าถึงได้ง่าย และยังแสดงถึงความเจริญก้าวหน้าการส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว แม้การส่งข้ามวิทยาเขตก็ทำได้ส่งผลให้การเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานประโยชน์ในเรื่องความเร็วและเวลาการจัดเอกสารเป็นหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่าย โดยใช้ระบบค้นหาเอกสารการลดกระดาษ การลดพื้นที่เก็บเอกสารหากลดการใช้กระดาษย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายไปได้มาก
6. ข้อดี-ข้อเสียของ E-Office
ข้อดี ของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
-ลดเวลาในการติดต่อสื่อสาร
-เพิ่มขีดความสามรถของพนักงานในซื้อบ้าน ที่อยู่ไกลจากตัวเมืองได้ เนื่องบ้านที่ในตังเมืองมีราคาแพง ซึ่งจะลดปัญหาในการเดินทาง
-เพิ่มความสามารถของพนักงานในการสามรถควบคุมตัวเองได้
-อนุญาตให้พนักงานมีความสามารถ และรอบรู้สามารถปฏิบัติงานที่บ้านได้
-บริษัทสามารถติดต่อกับตลาดและบริษัทต่างประเทศนอกเวลางานได้
-เพิ่มประสิทธิภาพการปฏิบัติงานและลดค่าใช้จ่ายการดำเนินงานต่างๆภายในสำนักงาน
-การใช้เครื่องจักรแทนการปฏิบัติงานของมนุษย์เป็นการออกแบบวิธีการปฏิบัติงานที่มนุษย์ทำอยู่ใหม่
-ช่วยอำนวยความสะดวกในการปฏิบัติงาน
-ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร
-เพิ่มความสะดวก รวดเร็วในการจัดเก็บรวบรวมและค้นหาข้อมูลข่าวสารของหน่วยงาน
-ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการปฏิบัติงานในสำนักงาน เช่น ด้านแรงงาน ด้านเครื่องมือ และด้านสถานที่จัดเก็บเอกสาร
-ปรับปรุงการปฏิบัติงานเป็นแบบโลกาวิวัฒน์ หรือสำนักงานเสมือจริง (Virtual Office)
-ลดขั้นตอนของเจ้าหน้าที่ในการจัดทำต้นแบบ จัดทำสำเนา และทำลายเอกสาร
-ลดภารกิจในการเดินทางไปประชุม มาเป็นการประชุมผ่านทางคอมพิวเตอร์
-ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บเอกสารซ้ำซ้อน โดยใช้หลักการสำนักงานปราศจากเอกสาร (Paperless Office)
ข้อเสีย ของสำนักงานอิเล็กทรอนิกส์ (E-Office)
-ลดการติดต่อแบบตัวต่อตัว (face-to-face) ระหว่างพนักงานในบริษัท
-ทำให้ผู้บริหารรู้สึกว่าสูญเสียอำนาจการควบคุมลูกน้อง
-การใช้ระบบอัตโนมัติในชีวิตประจำวันอาจทำให้เกิดความเสี่ยงเมื่อระบบการควบคุมอัตโนมัติปฏิบัติงานผิดพลาด
-มีการเปลี่ยนแปลงวิธีปฏิบัติงานอาจทำให้พนักงานไม่ยอมรับการปรับเปลี่ยนวิธีปฏิบัติงาน และต้องการการฝึกอบรมเพิ่มเติม
-ผู้บริหารต้องลงทุนสูง ซึ่งต้องวิเคราะห์ความคุ้มค่า เมื่อเทียบกับการเพิ่งประสิทธิภาพและประสิทธิผลการปฏิบัติงานของพนักงาน
วิเคราะห์เหตุที่มี E-Officeนั้นเกิดขึ้นมาสอดคล้องกับสังคมปัจจุบันอย่างไร
ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ อย่างไร
ผลการพัฒนาระบบตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนพัฒนาฯ โดยจะตอบสนองวัตถุประสงค์ของแผนแม่บทเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารของประเทศไทย ข้อ ที่3 คือ ประยุกต์ใช้ ICT เพื่อการพัฒนาที่ยั่งยืนโดยการกระจายการบริการ ICT ที่มีคุณภาพ ครอบคลุมและเข้าถึงได้อย่างทั่วถึงและยุติธรรม ยืนได้ด้วยตนเองและความรู้ของคนในชาติ
ในที่นี้ก็หมายความว่า E-Office ก็คือการลดเวลาการทำงานโดยเฉพาะอย่างยิ่งเกี่ยวกับงานเอกสาร การลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสารและการประหยัดงบประมาณทั้งในเรื่องบุคลากรและกระดาษ และที่สำคัญยิ่ง E-Office จะเป็นเส้นทางที่จะพัฒนาหน่วยงานให้เข้าสู่องค์กรภาครัฐสมัยใหม่ในยุคอิเล็กทรอนิกส์นี้
เว็บไซด์ของหน่วยงาน จะใช้ประโยชน์ในการประชาสัมพันธ์หน่วยงาน และสามารถใช้เป็นประตูทางเข้าสู่หน่วยงานได้ โดยเมื่อถึงขั้นนี้หากหน่วยงานใดสามารถสร้างสำนักงานไว้รองรับแล้ว ก็สามารถใช้เว็บไซด์เข้าสู่สำนักงานของหน่วยงานเพื่อประกอบกิจกรรมตามภารกิจที่ต้องการได้ หากมีเครื่องมือสำหรับประกอบภารกิจนั้นเตรียมพร้อมอยู่ เครื่องมือที่ต้องการจะแตกต่างกันไปแล้วแต่ภารกิจ ประชาชนทั่วไปอาจต้องการเครื่องมือในการขอรับบริการ หรือเครื่องมือในการประสานงานเพื่อเข้ามามีส่วนร่วม ผู้ปฏิบัติงานของหน่วยงานในตำแหน่งหน้าที่ใด ย่อมมีความต้องการใช้เครื่องมือในการประกอบภารกิจของตน ผู้ที่มีหน้าที่ควบคุมตรวจสอบก็ต้องการเครื่องมือสำหรับการควบคุมตรวจสอบ
อนาคตของระบบสำนักงานอัตโนมัติ
การสื่อสารข้อมูลเป็นหัวใจสำคัญส่วนหนึ่งของการพัฒนาประเทศ ประเทศที่พัฒนาแล้วจะต้องมีพื้นฐานของการบริการด้วยสื่อสารโทรคมนาคมอย่างดี เป็นที่น่ายินดีที่ความก้าวหน้าทางด้านสื่อสารโทรคมนาคมในประเทศไทยกำลังจะก้าวไปข้างหน้า ถึงแม้ว่าการให้บริการด้านนี้ยังมีราคาแพงเมื่อเทียบกับพื้นฐานของธุรกิจด้านอื่น ๆ
ปัจจุบันมีการเพิ่มเครือข่ายบริการสาธารณะเกิดขึ้นหลายอย่าง เช่น ดาต้าเนตเป็นเรื่องของการนำข้อมูลผสมเข้ากับช่องสัญญาณเสียง (data over voice) ทำให้การสื่อสารข้อมูลผ่านไปในชุมสายขณะใช้โทรศัพท์ได้ มีเครือข่ายผ่านดาวเทียมของบริษัทสามารถวิศวกรรม และประเทศไทยก็จะมีการส่งดาวเทียมของตนเองที่เรียกว่า Thaisat ขึ้นในอีกไม่กี่ปีข้างหน้าบริการของการสื่อสารข้อมูลได้เป็นอย่างดี ผู้ใช้มีความต้องการช่องสื่อสารทั้งเสียงและข้อมูลอีกมาก และเชื่อแน่ว่าสองล้านเลขหมายที่เพิ่มขึ้นในกรุงเทพฯ ก็ยังไม่พอเพียงต่อการใช้งาน
ความท้าทาย (Challenges) ในการทำให้ E-Office ประสบความสำเร็จ
ปัจจัยในการทำให้ระบบ E-Office ประสบความสำเร็จหรือล้มเหลว สามารถแบ่งออกเป็นข้อๆ ได้ดังนี้
“E-Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับนโยบายที่ชัดเจนของผู้บริหารและความพร้อมของประชาคมที่เป็นผู้ใช้”
สวัสดีค่ะ
พี่เป็นผู้ดูแลเว็บไซต์ที่นี่่ค่ะ และพอดีได้เห็นบล็อกที่น้องเขียนเลยอยากจะแนะนำให้น้องลองสมัครใช้งานที่เว็บไซต์http://Learners.in.th แทนการใช้งานที่เว็บไซต์ GotoKnow.org แห่งนี้ค่ะ
เนื่องจากเว็บไซต์ GotoKnow.org เปิดให้บริการแก่กลุ่มคนทำงานเพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์ค่ะ พี่เลยอยากให้น้องใช้งานที่http://Learners.in.th แทนค่ะ เพราะที่ http://Learners.in.th มีกลุ่มนักเรียนนักศึกษาใช้งานอยู่ ซึ่งจะเหมาะกับน้องๆ มากกว่าใช้งานที่ GotoKnow.org
พี่รบกวนน้องแจ้งเพื่อนๆ และแจ้งอาจารย์ให้ทราบด้วยนะคะ
ขอบคุณค่ะ