การเตรียมความพร้อมการบริหารจัดการเทคโนโลยีการศึกษาการที่โรงเรียนและสถานศึกษาจะใช้เทคโนโลยีการศึกษาหรือจะเรียกรวม ๆ ว่า อุปกรณ์ICTได้อย่างมีประสิทธิภาพนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีการเตรียมตัวให้พร้อมเสียก่อน
1. พิจารณาหาผู้ที่จะเป็นแชมเปี้ยนด้านไอซีทีของโรงเรียน การนำไอซีทีมาใช้ในโรงเรียนให้ได้ผลนั้นจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีคนที่สนใจด้านไอซีที และเอาใจใส่อยากเห็นการใช้ไอซีทีของโรงเรียนก้าวหน้าไปด้วยดี หากเกิดปัญหาขึ้นคนผู้นี้จะต้องพยายามฟันฝ่าอุปสรรคแก้ไขปัญหาอย่างไม่ท้อถอย แชมเปี้ยนอาจจมีคนเดียวหรือหลายคนก็ได้ และที่สำคัญแชมเปี้ยนจะต้องได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงของโรงเรียนตลอดเวลาด้วย หากผู้บริหารโรงเรียนไม่สนใจเรื่องไอซีทีก็ป่วยการที่จะคิดเรื่องนี้ต่อไป คนที่เป็นแชมเปี้ยนอาจจะเป็นครูด้านใดก็ได้ แต่ต้องสนใจศึกษาคอมพิวเตอร์มาก่อน พยายามเรียนรู้ มีฉันทะในการค้นคว้าหาความรู้และสร้างงานคอมพิวเตอร์ให้ตนเองและให้โรงเรียน บางครั้งจนถึงขั้นยอมลงทุนซื้ออุปกรณ์ต่าง ๆ มาใช้เอง ผู้บริหารต้องหาคนที่เป็นแชมเปี้ยนให้ได้ แต่ถ้าหาไม่ได้ และผู้บริหารเองสนใจอยากผลักดันเรื่องไอซีทีจริง ผู้บริหารก็ต้องเป็นแชมเปี้ยนเสียเอง
2. ร่วมกันวางแผนงานไอซีที การนำไอซีทีมาใช้ในโรงเรียนไม่ควรเป็นไปตามยถากรรม หรือตามคำชี้ชวนของใครคนใดคนหนึ่ง ไม่ว่าคนนั้นจะเป็นนายกสมาคมครูผู้ปกครอง หรือ ผู้ขายเครื่องคอมพิวเตอร์ แต่ควรจะเป็นไปตามวิสัยทัศน์ของโรงเรียนเอง วิสัยทัศน์ของโรงเรียนนั้นควรกำหนดขึ้นร่วมกันระหว่างผู้บริหารโรงเรียน อาจารย์ และ ผู้ปกครอง และเมื่อมีวิสัยทัศน์แล้วก็ให้กำหนดวิสัยทัศน์ทางด้านไอซีทีตามมาด้วย นั่นก็คือจะต้องพิจารณาว่า โรงเรียนจะใช้ไอซีทีในด้านใด และ อย่างไรจึงจะบรรลุถึงวิสัยทัศน์ของโรงเรียนได้ ผู้บริหารโรงเรียนในยุคใหม่จำเป็นต้องคิดเรื่องวิสัยทัศน์อย่างจริงจัง เพราะวิสัยทัศน์ก็คือภาพความฝันอันบรรเจิดที่เราต้องการไปให้ถึง และภาพนี้แต่ละโรงเรียนย่อมฝันไม่เหมือนกัน เมื่อได้วิสัยทัศน์ทางด้านไอซีทีที่ผู้เกี่ยวข้องทุกคนเห็นด้วยแล้ว ผู้บริหารโรงเรียนและแชมเปี้ยนที่เลือกไว้จะต้องวางแผนว่าการที่จะไปสู่วิสัยทัศน์ที่ต้องการนั้นจะต้องใช้คอมพิวเตอร์ทำอะไรบ้าง โรงเรียนมีศักยภาพและงบประมาณมากน้อยแค่ไหน จะต้องใช้เวลานานเท่าใด แผนงานนี้จะเป็นเสมือนแผนที่สำหรับให้ผู้บริหารเดินไปจนกว่าจะถึงเป้าหมาย
3. ศึกษารายละเอียดและข้อมูลของงานในเป้าหมาย เมื่อมีแผนงานด้านไอซีทีแล้ว สิ่งสำคัญต่อมาก็คือจะต้องศึกษาว่างานที่ต้องการและปรากฏในแผนงานนั้นมีรายละเอียดที่ควรทราบอย่างไรบ้าง เช่น ถ้าหากต้องการระบบอินเทอร์เน็ตมาใช้ แชมเปี้ยนจะต้องศึกษาว่า ระบบอินเทอร์เน็ตคืออะไร ทำอะไรได้บ้าง เราต้องการอะไรจากอินเทอร์เน็ต จะจัดหาบริการอินเทอร์เน็ตได้จากที่ใด มีค่าใช้จ่ายอะไรบ้าง ต้องเรียนรู้อะไรบ้าง ค่าฝึกอบรมเป็นเท่าใด ฯลฯ อีกนัยหนึ่ง เราจะต้องพิจารณาแต่ละงานอย่างรอบคอบว่า การมีคอมพิวเตอร์หรือไอซีทีสำหรับงานนั้นจะได้ประโยชน์ระยะสั้นและระยะยาวอย่างไร สมควรมีหรือไม่ และถ้าสมควรจะต้องทำอย่างไร ผู้บริหารและแชมเปี้ยนจะต้องชัดเจนในเรื่องเหล่านี้ ตรงนี้คือจุดที่ยากที่สุดของการนำไอซีทีมาใช้ แต่เป็นเรื่องจำเป็นมาก สถานศึกษาหลายแห่งที่นำคอมพิวเตอร์มาใช้โดยไม่ศึกษาให้รอบคอบก็เท่ากับกระโจนลงเหว เพราะจะไม่ได้ประโยชน์อะไรจากคอมพิวเตอร์ที่จะทำให้บรรลุวิสัยทัศน์ได้เลย
4. ดำเนินงานตามแผน การทำความเข้าใจรายละเอียดต่าง ๆ ของงานในแผนนั้น เมื่อเข้าใจจริงแล้ว ผู้บริหารและแชมเปี้ยนจะต้องนั่งลงทบทวนงานในแผน และเลือกกำหนดลำดับความสำคัญของงานอีกครั้งหนึ่ง งานบางอย่างแม้จะสำคัญมาก แต่อาจจะต้องรอเพราะต้องมีงานบางอย่างนำหน้ามาก่อน เหมือนรับประทานอาหาร เราจะเดินเข้าไปที่ภัตตาคารแล้วรับประทานเลยไม่ได้ ต้องสั่งอาหารและรอให้ทางร้านทำอาหารมาให้เสียก่อน เมื่อกำหนดลำดับความสำคัญได้ชัด และมีงบประมาณแล้ว เราจึงจะดำเนินการตามแผนงานได้ การเดินตามแผนงานนี้ที่สำคัญก็คือจะต้องมีงบประมาณ และจะต้องเข้าใจกลไกของการทำงานตามแผน การจัดหาคอมพิวเตอร์และระบบอินเทอร์เน็ตมาติดตั้งใช้งาน ก็มีขั้นตอนที่จะต้องทำแบบหนึ่ง การจัดหาซอฟต์แวร์มาให้อาจารย์ทำโปรแกรมบทเรียนก็มีขั้นตอนที่แตกต่างออกไปอีกแบบหนึ่ง และ การจัดหาระบบบริหารงานโรงเรียนมาใช้ก็มีขั้นตอนที่แตกต่างออกไปอีก แชมเปี้ยนจะต้องเข้าใจขั้นตอนเหล่านี้และต้องเดินไปตามขั้นตอนเหล่านี้อย่างระมัดระวัง ที่สำคัญไม่แพ้กันก็คือจะต้องมีการตรวจสอบว่างานที่ทำนั้นได้ผลอย่างไร การตรวจสอบนี้จะต้องทำเป็นระยะ ๆ ไม่ทิ้งเวลาเนิ่นนานเกินไปจนกระทั่งปัญหาลุกลามและแก้ไขไม่ได้ ผู้บริหารโรงเรียนนั่นแหละที่จะต้องคอยติดตามตรวจสอบงานนี้ และจะต้องรีบหาทางแก้ไขปัญหาหากงานไม่เป็นไปตามแผนงานโดยเร็วที่สุด
5. การประเมินผล เมื่อเราได้นำไอซีทีมาใช้ตามแผนไปทีละงานได้แล้ว เราจะต้องไม่ลืมที่จะประเมินผลการใช้งานต่อไปอีกด้วย ส่วนมากเรามักจะยินดีที่ทำงานสำเร็จ แต่การติดตั้งคอมพิวเตอร์และระบบอินเทอร์เน็ตสำเร็จ ไม่สำคัญเท่ากับว่ามีการใช้คอมพิวเตอร์และระบบอินเทอร์เน็ตนั้นตามความตั้งใจที่ได้กำหนดไว้แต่แรกหรือไม่ หรือการใช้มีปัญหาและอุปสรรคอะไรหรือไม่ หากเราไม่ติดตามประเมินผล และมุ่งแต่เดินหน้าสร้างงานใหม่ไปเรื่อย ๆ เราก็อาจจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายตามแผนอยู่ดี เพราะงานที่เราทำนั้นไม่มีใครใช้
6. การพัฒนาบุคลากร การนำไอซีทีมาใช้ในหน่วยงานที่มีคนจำนวนมากและมีทั้งเด็กและผู้ใหญ่อย่างเช่นโรงเรียนนั้นจำเป็นจะต้องพยายามให้คนเหล่านี้สนใจและใช้ไอซีทีกันอย่างทั่วถึง โรงเรียนจะมีแต่แชมเปี้ยนชกลมวืดวาดอยู่คนเดียวไม่ได้ จะต้องมีคนเข้ามาช่วยเป็นพี่เลี้ยง และช่วยกันลุยงานอย่างจริงจัง ไม่ใช่เพียงคนสองคน แต่ต้องทำกันทั้งโรงเรียน ครูอาจารย์และเจ้าหน้าที่ทั้งหมดต้องสนใจและหัดใช้ไอซีทีกันอย่างจริงจัง การจะทำได้เช่นนี้ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องทำตนเป็นผู้นำการเปลี่ยนแปลง หรือ Change Agent นั่นคือทำตนเป็นตัวอย่างในการเปลี่ยนแปลงจากการทำงานแบบเก่ามาสู่การทำงานแบบใหม่ จากการใช้เครื่องพิมพ์ดีดมาเป็นการใช้คอมพิวเตอร์ จากการส่งจดหมายและบันทึกที่เขียนบนกระดาษมาเป็นการใช้อีเมล นอกจากนั้นผู้บริหารโรงเรียนจะต้องจัดหางบสำหรับพัฒนาบุคลากรทั้งโรงเรียนให้มีความสามารถในการใช้ไอซีทีอย่างดีตรงกับแผนงานที่ได้ก้าวไป การพัฒนาบุคลกรในขั้นนี้จะต้องอาศัยความสามารถในการเป็นผู้นำของผู้บริหารโรงเรียนมากทีเดียว
