เด็ดมาก

ทฤษฎี POSDCOORB (Urwick และGulick)

เทคนิคการบริหารงาน มีการศึกษา เรียนรู้ ใช้ ในวงการต่างๆมานาน โดยเฉพาะวงการศึกษานำมาใช้ในการบริหารการศึกษาอย่างกว้างขวาง ประกอบด้วยวิธีการจัดการ 7 ขั้นตอน ดังนี้
PLANNING   การวางแผน6 กิจกรรม คือwhat อย่างไร how ใครทำบ้าง who ที่ใหน where และเมื่อใหร่ when ขั้นประเมินผล เป็นการสรุปผลการวางแผน เช่นบอกเวลาที่ได้รับทั้งทางตรง และทางอ้อม ผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น สุดท้ายนำเสนอผู้มีอำนาจอนุมัติ
ORGANIZING   การจัดองค์กรUnity of command การจัดองค์กรจำเป็นต้องกำหนดเส้นทางเดินของงาน ตั้งแต่จุดเริ่มต้นจนถึงจุดสุดท้ายของการทำงาน อำนาจในการตัดสินใจขั้นสุดท้าย ความมีประสิทธิภาพขององค์กรนั้น เอกภาพในการบังคับบัญชามีความสำคัญ หน่วยงานต้องจัดให้เกิดความคล่องตัวในการทำงาน ส่วนต่อการปฏิบัติ และรายงาน การวิเคราะห์ประเมินผล สิ่งสำคัญในการสร้างความเป็นเอกภาพในการบังคับบัญชา อยู่ที่ความชัดเจนในการวินิจฉัยสั่งการ การรับรู้ในความรับผิดชอบร่วมกันของผู้บริหารและผู้ปฏิบัติ การรับรู้เป้าหมาย วัตถุประสงค์สูงสุดของงาน โดยหลักเกณฑ์ เงื่อนไงที่ผ่านการวิเคราะห์ วางแผนมาเป็นอย่างดีแล้ว2 ส่วน คือ
1.การจัดองค์กรในภาคราชการ Bureaucatic Section ภาคราชการให้ความสำคัญกับโครงสร้างการบริหาร การจัดลำดับชั้นของสายการบังคับบัญชา ลำดับขั้นการตัดสินใจเป็นรูปเจดีย์ คือ ผู้บริหารสูงสุดอยู่ยอดแหลมของเจดีย์ แล้วมีผู้มีอำนาจ ตามภารกิจ รองลงมาตามลำดับ จนถึงหน่วยปฏิบัติ การดำเนินงานเน้นที่ความสำเร็จของงานเป็นประเด็นหลัก
2.การบริหารงานธุรกิจเอกชน Privatic Section ภาคธุรกิจเอกชนจะไม่ซับซ้อนเหมือนภาคราชการ องค์การจะมีปลายแหลมที่ยอด แต่ฐานจะแยกเร็วกว่าของภาคราชการ เอกชนจะเน้นที่ภาคบริการ ความพอใจของลูกค้า มากกว่าความสำเร็จของงาน ดังนั้น การจัดองค์การจึงมีลักษณะเหมือนหมวดนักรบไทยโบราณ ผู้จัดการ หรือเจ้าของกิจการอยู่บนยอด และมีผู้ปฏิบัติหรือรองผู้จัดการอยู่ในขั้นรองลงมาไม่มากนัก ส่วนผู้ปฏิบัตินี้จะมีตั้งแต่รองผู้จัดการลงไป
STAFFINGการบริหารงานบุคคล  การกำหนดนโยบาย กฎหมาย ระเบียบ ข้อบังคับเกี่ยวกับการบริหารงานบุคคล เพื่อเป็นกรอบในการบริหาร นโยบายจะเริ่มตั้งแต่แผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมแห่งชาติ นโยบายรัฐบาล นโยบายในแผนพัฒนาระดับกระทรวง มติคณะรัฐมนตรี ส่วนภาคธุรกิจเอกชน เน้นที่นโยบายและระเบียบที่จำเป็นแก่การดำเนินงาน
การวางแผนกำลังคนการจัดบุคคลและการสรรหาบุคคลให้ดำรงตำแหน่ง   การพัฒนาบุคลากรการให้เงินเดือนและค่าตอบแทน     งานทะเบียนประวัติหรือข้อมูลบุคลากร เป็นงานธุรการของบุคคล ข้อมูลการเข้ามาทำงานของบุคลากร ตั้งแต่ข้อมูลส่วนตัว การศึกษา การทำงาน การเลื่อนตำแหน่ง การพัฒนาศึกษาอบรม เงินเดือน งานข้อมูลทะเบียนประวัติมีความสำคัญมาก คนที่ออกจากงานเพื่อไปทำงานหน้าที่ตำแหน่งใหม่หากได้รับคำรับรองหรือหลักฐานการผ่านงานเดิมมาด้วย มัดได้รับการพิจารณาว่าเป็นผู้มีประสบการ มีความชำนาญต่างๆ ตามที่หน่วยงานต้องการ
งานประเมินผลการปฏิบัติงานหรือการพิจารณาความดีความชอบ การประเมินความดีความชอบของบุคคลเป็นวิธีการสำคัญที่ทำให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ธรรมชาติของคนเมื่อทำงานไปย่อมเกิดความเฉื่อย เมื่อได้รับการประเมินผลเป็นระยะ และได้ขวัญกำลังใจย่อมทำให้เกิดประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
งานวินัย และการดำเนินงานทางวินัย เป็นกิจกรรมสำคัญในการควบคุมพฤติกรรมของบุคคลไม่ให้ทำความผิด แบบแผน ธรรมเนียมปฏิบัติขององค์กร เป็นภารกิจสำคัญของผู้บริหารในการสอดส่อง ดูและ ความประพฤติ การรักษาวินัยของบุคลากรในองค์กร ให้ดำเนินงานตามวัตถุประสงค์ เป้าหมายขององค์กรที่วางไว้ ถ้ามีบุคคลละเมิดต้องดำเนินการตามแบบแผนตามสมควร
สวัสดิการ ประโยชน์เกื้อกูล และสิทธิประโยชน์
การให้ออกจากราชการ และการรับบำเหน็จบำนาญ ข้าราชการ พนักงานองค์กรเอกชน มีข้อตกลง ข้อกำหนด อายุในการทำงาน เป็นข้อกำหนดข้อตกลงก่อนการทำงาน หรือการจ้างงาน การออกจากงานเป็นบทสุดท้ายของการบริหารงานบุคคล การออกจากงานมีDIRECTING
หมายถึง การส่งเสริม ช่วยเหลือ ปรึกษา แนะนำ สั่งการ ประสานกิจกรรม การติดต่อ การมอบหมายภารกิจต่างๆ เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรบรรลุวัตถุประสงค์ เป้าหมาย หรือ แผนที่วางไว้
กิจกรรมอำนวยการที่สำคัญ จำแนกได้ดังนี้
การประสานงานCOORDINATING    การประสานงานหมายถึง การจัดระเบียบวิธีการทำงานเพื่อ ให้ผู้ปฏิบัติรู้ถึงวัตถุประสงค์ และรายละเอียดของงานจนสามารถปฏิบัติหน้าที่ในลักษณะงานที่ได้รับมอบหมาย งานมีการร้อยรัดต่อเนื่องกันจนเสร็จสิ้นภารกิจของหน่วยงานที่ได้ร่วมกันวางไว้ มีลักษณะสำคัญดังนี้
การบริหารงานบุคคลStaffing หรือ Personel Administration หรือ Personel Management หมายถึง การดำเนินงานเกี่ยวกับบุคคลในการทำงานในหน่วยงานหรือ องค์การเพื่อให้บุคคลมาปฏิบัติงานตามที่ต้องการ และให้บุคคลได้ปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งมีกระบวนการสำคัญ ดังนี้Man Power Planning เป็นกระบวนการวางแผนว่าหน่วยงานมีกำลังคนกี่คน แต่ละคนปฏิบัติหน้าที่อย่างไร ความรู้ความสามารถด้านใดบ้าง เพื่อความเหมาะสมกับงาน ซึ่งเริ่มตั้งแต่แผนความต้องการ แผนการให้ได้มาของกำลังคนและแผนการใช้กำลังคนPlacement & Recruitmentการสรรหาบุคลา เป็นกระบวนการที่จะประชาสัมพันธ์หน่วยง- านเพื่อให้ได้บุคคลที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมสำหรับอง- ค์กร ให้มาสมัคร เพื่อคัดเลือก Selection คนที่มีความรู้ความสามารถเหมาะสมที่สุดเข้าร่วมปฏิบัติง- านในอง- ค์กร
การจัดบุคคล Placement หมายถึง- การจัดบุคคลที่ผ่านการคัดเลือก ให้ดำรง- ตำแหน่ง- ที่หน่วยง- านวาง- แผนไว้แล้ว เพื่อให้บุคคลปฏิบัติหน้าที่เกิดประโยชน์ต่ออง- ค์กรสูง- สุดHuman Resource Development เป็นกระบวนการเกี่ยวกับการเพิ่มพูนความรู้ความสามารถของบุคลากรที่จะปฏิบัติงานในองค์กร การพัฒนาบุคลากรสามารถพัฒนาโดยองค์เอง หรือ ให้หน่วยงาน อื่นช่วยพัฒนาก็ได้ ทั้งนี้ ยึดความรู้ความสามารถที่บุคลาที่ได้รับ เป็นประโยชน์ต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพสูงแก่องค์กรSalary Or Compensation ถือเป็นภารกิจสำคัญที่ผู้บริหารเจ้าของกิจการ ต้องจ่ายให้ข้าราชการ หรือลูกจ้าง เพื่อเป็นค่ายังชีพ ทดแดนการทำงาน ถือเป็นรางวัลสำหรับการทำงาน การให้ค่าตอบแทน เงินเดือน โดยยึดถือระบบคุณธรรม ดังต่อไปนี้
-หลักความสามารถ Competence ยึดผลง- านตามความสามารถเหมาะกับเง- ินค่าตอบแทน
-หลักความเสมอภาค Equality ให้โอกาสคนเสมอกันไม่เลือกชั้นวรรณะ
-หลักความมั่นคงSecurity ถือว่าการเข้าทำงานในองค์เป็นอาชีพอาชีพหนึ่ง การกำหนดค่าตอบแทนเงินเดือน ให้เหมาะสมกับการดำรงชีวิต การเข้า ออก จากงาน มีกฎหมาย กฎเกณฑ์รอบรับที่ชัดเจน เป็นธรรม
-ความเป็นกลางทางการเมืองPolitical neutrality คือ การทำงานไม่เกี่ยวข้อง กับการเปลี่ยนแปลงทางการเมืองหรือการเปลี่ยนรัฐบาล
-หลักสำคัญในการให้เงิินเดือน คือ งานมาก งานยาก รับผิดชอบสูง ให้เงินเดือนสูง งานน้อย งานไม่ยาก รับผิดชอบน้อย เงินเดือนน้อย2 กรณีที่สำคัญ
-ออกตามประสงค์พนักงาน เช่น ลาออก
-ออกเพราะความต้องการของหน่วยงาน เช่น เกษียณอายุ ยุบเลิกตำแหน่ง ออกเพราะทำผิด ซึ่ง องค์กรต้องให้ออกตามข้อตกลง การอำนวยการ Coordinating
การตัดสินใจและสั่งการDecision Makinh การสั่งงานOder การติดตามดูแลกำกับ และให้คำปรึกษา
Supervising & Guiding การสร้างขวัญกำลังใจ และแรงจูงใจMoral and Motivating การใช้ภาวะผู้นำLeadership การสร้างมนุษย์สัมพันธ์Human Relation การจัดระบบสื่อสารและการสร้างเครือข่าย
Net Work and Communicating การมอบหมายงานและการมอบอำนาจหน้าที่Take Oder & Delegating
การส่งเสริมกิจกรรมอื่นๆ
Supportingการประสานงาน
1.การประสานงานเป็นกระบวนการหนึ่งในการบริหาร หมายถึง เป็นกิจกรรมที่เกิดขึ้นตั้งแต่การวางแผน เรียกประสานแผน เพื่อให้คนวางรูปแบบการทำงานตามความรู้ความสามารถ เรียกว่า ประสานคน และประสานความเข้าใจทางความคิดเรียกประสานงานความคิด โดยเรียกการประสานทั้งหมด ว่า การประสานงาน
2.การประสานงานเป็นหน้าที่ของผู้บริหาร หรือผู้จัดการ
3.การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการแสวงหาความร่วมมือ
4.การประสานงานเป็นเรื่องเกี่ยวกับการติดต่อสื่อสาร
5.การประสานงานจะเป็นกิจกรรมที่อยู่ในทุกขั้นตอนของการทำงาน
6.วัตถุประสงค์ของการประสานงาน
-ลดความขัดแย้ง ระหว่างผู้ปฏิบัติกับองค์กร
-ช่วยให้เกิดความร่วมมือในการปฏิบัติงาน
-เกิดประสิทธิภาพ ประหยัดแรงงาน เวลา และวัสดุอุปกรณ
วิธีการประสานงานที่สำคัญ
การจัดทำแผนผัง กำหนดหน้าที่การงานของหน่วยงาน แผนภูมิ ป้ายทะเบียน เป็นต้นจัดทำความสั่ง กำหนดหน้าที่ชัดเจนตั้งคณะกรรมการ ตามแผนงานทำแผนปฏิบัติงาน และแผนควบคุมการปฏิบัติงานการกำหนดส่งงานการระบุการจัดสรรงบประมาณ การจัดกิจกรรม การควบคุมกิจกรรมการจัดประชุม สัมมนา การกระจายข่าวหลักการคัดเลือกผู้ที่เหมาะสมในการทำหน้าที่ประสานงานเป็นผู้ที่เข้าใจภารกิจองค์กรเป็นอย่างดีเป็นผู้มีวุฒิภาวะ น่าเชื่อถือ เป็นผู้ใหญ่เป็นผู้มีความรับผิดชอบสูงเป็นผู้มีความสามารถในการสร้างมนุษย์สัมพันธ์เป็นผู้มีศิลปในการพูดโน้มน้าวใจคน
CONTROLLINGการประสานงานเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับการสื่อสัมพันธ์การควบคุมงานQuantity
ด้านคุณภาพQuality ด้านเวลาTime ด้านงบประมาณ หรือต้นทุนBudget or Cost วิธีการควบคุมงานให้มีประสิทธิภาพกำหนดเกณฑ์มาตรฐาน หรือเป้าหมายการปฏิบัติงานในลักษณะที่ท้าทายจัดระบบติดต่อสื่อสารให้ทั่วถึงควรใช้วิธีการควบคุมงานตามแผนงานบริหาร จุดประสงค์เป็นตัวชี้นำกิจกรรมควบคุมงานที่สำคัญกำหนดแผนผัง แผนภูมิควบคุมงาน ชัดเจนปัญหาที่พบบ่อยในการควบคุมงานการจัดระบบงานขาดประสิทธิภาพการไม่ให้ความสำคัญของการควบคุมงานของผู้บริหารขาดความรู้ เทคนิคที่เหมาะสมในการควบคุมงานขากหลักเกณฑ์ มาตรฐานในการควบคุมงานขาดการร่วมมือของผู้ปฏิบัติงาน
REPORTINGNet work ให้มีการประสานงานสอดคล้องต่อเนื่อง สามารถรายงานกิจกรรมได้ทันท่วงทีM.B.O. ควรใช้วิธีการควบคุมงานแบบง่ายๆ ไม่ซับซ้อน เห็นผลชัดเจนตามจุดสำคัญให้กำลังใจอย่างเหมาะสมและสม่ำเสมอพยายามป้องกันพฤติกรรมของผู้ปฏิบัติงาน ให้เป็นไปในเชิงบวก สร้างสรรค์Bar Chart, Gantt Chart ใช้งบประมาณเป็นตัวควบคุมงานควบคุมโดยกำหนดเป้าหมาย วัตถุประสงค์MBO ควบคุมงานโดยใช้ห้องปฏิบัติการ การรายงานผลงาน หมายถึง การที่ผู้มีหน้าที่เสนอผลของงาน หรือกิจกรรม ให้ผู้บริหาร หรือผู้ร่วมงานได้ทราย ซึ่งมีลักษณะสำคัญ
รายงานขณะปฏิบัติงาน เป็นการรายงานตามขั้นตอนการปฏิบัติงาน ซึ่งกำหนดไว้ในแผนปฏิบัติงาน การรายงานอาจรายงานด้วยวาจา หรือ ด้วยลายลักษณ์อักษร ปัจจุบัน มีการรายงานสู่สาธารณชน เช่น ทางสื่อมวลชน เพื่อสร้างความเข้าใจ ความพอใจแก่ประชาชน
การรายงานเมื่อสิ้นสุดแผนงาน เป็นการรวบรวมผลการดำเนินงานทั้งหมด สรุป เป็นรายงานผลการดำเนินงานสิ่งที่จำเป็นควรเน้นพิเศษในการรายงาน
การรายงานผลงาน2 ลักษณะ
1.
2.รายงานเป็นกระบวนการ INPUT PROCESS OUT PUTรายงานการใช้ทรัพยากร มีการใช้ทรัพยากรอะไรไปบ้าง มีปัญหาอุปสรรคอย่างไร
3.รายงานเกี่ยวกับผลที่เกิดขึ้น
4.รายงานเกี่ยวกับผลกระทบที่เกิดขึ้น Feed Back เป็นการรายงานในภาพรวม
BUDGETINGการงบประมาณ มองที่การจัดหา จัดทำ และบริหารงบประมาณ ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อองค์กร งบประมาณงบประมาณภาคราชการงบประมาณของภาคเอกชน
ความสำคัญของงบประมาณ
งบประมาณ ถือเป็นปัจจัยสำคัญในการบริหาร การดำเนินงานต้องอาศัยเงินงบประมาณ ส่วนราชการ ไม่สามารถผลิตได้เอง เช่น เงินเดือน การก่อสร้าง รถยนต์พาหนะต่างๆ จำเป็นต้องจัดหาด้วยเงินงบประมาณทั้งสิ้น
การงบประมาณBudget หรือต้นทุน Cost คือ เงินหรือทรัพย์สินของที่ใช้ในการดำเนินงานขององค์กร หมายถึงทุนในการดำเนินงาน แบ่งลักษณะงบประมาณได้ 2 ภาคBureaucratic Budgeting จัดสรร จัดทำโดยกระทรวงทบวงกรม ต่างๆ ไปตามความจำเป็น โดยจัดสรรตามแผนงานโครงการPrivate Budgeting เป้นทุนที่บริษัท ห้างร้าน ได้มาจากการระดมทุน เช่น หุ้น เงินกู้จากแหล่งธุรกิจ หรืออาจมาจากทุนส่วนตัวการบริหาร จัดสรรมาจากคณะกรรมการ B0ard ตามแผนงานที่คณะกรรมการได้กำหนดนโยบาย หรือกลยุทธ์ไว้
การควบคุมงาน หมายถึง การดำเนินการในการกำกับดูแลการดำเนินงานต่างๆ เพื่อให้เป็นไปตามแผนงานที่วางไว้ การควบคุมงานมีลักษณะเป็นการกำหนดเกณฑ์ หรือ เป้าหมายของการปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้าแล้วเปรียบเทียบกับผลการปฏิบัติงานที่ปรากฎในด้านต่างๆ ดังนี้
ด้านปริมาณการจัดองค์กร เป็นภารกิจของหน่วยงาน องค์การ ที่จะร่วมกันจัดรูปงานเพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่นมีเป้าหมายที่แน่นอน มีการจัดการที่เป็นรูปแบบ ทุกคนในหน่วยงานมีความรู้ ความเข้าใจกลไกการดำเนินงานภายใต้ระบบขององค์กรอย่างชัดเจนเอกภาพในการบังคับบัญชาองค์ประกอบในการจัดองค์กรภารกิจและวัตถุประสงค์ขององค์กรขอบข่าย ความรับผิดขอบของงานในองค์กรสายการบังคับบัญชา การเลื่อนไหลของสายงานจำนวนบุคลากร หรือผู้รับผิดชอบในแต่ละงาน แต่ละหน้าที่การประเมินผลและการควบคุมงาน
ลักษณะองค์กรที่มีความสำคัญในปัจจุบันเป็นเทคนิคกระบวนการบริหารที่สำคัญจำเป็นต้องทำเป็นขั้นตอน ด้วยความประณีต ระมัดระวัง มีความหมายสำคัญ ดังนี้
การวางแผนเป็นการใช้สามัญสำนึกอย่างมีเหตุผล
การวางแผนเป็นการมองปัญหาที่มีอยู่และพยายามหาวิธีการแก้ไขปัญหานั้น
การวางแผนเป็นการหาทางเลือกที่ดีที่สุดในการปฏิบัติงานใดๆ ภายในเวลาที่กำหนด
การวางแผนเป็นการจัดสรรทรัพยากรที่มีอย่างจำกัดให้เกิดประโยชน์สูงสุด
การวางแผนเป็นความพยายามต่อเนื่องในการปฏิบัติงานให้บรรลุเป้าหมาย
การวางแผนเป็นการใช้ความรู้ความสามารถวินิจฉัยเหตุการณ์ต่างๆ ในอนาคต
กิจกรรมการวางแผน
การกำหนดวัตถุประสงค์
การกำหนดทางเลือก
การกำหนดวิธีการบริหารทรัพยากร
การกำหนดวิธีการดำเนินงาน
การกำหนดวิธีการควบคุม
การกำหนดวิธีการประเมินผล
ขั้นตอนในการวางแผน
ขั้นเตรียมการ เป็นการเตรียมข้อมูล บุคลากร ทรัพยากร วัตถุประสงค์ เป้าหมายในการดำเนินการ รวมทั้งสรุปผลการดำเนินงานที่ผ่านมา
ขั้นวิเคราะห์สรุป วิเคราะห์ข้อมูล ข้อเท็จจริงต่างๆ
ขั้นดำเนินการวางแผน กำหนดว่าจะทำอะไร